I- Giới thiệu khái quát về Côngty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ CETT–
2.Bộ máy tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh của Côngty CETT
2.1. Phơng châm và đờng lối hoạt động của CETT
Đờng lối hoạt động chủ yếu và chiến lợc nhất là công ty không chỉ đơn thuần là một công ty Thơng mại mà bên cạnh việc cung cấp thiết bị thì khách hàng còn nhận đợc đầy đủ các dịch vụ nh t vấn, lắp đặt, chuyển giao công nghệ, bảo hành, dịch vụ sau bán…
Phơng châm hoạt động của Công ty là ln duy trì vị trí hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị và chuyển giao công nghệ tại Việt Nam và phấn đấu trong vòng 5 năm tới sẽ trở thành đơn vị cung cấp thiết bị trong các lĩnh vực công nghệ cao. T vấn, lựa chọn và cung cấp những giải pháp, công nghệ và thiết bị tối u, hiện đại nhất cho thị trờng Việt Nam đã từng bớc thu hẹp khoảng cách công nghệ giữa Việt Nam và các nớc phát triển trên thế giới trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, đo lờng, thí nghiệm và đào tạo.
2.2. Sơ đồ bộ máy quản trị của Công ty
26Ban Giỏm đốc Ban Giỏm đốc Chi nhỏnh cụng ty tại TP Hồ Chớ Minh Phũng Kinh doanh Phũng Kỹ thuật, bảo hành và dịch vụ sau bỏn hàng Phũng Tài chớnh kế toỏn Hệ thống tư vấn & điều phối
Phũng Xuất nhập khẩu Phũng Hành chớnh
Phũng Giải phỏp
Văn phũng đại diện ở Đà Nẵng
Sơ đồ 1 :Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty
Cơ cấu trực tuyến đợc thể hiện ở chỗ: Giám đốc Công ty trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của công ty.
Cơ cấu chức năng đợc thể hiện ở chỗ: Mỗi phịng ban trong Cơng ty đều đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ riêng để hồn thành tốt nhiệm vụ chung của Cơng ty.
2.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản trịcủa Công ty của Công ty
Một trong những nguyên nhân thành công của các đơn vị sản xuất kinh doanh đó là phân cơng hợp lý nhiệm vụ cho các phịng ban. Để hồn thành đ- ợc mục tiêu và đáp ứng đợc chiến lợc phát triển của Công ty trớc mắt cũng nh lâu dài, công ty đã tổ chức thành 7 phòng ban:
2.3.1. Ban giám đốc
Ban giám đốc là bộ phận nắm quyền điều hành chung toàn bộ Cơng ty. Ngồi những hiểu biết sâu rộng về chuyên môn, sản phẩm của Cơng ty…, ban giám đốc cịn phải có trình độ về quản lý nhằm tạo ra một bộ máy hoàn thiện.
Ban giám đốc có một vị trí quan trọng trong cơng ty, chỉ đạo các phịng ban thực hiện mục tiêu, tổ chức bộ máy có khả năng kinh doanh trên tồn lãnh thổ Việt Nam.
Tạo lập và xây dựng quan hệ tốt với các đối tác trong và ngồi nớc, những cơng ty hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực công nghệ cao để cùng nhau lựa chọn, cung cấp các giải pháp, công nghệ, thiết bị tối u, hiện đại nhất.
Bên cạnh đó, ban giám đốc cần đề ra mục tiêu, các quyết định, chiến l- ợc chung để chỉ đạo hoạt động chung cho tồn bộ Cơng ty.
Ngoài ra, ban giám đốc phải chú ý tới tạo môi trờng làm việc tốt, quan tâm đến đời sống của nhân viên để có một tập thể đồn kết, gắn bó với Cơng ty để có đủ sức mạnh vững bớc trên con đờng cạnh tranh khốc liệt của thị tr- ờng.
2.3.2. Phòng kinh doanh
Phịng kinh doanh có chức năng t vấn cho giám đốc về hoạt động kinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ của Công ty đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm thu lợi nhuận.
Cụ thể:
- Nghiên cứu thị trờng, cập nhật thông tin về thị trờng, giá cả các loại sản phẩm và dịch vụ Cơng ty đang kinh doanh.
- Tìm hiểu đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp chăm sóc khách hàng truyền thống; duy trì quan hệ tốt đẹp với bạn hàng hiện tại; lôi kéo, phát triển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Tìm hiểu một số thơng tin về khách hàng và đối thủ cạnh tranh nh về hàng hố, dịch vụ, các chính sách thơng mại, khả năng cung ứng hàng hố…; báo cáo kịp thời và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao, hồn thiện lợi thế cạnh tranh của mình, các giải pháp ứng xử để Giám đốc có quyết sách, kế hoạch, chỉ đạo linh hoạt, kịp thời.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể phù hợp với từng giai đoạn; trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch.
- Tìm hiểu khai thác nguồn hàng để đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho các khách hàng một cách tốt nhất.
2.3.3. Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật có chức năng, nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng. Cụ thể:
- Thông qua việc thu thập thông tin từ các cuộc hội thảo,mạng Internet và các tài liệu khác để t vấn, góp ý cho Giám đốc, các bộ phận kinh doanh về xu hớng phát triển của công nghệ trên thế giới, các đặc điểm cũng nh tính năng kỹ thuật của các cơng nghệ mới.
- Nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá chất lợng các sản phẩm phần cứng của các nhà cung ứng…Nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật còn phải lắp ráp thiết bị, cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, và luôn ln nhiệt tình hớng dẫn khách hàng khi cần thiết.
- Kiểm tra các điều kiện bảo hành, gửi hàng bảo hành, nhận hàng bảo hành, thu hàng bảo hành, giao trả hàng bảo hành cho khách hàng khi cần thiết.
