1.2 .Tổng quan về Đấu thầu xây lắp
3.2. Khuyến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu
a. Nâng cao chất lượng chuyên môn của Ban quản lý dự án
một chiến lược cơ bản nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn trong các hoạt động của mình như sau:
- Chun mơn hóa các cơng việc tại các phịng của Ban QLDA
Việc quản lý các công việc tại Ban QLDA nên phân định theo từng cấp và có sự chun mơn hố, chia bớt trách nhiệm cho cấp dưới. Trong mỗi phịng, nhiệm vụ được phân chia cụ thể theo nhóm thực hiện. Hàng tuần nên có những buổi họp giao ban để phổ biến công việc, thông tin công việc giữa các phòng với nhau. Như vậy, mỗi cán bộ của Ban QLDA có thể nắm vững những tổng quan cũng như tình hình chung của tồn dự án để linh hoạt trong việc giải quyết công việc.
- Hàng tuần đều có báo cáo tổng hợp về tiến độ chung của các dự án
Mỗi phịng đều có báo cáo riêng và hàng tuần có báo cáo theo tuần về tiến độ chung của các dự án. Chính vì vậy, khơng chỉ cấp trên mà cả cán bộ có thể nắm bắt được tình hình chung của từng dự án. Ban QLDA cần thực hiện báo cáo chi tiết và có báo cáo tổng kết chung cho từng dự án, báo cáo tổng kết cuối năm cần đưa ra phương hướng và giải pháp thực hiện.
- Ban QLDA cần chủ động cho các phòng triển khai thực hiện kế hoạch
Khi có kế hoạch cho một dự án mới, Ban giám đốc Ban QLDA phổ biến nhiệm vụ, trách nhiệm của từng phòng cho các trưởng phòng một cách rất tổng quát. Các phòng sẽ dựa vào nội dung tổng quát đó vạch ra kế hoạch chi tiết cho từng cán bộ trong phịng của mình.
- Khơng ngừng nâng cao năng lực của từng cá nhân
Ban QLDA cần phải nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu, bằng cách:
+ Thường xuyên mở các lớp tập huấn dài ngày do Ban QLDA tổ chức hay thuê các giáo viên ở các Trường đại học, chuyên viên ở Cục Quản lý đấu thầu của Bộ KH&ĐT về giảng dạy tại Ban QLDA, gắn lý thuyết với thực tiễn, nâng cao năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế cho các cán bộ.
+ Cử cán bộ có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực đi đào tạo tại nước ngoài về đấu thầu để sau này về làm cán bộ nòng cốt cho Ban QLDA trong
các hoạt động về đấu thầu, đặc biệt là công tác tổ chức đấu thầu, lập HSMT trong các dự án có vốn đầu tư nước ngồi, dự án có những nhà thầu nước ngồi tham gia.
+ Đặc biệt chú trọng đến đào tạo ngoại ngữ chuyên ngành đấu thầu cho cán bộ và có thể có các gói thầu có sự tham gia của các nhà thầu nước ngồi để tránh được những tình huống khó xử do trình độ ngoại ngữ khơng đáp ứng được.
- Cần giảm thiểu số lượng gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu,
thay vào đó là các gói thầu đấu thầu theo hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh. Tất cả các thơng tin về các gói thầu thì bên mời thầu - Ban phải đăng tải lên Báo đấu thầu và hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
b. Tăng cường công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ các yêu cầu về kỹ thuật cũng như đặc tính kỹ thuật, thơng số kỹ thuật quy định chi tiết yêu cầu của bên mời thầu về nguồn gốc, bảo hành của sản phẩm. Bên cạnh đó, một phần rất quan trọng trong HSMT là yêu cầu về mặt tài chính như chi phí tổng thể và chi tiết, giá dự thầu. Đây là cơ sở để lựa chọn nhà thầu trúng thầu.
Hiện nay, cơng tác lập HSMT tại Ban QLDA vẫn cịn nhiều thiếu sót như: chậm tiện độ so với kế hoạch, chất lượng chưa thực sự tốt, cịn phải làm lại nhiều lần,… Vì vậy, cần có một số biện pháp nhằm giải quyết những tồn tại nêu trên, cụ thể như sau:
Nâng cao trình độ cán bộ lập HSMT: Chất lượng của HSMT là một trong những điều kiện quan trọng quyết định sự thành công của một dự án, góp phần hồn thiện cơng tác tổ chức đấu thầu. Vì thế, việc lập HSMT phải chi tiết, đầy đủ và chính xác, u cầu người lập phải có đủ kiến thức chun mơn, kinh nghiệm, tính khách quan và tính chuyên nghiệp cao.
c. Nâng cao năng lực của nhà thầu tư vấn
Nhằm nâng cao chất lượng tư vấn cũng như hiệu quả của công tác tổ chức đấu thầu thì trong thời gian tới, Ban QLDA cần phải:
- Có trình ý kiến lên các cấp có thẩm quyền về việc: tổ chức đào tạo
nâng cao năng lực và sử dụng cán bộ tư vấn hợp lý, đồng bộ; tăng cường trang thiết bị hiện đại cho hệ thống khảo sát, giám sát, giám định cơng trình.
- Gắn trách nhiệm cao hơn cho tổ chức tư vấn:
+ Đề ra yêu cầu, kiểm tra lại kết quả và nghiệm thu những tài liệu khảo sát đủ yêu cầu thiết kế.
+ Chịu trách nhiệm về chất lượng, nội dung và khối lượng của toàn bộ tài liệu, đảm bảo thực hiện theo đúng hợp đồng, chịu trách nhiệm bổ sung, sửa chữa hoặc lập lại thiết kế khi chưa được phê duyệt.
d. Nâng cao năng lực của nhà thầu thi cơng xây lắp
- Tổ chức thi cơng cơng trình đúng như bản vẽ thi công được duyệt, bảo đảm chất lượng, tiến độ theo đúng Hợp đồng thi công đã ký kết.
- Báo cáo với chủ đầu tư các vướng mắc, các phát sinh thay đổi thiết kế, để kịp thời điều chỉnh bổ sung theo đúng quy định.
- Chủ đầu tư cần yêu cầu nhà thầu lập hồ sơ hồn cơng đúng quy định, đúng thực tế thi công (đây là công tác rất quan trọng, liên quan tới việc bảo trì, sửa chữa cơng trình).
- Lưu trữ hồ sơ quản lý chất lượng cơng trình theo quy định.