Xác định nhu cầu tuyển dụng
dụng Mô tả công việc Lập kế hoạch tuyển dụng
Xét duyệt Tìm kiếm ứng viên Sơ tuyển (chọn lọc hồ sơ)
Phỏng vấn Loại/ Trả hồ sơ Nhân viên giao nhận Nhân viên văn phòng Gửi mail cảm ơn Đánh giá thử việc Thư mời nhận việc Tuyển dụng chính thức Ký hợp đồng lao động Nhập thông tin Lưu hồ sơ Không đạt, trả lương Gửi mail cảm ơn Đồng ý Không đồng ý Đạt Đạt Đạt Đạt Đạt Không đạt Không đạt Không đạt Không đạt Xác nhận thông tin
41
Quy trình tuyển dụng nhân lực được thể hiện qua hình 2.6.
Cơng tác xây dựng quy trình tuyển dụng nhân lực đã được Cơng ty thực hiện. Sau khi có quy trình tuyển dụng cụ thể, cơng tác tuyển dụng được thực hiện bài bản và có hiệu quả hơn, giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng và giảm thời gian lãng phí.
2.3.1. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
- Xác định nhu cầu tuyển dụng
Đây là công tác xác định xem để đáp ứng nhu cầu cơng việc thì có cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay không. Để xác định được nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Cơng ty thì căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và kế hoạch các năm tiếp theo để xác định sự phát triển sản xuất, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật,… Dựa vào định mức, hao phí lao động, u cầu thực tế sản xuất, phịng Hành chính – Nhân sự tính tốn cân đối lao động tồn Cơng ty, đảm bảo hiệu quả và năng suất lao động, phù hợp với chỉ tiêu quỹ lương, cân đối và phối hợp với các phòng, đội xác định nhu cầu thực tế để từ đó xác định nhu cầu tuyển dụng hàng năm của Công ty.
Bảng 2.3. Nhu cầu tuyển dụng của Công ty giai đoạn 2019 – 2021
(Đơn vị tính: người) Phịng ban Số lượng lao động tuyển kế hoạch Số lượng lao động tuyển thực tế 2019 2020 2021 2019 2020 2021 Phòng chuyển phát nhanh 3 5 7 2 5 6 Phòng hàng thường 6 2 8 5 3 7 Phịng hành chính – nhân sự 1 0 0 1 0 2 Phịng kế tốn – tài chính 2 2 3 1 0 1 Phòng Quản lý 0 1 0 0 2 1 Phòng giao nhận 4 4 5 3 2 4 Tổng số lao động 16 14 23 12 12 21 Tỷ lệ đáp ứng kế hoạch - - - 75% 85,7% 91,3%
42
Qua bảng 2.3 ta thấy, nhu cầu nhân sự ở các phòng ban chuyển phát nhanh, hàng thường và nhân viên giao nhận hàng hóa là lớn nhất. Các phịng ban Hành chính – Nhân sự, Kế tốn – Tài chính và cấp quản lý có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới rất thấp. Do các phòng ban này thường tuyển lao động với mục tiêu làm việc lâu dài và ổn định tại công ty nhằm bảo mật thông tin nội bộ.
Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch đã tăng dần qua các năm, năm 2019 tỷ lệ này chỉ là 75%, nhưng đến năm 2020, con số này tăng đến 85,7% và năm 2021 là 91,3%. Điều này cho thấy rằng công tác xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực đã hiệu quả hơn qua các năm, cơng tác dự báo nhu cầu đã chính xác và tốt hơn rất nhiều.
- Lập kế hoạch tuyển dụng
Trên cơ sở nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận, phịng Hành chính – Nhân sự phân loại nhu cầu tuyển dụng theo các chức danh nghề nghiệp cần tuyển, lập bản kế hoạch tuyển dụng trình lên Ban lãnh đạo xem xét. Kế hoạch tuyển dụng tại Công ty được lập theo năm, theo tháng và theo yêu cầu tuyển dụng đột xuất.
Kế hoạch tuyển dụng tháng được thực hiện bởi các trưởng bộ phận, lập phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự của tháng tiếp theo sau đó tập hợp lại phiếu và kiểm tra tính hợp lệ của u cầu tuyển dụng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đối với các trường hợp thay thế nhân sự: chấm dứt hợp đồng lao động, nhân sự điều chuyển – điều động công tác, nhân sự nghỉ chế độ thai sản, nhân sự được Ban giám đốc phê duyệt nghỉ vơ thời hạn hoặc có thời hạn từ 02 tháng trở lên để điều trị bệnh tật - ốm đau, tai nạn… thì trưởng bộ phận sẽ lập yêu cầu tuyển dụng gửi cho cán bộ tuyển dụng phịng Hành chính – Nhân sự để kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu tuyển dụng (số nhân sự cần tuyển so với định biên), trình cấp trên phê duyệt.
Thông thường, kế hoạch tuyển dụng của Cơng ty thường có các nội dung sau: - Thơng tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển… - Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng
- Xác định thời gian và địa điểm tuyển dụng - Dự tốn chi phí tuyển dụng
43
Nguồn tuyển dụng của Công ty bao gồm hai nguồn là nguồn nội bộ và nguồn bên ngồi Cơng ty.
Hình 2.7. Nguồn tuyển dụng nhân lực của công ty
(Nguồn: Phịng hành chính - nhân sự, Cơng ty TNHH Kotrans - CN Hà Nội)
Nguồn tuyển dụng nội bộ:
• Chuyển giao: Doanh nghiệp thuyên chuyển một nhân viên từ công việc hiện tại sang vị trí tương tự đang thiếu người.
• Tiến cử: Doanh nghiệp lựa chọn tiến cử một nhân viên giỏi lên vị trí cao hơn, trách nhiệm hơn với mức lương tốt hơn.
• Giới thiệu: Thay vì mất thời gian tìm ứng viên, doanh nghiệp nhờ nhân viên giới thiệu người quen / bạn bè vào vị trí đang tuyển dụng.
• Nhân viên cũ: Doanh nghiệp cân nhắc liên hệ lại với nhân viên cũ từng đạt được thành tích tốt trong thời gian làm việc tại cơng ty. Ngồi ra, doanh nghiệp có thể đề nghị nhân viên sắp nghỉ kéo dài thời gian phục vụ cho công ty hơn - cho đến khi tuyển được ứng viên phù hợp.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài:
• Trang web việc làm: Thông qua những kênh thông tin như Linkedin hoặc trang việc làm như Vietnamworks, CareerBuilder, TopCV, v.v..., doanh nghiệp dễ
Nguồn tuyển dụng Nguồn nội bộ Chuyển giao Tiến cử Giới thiệu Nhân viên cũ
Nguồn bên ngoài
Trang web việc làm
Mạng xã hội
44
dàng đăng tuyển và chủ động liên hệ viên ứng viên bằng điện thoại, email hoặc nhắn tin trực tiếp.
• Cơng ty việc làm: Sự phát triển mạnh mẽ của thị trường lao động đã dẫn đến sự ra đời của các đơn vị chuyên “săn đầu người”. Kotrans đã hợp tác với Jobkorea để tận dụng mạng lưới quan hệ sẵn có, tiết kiệm thời gian và cơng sức cho bộ phận Nhân sự.
• Mạng xã hội: Nhân viên tuyển dụng đăng bài tuyển dụng trên các hội nhóm tìm việc, các nhóm chun ngành,...
Kết quả tuyển dụng từ nguồn nội bộ và nguồn bên ngồi Cơng ty những năm gần đây được thể hiện quả bảng sau:
Bảng 2.4. Số lượng hồ sơ theo nguồn tuyển dụng giai đoạn 2019 – 2021
Các tiêu chí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng hồ sơ Tỷ lệ (%) Số lượng hồ sơ Tỷ lệ (%) Số lượng hồ sơ Tỷ lệ (%) Nguồn nội bộ 5 16,13% 6 22,22% 9 17,31% Chuyển giao 0 0% 1 3,7% 2 3,85% Giới thiệu 2 6,45% 3 11,11% 5 9,62% Tiến cử 2 6,45% 2 7,41% 1 1,92% Nhân viên cũ 1 3,23% 0 0% 1 1,92%
Nguồn bên ngoài 26 83,87% 21 77,78% 43 82,69%
Trang việc làm 9 29,03% 7 25,93% 13 24,99%
Công ty việc làm 8 25,81% 6 22,22% 15 28,85%
Mạng xã hội 9 29,03% 8 29,63% 15 28,85%
Tổng 31 100% 27 100% 52 100%
(Nguồn: Phịng hành chính - nhân sự, Công ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội)
Như ta có thể thấy qua bảng 2.4, đa số hồ sơ thu về là từ nguồn tuyển dụng bên ngoài, cho thấy rằng đối với đặc điểm của cơng ty thì việc tuyển dụng bên ngồi sẽ hiệu quả hơn. Tỷ lệ chiếm cao nhất nằm ở nguồn mạng xã hội, tuy nhiên tỷ lệ hồ sơ
45
thu về ở nguồn bên ngồi khơng có sự chênh lệch lớn. Do các kênh việc làm cũng có các cam kết về số lượng ứng viên cụ thể, nên số lượng hồ sơ tương đối ổn định. Với nguồn tuyển dụng nội bộ, tỷ lệ cao nhất nằm ở nguồn giới thiệu, chủ yếu là nhân viên khối giao nhận vận chuyển hàng hóa giới thiệu cho cơng ty người quen, bạn bè.
Phương pháp tuyển dụng
Do đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội bao gồm hoạt động dịch vụ logistics và giao nhận hàng hóa nên Cơng ty tiến hành áp dụng phương pháp sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn trực tiếp nhằm đạt kết quả tốt nhất.
Thời gian địa điểm tuyển dụng
Công tác tuyển dụng được diễn ra sau khi kế hoạch tuyển dụng được lập 1 tháng. + Thời gian: Quý I và quý II hàng năm.
+ Địa điểm: Phịng Hành chính – nhân sự của Cơng ty.
Chi phí tuyển dụng
Chi phí cơng tác tuyển dụng bao gồm: chi phí đăng tuyển, cơng tác phí cho nhân viên tuyển dụng... tất cả các chi phí sử dụng cho q trình tuyển dụng. Cơng ty thường tính chi phí tuyển dụng từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng đến khi có quyết định tiếp nhận chính thức người lao động vào làm việc. Chi phí chi cho cơng tác tuyển dụng này hồn tồn có thể chấp nhận được và trong tương lai có thể sẽ tăng lên do sự nhu cầu nhân lực tăng cao.
Bảng 2.5. Chi phí cơng tác tuyển dụng của Cơng ty giai đoạn 2019-2021
(Đơn vị tính: đồng)
Chi phí Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Đăng tuyển 2.788.400 2.649.000 4.993.920
Thuê ngoài 2.300.000 2.300.000 3.899.000
Chi phí liên lạc, tiếp đón ứng viên 1.292.600 1.137.000 2.566.080
Chi phí khác 1.024.000 910.000 1.555.000
Tổng 7.405.000 6.996.000 13.041.000
46
Chi nhánh Công ty TNHH Kotrans tại Hà Nội trong quá trình lập kế hoạch tuyển dụng đã tiến hành dự tốn chi phí tuyển dụng dựa trên chi phí tuyển dụng của các đợt tuyển dụng trước đó. Đồng thời, xét thêm các yếu tố ảnh hưởng khác như nhu cầu tuyển dụng cụ thể, nguồn kinh phí Cơng ty dự định trích ra cho công tác tuyển dụng để cân đối và làm dự tốn.
Trong kế hoạch tuyển dụng của Cơng ty ta có thể thấy được những ưu điểm như: Cơng ty đã chuẩn bị dự đốn chi phí cho cơng tác tuyển dụng, xác định rõ nguồn và phương pháp tuyển dụng giúp định hướng và đảm bảo chất lượng tuyển dụng…
- Thành lập hội đồng tuyển dụng
Thành viên hội đồng tuyển dụng bao gồm các cán bộ phụ trách tuyển dụng từ phịng hành chính nhân sự và một thành viên từ ban giám đốc (Giám đốc hoặc phó giám đốc) và các trưởng bộ phận nhằm đảm bảo tuyển đúng người đúng việc.
2.3.2. Tuyển mộ nhân lực
1. Để có thể xác định cơ sở cho cơng tác tuyển mộ của Cơng ty thì hàng năm Phịng Hành chính – Nhân sự và các Phòng căn cứ vào yêu cầu sản xuất kinh doanh lập kế hoạch tuyển dụng và thông qua Giám đốc.
2. Căn cứ vào Kế hoạch tuyển dụng năm đã được Tổng công ty phê duyệt, các đơn vị khi có nhu cầu tuyển dụng phải xây dựng kế hoạch triển khai tuyển dụng và được lãnh đạo đơn vị phê duyệt trước khi thực hiện.
3. Kế hoạch tuyển dụng sau khi được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt phải được thông báo trong nội bộ cơng ty. Khi tuyển dụng vị trí nhân viên giao nhận, trước hết ưu tiên cho người quen của nhân sự trong cơng ty, sau đó sẽ thơng báo rộng rãi ra bên ngoài. Cịn với vị trí khối văn phịng sẽ thơng báo cơng khai ngay từ đầu.
4. Thông báo tuyển dụng phải đảm bảo các nội dung sau: - Số lượng tuyển
- Chức danh/vị trí cơng việc cần tuyển - Địa chỉ và thời gian làm việc
- Mô tả công việc (khái quát) - Yêu cầu công việc
47
- Hồ sơ ứng tuyển
- Thông tin liên hệ ứng tuyển và gửi CV
- Địa điểm, thời hạn nhận hồ sơ và tổ chức thi tuyển - Các yêu cầu khác nếu có.
Hình 2.8. Thơng báo tuyển dụng của Cơng ty TNHH Kotrans – CN Hà Nội
(Nguồn: Phịng hành chính - nhân sự, Cơng ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội)
Kotrans đăng tuyển trên các nhóm Facebook như: Hội việc làm Logistics_Xuất nhập khẩu, Tuyển kế toán – tìm việc kế tốn, ...thường là các hội nhóm chun về các vị trí cần tuyển dụng. Cơng ty cũng tuyển mộ trên các trang web như TopCV, Ybox,....
