(Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự, Cơng ty TNHH Kotrans – CN Hà Nội)
Chức năng của các phòng ban như sau:
* Giám đốc: Đại diện cho doanh nghiệp, điều hành công việc kinh doanh hằng
ngày của công ty, tổ chức thực hiện các quyết định, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của cơng ty. Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật các chức danh quản lý trong công ty, quyết định lương và phụ cấp (phù hợp với Quy chế tiền lương của công ty) đối với người lao động trong công ty. Tuyển dụng lao động. Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
* Quản lý: Trực tiếp làm việc với các phịng ban, truyền đạt thơng tin từ ban
giám đốc tới các bộ phận.
* Phịng tài chính – kế tốn
Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu, … Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của cơng ty.
Giám đốc Phịng chuyển phát nhanh Xuất khẩu Nhập khẩu Phịng hàng thường Vận tải biển Hàng khơng Phịng Tài chính- kế tốn Kế tốn nội bộ Kế tốn cơng nợ Phịng Hành chính-nhân sự Phòng giao nhận Phòng quản lý
33
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc.
Phối hợp với phịng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn. Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết tốn cơng nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận.
* Phịng hành chính – nhân sự
Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới.
Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Cơng ty và những thơng tin có liên quan đến Cơng ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định, ….
Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi, ….
Phối hợp với phịng kế tốn thực hiện về cơng tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo đúng quy định của nhà nước và của công ty.
* Phịng giao nhận: Thực hiện giao nhận hàng hóa theo sự sắp xếp của cơng ty. 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2019 - 2021
Do ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covid-19, Kotrans - Chi nhánh Hà Nội đã không đạt được các mục tiêu về kinh doanh đã đề ra, các con số trong báo cáo kết quả họat động kinh doanh đã phản ánh được tình hình của cơng ty trong ba năm vừa qua.
34
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019 - 2021
(Đơn vị: triệu đồng) Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Tốc độ tăng (%) 20/19 21/20 1. Doanh thu 15.242,03 11.565,18 22.272,46 -24,12 75,29 2. Khoản giảm trừ - - - - -
3. Doanh thu thuần 15.242,03 11.565,18 20.272,46 -24,12 75,29 4. Giá vốn 12.675,46 9.921,73 18.913,62 -21,72 90,63 5. Lãi gộp 2.566,58 1.643,45 1.358,85 -35,97 -17,32 6. Doanh thu từ hoạt động tài chính 5,89 4,25 0,87 -27,84 -79,53 7. Chi phí hoạt động tài chính 30,22 16,03 24,75 -46,96 54,40 8. Chi phí bán hàng 139,83 91,21 115,03 -34,77 26,12 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.701,48 1.727,88 1.424,85 1,55 -17,54 10. Lợi nhuận từ hoạt động SXKD 700,95 -187,41 -204,92 -126,74 -9,34 11. Thu nhập khác 41,91 1,09 22,52 -97,40 1966,06 12. Chi phí khác 31,46 42,91 0,33 36,40 -99,23 13. Lợi nhuận khác 10,45 -41,81 22,18 -500,10 153,05 14. Lợi nhuận trước thuế 711,39 -229,22 -182,74 -132,22 20,28
(Nguồn: Phòng tài chính - kế tốn, Cơng ty TNHH Kotrans – Chi nhánh Hà Nội)
Qua bảng 2.1 ta thấy, năm 2019 doanh thu của công ty đạt 15,24 tỷ đồng, đến năm 2020 doanh thu của công ty giảm gần 4 tỷ, chỉ đạt gần 11,57 tỷ đồng, chứng tỏ rằng cơng ty đã gặp rất nhiều khó khăn trong bối cảnh kinh tế trong đại dịch covid-
35
19 mà ở giai đoạn đó cơng ty vẫn chưa tìm ra được hướng đi phù hợp giúp giảm chi phí. Năm 2021, do điều chỉnh lại một số chiến lược kinh doanh, cùng với đó là điều kiện dịch bệnh đã ổn định hơn, vì vậy doanh thu đạt 20,27 tỷ đồng tăng 75,29% so với năm 2020. Dù vậy, do chưa đưa ra các chiến lược giá phù hợp, chưa kiểm sốt chặt chẽ các chi phí về giá vốn nên dù doanh thu đã tăng mạnh nhưng lợi nhuận đưa ra vẫn là con số âm.
