2.4. Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của công
2.4.1. Quy trình giao nhận hàng hóa Xuất nhập khẩu bằng đường biển
TNHH Vận tải Bách Việt
2.4.1. Quy trình giao nhận hàng hóa Xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận tải Bách Việt của công ty TNHH Vận tải Bách Việt
Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa được xuất nhập khẩu ra ngồi bằng đường biển đóng vai trị quan trọng trong thương mại Quốc tế. Hàng hóa xuất nhập khẩu càng nhiều thì càng thúc đẩy sự phát triển sản xuất và khẳng định chất lượng hàng hóa đó mang lại.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển được đặt ra để giúp q trình xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, tránh sai sót.
Trước khi quy trình giao nhận hàng hóa của cơng ty Vận tải Bách Việt được tiến hành thì đầu tiên cơng ty sẽ thực hiện ký kết hợp đồng. Nhân viên bộ phận kinh doanh của công ty sẽ tiến hành liên hệ và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển của cơng ty. Khi đã thuyết phục được khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành báo giá. Tùy vào loại dịch vụ sẽ có các mức giá và điều khoản hợp đồng khác nhau. Bên cạnh đó, với những khách hàng quen thuộc, đã sử dụng dịch vụ của cơng ty thì các thủ tục tiến hành sẽ đơn giản hơn và công ty sẽ lựa chọn ký kết hợp đồng dài hạn với mức giá phù hợp. Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của cơng ty TNHH Vận tải Bách Việt thì sẽ gọi điện thoại đến công ty và nhận được sự tư vấn từ nhân viên ngay lập tức.
2.4.1.1. Quy trình giao nhận hàng hóa Xuất khẩu bằng đường biển
Quy trình giao nhận hàng hóa Xuất khẩu bằng đường biển của công ty Bách Việt gồm:
- Chuẩn bị tàu: Việc thuê tàu được gọi là Booking (Đặt chỗ). Với việc đặt tàu thì doanh nghiệp xuất khẩu nên thuê các cơng ty Forwarder để có được giá tốt và cạnh tranh nhất.
Khi nhận được Booking từ Forwarder thì người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ các thơng tin trên Booking như: Thời gian Cảng đi, Cảng đến, Ngày khởi hành, Ngày cắt máng, Loại container sử dụng, Số lượng container và một số thông tin khác để chuẩn bị hàng giao cho Forwarder kịp thời gian và đảm bảo chất lượng.
- Đóng hàng:
Đối với hàng lẻ (LCL) sẽ được nhân viên đóng gói tại kho và ghi ký mã hiệu cho kiện hàng (Shipping mark) theo yêu cầu của khách hàng nhập khẩu. Công ty Forwarder sẽ đưa hàng ra kho hàng lẻ CFS tại cảng và đóng hàng vào container chung với nhiều lơ hàng lẻ khác. Đối với đóng hàng nguyên (FCL) sẽ được đóng tại container, kẹp chì
(seal container) ngay tại kho của bên xuất khẩu. Sau đó được bàn giao cho công ty Forwarder đưa hàng ra bãi container (CY) tại cảng. - Làm thủ tục hải quan Xuất khẩu: Sau khi hàng hóa được đưa tới cảng, cơng ty sẽ chuẩn bị tồn bộ các chứng từ liên quan cho việc làm thủ tục hải quan. Tiếp theo, công ty truyền tờ khai hải quan và thực hiện các thủ tục hải quan tại cảng. Đây là các công việc yêu cầu nghiệp vụ rất nhiều cơng ty có thể cân nhắc việc thuê Forwarder để tiết kiệm thời gian và chi phí cho lơ hàng.
Đối với một số mặt hàng đặc thù công ty cần thực hiện thêm một số công việc khác như xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng,…
Chuẩn bị tàu
Đóng hàng
Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Phát hàn vận đơn Chuẩn bị chứng từ Thông báo hàng đến Lệnh giao hàng Làm thủ tục hải quan nhập khẩu Dỡ hàng Dỡ hàng
- Phát hành vận đơn (Bill of Lading): Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan
xuất khẩu, lô hàng được bên vận tải đưa lên tàu và rời cảng. Bên xuất khẩu cung cấp thông tin làm vận đơn (SI) cho công ty giao nhận từ khi chuẩn bị đóng hàng. Thơng tin này được gửi cho hãng tàu để phát hành B/L cho bên xuất khẩu sau khi tàu chạy.
- Chuẩn bị chứng từ: Bên xuất khẩu chuẩn bị đủ chứng từ theo yêu cầu của bên nhập khẩu bao gồm: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa chi tiết, Vận đơn, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa,…và sẽ gửi bộ chứng từ cho bên nhập khẩu trực tiếp khi thanh toán bằng TT, gửi qua ngân hàng khi thanh toán bằng L/C.
- Thông báo hàng đến: Đại lý của hãng vận tải tại cảng đến sẽ gửi thông báo hàng đến (Notice of Arrival) cho công ty nhập khẩu trước ngày tàu cập cảng. Trong trường hợp công ty thuê Forwarder thì thơng báo hàng đến sẽ được gửi đến cho Forwarder. Sau khi có thơng báo được gửi đến thì cơng ty hoặc Forwarder cần kiểm tra lại các thông tin như: Ngày tàu cập cảng, Kho hàng hoặc nơi lưu trữ chờ thơng quan, các loại phí phải nộp,…để có thể chủ động trong việc làm thủ tục hải quan.
- Lệnh giao hàng: Công ty nhập khẩu cung cấp bộ chứng từ cho cơng ty Forwarder để xuất trình B/L gốc và nộp các loại phí cho bên hãng tàu và nhận lệnh giao hàng.
Đồng thời cơng ty Forwarder cũng tiến hành tìm vị trí hãng và làm phiếu xuất kho tại cảng.
- Làm thủ tục hải quan Nhập khẩu: Ngay cả khi hàng nhập khẩu chưa cập cảng thì doanh nghiệp nhập khẩu cũng có thể bắt đầu mở tờ khai hải quan điện tử. Sau khi hàng cập cảng thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ tiến hành thực hiện thơng quan hàng hóa.
Đối với một số hàng hóa đặc thù, doanh nghiệp nhập khẩu cần chuẩn bị thêm một số chứng từ và mang hàng đi làm kiểm tra chất lượng. Sau khi kiểm tra chuyên ngành và được cấp chứng nhận cơng bố hợp quy thì khi đó lơ hàng mới hồn thành.
Cơng việc làm thủ tục này mất rất nhiều thời gian và cần nghiệp vụ tốt nên doanh nghiệp nên thuê một công ty Forwarder để giảm thiểu rủi ro và chi phí cho lơ hàng.
- Dỡ hàng: Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan lô hàng được công ty Forwarder điều chuyển xe và đưa về kho của doanh nghiệp nhập khẩu.
Nếu là hàng nguyên (FCL) thì cần phải dỡ hàng khỏi container và trả container rỗng về cho hãng tàu tại cảng.
Hình 2. 4. Quy trình giao nhận hàng hóa Nhập khẩu bằng đường biển
- Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Sau khi tiến hành xem xét, báo giá và hai bên thỏa thuận ký hợp đồng giao nhận thì khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ gồm: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, thông tin con tàu, ngày tàu đến dự kiến,...
Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các chứng từ khách hàng gửi bằng cách xem các thơng tin có trùng khớp hay khơng, có đầy đủ các thông tin cần thiết hay không. Trong trường hợp không trùng khớp giữa các dữ liệu trong chứng từ với nhau hoặc thiếu thông tin, nhân viên chứng từ liên hệ với khách hàng yêu cầu bổ sung đầy đủ, chính хáс.
- Lấy lệnh giao hàng (Delivery Oder):
Lệnh giao hàng (Delivery Oder - D/O) là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu hoặc forwader) phát hành đề ra chỉ thị cho đơn vị lưu kho giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng.
Trước ngày dự kiến hàng đến (thông thường là từ 1 đến 2 ngày) sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice). Sau khi tàu cập cảng và có được bộ chứng từ đầy đủ cùng với một vài giấy giới thiệu từ bên công ty khách hàng gửi sang, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu hoặc một đại lý giao nhận khác (trong trường hợp lệnh nối) để lấy lệnh.
Khi đi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh Container, phí THC, Handling,...
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh giao hàng
Thông quan hàng Nhập khẩu
Xuất phiếu giao nhận container EIR
Thanh lý hải quan Giao hàng cho khách hàng Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và
nhận lại tiền cược Quyết toán và lưu hồ sơ
Đối với hàng FCL nếu hàng là loại hàng giao thẳng, giao nguyên container thì nhân viên giao nhận phải làm giàu mượn Container và đóng phí cược Container theo quy định của mỗi hãng tàu. Trên lệnh giao hàng sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”. Đối với hàng FCL là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ được đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” và cũng được ghi rõ ngày hết hạn.
