5. Kết cấu của khóa luận
2.1. Tổng quan về công ty cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup
2.1.1. Khái quát về công ty cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup
2.1.1.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng việt: Công ty Cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup Tên quốc tế: FINGROUP INTERNATIONAL BUSSINESS CORPORATION
Tên viết tắt: FINGROUP, CORP hay FINLOGISTICS Mã số thuế: 0106602766
Địa chỉ: Tầng 21, tháp A, tịa nhà sơng Đà, số 18 đường Phạm Hùng, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Công ty cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup chuyên giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, đường hàng khơng, đường bộ, dịch vụ hải quan. Công ty được thành lập năm 2014 với nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực logistics, thời gian vận chuyển nhanh nhất, thủ tục hải quan chính xác và đưa ra giải pháp tối ưu, tiết kiệm mọi chi phí cho doanh nghiệp.
Cơng ty có hệ thống tracking theo dõi và cung cấp thơng tin chính xác đến khách hàng trong từng lơ hàng vận chuyển.
Hình 1.1: Logo của Cơng ty CP Kinh doanh quốc tế Fingroup
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty A, Chức năng của Công ty Finlogistics
Finlogistics chuyên vận chuyển chính ngạch Trung Quốc – Việt Nam. Cơng ty Finlogistics được cung cấp đầy đủ và giải pháp tồn diện các giải pháp logistics bao gồm tìm nguồn hàng, đàm phán, đặt hàng, thẩm định năng lực nhà cung cấp, thủ tục hải quan, vận chuyển quốc tế hàng gom lẻ, đi hàng nguyên container cho khách hàng. Finlogistics chuyên tuyến Trung Việt giúp khách hàng tin tưởng về dịch vụ của cơng ty với hàng hóa nhập khẩu chủ yếu từ Trung Quốc và có lịch sử lâu dài.
B, Nhiệm vụ của Công ty Finlogistics
Phương châm hoạt động “Uy tín, tốc độ, tận tâm” cùng thế mạnh là cơng ty xuất nhập khẩu chính ngạch Trung- Việt mang đến uy tín đặt lên hàng đầu để bảo vệ danh dự công ty. Nên công ty luôn chuẩn bị sẵn sang và đảm bảo đúng và cao hơn cam kết của mình đối với khách hàng, đối tác và đặc biệt cam kết về dịch vụ để mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất. Với tốc độ mang đến hiệu quả cho công việc ở đây công ty không chỉ mang đến dịch vụ tốt, chi phí tiết kiệm mà mang đến cả tốc độ thời gian giao hàng nhanh nhất có thể, giải quyết các vấn đề phát sinh, cách làm việc của nhân viên cũng phải tốc độ nhưng đạt giá trị kết quả cao. Tận tâm của Fin mang lại không chỉ là sự cố gắng hết sức, làm việc hết trách nhiệm và khả năng của Fin đã có mà có sự cam kết mang đến kết quả và dám chịu trách nhiệm của mình trong cơng việc, dịch vụ cho khách hàng.
Chính vì vậy, Finlogistics ln tự đặt ra các nhiệm vụ để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, mong muốn đem tới giải pháp tối ưu hóa cho khách hàng để đem đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Nên Fin luôn ln:
Nâng cao trình độ nhân viên, đặc biệt trong mảng kiến thức kinh doanh, nghiệp vụ công ty về dịch vụ để đảm bảo tiến độ thực hiện của các lơ hàng vận chuyển bằng cách tìm hiểu, tiếp thu và cập nhật các chính sách trong nước cũng như sự biến động của thị trường xuất nhập khẩu Trong nước, Trung Quốc và quốc tế.
• Tăng tỷ lệ cạnh tranh bằng cách phát triển các kế hoạch tăng thị phần thông qua các cấu trúc tỷ lệ đổi mới, cung cấp chính sách giảm giá theo khối lượng lớn và cung cấp giảm giá đặc biệt cho khách hàng tiềm năng. Liên tục phát huy thế mạnh ở Trung Quốc để tăng khả năng cạnh tranh. Ngồi ra, cơng ty đẩy mạnh truyền thông dịch vụ, giải pháp thay thế khi tắc biên để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. • Phát huy tốt khả năng chăm sóc khách hàng, tạo mối liên kết và duy trì quan hệ trong tồn bộ q trình trước và sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ logistics. Tạo web theo dõi đơn hàng để đảm bảo khách hàng đang được theo dõi vận chuyển hàng hóa của họ từ điểm xuất phát đến điểm giao hàng. Khách hàng thậm chí sẽ trả mức giá cao hơn, vì họ tin tưởng dịch vụ của công ty và khách hàng biết rằng công ty sẽ liên lạc và làm việc thay mặt khách hàng trong tồn bộ thời gian.
