biển của công ty TNHH Vận tải Bách Việt
3.2.1. Giải pháp về nâng cao chất lượng nhân viên chứng từ
- Việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục HQ gây cho quy trình chậm hơn dự kiến vì cơng ty phải mất thời gian khoảng một ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại chứng từ. Khi HQ phát hiện sự sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại. Giải pháp đặt ra là làm thế nào để phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan và chỉnh sửa nhanh nhất.
- Vì là cơng ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phịng XNK bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Cần phải chun mơn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. Phịng XNK nên bố trí tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để mỗi người sẽ đảm nhiệm riêng cho từng mảng công việc cụ thể. Sau khi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ. Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa NK. Và khi làm việc ln phải cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ NK.
Giải pháp sẽ giúp công ty phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục HQ, kịp thời hiệu chỉnh trước khi HQ phát hiện.
Mang đến lòng tin và sự yên tâm cho người sử dụng dịch vụ của công ty.
Giảm thời gian và chi phí khi thực hiện công việc.
3.2.2. Giải pháp về Marketing
- Một trong những khó khăn của cơng ty Bách Việt chính là bộ phận Marketing chưa hoạt động tốt, chưa đem lại hiệu quả cao trong quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty. Giải pháp Marketing thành công là yếu tố then chốt để công ty bán được dịch vụ và tạo ra doanh thu.
- Các doanh nghiệp lớn hầu như đều dư dả vốn mỗi năm để có thể đẩy mạnh tiếp thị, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Bách Việt thì lại phải cẩn trọng trong từng bước đi.
vừa và nhỏ nào cũng phải đối mặt, trong đó có Bách Việt. Các khoản tiền đầu tư vào quảng cáo thường được hi vọng sẽ đem đến hiệu quả tức thì, thể hiện qua các số liệu tăng trưởng của doanh số kinh doanh và lợi nhuận. Tuy nhiên, hiện nay, với các phương thức tiếp thị thơng thường thì khó để chủ doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn với ngân sách hạn hẹp.
Thời điểm hiện tại, sự phát triển của công nghệ thông tin cũng giúp cho các doanh nghiệp có thể phát triển hình thức đa kênh quảng cáo vừa hiệu quả và cũng vừa tiết kiệm chi phí hơn.
3.2.3. Hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ
- Tính thời vụ của hoạt động giao nhận bắt nguồn từ tính thời vụ của lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, đây là nhân tố chính tác động đến hoạt động giao nhận. Tuy nhiên, lượng hàng hóa xuất nhập khẩu nước ta khá dồi dào và đa dạng, vì vậy nên nếu cơng ty biết khai thác tốt thì vẫn có thể chủ động được nguồn hàng giao nhận, từ đó, điều tiết được hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đầu tiên, nếu muốn hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ thì cơng ty cần có những đối tác ký hợp đồng lớn và dài hạn, đồng thời phải tạo dựng niềm tin thật vững chắc với khách hàng. Chiến lược này bắt buộc cơng ty phải có kế hoạch lâu dài. Hiện nay, trong giai đoạn hàng hóa ít, cơng ty có thể áp dụng các phương pháp như:
Giảm giá trong thời gian ít khách: Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, chất lượng dịch vụ rất quan trọng tuy nhiên, với một số khách hàng giá cả lại mang tính chất quan trọng để quyết định có sử dụng dịch vụ hay khơng. Vì vậy, việc giảm giá trong thời điểm hàng hóa xuống sẽ giúp thu hút khách hàng, mang lại nguồn thu nhập và ổn định việc làm cho nhân viên cơng ty.
Trong q trình giảm giá dịch vụ, công ty khó tránh khỏi trường hợp có lợi nhuận hoặc bị lỗ. Tuy nhiên, chiến lược giảm giá sẽ giúp cơng ty duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng, thu hút được số lượng lớn khách hàng tiềm năng, điều này sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích cho cơng ty trong tương lai.
Khi tạo ra biểu giá mới, công ty cần chú ý đến phản ứng của khách hàng và cả các doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường khác. Các khách hàng lớn của công ty thường sẽ có nhiều hợp đồng cả những lúc cao điểm và những lúc hàng xuống, vậy nên nếu giá công ty đưa ra không phù hợp sẽ gây ra thất vọng, mất niềm tin cho khách hàng.
Khi hàng xuống hầu như các công ty giao nhận khác trên thị trường cũng sẽ giảm giá vì vậy nên khả năng cạnh tranh khách hàng rất lớn. vì vậy, khi giảm giá, công ty nên nghiên cứu thị trường thật kỹ, đưa ra chiến lược đảm bảo vừa có thể thu hút khách hàng vừa có thể đảm bảo nguồn lợi nhuận cho cơng ty.