Nhiều công ty dịch vụ cùng lĩnh vực trong đại dịch đã tận dụng được cơ hội để tăng doanh thu bằng cách tăng giá dịch vụ cao hơn phần tăng chi phí, lấy lý do đại dịch để phát sinh các chi phí buộc khách hàng phải chấp nhận tăng giá như phí cao điểm covid, phí xăng dầu, phí vận chuyển nội địa khi xã hội giãn cách, phí phát hỏa tốc trong bối cảnh dịch bệnh, ... Tuy nhiên, ban giám đốc công ty đã lựa chọn giữ chân khách hàng và gần như giữ nguyên giá, đây chính là một trong những nguyên nhân lớn ảnh hưởng đến việc doanh thu bị hạn chế.
Ở khía cạnh nội bộ, chi phí quản lý doanh nghiệp chưa được công ty lập chiến lược cụ thể, nên năm 2020 dù doanh thu sụt giảm mạnh mẽ lên đến hơn 24% nhưng chi phí quản lý lại đội lên và tăng gần 2%. Một việc điển hình như việc làm online trong đại dịch, công ty vẫn phải trả lương cho nhân viên nhưng hiệu quả làm việc tại nhà sẽ giảm rất nhiều so với làm việc tại văn phòng. Ảnh hưởng rất nhiều đến đồng thời cả doanh thu và chi phí.
Tuy nhiên, nhìn vào mặt tích cực, đây là nỗ lực, quyết tâm trong kinh doanh của công ty, những điều này đã tạo điều kiện cải thiện thu nhập cho người lao động, những con người đã góp phần quan trọng trong việc duy trì hoạt động của cơng ty.
2.2. Đặc điểm về nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Kotrans – CN Hà Nội
Công ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực logistics, vận tải nên nguồn nhân lực mang đầy đủ các đặc điểm của ngành. Nhân viên của cơng ty đều là các nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học trong các ngành thương mại quốc tế, kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh. Cử nhân thuộc khối kinh tế và các ngành liên quan. Công ty khởi đầu với 9 nhân sự: 4 nhân viên chứng từ, 2 nhân viên chăm sóc khách hàng và 2 nhân viên giao hàng. Đến nay, công ty đã mở rộng với tổng lao động là 40 người. Việc số lượng nhân sự tăng gần 5 lần thể hiện sự phát triển vượt bậc của cơng ty nhưng cũng mang đến nguy cơ khó
36
kiểm sốt nguồn nhân lực nếu cơng ty khơng có biện pháp quản lý hữu hiệu. Số lượng và trình độ từng bộ phận được thể hiện trong bảng 2.2 khái quát tình hình nhân sự cơng ty bên dưới.
Bảng 2.2. Đặc điểm lao động của công ty giai đoạn 2019 – 2021
(Đơn vị tính: người)
Chỉ tiêu
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
Tổng số lao động 34 100% 33 100% 40 100% Trình độ học vấn + ĐH và trên ĐH + Trung cấp, CĐ + THPT 26 3 3 76,4% 8,8% 8,8% 26 4 3 78,8% 2,1% 9,1% 32 5 3 80% 12,5% 7,5% Độ tuổi + 18 đến 25 tuổi + 26 đến 35 tuổi + trên 35 tuổi 26 6 2 76,5% 17,6% 5,9% 25 7 1 75,8% 21,1% 3,1% 33 6 1 82,5% 15% 2,5% Giới tính + Nữ + Nam 20 14 58,8% 41,2% 22 11 66,7% 33,3% 24 16 60% 40%
(Nguồn: Phịng hành chính - nhân sự, Công ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội)
Cơ cấu nguồn nhân lực cơng ty
Theo trình độ học vấn
Số lượng lao động cũng như trình độ chun mơn nghiệp vụ của người lao động trong công ty tăng dần qua các năm. Công ty thu hút được nhiều nguồn lao động hơn, số lượng nhân viên trong công ty ngày một tăng dần lên, nhưng vẫn đảm bảo được sự ổn định trong công việc. Về trình độ, chun mơn nghiệp vụ nhân lực của cơng ty Kotrans - chi nhánh Hà Nội cũng có được những cải thiện tích cực. Thu hút được nhiều nhân lực hơn nhưng trình độ nhân lực cũng ngày một được cải thiện tốt hơn.