48
2.3.3. Tuyển chọn nhân lực
Sau khi hồn tất cơng tác tuyển mộ nhân lực thì cơng tác tuyển chọn là bước để có thể lựa chọn ra được ứng viên. Ở bước này Công ty đã xây dựng được một quy trình gồm 4 bước: thu nhận và xử lý hồ sơ, phỏng vấn, khám sức khỏe, thử việc và ra quyết định tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng nhân lực của Cơng ty như hình 2.3:
Hình 2.9. Quy trình tuyển chọn nhân lực của Cơng ty
(Nguồn: Phịng hành chính - nhân sự, Cơng ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội)
Thu nhận và xử lý hồ sơ
Bước thu nhận và xử lý hồ sơ là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn nhân lực. Để đạt kết quả tốt trong cơng tác tuyển chọn thì việc đưa ra được các thơng tin ban đầu để các ứng viên cung cấp phục vụ cho các bước tiếp theo là rất quan trọng. Ở bước này Công ty đã xây dựng được kế hoạch như sau:
+ Thời gian: Từ tháng 1 đến tháng 3 hàng năm.
+ Địa điểm: Phịng Hành chính – nhân sự của Công ty.
+ Điều kiện xét tuyển: Có quyền cơng dân, lý lịch rõ ràng, tự nguyện phục vụ; có trình độ, năng lực phù hợp với nhu cầu tuyển dụng; năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
+ Hồ sơ xét tuyển: Bản khai lý lịch có xác nhận của địa phương, dán ảnh và đóng dấu giáp lai; hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh sao y công chứng; xác nhận hạnh kiểm của Công an xã, phường nơi cư trú; đơn xin việc làm; giấy giới
Thu nhận và xử lý hồ sơ Phỏng vấn Khám sức khỏe Thử việc và ra quyết định tuyển dụng
49
thiệu nếu có; giấy chứng nhận sức khỏe của cơ quan y tế có thẩm quyền, dán ảnh và đóng dấu giáp lai; tất cả các loại bằng tốt nghiệp chứng chỉ, chứng nhận ngành nghề, bảng điểm học tập,… đều phải do nhà trường nơi cấp bằng, chứng chỉ sao y; bản cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, chứng nhận,…nếu không đúng qui định phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và Công ty theo qui định hiện hành; các loại giấy tờ khác (nếu có): quyết định nghỉ việc đơn vị cũ, Quyết định của tòa án,…; quyết định lương và sổ bảo hiểm xã hội; giấy bảo lãnh của người bảo lãnh; ứng viên tham gia tuyển dụng phải kê khai đầy đủ vào hồ sơ lý lịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung kê khai. Kết quả vòng thu nhận và xử lý hồ sơ của Công ty giai đoạn từ 2019 – 2021 như bảng 2.6:
Bảng 2.6. Kết quả tuyển chọn nhân lực của Công ty giai đoạn 2019 – 2021
Vị trí ứng tuyển Tuyển mộ Tuyển chọn 2019 2020 2021 2019 2020 2021 Phòng hàng chuyển phát nhanh 6 9 12 4 7 9 Phòng hàng thường 9 6 13 7 5 9 Phịng hành chính – nhân sự 4 0 6 2 0 3 Phịng kế tốn – tài chính 5 0 5 3 0 2 Phòng Quản lý 0 5 5 0 3 3 Phòng giao nhận 7 7 11 6 4 8 Tổng số lao động 31 27 52 22 19 38 Tỷ lệ tuyển chọn (%) - - - 70,97 70,37 73,08
(Nguồn: Phịng hành chính - nhân sự, Cơng ty TNHH Kotrans - Chi nhánh Hà Nội)
Qua bảng 2.6 ta thấy tỷ lệ tuyển chọn tương đối cao, cả 3 năm đều có tỷ lệ tuyển chọn trên 70%, cho thấy hiệu quả của quá trình tuyển mộ tương đối ổn định và các ứng viên có chất lượng khá tốt.
50
Phỏng vấn
Có thể thấy cơng tác phỏng vấn là một bước không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng. Việc thực hiện tốt ở bước này là tiền đề quan trọng cho việc quyết định tuyển dụng các ứng viên.
Hội đồng phỏng vấn của Công ty bao gồm: + Giám đốc
+ Cán bộ tuyển dụng thuộc phịng Hành chính – Nhân sự, + Trưởng bộ phận cần tuyển dụng.
Công tác phỏng vấn được thực hiện như sau:
- Vòng một các ứng viên sẽ được phỏng vấn bởi các bộ tuyển dụng của phịng Hành chính – Nhân sự. Các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến tố chất, định hướng nghề nghiệp, phong cách, sở trường mong muốn về lương và công việc… để xác định ứng