• Giảm chi phí cho doanh nghiệp đây là yếu tố quan trọng khiến khách hàng quan tâm nhất. Fin luôn mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhất.
2.1.1.3. Giá trị con người Finlogistics
- Chỉ làm những việc tạo ra giá trị và tạo ra các ảnh hưởng tích cực lên con người, khách hàng và xã hội.
- Dành cho những nguồn lực tốt nhất để phát triển những người luôn tuân theo triết lý phù hợp với văn hóa cơng ty.
- Cân bằng giữa cuộc sống và công việc
- Chỉ quản lý công việc, không quản lý con người
- Khi đưa ra quyết định thì ưu tiên quyề lợi khách hàng trước, rồi đến nhân viên và cuối cùng là công ty.
- Trở thành một tổ chức không ngừng học hỏi thông qua việc suy ngẫm và cải tiến liên tục
- Luôn thử nghiệm những công nghệ mới, phương thức mới, tư duy mới để bắt kịp xu thế.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần kinh doanh quốc tế Fingroup
2.1.2.1. Nhiệm vụ các phòng ban
Hội đồng quản trị: nhận được các thơng tin cập nhật, kịp thời, chính xác về tình hình kinh doanh trước các cuộc họp. Ngồi ra, báo cáo tình hình kinh doanh theo tháng, quý, năm luôn được nhận và thảo luận phương hướng, định hướng phát triển kinh doanh của công ty. Đề ra các chiến lược pahts triển công ty, kế hoạch kinh doanh, chính sách và các vấn đề liên quan của cơng ty.
- Ban giám đốc công ty chịu mọi trách nhiệm về hoạt động chính của cơng ty. Đồng thời, giám đốc thực hiện quyền giám sát các hoạt động của từng thành viên trong công ty.
- Phòng kinh doanh
Bộ phận kinh doanh ln ln tìm kiếm khách hàng mới, marketing, quảng bá dịch vụ để tìm kiếm khách hàng tiềm năng và có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam.
+ Đảm bảo doanh số tối thiểu + Tìm kiếm khách hàng + Chăm sóc khách hàng cũ +Kí kết hợp đồng với khách hàng + Theo dõi tiến độ hàng hóa + Theo dõi cơng nợ khách hàng
Ngồi ra, bộ phận kinh doanh đưa ra những chiến lượng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn để xây dựng chiến lược cả bộ phận. Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh nghiên cứu thị trường để đưa ra định hướng phát triển, đối thụ cạnh tranh và xây dựng kế hoạch, đề ra mục tiêu củ thể vào từng giai đoạn thích hợp và từng yêu cầu của khách hàng. Bộ phận kinh doanh kết hợp với bộ phận thủ tục để kiểm tra và làm chứng từ như C/O form E, giấy phép kiểm hóa,
- Phịng chăm sóc khách hàng (Customer service)
+ Đảm bảo cho quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, an tồn, tối ưu chi phí
+ Dịch vụ chăm sóc khách hàng logistics
+ Dịch vụ chăm sóc khách hàng hàng gom cont + Dịch vụ mua hàng
- Phịng kế tốn – Hành chính nhân sự Bộ phận kế tốn
Bộ phận này chịu trách nhiệm thu, chi tài chính của cơng ty để đảm bảo chi phí hoạt động trong doanh nghiệp như lương, thưởng, mua vật liệu và trang thiết bị,…
+ Theo dõi cơng nợ + Thanh tốn cho đối tác
+ Xử lý hóa đơn + Báo cáo định kỳ Hành chính nhân sự
Bộ phận này ln ln báo cáo tình hình biến động nhân sự. Để đảm bảo việc cung ứng đủ nhân sự trong các bộ phận, bộ phận hành chính nhân sự ln bố trí kịp thời nhân sự như tuyển mới, lưu trữ giấy tờ, văn bản cần thiết của nội bộ công ty.
+ Tuyển dụng
+ Lương thưởng và phúc lợi cho công ty
+ Hành chính: Hợp đồng, chế độ, văn thư, giấy tờ thủ tục hành chính + Tổ chức sự kiện
+ Đào tạo và phát triển nguồn lực - Phòng thủ tục hải quan
Bộ phận thủ tục hải quan
Bộ phận thủ tục hải quan (Customs Clearance Officer) là người chịu trách nhiệm chuẩn bị và xử lý hồ sơ, thủ tục hải quan, đảm bảo hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu được thông quan theo đúng quy định của pháp luật. Nhân viên thủ tục hải quan làm việc trong các công ty xuất nhập khẩu và là một vai trị khơng thể thiếu.