37
Năm 2019 trình độ trên đại học của cơng ty là 26 người chiếm tỉ lệ 76,4%, năm 2021 giữ nguyên số lượng là 26 người chiếm 78,8%, tăng dần đến năm 2021 cơng ty đã có 32 người có trình độ đại học và trên đại học chiếm 80% tổng số lao động.
Ngồi những nhân lực có trình độ cao đẳng, đại học và trên đại học, công ty vẫn có những lao động có trình độ trung cấp và THPT, chủ yếu là những lái xe và nhân viên giao hàng của công ty. Đây là công việc không bắt buộc cái yêu cầu cao hơn về học vấn, chủ yếu dựa trên các kinh nghiệm và thái độ làm việc.
Theo kết quả điều tra bảng hỏi về năng lực hiện tại của nhân viên toàn Cơng ty thì kiến thức và kỹ năng chun mơn, kiến thức về khách hàng, kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng tin học có khoảng cách khá lớn so với năng lực yêu cầu. Chẳng hạn, theo số liệu thống kê, 30% nhân viên có chứng chỉ tiếng Anh TOEIC và 10 % nhân viên có chứng chỉ IELTS. Tuy tỷ lệ nhân viên biết ngoại ngữ là khá cao nhưng thực tế lượng nhân viên có thể sử dụng thành thạo cả 4 kỹ năng nghe, nói, đọc, viết đặc biệt là kỹ năng giao tiếp là rất ít, chỉ chiếm khoảng 11%. Ngoài ra, riêng đối với lao động gián tiếp của Công ty, kỹ năng tin học mới ở mức trung bình. Đa số chỉ biết sơ qua về tin học văn phòng. Số cán bộ, nhân viên có thể ứng dụng các phần mềm vi tính vào trong cơng việc cịn ít.
Hình 2.3. Trình độ ngoại ngữ của nhân lực công ty Kotrans
(Nguồn: Do tác giả tổng hợp)
0,11
0,73 0,06
0,1
Thành thạo Khá Trung bình Yếu,kém
0,1
0,3
0,45 0,15
38
Theo nhóm tuổi
Đội ngũ nhân lực của Cơng ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội có tuổi đời rất trẻ. Do là một công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải - logistics nên lượng nhân lực trẻ có sức khỏe và trình độ tri thức chiếm tỷ trọng cao và tăng qua các năm. Đây cũng là yếu tố thuận lợi cho việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho lực lượng nhân lực.
Hình 2.4. Cơ cấu nhân lực theo độ tuổi
(Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự, Cơng ty TNHH Kotrans – CN Hà Nội)
Cụ thể, nhân lực trong độ tuổi từ 18 - 25 tuổi năm 2019 chiếm đến 76,5% nhân viên công ty, năm 2020 tỉ lệ này là 75,8% và năm 2021 là 82,5%. Đội ngũ trẻ thì sẽ năng động, sáng tạo và nhạy bén trong công việc nhưng kinh nghiệm cho bản thân thì cịn hạn chế chưa bằng được những người trong nhóm tuổi từ 26 - 35 tuổi.
Nhóm nhân lực độ tuổi từ 26 - 35: Đây là lượng lao động đã có kinh nghiệm cả về tuổi đời lẫn tuổi nghề. Cả hoạt động kinh doanh lẫn kĩ thuật của công ty cũng đều cần những nhân lực giàu kinh nghiệm. Tuy nhiên, qua bảng ta có thể thấy lượng lao động này có biến động về số lượng qua các năm. Năm 2021 tỷ lệ số lao động ở độ tuổi 26 - 35 giảm 6,1% (so với năm 2020), năm 2020 tăng 3,6% (so với năm 2019). Điều này cũng dễ hiểu khi cơng ty đang có xu hướng mở rộng hoạt động cùng với đặc thù ngành logistics nên lực lượng lao động trẻ vẫn chiếm đa số.
