* Mục đích của biện pháp:
Sự phát triển khơng ngừng của công nghệ thông tin đã đem lại rất nhiều thành tựu to lớn trong các hoạt động quản lý, trong đó có quản lý nhà trƣờng. Trƣờng Đại học Hải Phịng hiện có Trang thơng tin điện tử (Website) và đang ứng dụng một số phần mềm vào quản lý, trong đó có phần mềm Hệ thống quản lý đào tạo, Hệ thống quản lý sinh viên. Với số lƣợng SV ngoại trú lớn nhƣ hiện nay, thì việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, dữ
liệu SV ngoại trú, cũng nhƣ trao đổi thông tin giữa Nhà trƣờng với SV ngoại trú là việc làm cần thiết.
* Nội dung biện pháp và cách thực hiện:
- Thành lập Tổ Công nghệ thông tin trực thuộc BGH. Tổ này có chức năng, nhiệm vụ tham mƣu giúp Hiệu trƣởng trong việc quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin trong trong các hoạt động cơng tác của Nhà trƣờng, trong đó có cơng tác SV và cơng tác SV ngoại trú.
- Nâng cấp trang Thông tin điện tử của trƣờng và cập nhập thƣờng xuyên các thông tin liên quan đến SV ngoại trú. Hƣớng dẫn cán bộ quản lý, cố vấn học tập, giảng viên và SV ngoại trú cách truy cập nhanh các thông tin trên trang Thông tin điện tử. Phối hợp với các công ty viễn thông triển khai Sổ liên lạc điện tử nhằm tăng cƣờng việc trao đổi và cung cấp thông tin giữa Nhà trƣờng và gia đình SV về tình hình học tập, rèn luyện của SV.
- Xây dựng phần mềm Quản lý SV ngoại trú để quản lý hồ sơ, dữ liệu SV ngoại trú. Tích hợp chức năng quản lý SV ngoại trú vào phần mềm Hệ thống quản lý Sinh viên để cán bộ quản lý, cố vấn học tập có thể nắm bắt đƣợc tình hình SV ngoại trú, cũng nhƣ tƣ vấn, hỗ trợ, trao đổi thông tin với SV ngoại trú.
- Phịng Chính trị - Cơng tác HSSV xây dựng dữ liệu thông tin SV ngoại trú gồm: thông tin cá nhân, số điện thoại nhà trọ, chủ nhà trọ, kết quả rèn luyện, chấp hành nội quy, quy chế ở khu dân cƣ,... Thƣờng xun thơng tin những vấn đề có liên quan đến SV ngoại trú trên Website của trƣờng.
- Phịng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng quản lý điểm thi của SV, thông qua Website của trƣờng thƣờng xuyên cập nhật thông tin về lịch thi, địa điểm thi, kết quả học tập và rèn luyện của SV.
- Phòng Đào tạo quản lý chƣơng trình và kế hoạch đào tạo, thƣờng xuyên cập nhật chƣơng trình, kế hoạch đào tạo theo học kỳ, năm học lên Website. Thông báo kịp thời cho SV ngoại trú biết về những vấn đề liên quan
* Điều kiện thực hiện biện pháp có hiệu quả:
- Có sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của BGH, cùng nguồn kinh phí đầu tƣ cơ sở vật chất, hệ thống máy tính nối mạng Internet, nâng cấp hệ thống đƣờng truyền mạng, wifi...
- Cán bộ quản lý cần phải đƣợc đào tạo, tập huấn để khai thác, ứng dụng có hiệu quả cơng nghệ thơng tin cũng nhƣ sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý.
- Kiện tồn, bổ sung đội ngũ chun mơn giỏi về công nghệ thông tin cho Ban quản trị Trang thông tin điện tử của trƣờng.
3.4. Mối quan hệ giữa các biện pháp quản lý công tác sinh viên ngoại trú
tại Trƣờng Đại học Hải Phịng
Các biện pháp quản lý cơng tác SV ngoại trú tại Trƣờng Đại học Hải Phòng do tác giả đề xuất có tính hệ thống, đồng bộ và phù hợp với yêu cầu của công tác SV ngoại trú trong bối cảnh hiện nay. Các biện pháp có mối quan hệ nhƣ sau:
Biện pháp 1: Xây dựng kế hoạch quản lý công tác sinh viên ngoại trú là tiền đề cho việc thực hiện hệ thống các biện pháp quản lý khác.
Biện pháp 2: Tổ chức các hoạt động nâng cao nhận thức về vị trí, vai trị của quản lý cơng tác sinh viên ngoại trú cho các lực lƣợng trong và ngoài trƣờng là biện pháp cơ bản.
Biện pháp 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức quản lý công tác sinh viên ngoại trú là biện pháp quan trọng cho việc bảo đảm chất lƣợng, hiệu quả công tác SV ngoại trú.
Biện pháp 4: Xây dựng cơ chế phối hợp giữa Nhà trƣờng với gia đình và xã hội trong quản lý cơng tác sinh viên ngoại trú là biện pháp cần thiết.
Biện pháp 5: Đổi mới công tác đánh giá chất lƣợng rèn luyện của sinh viên gắn với thi đua, khen thƣởng sinh viên là biện pháp thúc đẩy.
Biện pháp 6: Hoàn thiện các quy định về quản lý công tác sinh viên ngoại trú là biện pháp công cụ.
Biện pháp 7: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác sinh viên ngoại trú là biện pháp hỗ trợ.