tại công ty Mentfield
Tổ chức giao nhận, vận chuyển hàng xuất khẩu gồm các bước nghiệp vụ cơ bản sau: Chuẩn bị hàng, nắm tình hình phương tiện vận chuyển, kiểm tra hàng, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho phương tiện vận chuyển, lập bộ chứng từ thanh tốn, thanh tốn các chi phí cho ga/bãi/cảng.
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa, nắm tình hình phương tiện vận chuyển.
Nghiên cứu hợp đồng mua bán và L/C/Chứng từ vận chuyển để chuẩn bị hàng hóa, xem người mua đã trả tiền hay đã mở L/C/ chứng từ vận chuyển.
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan.
- Nắm tình hình phương tiện vận chuyển hoặc tiến hành lưu cước. - Lập cargo list gửi hãng vận chuyển
38
Bước 2: Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
- Kiểm tra hàng hóa xuất xuất khẩu như số lượng, số lượng trọng lượng, phẩm chất xem có phù hợp với hợp đồng mua bán hay khơng.
- Xin kiểm tra nhà nước về chất lượng, kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan.
- Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp, xuất trình các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. - Đưa hàng hóa đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa. - Nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện thơng quan hệ hàng hóa sau khi phương tiện vận tải xuất cảnh
Bước 4: Giao hàng hóa xuất khẩu cho phương tiện vận tải
Ðối với hàng XK đóng trong container: * Nếu gửi hàng nguyên (FCL/FCL)
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục XK (cargo list)
- Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn.
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình.
- Mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container.
- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tầu (thường là 8 tiếng trước khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chờ lấy biên lai thuyền phó ( Mate Receipt)
- Sau khi container đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn * Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL):
- Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng XK. Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng.
39
hải quan và giao cho người chuyên chở (Cùng với Shipping Order để lập B/L), hoặc người giao nhận tại CFS hoặc ICD quy định và lấy B/L (có ghi Part of container) hay House B/L, nếu chủ hàng yêu cầu, House B/L cũng có thể đóng dấu thêm chữ “Surrendered. Trong trường hợp này, khi nhận hàng ở ga, bãi, các điểm đến sẽ không cần xuất trình House B/L gốc, nhưng người giao nhận phải điện báo cho đại lý của mình ở ga, bãi, cảng đến biết và để đại lý giao hàng cho người nhận.
- Người vận chuyển chịu trách nhiệm đóng hàng vào Container, bốc lên phương tiện vận chuyển và vận chuyển đến nơi đến, hoặc nếu thơng qua người giao nhận thì người giao nhận sẽ đóng hàng của nhiều chủ hàng vào Container và giao nguyên Container cho hãng vận chuyển để lấy Master B/L.
Đối với hàng hóa thơng thường
- Chủ hàng trực tiếp giao hàng cho hãng vận chuyển hay ủy thác cho ga, bãi, cảng để họ giao hàng cho hãng vận chuyển, cũng có thể giao nhận tay ba giữa chủ hàng, ga/ bãi/ cảng và hãng vận chuyển theo các bước:
+) Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ga/bãi/cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe, cơng nhân và người áp tải nếu cần.
+) Tiến hành bốc và giao hàng cho hãng vận chuyển. Việc xếp hàng lên phương tiện vận tải do cơng nhân ga/bãi/cảng làm. Hàng hóa sẽ được giao cho hãng dưới sự giám sát của hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của ga/bãi/cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một phương tiện vận tải phải ghi vào Final Report. Phía hãng vận chuyển cũng có nhân viên kiểm điểm và ghi kết quả vào Tally Sheet. Việc kiểm điểm cũng có thể th nhân viên của cơng ty kiểm kiện.
+) Sau khi xếp hàng lên phương tiện vận tải, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, ga/bãi/cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên phương tiện vận tải (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với hãng vận chuyển, đây cũng là cơ sở để lập B/L/ giấy gửi hàng.
+) Lấy biên lai cần thiết để trên cơ sở đó lập B/L/giấy gửi hàng.
+) Thơng báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá, nếu cần.
Bước 5: Lập bộ chứng từ thanh toán
40
phải lập hay lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán.
Bước 6: Thanh tốn các chi phí cần thiết
Thanh tốn các khoản chi phí cho ga/bãi/cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho…