CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
2.3. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Trung tâm MM Mega Market Hà Đông
2.3.2. Quy trình tuyển dụng tại Công ty MM Mega Market Hà Đông
a, Lập kế hoạch tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực:
Căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, hàng năm Công ty thực hiện cơng tác hoạch định nhân lực, tính tốn định biên và thực hiện điều chuyển nhân viên trong nội bộ các phòng, các phân xưởng vận hành để đáp ứng yêu cầu đặt ra.
Nhu cầu tuyển dụng được xác định thông qua kế hoạch định biên nhân sự và nhân sự thực tế tại thời điểm lập kế hoạch nhân sự cho công ty.
Tại Công ty MM Mega Hà Đơng việc xác định nhu cầu nhân lực chính là khi các bộ phận có yêu cầu về nhân lực, họ sẽ gửi phiếu yêu cầu về nhân sự. Để xác định được nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả cần thực hiện phân tích cơng việc. Hoạt động phân tích cơng việc có liên quan và là cơ sở cho tất cả các hoạt động quản trị nhân lực khác.
Đối với cơng tác tuyển dụng, phân tích cơng việc mà cụ thể là bản mô tả cơng việc chính là căn cứ cơ bản để thực hiện công tác tuyển dụng: sử dụng trong việc đăng tuyển, đưa ra yêu cầu đối với người thực hiện công việc thuận lợi cho cả ứng viên và người đánh giá.
Tuy nhiên, công tác phân tích cơng việc ở Cơng ty MM Mega Hà Đông chỉ dừng lại ở việc trưởng các bộ phận phân tích, tổng hợp và nhân viên thực hiện theo, chưa được sự thống nhất từ bộ phận quản lý đến các ngành hàng. Cơng tác phân tích cơng việc chưa thực sự bài bản và chưa có cơ sở chính xác để phục vụ cho cơng tác tuyển dụng.
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực tại Công ty MM Mega Hà Đông được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.1. Bảng kết quả tuyển dụng giai đoạn 2019-2021
Chỉ tiêu Năm 2019 2020 2021 Số lao động % Số lao động % Số lao động % Tổng lao động công ty 80 100 74 100 62 100 Phòng nhân sự 2 2,5 1 1,35 1 1,61 Phịng kế tốn 3 3,75 2 2,7 1 1,61
Phịng cơng nghệ thông tin 1 1,25 1 1,35 2 3,23 Phòng an ninh 5 6,25 4 5,41 5 8,06 Phòng bán hàng 3 3,75 3 4,05 5 8,06 Các bộ phận ngành hàng 66 82,5 63 85,14 48 77,42 (Nguồn: Phịng Hành chính – Nhân sự)
Nhận xét: Trên thực tế thì các bộ phận và ngành hàng tại Cơng ty có nguồn nhân lực khá ổn định và nhu cầu tuyển dụng không nhiều, tuy nhiên do đặc thù của Cơng ty là kinh doanh về hàng hóa dịch vụ nên việc tuyển dụng nhân viên thời vụ sẽ diễn ra nhiều và thường xuyên hơn. Trong năm 2019 vừa qua thì số người mà Cơng ty tuyển dụng thêm là 80 nhân cơng trong đó số lượng nhận cơng là thời vụ chiếm 62 người còn lại là nhân viên chính thức.Tuy nhiên đến cuối năm 2020 và đầu năm 2021 số lượng nhân viên nghỉ việc là 11 người trong tổng số nhân viên chính thức. Hiện Công ty thường xuyên tuyển dụng nhân viên thời vụ vào những dịp tết nhằm phục vụ hoạt dộng kinh doanh và buôn bán.