Tạo những dịch vụ miễn phí trong thời gian ít khách cho khách hàng Đưa ra một số dịch vụ miễn phí có tính chất khuyến mãi cho khách hàng, chiến lược này sẽ giúp công ty không phải thay đổi cơ cấu giá cả.
Nhân viên cơng ty có thể tăng cường kiểm tra hàng hóa đúng quy định, phẩm chất theo yêu cầu của khách hàng, giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng khi mang lại lợi ích thật sự và dễ nhận thấy cho khách hàng.
Nâng cao chất lượng dịch vụ, tư vấn cho khách hàng về thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế, các đối tác xuất nhập khẩu tiềm lực và uy tín trên thị trường, các hãng tàu biển uy tín, những thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu dễ dàng.
Nhân viên công ty cũng cần giải thích đầy đủ, rõ ràng về lợi ích của các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Giải pháp sẽ giúp ổn định được nguồn hàng hóa giao nhận khi mùa hàng xuống, đảm bảo việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
Mang lại hoạt động giao nhận hàng hóa tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo được số lượng khách hàng không bị ảnh hưởng bởi thời vụ giao hàng.
3.2.4. Giải pháp Tối thiểu hóa các chi phí
Mục tiêu của giải pháp là hạn chế các chi phí, góp phần tăng lợi nhuận của công ty và tận dụng những chi phí giảm để đầu tư kinh doanh vào những dịch vụ khác có lợi hơn.
Để thực hiện giải pháp công ty nên tuyển chọn nhân viên đúng người đúng việc, hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên khơng chun mơn.
Giảm chi phí nhân cơng bằng cách chuyển những công việc giấy tờ bằng hệ thống máy móc, điện tử. Giảm các chi phí tổ chức hành chính bằng cách tận dụng những đợt giảm giá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi. Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận để có thể kiểm sốt chi phí tốt hơn.
Tận dụng các phương tiện vận tải, kho bãi của công ty để vận chuyển cũng như bảo quản hàng hóa, hạn chế th ngồi làm tăng chi phí. Kiểm sốt việc sử dụng các tài sản trong cơng ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
Thu hồi các khoản nợ từ các khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải đi vay. Hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể.
Giải pháp có thể mang lại những hiệu quả nhất định như cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Tăng lợi nhuận cho công ty trong tương lai.
3.2.5. Mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu
- Công ty phải đề ra các chế độ đãi ngộ đặc biệt khi tuyển dụng và đào tạo nhân viên có kinh nghiệm lâu năm và kỹ năng đàm phán.
- Công ty chuẩn bị kỹ về việc đàm phán với hãng tàu, đề cử người có trình độ cao, khả năng giao tiếp tốt, có kinh nghiệm trong việc đàm phán, thuyết phục.
- Công ty cần đẩy mạnh việc ký kết hợp tác với các hãng tàu lớn để trở thành đối tác và trực tiếp thương lượng về giá cả và kế hoạch đặt chỗ với hãng tàu. Đơi khi có thể được hưởng ưu đãi với các tuyến vận tải đường biển.
- Công ty phải đảm bảo được lượng hàng đi ổn định để tạo được niềm tin với hãng tàu là cơng ty Bách Việt sẽ gắn bó lâu dài với nhiều đơn hàng theo định kỳ, mang lại lợi nhuận cho cả công ty và hãng tàu.
Lượng hàng xuất đi được nhiều và ổn định hơn.
Giảm chi phí vì khơng cần phải qua bên trung gian khi có yêu cầu với các
hãng tàu.
Được hưởng những đãi ngộ đặc quyền từ hãng tàu, mang lại thuận lợi cho
quy trình giao nhận hàng hóa.
Cung cấp kịp và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá cả tốt.
3.2.6. Nâng cao hiệu quả quá trình lấy cont rỗng và đóng hàng
- Lấy cont rỗng đúng chuẩn u cầu:
+ Phịng vận tải cần thơng báo cho tài xế tiêu chuẩn những cont đạt yêu cầu phù hợp với từng loại hàng, chẳng hạn đối với loại hàng thực phẩm hay đồ gỗ cần đóng trong cont mới, sạch sẽ...
+ Tài xế cần có kinh nghiệm khi kiểm tra container, kiểm tra cẩn thận, kỹ càng tình trạng container: sàn, vách, nóc, góc trong, bên ngồi... Container phải sạch và nguyên vẹn, đủ khả năng đi biển.
- Điều động xe kịp thời gian: lệnh cấp container rỗng cần được gửi đến tài xế sớm để họ xác định vị trí kho bãi và sắp xếp xe đi cho kịp thời gian đóng hàng của khách hàng.
- Giảm sai sót trong khâu đóng hàng:
+ Có kế hoạch đóng hàng vào container cho từng đơn hàng.
+ Nhân viên hiện trường phải nghiêm túc và tập trung khi làm việc tại cảng hay tại nơi đóng hàng.
+ Khi phát hiện bao bì đóng gói bị hư, rách phải báo ngay cho khách hàng. Kiểm tra trọng lượng hàng hóa xem có chính xác với các chứng từ hay không.
+ Nhân viên hiện trường phải khéo léo và linh động giải quyết các tình huống phát sinh.
Lấy được cont tốt, không cần sửa chữa, vệ sinh cont, giảm thời gian và chi phí phát sinh.
Giảm các chi phí như: chi phí neo đậu rơ-mc, chi phí tăng ca,...
Đóng hàng đúng tiến độ. Tránh tổn thất hàng hóa và sai sót về trọng lượng hàng hóa thực tế, nâng cao chất lượng dịch vụ.
Quy trình giao nhận đúng thời gian, hàng hóa đi đúng lịch trình. Từ đó có thời gian để hồn thành những cơng việc của nhiều lơ hàng khác.
Chất lượng hàng hóa của khách hàng được đảm bảo an tồn, làm cho khách hàng hài lịng.
3.2.7. Nâng cao quy trình làm thủ tục Hải quan có hiệu quả
- Để đảm bảo công việc không chậm trễ, cần có sự liên kết giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường. Nhân viên chứng từ phải báo ngay cho nhân viên hiện trường khi đã có Booking Note, tờ khai hải quan, mã vạch hoặc phải thông báo trước cho nhân viên hiện trường biết những lô hàng nào mà khách hàng cần gấp để họ hoàn thành với khả năng nhanh nhất. Trưởng phịng hoặc phó phịng cần kiểm soát chặt chẽ sự phối hợp giữa nhân viên chứng từ và hiện trường.
- Khắc phục sai sót của nhân viên chứng từ:
+ Nhân viên chứng từ phải cẩn thận trong từng thao tác, kiểm tra kỹ các chứng từ mà khách hàng gửi qua, nhanh nhẹn khắc phục các tình huống cho một số sai sót có thể xảy ra.
+ Nhân viên chứng từ không được tự áp mã HS hay định mức, mà phải lấy thông tin này từ khách hàng. Trước khi khai tờ khai chính thức cần phải gửi tờ khai nháp qua cho khách hàng bằng email và phải nhận được sự xác nhận của khách hàng bằng email là mọi thông tin trên tờ khai đã đúng, sau đó nhân viên chứng từ mới lên tờ khai chính thức.
Ngồi ra, nhân viên chứng từ hoặc các bộ phận khác cần tư vấn cho khách hàng cách áp mã HS để giảm thiểu tiền thuế thấp nhất...
+ Nhân viên chứng từ phải thường xuyên kiểm tra mail hay bất cứ phương tiện liên lạc với khách hàng nào để cập nhật kịp thời những thay đổi hay thông tin nào của khách hàng. Như vậy, nhân viên chứng từ lập tức giải quyết thắc mắc của khách hàng và có thể nhận được chứng từ mà khách hàng gửi qua nhanh chóng nhất đảm bảo khơng để chậm trễ hàng hóa của khách hàng.
- Khắc phục sai sót của nhân viên hiện trường:
+ Khi đi thanh lý tờ khai và vào sổ tàu, nhân viên hiện trường cần cẩn thận kiểm tra lại các thông tin trên tờ khai, nên mang theo Booking Note khi đi thanh lý để đối chiếu.
+ Nhân viên hiện trường cần sắp xếp công việc phải làm một cách hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian, tránh những sự cố xảy ra gây chậm trễ quy trình và ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của công ty.
Tránh trường hợp rớt cont, giảm thiểu chi phí vì khơng phải lưu cont lại bãi. Công việc làm thủ tục hải quan trở nên nhanh chóng và tránh những sai sót,
tiết kiệm thời gian và chi phí chỉnh sửa.
Tránh tình trạng đền hợp đồng.
Giảm thiểu tối đa mức chi phí cho khách hàng và cho cơng ty, làm khách
hàng hài lịng, thu hút nhiều đơn hàng khác.
Tăng chất lượng dịch vụ của công ty Bách Việt và chất lượng dịch vụ của
khách hàng.