- Cạnh tranh trong lĩnh vực chế biến thực phẩm ngày càng mạnh mẽ và gay gắt 17 Hoạt động tài chính:
3. Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ của kháchhàng
3.2 Tìm hiểu các quy trình kế tốn áp dụng
Mục đích của một hệ thống kế tốn ở một tổ chức là nhận biết thu thập, phân loại, phân tích, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tổ chức đó và duy trì khả năng thanh toán đối với các tài sản liên quan. Một hệ thống kế toán hiệu quả phải thoả mãn tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ chi tiết đợc đề cập đến ở trên.
Do đó, việc hiểu biết về các quy trình kế tốn khơng những có tác dụng cho kiểm tốn viên trong việc xử lý số liệu khi kiểm tốn mà cịn giúp cho kiểm tốn viên đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kế toán - một yếu tố hết sức quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ, và từ đó quyết định có tin tởng và hệ thống kiểm soát nội bộ để tiến hành kiểm tốn khơng và đa ra một kế hoạch phù hợp.
Nh đã trình bày trong phần trớc, các thông tin thu thập đợc trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán chủ yếu dựa vào ba phơng pháp là phỏng vấn, quan sát và thu
thập tài liệu. Do đó, q trình sốt xét hệ thống kế toán cũng áp dụng các kỹ thuật này, cụ thể:
- Kiểm tốn viên u cầu Kế tốn trởng Cơng ty khách hàng cung cấp tài liệu về các chính sách kế tốn, hệ thống tài khoản và sơ đồ hạch toán của đơn vị mà đã đợc Bộ Tài chính chấp thuận.
- Phỏng vấn Kế tốn trởng và các nhân viên kế tốn về quy trình hạch tốn áp dụng, hình thức ghi chép, việc lu trữ bảo quản chứng từ, sổ sách, cách bố trí đội ngũ nhân viên kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng ngời...
- Quan sát hệ thống chứng từ sổ sách, quá trình ghi chép, sử dụng hệ thống máy tính của nhân viên kế tốn..., đồng thời kiểm toán viên xem xét việc hạch toán thực tế hàng ngày tại phịng kế tốn để đánh giá xem việc hạch tốn này có tuân thủ các quyết định đã đợc Bộ Tài chính phê chuẩn hay khơng.
Trong bớc này, kiểm tốn viên tìm hiểu các vấn đề sau: cách phân loại các nhóm nghiệp vụ và sự liên hệ giữa các nghiệp vụ, tìm hiểu các nghiệp vụ đợc hạch tốn có hệ thống và xem xét ảnh hởng của vi tính hố cơng tác kế tốn.
Chế độ kế tốn Việt Nam nhìn chung cha đợc hồn thiện và ổn định, Thơng t sửa đổi và bổ sung nhiều khi chỉ xảy ra trong một khoảng thời gian ngắn nên các doanh nghiệp khó có thể chuyển đổi kịp thời. Do đó, AASC rất chú trọng tới chế độ kế toán mà khách hàng đang áp dụng, nhất là đối với doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngồi.
Tại văn phịng Cơng ty liên doanh J-VCanFood các chính sách kế tốn chủ yếu đợc áp dụng tại đơn vị bao gồm:
Cơ sở kế tốn:
Báo cáo tài chính của Cơng ty liên doanh J-VCanFood đợc tính theo đồng Việt Nam phù hợp với các quy định hiện hành của chế độ kế tốn Việt Nam.
Niên độ kế tốn của Cơng ty: từ 01/01 đến 31/12 năm dơng lịch.
Hệ thống kế toán áp dụng theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính.
Hình thức kế tốn
Đặc điểm và yêu cầu hạch tốn kế tốn của Cơng ty khách hàng
Các chi nhánh hạch tốn phụ thuộc khơng xác định lỗ, lãi. Chỉ tiêu hiệu quả quy ớc nội bộ theo phân cấp của Cơng ty. Có những đơn vị có phịng kiểm tốn riêng, và có những đơn vị nhỏ thì chỉ có bộ phận kế tốn (01 kế toán + 01 thủ quỹ) trực thuộc phòng tổng hợp. Đối với việc hạch tốn kế tốn thì đợc áp dụng theo ch- ơng trình kế tốn trên máy vi tính và thống nhất trên tồn Cơng ty.
Tại phịng kế tốn Công ty liên doanh J-VCanFood :
- Thu nhận Báo cáo tài chính của các chi nhánh, kiểm tra điều chỉnh, bổ sung những bút tốn cịn thiếu, sau đó kết chuyển doanh thu, chi phí.
- Tính tốn trích lập các quỹ dự phịng: Báo cáo tài chính của Cơng ty trớc tiên đợc tổng hợp chung cho toàn bộ các hoạt động và sản phẩm, để xác định lợi nhuận chung của tồn Cơng ty, sau đó đợc tổng hợp riêng cho các hoạt động và một số sản phẩm thế mạnh của Công ty. Thuế thu nhập doanh nghiệp đợc quyết toán trên lợi nhuận chung của Công ty.
- Nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc: các đơn vị thành viên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế tại Cục thuế địa phơng ngoại trừ thuế thu nhập doanh nghiệp nộp tập trung tại Văn phịng Cơng ty.