Qua bảng nhu cầu tuyển dụng của công ty có thể nhận thấy nhu cầu tuyển dụng của công ty năm 2021 giảm so với năm 2019, cụ thể năm 2019 nhu cầu tuyển dụng của công ty là 80 lao động trên một năm trong khi năm 2021 giảm xuống còn tuyển 62 lao động. Xét theo tiêu chí tuyển dụng ta có thể thấy lượng lao động của công ty tại các phòng ban như phòng nhân sự, phịng kế tốn, phịng bán hàng, phịng cơng nghệ thơng tin và phịng an ninh là rất thấp so với nhu cầu tuyển dụng lao động nhân viên tại ngành hàng. Hiện riêng nhu cầu tuyển dụng tại các ngành hàng năm 2019 chiếm đến 82.5% trong tổng số lao động tuyển dụng và năm 2021 con số này là 77.42%, gấp rất nhiều lần so với các phòng ban còn lại. Lý giải điều này là do hiện như cầu nhân sự các phịng ban tại cơng ty là khá ổn định và ít có nhu cầu tuyển dụng, tuy nhiên nhân viên ngành hàng tại Công ty là biến động rất nhiều do số
người nghỉ nhiều và để có thể hoạt kinh doanh diễn ra bình thường và đảm bảo tiến độ cơng việc thì việc tuyển dụng thêm lao động là rất quan trọng. Một trong những yếu tố quyết định đến việc lao đông ngành hàng chiếm con số lơn như vậy có thể giải thích do việc công ty tuyển dụng rất nhiều nhân viên thời vụ vào mỗi dịp lễ tết nhằm cung ứng dịch vụ đến khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất.
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực
Để tránh việc thu động trong q trình tuyển dụng cũng như khó khăn trong cơng việc sắp xếp nhân sự để đáp ứng được yêu cầu về tính chất và khối lượng cơng việc thì hàng năm, phòng nhân sự sẽ tổng hợp lại nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban, ngành hàng và soạn thảo trình lên Tổng Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt.
Sau khi xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng trong năm, phịng nhân sự sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm: nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng.
Thực hiện theo đúng quy trình tuyển dụng của cơng ty đó là: quy trình tuyển mộ, quy trình tuyển chọn và hội nhập nhân viên mới.
b, Tìm kiếm và thu hút nguồn ứng viên
Bảng 2.2.Kết quả tuyển dụng nguồn của công ty MM Me ga Market Hà Đông
Nguồn tuyển mộ
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Nguồn bên trong DN 13 16.25 15 20.27 17 27.4 1 Nguồn bên ngoài DN 67 83.75 59 79.73 45 72.5
9
Tổng số 80 100 74 100 62 100
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự
Qua bảng số liệu trên ta thấy được rằng, số lượng ứng viên tham gia ứng tuyển tại Công ty chủ yếu đến từ nguồn bên ngoài, cụ thể năm 2019 nguồn tuyển mộ bên ngoài đạt 67 người tương ứng với tỷ lệ
83.75%, trong khi đó số hồ sơ ứng tuyển thu hút được từ nguồn bên trong chỉ đạt 13 người chiếm tỷ lệ 16.25%. Như vậy, có thể thấy nguồn tuyển mộ bên ngồi Cơng ty giữ vai trò quan trọng trong cơ cấu lực lượng ứng viên tham gia ứng tuyển vào các vị trí việc làm khuyết trống tại Cơng ty. Đây là NNL phong phú, đảm bảo cho Cơng ty có thêm cơ hội lựa chọn, sàng lọc được những NLĐ có trình độ cao hơn.
Hiện công ty thực hiện tuyển dụng trong 2 nguồn chính là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp cụ thể như sau:
Nguồn tuyển chọn nội bộ: Hình thưc tuyển dụng nội bộ được ưu tiên
hàng đầu và được thực hiện một cách cơng khai, các tiêu chí tuyển chọn cần phải rõ ràng đối với tất cả các ứng viên trong công ty.
+ Áp dụng hồ sơ thuyên chuyển: áp dụng đối với các trợ lý ngành hàng, quản lý ngành hàng, nhà quản trị
+ Niêm yết chỗ trống: Áp dụng cho nhân viên level 7 tại Trung tâm + Khuyến khích mọi người đăng ký tham gia
+ Tuyển người đang làm công việc hiện hành trong doanh nghiêp
Nguồn tuyển dụng bên ngồi:
+ Thơng qua việc giới thiệu: nhân viên tại Trung tâm giới thiệu, bạn bè, người thân,…
+ Liên kết với các trường đại học và cao đẳng: thu hút được lượng thực tập sinh, họ là những người trẻ tuổi rất hoạt bát và năng động, chịu khó học hỏi và tiếp thu cái mới. Tuy nhiên nguồn nhân lực này lại thiếu kinh nghiệm nên viêc xửlý cơng việc vẫn chưa triệt để, tính trung thành và gắn bó với Trung tâm là thấp( do thích tự do, làm việc ngẫu hững, theo cảm tính)
+ Quảng cáo: Khi có nhu cầu tuyển dụng phịng nhân sự sẽ đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện truyền thông như trên web công ty, trên trang chủ của Trung tâm, trên các nền tảng như zalo, facebook,… hay đăng tin tuyển dụng trên bảng tin của Trung tâm để mọi người co thể nhìn thấy và ứng tuyển. Tuy nhiên viêc quảng cáo đăng tuyển như thế nào cũng rát quan trọng trong việc có thể thu hút được ứng viên hay khơng. Cần có những bài quảng
cáo lôi cuốn, nhấn mạnh vào việc tạo cơ hội thăng tiến trong công việc, chế độ đãi ngộ và mức lương là những yếu tố mà thu hút mọi người.
c, Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Sau khi việc thông báo tuyển dụng được đăng tải, công ty tiến hành tiếp nhận hồ sơ. Việc tiếp nhận hồ sơ được tiến hành thơng qua hai hình thức đó là: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thơng qua đường mail, do nhân viên phịng nhân sự đảm nhiệm. Khi đã có đủ hồ sơ cần thiết, phịng nhân sự tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Tại Trung tâm MM Mega Market việc lựa chọn và sàng lọc hồ sơ được định lượng rõ ràng bằng cách cho điểm cụ thể từng tiêu chí ứng với từng vị trí dự tuyển. Hồ sơ của ứng viên tối thiểu phải đầy đủ các tiêu chí như:
+ Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chun mơn cũng như các kiến thức theo u cầu của từng vị trí dự tuyển thơng qua đơn xin việc, sơ yếu lý lịch và các bằng cấp, chứng chỉ có liên quan.
+ Đối với vị trí ứng tuyển là nhân viên, tính chất cơng việc giản đơn, khơng mang tính chất phức tạp nên yêu cầu bằng cấp là trung cấp chuyên nghiệp, trung cấp nghề hoặc cao đẳng.
+ Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của Bệnh viện
+ Đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên thông qua CV và chọn lọc đối tượng phù hợp và lên lịch hẹn phỏng vấn
d, Phỏng vấn tuyển dụng
Tại MM Mega Market Việt Nam nói chung và tất cả các Trung tâm trên cả nước thì các ứng viên dù ứng tuyển vào vị trí việc làm nào cũng đều phải trải qua vịng phỏng vấn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng vị trí chức danh khác nhau mà quy trình, cách thức phỏng vấn cũng có sự khác biệt nhất định: ➢ Đối với LĐ thời vụ / LĐ giản đơn:
- Việc phỏng vấn do đại diện phòng Nhân sự và đại diện của bộ phận cần tuyển dụng tiến hành. Quá trình phỏng vấn chỉ dừng lại ở cấp độ sơ bộ và
được thực hiện một cách đơn giản, gọn nhẹ chủ yếu chỉ nhằm xác nhận một số thông tin sơ bộ của ứng viên để đánh giá sự phù hợp của ứng viên với các tiêu chuẩn cơ bản của công việc.
- Căn cứ vào yêu cầu của công việc, của vị trí việc làm và kết quả nghiên cứu hồ sơ của ứng viên để xây dựng kịch bản phỏng vấn và tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên. Các câu hỏi thường đặt ra trong quá trình phỏng vấn sơ bộ khá phổ thông và đơn giản thường xoay quanh các nội dung như: Quá trình học tập? Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có)? Tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức thu nhập mong muốn?
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên nhóm này chủ yếu tập trung vào diện mạo, giao tiếp và tác phong, sức khoẻ qua ngoại hình bên ngồi. Những ứng viên trúng tuyển sẽ được bố trí tham gia giai đoạn thử việc.
➢ Đối với LĐ địi hỏi trình độ chun mơn kỹ thuật:
- Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Đại diện Ban Giám đốc, trưởng phòng Nhân sự và bộ phận có nhu cầu tuyển dụng.
- Quá trình phỏng vấn được chia làm 02 bước: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.
+ Phỏng vấn sơ bộ: Về cơ bản cũng tương tự như LĐ phổ thông, kết thúc vòng phỏng vấn này nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được tổng quát về các yếu tố như hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và nhạy bén, ý chí phấn đấu trong q trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực… của ứng viên.