Đồng thời, hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận ký tên vào 01 bản D/O và hãng tàu giữ lại bảng này để làm bằng chứng là bộ lệnh đã được giao cho người giao nhận. Nhân viên giao nhận còn phải đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thơng tin chính xác. Nếu phát hiện có sai sót, nhân viên giao nhận sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa.
- Thông quan hàng Nhập khẩu:
• Bước 1: Khai hải quan điện tử và đóng thuế
Việc khai hải quan điện tử có thể tiến hành đồng thời, song song với lấy D/O. Thay vì trước đây phải điền thơng tin vào tờ khai rồi đem ra hải quan để nhân viên hải quan nhập liệu rất mất thời gian. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn nhiều.
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS để khai báo hải quan điện tử, truyền dữ liệu lên tờ khai qua mạng hải quan điện tử. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng hàng hóa.
Sau khi đã hoàn tất khai hải quan điện tử, ta sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai ra và liên hệ khách hàng nộp thuế.
• Bước 2: Đăng ký tờ khai tại cảng
Sau khai đã khai hải quan điện tử thành công, nhận được tờ khai từ hải quan, cần chuẩn bị bộ hồ sơ để đăng ký tờ khai tại cảng gồm: Tờ khai hải quan nhập khẩu, Vận đơn (B/L), Invoice, Packing list, C/O (nếu có), Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, Giấy giới thiệu, Đăng ký kiềm hóa (nếu TK luồng đỏ)
Nhân viên giao nhận đem bộ chứng từ đã chuẩn bị để hải quan kiểm tra. Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp để kiểm tra, sau đó chuyển hồ sơ qua bộ phận tính giá thuế để tiến hành việc đóng thuế của doanh nghiệp.
• Bước 3: Kiểm hóc (nếu luồng đỏ)
Để làm thủ tục kiểm hóa, nhân viên giao nhận xem bảng phân cơng để liên lạc hải quan kiểm hóa. Sau đó làm thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa.
Xuống bãi làm thủ tục cắt seal kiểm hỏa. Khi Container hàng đã ở bài kiểm hỏa thì điều cơng nhân cảng đến cắt seal, điều công nhân dỡ hàng ra khỏi container để phục vụ kiểm hóa. Sau đó mới cơng chức hải quan kiểm hóa xuống kiểm tra hàng hóa theo mức độ hải quan yêu cầu.
• Bước 4: Trả tờ khai hải quan
Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong, hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai.
Nhân viên giao nhận kiểm tra xem đã đủ bộ chứng từ gồm: Tờ khai hải quan, Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ, Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu luồng đỏ)
- Xuất phiếu giao nhận container EIR:
Phiếu giao nhận container - hay còn gọi là phiếu EIR, là một trong những loại giấy tờ quan trọng trong xuất nhập
Để xuất phiếu EIR, nhân viên giao nhận đến phòng Thương vụ ở cảng nộp D/O (Có dấu giao thẳng của hãng tàu) và đóng tiền nâng/hạ, lưu Container.
- Thanh lý hải quan:
Đối với chi nhánh của công ty Bách Việt ở TP Hồ Chí Minh có thể áp dụng thanh lý hải quan điện tử giúp rút ngắn thời gian thanh lý cổng.
Đối với các chi nhánh khác của công ty chủ yếu là thanh lý hải quan cổng. Để thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ gồm: Lệnh giao hàng, Phiếu EIR, Tờ khai hải quan (Bản chính và bản copy), Danh sách container.
Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai, phiếu EIR và xác nhận vào tờ danh sách Container và trả lại cho nhân viên giao nhận.
- Giao hàng cho khách:
Nhân viên giao nhận gửi phiếu giao nhận container EIR, danh sách Container, giấy mượn Container cho tài xế xe container để tài xế vào cảng nhận hàng.
- Trả vỏ Container rỗng cho hãng tàu và nhận lại tiền cược:
Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả cảng hoặc ICD, theo chỉ định được ghi rõ trên giấy mượn container. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang giấy cược container, phiếu giao nhận container EIR và phiếu thu đến đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại tiền cược conainer.
Sau khi hồn thành xong thủ tục thơng quan hàng nhập khẩu, hàng đã được giao cho khách hàng thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra lại và sắp xếp chứng từ thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh.
Người giao nhận sẽ giao lại các chứng từ cho khách hàng và lưu lại một bộ chứng từ. Đồng thời kèm theo 1 bản Giấy báo nợ (Debit Note) cho khách hàng.