5. Kết cấu của khóa luận
1.3. Nội dung công tác tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp
1.3.3. Tuyển chọn nhân lực
Quá trình tuyển chọn là quá trình lựa chọn người phù hợp với yêu cầu công việc trong số những người tham gia dự tuyển.
Cơ sở của tuyển chọn là yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện cơng việc. Q trình tuyển chọn phải đáp ứng được các yêu cầu dưới đây:
- Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực.
- Tuyển chọn người có trình độ chun mơn cần thiết cho cơng việc.
20
Quá trình tuyển chọn là quá trình gồm nhiều bước, mỗi bước trong quá trình được xem như là một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viên không đủ các điều kiện đi tiếp vào bước sau. Quá trình tuyển chọn gồm các bước như sau:
Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Các nhân viên tuyển chọn có nhiệm vụ tiếp đón và xem xét hồ sơ xin việc của ứng viên, từ đó loại bỏ các ứng viên có hồ sơ khơng phù hợp.
Nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên bao gồm nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc mà ứng viên dự tuyển. Nhà tuyển dụng so sánh thông tin trong hồ sơ tuyển dụng và so sánh với yêu cầu công việc để chọn một số hồ sơ chất lượng. Khi nghiên cứu hồ sơ, các nhân viên tuyển chọn nên chú ý tìm các điểm khơng rõ ràng hoặc khơng nhất quán để xem xét kỹ hơn. Khi quyết định có loại bỏ ứng viên hay khơng cần phải được nhân viên tuyển chọn thống nhất kỹ lưỡng.
Phỏng vấn sơ bộ
Bước này có mục tiêu xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, xác định tố chất và khả năng của ứng viên xem họ có phù hợp với các yêu cầu tuyển dụng của tổ chức hay không. Các nhà tuyển dụng nên chú ý:
Môi trường gặp gỡ thoải mái thể hiện được sự tôn trọng lẫn nhau.
Câu hỏi của cán bộ tuyển chọn nên hướng vào đánh giá sơ bộ vào động cơ xin việc và nhân lực hiện có.
Câu hỏi khơng nên đề cập đến các vấn đề riêng tư, khuyết tật của bản thân.
Kiểm tra, trắc nghiệm
Có thể được thực hiện dưới hình thức kiểm tra thi viết hoặc kiểm tra tay nghề. Đối với các vị trí liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật, kiểm tra tay nghề gần như là bắt buộc và giúp cho tổ chức đánh giá được ứng viên có thực sự nắm được các kỹ năng nghiệp vụ hay không.
+ Thi viết giúp nhà tuyển dụng kiểm tra khả năng tư duy, nghiệp vụ và những khả năng khác của ứng viên như lập kế hoạch hay khả năng tổ chức thực hiện của ứng viên. Ngồi ra các nhà tuyển dụng có thể sử dụng hình thức trắc nghiệm tuyển chọn, sử dụng các kỹ thuật về mặt tâm lý khác nhau để đánh giá khả năng phù hợp với công
21
việc của ứng viên, phát hiện khả năng tiềm ẩn của ứng khác không cho ta biết được thực sự đầy đủ và chính xác. Để việc thực hiện trắc nghiệm nhân sự đạt được mục tiêu cần phải làm tốt công tác xây dựng các bài trắc nghiệm, người xây dựng các bài trắc nghiệm cần phải am hiểu và nghiên cứu kỹ về công việc nhất là bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với các ứng viên. Có những phương pháp trắc nghiệm nhân sự như sau:
+ Trắc nghiệm tâm lý: bao gồm tính cách, nhân cách, tính chất của con người. Trong thực tế có rất nhiều các loại hình tính cách khác nhau và mỗi một cá nhân sở hữu một tính cách riêng biệt và cụ thể như điềm tĩnh, sôi nổi, linh hoạt, ưu tư,.. Tương ứng với các tính cách này sẽ là các thuộc tính tâm lý khác nhau như tính xúc cảm, tính cứng rắn, tính kiên trì, tốc độ của phản ứng, tính kích thích, hưng phấn hay ức chế. Đây là những tính cách ảnh hưởng đến khả năng xử lý cơng việc, do đó thơng qua phương pháp trắc nghiệm tâm lý, nhà tuyển dụng có thể nắm được trạng thái tâm sinh lý, ước mơ và nguyện vọng của các ứng viên để sử dụng vào công việc cho hợp lý. Ngồi ra có thể sử dụng trắc nghiệm tâm lý để kiểm tra tính trung thực của các ứng viên bằng cách đặt các câu hỏi về việc chấp hành kỷ luật lao động khi khơng có sự giám sát của nhà quản lý, thái độ của cá nhân đối với các vấn đề ăn cắp, tham ô, gian lận,...sẽ giúp nhà tuyển dụng dự đoán được các hành vi không trung thực trong tương lai của các ứng viên.
+ Trắc nghiệm kiến thức tổng qt: tìm hiểu kiến thức chun mơn, kiến thức bổ trợ để đánh giá xem các cá nhân nắm vững nghề nghiệp, hiểu rõ về công việc đến đâu giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn rõ ràng hơn về năng lực nghiệp vụ của ứng viên.
+ Trắc nghiệm về sự thực hiện công việc giao cho người lao động làm thử kiểm tra tốc độ và chất lượng hồn thành cơng việc. Trắc nghiệm về thái độ, động cơ và sự quan tâm đối với công việc.
Trắc nghiệm tuyển chọn không diễn ra trong môi trường quá căng thẳng. Câu hỏi phải hạn chế việc ảnh hưởng tới vấn đề riêng tư của ứng viên.
Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là cuộc trao đổi sâu và chính thức, nhằm tìm hiểu xem ứng viên có phù hợp với yêu cầu cơng việc khơng. Đối với người tuyển dụng có thể tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu đòi hỏi ở các ứng viên và động cơ xin việc.
22
Thơng qua phỏng vấn, bản thân ứng viên tìm hiểu được về doanh nghiệp: cơ hội, thách thức, điều kiện môi trường làm việc, mức lương khởi điểm.
Các cách tiếp cận trong phỏng vấn:
- Theo số người phỏng vấn: cá nhân, hội đồng, nhóm (có tình huống thảo luận). - Theo hình thức phỏng vấn:
+ Phỏng vấn được thiết kế trước: câu hỏi chuẩn bị trước.
+ Phỏng vấn không được thiết kế trước: câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn, nên câu hỏi sâu, thông tin đa dạng và phong phú.
+ Phỏng vấn hỗn hợp là loại phỏng vấn kết hợp hai loại phỏng vấn trên.26 - Theo tính chất phỏng vấn:
+ Phỏng vấn hành vi: hướng vào tìm hiểu khả năng giải quyết vấn đề của các ứng viên theo biểu hiện hành vi của quá khứ.
+ Phỏng vấn tạo sự căng thẳng: hỏi tốc độ nhanh, cường độ cao, câu hỏi ngắn gọn. Mục đích của phỏng vấn này là xem khả năng phản ứng của nhân viên trong trường hợp cơng việc có sự thay đổi, cường độ công việc lớn.
Chú ý: Phỏng vấn viên cần có sự chuẩn bị trước về thơng tin liên quan đến ứng viên trước khi buổi phỏng vấn diễn ra.
- Cần tạo dựng, duy trì quan hệ tơn trọng trong suốt buổi phỏng vấn. - Câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn.
- Phải ghi lại thơng tin chính trong q trình trả lời của ứng viên, kết hợp quan sát ứng viên trong quá trình trả lời.
Kết thúc phỏng vấn phải có đánh giá về năng lực, kinh nghiệm, động cơ, khả năng hợp tác.
Đối với người phỏng vấn viên: Phỏng vấn viên nên có thời gian thư giãn 2, 3 phút để phỏng vấn tiếp.
Thẩm tra trình độ và tiểu sử làm việc
Nhà tuyển dụng cần phải xác định độ tin cậy của thông tin thu được qua các bước tuyển chọn bằng cách thẩm tra lại các thông tin nhằm mục đích tránh gian trá về thơng tin. Có thể đến các cơ sở đào tạo hoặc doanh nghiệp trước đây người lao
23
động đã từng công tác đã nêu trong đơn xin việc. Các thông tin sau khi được kiểm tra là các căn cứ chính xác cho quyết định của nhà tuyển dụng.
Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên
Mục đích của việc khám sức khỏe và đánh giá thể lực của ứng viên để nhằm bố trí người lao động phù hợp với tình trạng sức khỏe, lựa chọn người đáp ứng được yêu cầu về sức khỏe để có thể làm việc lâu dài và tránh các rủi ro về sự địi hỏi phải đền bù khơng chính đáng của người lao động về vấn đề sức khỏe không phải do doanh nghiệp gây ra. Các tiêu chuẩn về thể lực do tổ chức quy định và phải được đánh giá một cách khách quan bởi bộ phận y tế, tránh hiện tượng kiểm tra hình thức, qua loa, không chu đáo.
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Để đảm bảo sự thống nhất cũng như kết quả công tác tuyển dụng đạt được cao nhất, cần phải có sự tham gia phỏng vấn của người phụ trách và sử dụng lao động trực tiếp. Bước này giúp người lãnh đạo trực tiếp nâng cao sự hiểu biết trực tiếp giữa người quản lý và nhân viên tương lai đồng thời đánh giá lại sự phù hợp về chuyên môn và yêu cầu công việc, tránh khỏi sự không đồng nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.
Tham quan cụ thể cơng việc
Ứng viên tham gia dự tuyển ln có những kỳ vọng nhất định về công việc trong tương lai do đó nếu tổ chức khơng cung cấp đầy đủ các thông tin dẫn đến sự thất vọng đối với công việc của các ứng viên sẽ gây bất lợi lớn cho các ứng viên khi tiếp nhận công việc mới. Do đó để tạo điều kiện cho người xin việc đưa ra những quyết định cuối cùng chắc chắn về việc làm và tránh mất thời gian và công sức của cả hai bên, đạt hiệu quả cao trong công tác tuyển dụng, tổ chức nên cung cấp một cách chi tiết các thông tin về cơng việc như quy trình làm việc, đồng nghiệp, mức độ phức tạp của công việc, thu nhập và đặc biệt là các rủi ro có thể xảy ra trong q trình làm việc. Từ đó giúp các ứng viên nắm được một cái nhìn tương đối cụ thể về cơng việc và môi trường làm việc họ sẽ làm trong tương lai để không bị bất ngờ hay thất vọng về công việc mới.
Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi hồn thành các bước tuyển dụng trên và các thơng tin tuyển dụng đax đảm bảo phù hợp với các yêu cầu tuyển chọn, hội đồng tuyển chọn sẽ đi đến thống
24
nhất và đưa ra quyết định tuyển dụng đối với các ứng viên tham gia ứng tuyển. Sau khi đã có quyết định tuyển dụng, người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động theo các cơ sở pháp lý của bộ luật lao động do Nhà nước ban hành. Các điều khoản cần phải rõ ràng và đặc biệt chú ý đến các điều khoản về tiền công, thời gian làm việc, thời gian thử việc và các loại đảm bảo mà tổ chức phải đóng cho người lao động.