+ Phỏng vấn sâu Phỏng vấn chuyên sâu tập trung vào đánh giá kiến thức, kỹ năng chun mơn, năng lực, trình độ, phẩm chất, kinh nghiệm nghề nghiệp, động cơ làm việc cũng như những ưu điểm và hạn chế của mỗi ứng viên … để đưa ra quyết định cuối cùng.
Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng căn cứ vào kế hoạch cũng như tình huống thực tế diễn ra tại buổi phỏng vấn để lựa chọn thể thức phỏng vấn
(phỏng vấn tạo bầu khơng khí áp lực/ thoải mái, phỏng vấn theo /không theo chỉ dẫn…), các dạng câu hỏi phỏng vấn: câu hỏi thăm dị, tìm hiểu hiểu cảm xúc, câu hỏi dạng tình huống, câu hỏi giả định,... cũng như các kỹ thuật phỏng vấn phù hợp ( kỹ thuật 3Q, kỹ thuật Conflict, kỹ thuật STAR, kỹ thuật BEI, …) nhằm thu thập được nhiều nhất có thể các thơng tin chân thực liên quan đến ứng viên để đưa ra được quyết định tuyển dụng chính xác nhất.
Ngồi ra hội đồng cịn có thể tiến hành phỏng vấn bằng tiếng Anh với những vị trí tuyển dụng địi hỏi kỹ năng này.
Để đảm bảo tính thơng tin hai chiều trong q trình phỏng vấn, các ứng viên ln được khuyến khích việc đặt ra những câu hỏi đối với người phỏng vấn.
f, Thử việc
Đối với ứng viên đã được thơng qua vịng phỏng vấn sơ bộ và đi đến q trình thử việc: phịng nhân sự sẽ lên kế hoạch và đào tạo nhân viên mới khi vào làm, hướng dẫn nhân viên về quy định làm việc tại công ty, giới thiệu về các thiết bị và vận dụng thường xuyên sử dụng trong công việc, thực hiện các cam kết với công ty. Thời gian thử việc là 1 tháng trong thời gian này các quản lý bộ phận sẽ trực tiếp, hướng dẫn nhân viên trong q trình làm việc ngồi ra theo dõi và giám sát chặt chẽ nhân viên mới.
Phịng nhân sự sẽ cập nhật thơng tin hồ sơ và chuẩn bị giấy tờ như: các bản cam kết, đơn xin việc, hợp đồng, bản mô tả cơng việc.
g, Tuyển dụng chính thức
Bảng 2.3. Kết quả tuyển dụng tại công ty MM Mega Market Hà Đông
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Tổng hồ sơ thu được 120 100 112 100 106 100 Hồ sơ đạt yêu cầu 80 66.67 74 66.07 62 58.49 Hồ sơ bị loại 40 33.33 38 33.93 44 41.51
Qua số liệu phân tích trong bảng 2.3, cho thấy số hồ sơ đạt yêu cầu của Công ty luôn chiếm tỷ lệ cao, đặc biệt vào năm 2019 có đến 80 hồ sơ đạt yêu trên tổng số 120 hồ sơ tham gia ứng tuyển, tương đương với tỷ lệ 66.67%; trong khi đó số hồ sơ bị loại chỉ chiếm 33.33% tương ứng với 62 hồ sơ.
Đối với những nhân viên sau quá trình 1 tháng thử việc được Quản lý đánh giá thơng qua thì sẽ trở thành nhân viên chính thức tại cơng ty. Ứng viên sau khi thử việc và được trưởng bộ phận, phòng ban phụ trách đánh giá đạt yêu cầu, phòng nhân sự sẽ ra quyết định cho nhân viên mới nhận việc chính thức. Nhân viên mới sẽ được ký kết hợp đồng lao động và hưởng đầy đủ các chính sách, chế độ phúc lợi theo quy định của Công ty. Hợp đồng lao động sẽ được ký theo thời hạn 1 năm. Sau 1 năm đánh giá tiếp, nếu đạt tiêu chuẩn công ty sẽ tái ký hợp đồng lần 2. Sau 2 năm người lao động được đánh giá tốt thì cơng ty sẽ ký hợp đồng không xác định thời hạn theo đúng quy định của Bộ Luật lao động.