đồng vận tải
VII Một số biện pháp để thực hiện tốt hơn nữa việc ký kết hợp đồngngoại thơng ngoại thơng
Việc đàm phán để đi đến một hợp đồng mua bán ngoại thơng là vấn đề vô cùng quan trọng. Thơng qua đàm phán ta có thể thuyết phục đợc bạn hàng theo những điều khoản và phơng thức mà ta mong muốn nếu chúng ta đàm phán tốt.
Đàm phán đợc chia thành ba giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị đàm phán, giai đoạn đàm phán và giai đoạn sau đàm phán. Sau đây chúng ta sẽ nghiên cứu từng giai đoạn này;
1 Giai đoạn 1: chuẩn bị đàm phán
Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nó quyết định 80% kết quả của đàm phán. Trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ càng về ba mặt sau:
• Thu thập thơng tin
Trớc khi đàm phán cần nắm đợc những thông tin nh:
− Đối phơng có lợi gì trong thơng vụ này,
− Ta có lợi gì trong thơng vụ này
− Đối phơng là ai và đại diện cho đối phơng là ngời nh thế nào?
− Những thơng tin gì có thể cung cấp cho đối phơng
− Khuynh hớng thị trờng ra sao?
• Chuẩn bị chiến lợc
Trớc khi đàm phán ta cần xác định t duy chủ đạo của mình là t duy chiến lợc (Strategic thinking) hay t duy ứng phó (incremental thinking).
Những cơng cụ và phơng tiện ta sẽ dùng là gì? (hăng hái, nhiệt tình hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh)
• Chuẩn bị kế hoạch
Trớc khi đàm phán, cần phải xác định mục tiêu của cuộc đàm phán (yêu cầu tối đa, tối thiểu, giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất…), những nhợng bộ có thể phải thực hiện, những địi hỏi đổi lại cho mỗi nhợng bộ đó..
Ta cũng phải sắp xếp về nhân sự cho cuộc đàm phán (trong đoàn đàm phán nên gồm có những ai?)
Việc tiếp tân cũng khơng kém phần quan trọng trong việc đa đàm phán đến thắng lợi cuối cùng.
2 Giai đoạn 2: đàm phán
Trong q trình đàm phán, các bên cần ln ln thực hiện những ngun tắc sau:
• Lễ phép, lịch sự
• Hồ khí và thiện cảm
• Khơng xa rời mục tiêu đã định
• Chủ động
Để mở đầu cuộc đàm phán, ngời ta có thể sử dụng một trong những cách sau:
• Mở đầu kiếm cớ
• Mở đầu kích thích trí tởng của đối phơng
• Mở đầu trực tiếp (nhanh chóng chuyển vào nội dung chính) Đi vào đàm phán, cần tranh thủ sự đồng tình của đối phơng về từng vấn đề một. Muốn vậy, những phơng pháp thờng dùng là:
• Trình bày với vể bề ngồi thật thà (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Khéo léo sử dụng chữ "nhng"
• Nêu ra những câu hỏi để đối phơng trả lời và tự thuyết phục chính họ
• Đề ra u cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm dần u cầu của mình
• Đa ra phơng án để đối phơng tự lựa chọn Cuối cùng, cần thúc đẩy ra quyết định bằng văn bản
Nhằm góp phần tạo nên thành công cho cuộc đàm phán, thái độ của các cán bộ trong đàm phán cũng là một yếu tố quan trọng. Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định nếu bên đối tác hiểu đợc tiếng nớc mình.
Nhạy bén đánh gía tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức nào là vừa phải do việc cơng quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối tác chấp nhận đợc. Phải biết nhợng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời gây đợc sự thoả mãn cho đối phơng.
3 Giai đoạn 3: sau đàm phán
Sau đàm phán, cần phải tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt đợc trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên, cũng lại cần phải tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều thoả thuận nào đó
Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và tuần kỳ đối chiếu, kiểm điểm cùng đối phơng.
Mỗi cuộc đàm phán là một khố học mà đối với những ngời có ý chí cầu tiến, mỗi bên đều có thể rút ra cho mình những bài học để tự hồn thiện mình.
Đàm phán có thể thơng qua giao dịch th tín, cũng có thể qua điện thoại hay gặp gỡ trực tiếp. Tuy nhiên việc đàm phán bằng cách trực tiếp gặp gỡ nhau sẽ tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì đợc quan hệ tốt lâu dài với nhau. Bên cạnh đó cũng phải thấy rằng đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong các hình thức đàm phán. Vì vậy cần phải ln luôn học hỏi, trau dồi và tỉnh táo trong mọi trờng hợp.