2.1. Tổng quan về công ty TNHH Alberta Việt Nam
2.1.5. Cơ cấu tổ chức
2.1.5.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm các phòng ban khác nhau cùng nhiều công việc riêng rẽ cũng như những công việc tập thể nhằm duy trì hoạt động của cơng ty. Mỗi bộ phận trong công ty được chun mơn hố và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của Alberta được thể hiện một cách chuyên nghiệp, phân bổ các phòng ban khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty. Điều này đã giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả, giúp các phòng ban phối hợp nhau chặt chẽ để cùng tạo nên một Alberta
vững mạnh. Và dưới đây là sơ đồ về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Alberta Việt Nam:
Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự
Chú thích:
: mối quan hệ giám sát, chỉ đạo : mối quan hệ liên kết, phối hợp
2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Các phòng ban được phân chia cụ thể với từng chức năng và nhiệm vụ như sau:
Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý cao nhất của cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đơng. Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng giám đốc và các bộ phận quản lý thuộc phạm vi quản lý của Hội đồng quản trị.
Ban giám đốc:
Gồm Giám đốc và Phó Giám đốc do Hội đồng quản trị bầu ra thông qua Đại hội đồng cổ đông. Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty theo mục tiêu, định hướng mà Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị đã thông qua.
Xây dựng và trình hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn và kế hoạc hàng năm. Ký kết các hợp đồng kinh theo luật quy định.
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên dưới quyền. Xây dựng cơ cấu tổ chức đảm bảo điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ cơng nhân viên.
Phịng kinh doanh:
Có chức năng nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hóa, nghiên cứu nguồn hàng và khả năng cung ứng, tìm kiếm và chăm sóc khách hàng, chào giá sản phẩm với những khách hàng có nhu cầu sử dụng. Đồng thời, quảng bá, thúc đẩy và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Đề xuất kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch sau khi được Ban giám đốc phê duyệt.
Phịng kinh doanh sẽ tìm hiểu nhu cầu của thị trường/khách hàng thông qua việc tiếp cận các công ty, các doanh nghiệp kinh doanh dầu, sở thương mại tại các địa phương đê tìm kiếm khách hàng (chủng loại, khối lượng tiêu thụ,…), khả năng tài chính, mục đích sử dụng của khách hàng để từ đó lựa chọn sản phẩm phù hợp đáp ứng tốt nhất mong muốn người tiêu dùng.
Đồng thời, phát triển, đa dạng hoá các hoạt động kinh doanh, các hoạt động dịch vụ khác theo giấy phép kinh doanh và chức năng nhiệm vụ của cơng ty.
Phịng hành chính – nhân sự:
Là bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng lao động, chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong công ty. Phổ biến, thực hiện chế độ công ty đề ra. Đồng thời, phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật và các hoạt động khác trong công tác quản trị của cơng ty.
Phịng marketing:
Xây dựng và tổ chức các chiến lược Marketing, tiêu thụ sản phẩm, xây dựng các chiến lược quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Đồng thời, thực hiện cơng việc phối hợp với phịng Sales tìm kiếm khách hàng, chạy quảng cáo trên các phương tiện, các mạng xã hơi.
Phịng tài chính – kế tốn:
Lập kế hoạch tài chính của Cơng ty, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời. Có nhiệm vụ chi trả lương, bảo hiểm cho nhân viên, thực hiện nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, thanh toán quyết toán thuế và nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế, thu hồi các khoản phải thu từ nước ngoài
Tham mưu cho giám đốc trong các hoạt động quản lý tài chính, tính tốn hiệu quả kinh tế các phương án kinh doanh giúp Giám đốc đưa ra các quyết định tài chính chính xác nhằm đảm bảo sự ổn định phát triển của công ty, các chi nhánh của cơng ty,… Đồng thời, kiểm sốt tồn bộ q trình các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong cơng ty.
Phịng mua hàng:
Phân tích nhu cầu mua hàng, quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp. Theo dõi lượng hàng đã bán, quản lý và lập kế hoạch mua và nhập sản phẩm mới phù hợp với các kế hoạch kinh doanh đề ra. Kiểm soát chất lượng, đảm bảo các chính sách mua hàng của doanh nghiệp.
Tiếp nhận đơn hàng từ đại lý ở nước ngồi, tìm kiếm thêm các đại lý mới. Thực hiện các nghiệp vụ chứng từ về giao nhận hàng hoá nhập khẩu . Đồng thời, lưu trữ các hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu và báo cáo định kỳ với giám đốc về lượng hàng nhập khẩu trong tháng.
Tóm lại, các bộ phận, phịng ban trong cơng ty ngoài chức năng, nhiệm vụ riêng biệt cịn có mối quan hệ mật thiết, liên kết chặt chẽ, có sự tương tác và phối hợp nhịp nhàng với nhau để cùng đưa cơng ty ngày càng phát triển.
2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH Alberta Việt Nam