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
39
Nhóm nhân lực độ tuổi trên 35: Lượng nhân lực ở độ tuổi này chiếm tỉ lệ rất nhỏ trên tổng số lao động tồn cơng ty. Tuy nhiên đây là nhóm lao động giàu kinh nghiệm nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm xã hội, luôn là nguồn vốn quý báu của công ty để đào tạo và truyền đạt lại kinh nghiệm cho lớp lao động trẻ mới gia nhập công ty, là tiền đề thuận lợi cho công ty đang trên đà phát triển.
Theo giới tính
Năm 2020 tổng số nhân lực nam của công ty Kotrans Hà Nội là 11 người, giảm 01 người so với năm 2019, tương ứng với giảm 2,94%; năm 2021 tổng số nhân lực của công ty là 40 người, tăng 07 người so với năm 2020, tương ứng với tăng 21,21%.
Năm 2021 tổng số nhân lực nam của công ty Kotrans Hà Nội là 40 người, tăng 05 người so với năm 2020, tương ứng với tăng 45,45%; năm 2020 tổng số nhân lực nam của công ty là 11 người, giảm 03 người so với năm 2019, tương ứng với giảm 21,43%. Tổng số nhân lực nữ của công ty năm 2021 là 24 người, tăng 02 người so với năm 2020, tương ứng với tăng 9,1%; năm 2020 tổng số nhân lực nữ của công ty là 22 người, tăng 02 người so với năm 2019, tương ứng với tăng 10%.
Hình 2.5. Cơ cấu nhân lực theo giới tính
(Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự, Cơng ty TNHH Kotrans – CN Hà Nội)
Tuy số lượng và tỉ lệ nhân lực nữ của cơng ty có xu hướng tăng qua các năm, nhưng đặc thù là một công ty làm việc trong ngành dịch vụ vận tải và nghiệp vụ chính tập trung vào mảng chăm sóc khách hàng, chứng từ và giao dịch nên tỉ lệ nhân viên nữ
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
40
vẫn chiếm số lượng lớn, đóng vai trị chủ đạo là điều dễ hiểu. Đa số lao động gián tiếp là nữ, lao động trực tiếp là nam. Những lao động trực tiếp chủ yếu là nhân viên giao hàng và bốc dỡ hàng, yêu cầu sức khỏe tốt, chịu được các tác động của môi trường.
2.3. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội nhánh Hà Nội
Hình 2.6. Quy trình tuyển dụng nhân lực công ty
Xác định nhu cầu tuyển dụng
dụng Mô tả công việc Lập kế hoạch tuyển dụng
Xét duyệt Tìm kiếm ứng viên Sơ tuyển (chọn lọc hồ sơ)
Phỏng vấn Loại/ Trả hồ sơ Nhân viên giao nhận Nhân viên văn phòng Gửi mail cảm ơn Đánh giá thử việc Thư mời nhận việc Tuyển dụng chính thức Ký hợp đồng lao động Nhập thông tin Lưu hồ sơ Không đạt, trả lương Gửi mail cảm ơn Đồng ý Không đồng ý Đạt Đạt Đạt Đạt Đạt Không đạt Không đạt Không đạt Không đạt Xác nhận thơng tin
41
Quy trình tuyển dụng nhân lực được thể hiện qua hình 2.6.
Cơng tác xây dựng quy trình tuyển dụng nhân lực đã được Cơng ty thực hiện. Sau khi có quy trình tuyển dụng cụ thể, cơng tác tuyển dụng được thực hiện bài bản và có hiệu quả hơn, giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng và giảm thời gian lãng phí.
2.3.1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
- Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu cơng việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay khơng. Để xác định được nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Cơng ty thì căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và kế hoạch các năm tiếp theo để xác định sự phát triển sản xuất, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật,… Dựa vào định mức, hao phí lao động, u cầu thực tế sản xuất, phịng Hành chính – Nhân sự