Một số chính sách kế tốn chủ yếu mà Cơng ty áp dụng
- Hạch tốn ngoại tệ: các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá của ngân hàng giao dịch tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Cuối kỳ, căn cứ vào số d các tài khoản phản ánh tiền bằng ngoại tệ, các tài khoản phản ánh các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ để điều chỉnh theo giá bình quân liên ngân hàng tại ngày lập Bảng cân đối kế toán. Các khoản chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Hạch toán hàng tồn kho: hàng tồn kho đợc hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, đợc trình bày theo giá gốc. Giá trị hàng xuất và giá trị hàng tồn kho đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc (LIFO). Chi phí dự phịng giảm giá hàng tồn kho đợc lập đầy đủ.
- Hạch toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định: tài sản cố định đợc hạch toán theo nguyên giá, khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại.
Khấu hao tài sản cố định đợc áp dụng theo phơng pháp đờng thẳng dựa trên thời gian sử dụng ớc tính của tài sản phù hợp với Quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính. Tỷ lệ khấu hao cụ thể:
Nhà cửa, vật kiến trúc.........6,6%
Máy móc thiết bị sản xuất. .10% - 20% Phơng tiện vận tải...............16,6%
Tài sản cố định của Công ty bao gồm: tài sản cố định nhận góp vốn liên doanh đợc phản ánh theo giá trị đã đợc đánh giá lại, tài sản cố định đợc đầu t mới đợc phản ánh theo giá mua.
- Ghi nhận doanh thu: doanh thu đợc ghi nhận căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hàng đã xuất kho và khách hàng đã chấp nhận thanh toán, bất kể khách hàng đã thanh tốn hay cha.
- Chi phí quản lý: chi phí quản lý đợc hạch tốn theo ngun tắc thực chi. Chi phí quản lý liên quan tới tồn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp nên khơng thể tách riêng cho bất kỳ hoạt động nào.
- Thu nhập hoạt động tài chính: thu nhập hoạt động tài chính bao gồm lãi thu đợc từ các hoạt động đầu t tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn và khơng kỳ hạn, cho vay tín dụng, đầu t trái phiếu, cổ phiếu, góp vốn cổ phần, liên doanh... đợc hạch tốn theo ngun tắc thực thu. Tồn bộ hoạt động đầu t tài chính đều đợc thực hiện tập trung tại Văn phịng Cơng ty.
- Các nghĩa vụ về thuế:
Thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm là 32% tính trên thu nhập chịu thuế. Theo quy định của Công ty, thuế TNDN và thuế TNDN bổ sung sẽ đợc thực hiện nộp chung cho tồn Cơng ty.
Thuế GTGT: Thuế GTGT đầu ra kê khai của đơn vị hàng tháng chỉ là số tạm tính (thờng khơng chính xác), tổng số thuế phải nộp sẽ đợc xác định chính thức khi kết thúc năm tài chính.
Sơ đồ tổ chức hệ thống kế toán
Tại Văn phịng Tổng Cơng ty và tại các chi nhánh đều có phịng kế tốn. Tuỳ theo quy mô của từng đơn vị, phịng kế tốn có thể có từ 03 đến 06 nhân viên, trong
đó có kế tốn trởng và kế tốn các phần hành (kế toán tiền mặt; kế toán mua, bán hàng và tiêu thụ; kế toán tiền lơng, tài sản cố định).
Hệ thống chứng từ, sổ kế toán và Báo cáo tài chính
Khi kiểm tra hệ thống kế toán, kiểm toán viên chủ yếu vận dụng kỹ thuật kiểm tra các chứng từ và sổ sách kế toán để xem xét việc ghi chép các thơng tin kế tốn có đầy đủ và đúng quy định hay khơng. Kiểm tốn viên tiến hành xem xét một số nghiệp vụ chủ yếu, kiểm tra một số chứng từ có liên quan nh phiếu thu, phiếu chi, hố đơn, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản bàn giao tài sản cố định... có đợc đánh số liên tục trớc hay khơng, số liệu có chính xác hay khơng, có phù hợp với mẫu quy định của Bộ tài chính, có đợc đính kèm với các chứng từ gốc, có đầy đủ chữ ký của ngời có thẩm quyền phê duyệt hay khơng, số liệu có chính xác hay khơng..
Đối với sổ sách tại đơn vị, kiểm tốn viên xem xét liệu khách hàng có sử dụng sổ sách phù hợp với hình thức kế tốn đang áp dụng hay khơng. Kiểm tốn viên có thể kiểm tra một số nghiệp vụ từ khi phát sinh đến khi kết thúc để kiểm tra tính tuân thủ về việc ghi chép sổ sách. Sau đó, kiểm tốn viên sẽ ghi chép các nhận định vào giấy tờ làm việc.
Tại Văn phịng Cơng ty liên doanh J-VCanFood, nói chung các chứng từ kế toán đợc đánh số thứ tự liên tiếp, lu trữ khoa học thuận tiện cho việc kiểm tra. Sổ sách đợc in ra và lu trữ đầy đủ. Do thực hiện kế tốn trên máy vi tính nên số liệu kế toán dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Các mẫu biểu báo cáo nhìn chung là phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, quy mơ của đơn vị và đặc điểm kinh doanh của Cơng ty.
Sau khi đã tìm hiểu về mơi trờng kiểm sốt và hệ thống kế tốn của Cơng ty khách hàng, kiểm tốn viên có thể đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Tuy nhiên, để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết kế và hoạt động một cách hữu hiệu thì kiểm tốn viên phải tìm hiểu các thủ tục kiểm sốt đợc áp dụng tại Công ty khách hàng để có thể khẳng định rằng hệ thống kiểm sốt nội bộ có thể phát hiện, ngăn ngừa, và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu hay khơng.