- Bên cạnh đó, phịng Kỹ thuật cần tập hợp các tài liệu và báo cáo cho Giám đốc các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm dịch vụ mà Công ty cung ứng.
2.3.4. Phòng Tài vụ
Phòng Tài vụ là phòng quản lý, có chức năng t vấn cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế tốn, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế tốn của Cơng ty. Nhiệm vụ cụ thể là:
- Cập nhật, tìm hiểu các chủ trơng, chính sách và các quy định của Nhà nớc có liên quan đến cơng tác quản lý tài chính, kế tốn nh chính sách thuế, Pháp lệnh kế tốn thống kê…
- Duy trì quan hệ tốt đối với các cơ quan nh các ngân hàng, các cơ quan thuế…
- Lu giữ hồ sơ, chứng từ kế tốn; Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tiêu về doanh số, phân tích các báo cáo, tìm ra ngun nhân, những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lý, khắc phục để Giám đốc xem xét.
2.3.5. Phòng Marketing
Phịng Marketing của Cơng ty có chức năng t vấn cho Giám đốc và tổ chức thực hiện kinh doanh. Nhiệm vụ cụ thể là:
- Nghiên cứu, cập nhật các quy định của Nhà nớc về công tác quản lý đầu t , quy chế đấu thầu về cung cấp và lắp đặt trang thiết bị; Tìm hiểu để nắm bắt đợc các kế hoạch đầu t của các ngành, các tổ chức và cá nhân.
- Duy trì quan hệ với các đối tác truyền thống để đảm bảo việc làm ổn định, tạo cơ hội có thêm hợp đồng mới nhằm gia tăng doanh số bán hàng. Xây dựng chiến lợc phát triển kinh doanh dựa trên chiến lợc kinh doanh của Công ty.
- Thờng xuyên báo cáo Giám đốc các thông tin về kế hoạch đầu t, mua sắm của các đối tác và khách hàng mà phòng dự án đã thu thập đợc.
2.3.6 Phịng hành chính tổng hợp và phịng xuất nhập khẩu
Phịng Tổ chức hành chính là phịng có chức năng t vấn cho Giám đốc về quản lý hành chính và quản lý nhân sự, ngồi ra cịn có trách nhiệm về cơng tác tổ chức và hành chính của Cơng ty. Nhiệm vụ cụ thể nh sau:
- Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, các quy chế của Công ty; Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai thực hiện.
- Tham gia xây dựng và quản lý chơng trình đào tạo, phát triển nhân viên.
- Tham gia xây dựng và duy trì văn hố doanh nghiệp.
- Quản lý và thực hiện các cơng việc hành chính của Cơng ty; Phối hợp theo dõi kiểm tra đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty; Cùng tham gia đánh giá, xem xét hoạt động của nhân viên.
- Quản lý hồ sơ cá nhân và các tài liệu về BHXH của nhân viên; Thực hiện công tác BHXH cho nhân viên.
Bộ phận xuất nhập khẩu có chức năng t vấn cho Giám đốc về công tác xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ cụ thể nh sau:
- Nghiên cứu, thu thập và tìm hiểu các quy định, luật lệ của Nhà nớc, của các nớc, các tổ chức quốc tế liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu; Tìm hiểu các phong tục, tập quán của các thị trờng khu vực và quôc tế mà cơng ty đã và đang tham gia làm ăn.
- Tìm kiếm thơng tin thị trờng, tìm hiểu các nhà cung cấp các sản phẩm mà Công ty đang quan tâm.
2.4.1. Quan hệ trực tuyến
Quan hệ trực tuyến có nghĩa một cấp quản trị chỉ nhận lệnh trực tiếp từ một cấp trên trực tiếp. Các mệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báo tổng hợp đợc chuyển lần lợt từ lãnh đạo doanh nghiệp đến các cấp dới một cách trực tiếp cho đến cấp cuối cùng.
Trong hệ thống trực tuyến, sự tuân thủ đờng ra mệnh lệnh phải đảm bảo tính thống nhất quản trị. Nó xố bỏ việc một điểm ở dới lại nhận đ- ợc nhiều mệnh lệnh khác nhau. Cấp trên không đợc chuyển lệnh xuống cấp dới không theo cách trực tiếp.
2.4.2. Quan hệ chức năng
Trong cơ cấu chức năng, đờng vận động của việc giao nhiệm vụ ra mệnh lệnh và thông báo không đợc xác định theo một đờng thẳng mà theo hình thức của nhiệm vụ. Cơ cấu chức năng đợc Taylor xây dựng trong phạm vi phân xởng. Trong phân xởng, ngời lao động nhận nhiệm vụ không phải từ một cấp trên (đốc công) mà từ nhiều đốc công khác nhau. Cách thiết lập mối quan hệ này đã bỏ qua tính thống nhất của quản trị và giao nhiệm vụ nên cơ cấu này gọi là cơ cấu nhiều tuyến.
2.4.3. Quan hệ t vấn
Hệ thống quản trị kiểu t vấn mang đặc trng cơ bản là duy trì hệ thống trực tuyến kết hợp với việc tổ chức các điểm t vấn khi thấy cần thiết. Các nhà quản trị trực tuyến có quyền ra các mệnh lệnh, các điểm t vấn chỉ có nhiệm vụ t vấn cho cấp quản trị trực tiếp. Do đó, t vấn chỉ chuẩn bị quyết định cho thủ trởng trực tiếp mà khơng có quyền ra mệnh lệnh quản trị.
Tuy nhiên hệ thống này đã làm tách biệt một cách cứng nhắc giữa ngời chuẩn bị quyết định và ngời ra quyết định nên không gắn chặt trách nhiệm của ngời chuẩn bị quyết định vào chất lợng quyết định mà anh ta chuẩn bị.