C P+ V K
G C+ TK L+ BH + LN
3.3. Xõy dựng cỏc chương trỡnh phần mềm
Để rỳt ngắn thời gian tớnh toỏn, thu thập dữ liệu, giảm thiểu sai số của những yếu tố khỏch quan như chi phớ triển khai, chi phớ bảo hành, chi phớ vận chuyển,… trong quỏ trỡnh tớnh toỏn, cụng ty cần xõy dựng một hệ thống phần mềm tự động húa dựa trờn những cỏn bộ phần mềm đầy năng lực và trỡnh độ sẵn cú.
Phần mềm quản lý thụng tin “xỏc định giỏ”: nhằm làm giảm thời gian tập
hợp giấy tờ từ nhiều bộ phận khỏc nhau, như giỳp Trung tõm kinh doanh khụng phải mất thời gian chờ đợi, họp bàn, tập hợp thụng tin qua cỏc bộ phõn hỗ trợ như kế toỏn tài chớnh, xuất nhập khẩu, thụng tin thị trường… Giỳp bộ phận tài chớnh kế toỏn khụng nhiều mất thời gian tra cứu tỷ giỏ, lói suất ngõn hàng hoặc cỏc thụng tin liờn quan đó cú từ những lần xõy dựng hồ sơ thầu trước đú…
Chương trỡnh “truy cập thụng tin”: cho phộp tra cứu thụng tin một cỏch tự
động. Tuỳ từng mức độ phõn cấp đối với người dựng cú thể truy cập tất cả hay một phần dữ liệu trong kho như đối với những người cú mức truy nhập cao: giỏm đốc, phú giỏm đốc của Trung tõm kinh doanh, cỏc thành viờn trong ban giỏm đốc cụng ty cú thể tra cứu, tập hợp mọi thụng tin về giỏ hoặc cỏn bộ chức năng cú thể được truy cập một phần tựy theo nhiệm vụ của mỡnh.
Cỏc chương trỡnh trờn giỳp người cỏn bộ xỏc định giỏ tự động tra cứu, tập hợp thụng tin, xõy dựng lờn phương ỏn giỏ mà khụng cần nhiều yờu cầu tới cỏc bộ phận khỏc. Nú cho phộp rỳt ngắn thời gian cụng tỏc, tăng tớnh bảo
mật trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ vỡ ớt người tham gia trực tiếp hơn, ớt tốn thời gian họp bàn hơn.
Chương trỡnh cũng cú tỏc dụng tin học húa và tiến tới như là một bộ phận của thương mại điện tử. Vỡ đối với cỏc cỏn bộ trong cơ quan ngoài việc sử dụng chương trỡnh, mọi thụng tin giữa cỏc cỏ nhõn cú thể trao đổi qua hệ thống email và Website của cụng ty.
Chương trỡnh cũn lưu giữ cỏc thụng tin về kinh doanh sản xuất của cụng ty trong thời gian trước, nú cho phộp thống kờ, đỏnh giỏ cỏc kết quả thầu và quỏ trỡnh định giỏ trong từng quý, từng năm để rỳt kinh nghiệm.
Để làm được điều này cần xõy dựng “kho dữ liệu” đối với cỏc thụng tin liờn quan đến việc xỏc định giỏ và được cập nhật thường xuyờn. Thụng tin từ cỏc bộ phận được tập hợp, lưu trữ trờn một kho dự liệu trong 1 mỏy chủ. Theo qui định, mỗi bộ phận cú trỏch nhiệm thường xuyờn cập nhật thụng tin của bộ phận mỡnh vào kho dữ liệu. Vớ dụ :
- Bộ phận kế toỏn tài chớnh : ngày một lần, đưa vào dữ liệu về: số dư
ngõn hàng, số dư tiền mặt của cụng ty, lói suất ngõn hàng, tỷ giỏ giữa cỏc đồng ngoại tệ chủ yếu : US$ , EUR$, S$, YEN$..... Cỏc biểu thuế VAT cho cỏc loại sản phẩm.
- Bộ phận xuất nhập khẩu : tuần một lần tự động cập nhật cỏc thụng tin
về: biểu thuế nhập khẩu đối với cỏc sản phẩm cụng ty đang kinh doanh, bảng giỏ cước vận chuyển của một số hóng lớn như Nippon, Vosar ... bằng đường hàng khụng, tàu biển, biểu giỏ bảo hiểm trong và ngoài nước cho vận tải đường biển hoặc đường khụng. Những chi phớ cơ bản về thủ tục hải quan, kho bói và vận chuyển trong nước .....
- Cỏc bộ phận trong Trung tõm kinh doanh: ớt nhất mỗi thỏng một lần
cập nhật giỏ của cỏc sản phẩm của cỏc hóng phõn phối trong nước, giỏ của cỏc sản phẩm nhập khẩu (FOB /CIF) từ FUJITSU, BO, CISCO.... Ngoài ra cũn tập hợp được giỏ thị trường cỏc sản phẩm của cỏc hóng cạnh tranh khỏc.
- Bộ phận dự ỏn : cập nhật cỏc sản phẩm và cụng nghệ mới nhất ....