+ Tra cứu HS code của sản phẩm + Tra cứu thủ tục nhập khẩu hàng hóa + Xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành
+ Nhập thông tin, dữ liệu chi tiết vào phần mền hải quan như ECUSVNACCS,…
+ Truyền tờ khai hải quan
+ Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu
+ Quản lý và theo dõi sát sao đơn hàng của khách.
+ Công việc luôn ln địi hỏi u cầu bổ sung kiến thức pháp luật, xuất nhập khẩu liên quan. Và kết hợp bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán để cùng đàm phán về thuế và phí nếu phát sinh thêm.
Bộ phận hiện trường
Bộ phận hiện trường là những người đảm nhiệm công việc giao nhận các loại chứng từ, các thủ tục cần thiết để hàng hóa được lưu thơng một cách sn sẻ nhất.
Chủ yếu thời gian của một nhân viên hiện trường làm việc trên cảng, bãi hàng hỗ trợ các phòng ban chứng từ, sale hoàn thiện chuỗi cung ứng để giao hàng cho khách hàng mang hàng về kho. Đặc trưng công việc này không cần nhiều kiến thức nghiệp vụ như chứng từ, khai báo hải quan vì xử lý cơng việc trên chứng từ đã được soạn thảo sẵn, nhưng cần biết về quy trình, đọc chứng từ, có trách nhiệm và cẩn thận
vì nhân viên giao nhận là người tiếp xúc, biết được thực tế tình trạng hàng nhiều hơn tất các các bộ phận cịn lại.
+ Thơng quan hàng hóa tại cửa khẩu, cảng, sân bay nhanh chóng
+ Xử lý các công việc với hang tàu, đại lý, cảng: lấy lệnh, thanh tốn, local charge, lệ phí liên quan.
+ Xử lý các công việc ở cửa khẩu: Giám sát sang tải hàng hóa, sắp xếp kiểm hóa với Cơ quan hải quan, lấy chứng từ D/O từ khách, hãng tài, công ty.
+ Hỗ trợ làm nghiệp vụ nhập khẩu như: C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, … Nhận chứng từ các phịng ban cơng ty, kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của chứng từ.
+ Làm kiểm dịch động, thực vật, giám định, kiểm tra chất lượng y tế tùy theo yêu cầu của lô hàng.
+ Làm thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng như mở tờ khai hải qian nhập khẩu.
2.1.2.2. Nguồn nhân lực công ty Finlogistics Hà Nội
Cơng ty Finlogistics có 30 thành viên làm việc tại văn phịng. Đội ngũ nhân viên trong cơng ty có trình độ đại học trở lên, có đủ kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với từng vị trí. Nhân viên của cơng ty khá trẻ và năng động, luôn luôn sang tạo đổi mới để đem đến công việc hiệu quả nhất.
Bảng 2.1.2a: Trình độ nhân sự của cơng ty Finlogistics
Phịng Trình độ Số lượng
Phịng kinh doanh Đại học 18
Phịng kế tốn- hành
chính nhân sự Đại học 4
Phịng thủ tục hải quan Đại học 3
Dịch vụ khách hàng Đại học 5
(Nguồn: Công ty CP Kinh doanh quốc tế Fingroup)
Trình độ nhân viên rất quan trọng trong việc góp phần tạo ra giá trị cho công ty, giúp công ty thành cơng hơn vì vậy bộ phận đào tạo nhân sự được hết sức quan tâm. Với định hướng công ty chuyên nghiệp với nhân viên có kinh nghiệm chun mơn và nghiệp vụ cao sẽ tạo ra năng suất và hiệu quả công việc cao. Khi nhân sự
phù hợp từng bộ phận sẽ dễ dàng nâng cao hiệu quả công việc và công ty cũng sử dụng tốt các nguồn lực hiện có, tiết kiệm chi phí, thời gian đào tạo cho công ty hơn.
Đối với cơ cấu của cơng ty, nhân viên kinh doanh chiếm đa số vì cơng ty chủ yếu kinh doanh dịch vụ vận chuyển từ Trung về Việt Nam mà Việt Nam đang nhập hàng chủ yếu từ Trung Quốc rất nhiều nên việc phát triển tệp khách hàng và chăm sóc cần kỹ hơn. Cịn lại, bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự, bộ phận thủ tục hải quan sẽ cần ít nhân lực hơn vì nhân sự có nhiều kinh nghiệm và có thể giải quyết các cơng việc nhanh nên số lượng sẽ ít hơn các bộ phận khác.
Biểu đồ 2.1: Cơ cấu nhân sự các bộ phận tại công ty Finlogistics
(Nguồn: Công ty CP Kinh doanh quốc tế Fingroup)
60% 13%
10% 17%
Cơ cấu nhân viên tại Finlogistics