3.2. Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt quy trình nhập khẩu của cơng ty
3.2.4. Hoàn thiện khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ các thủ tục khai báo
cung cấp thơng qua việc tìm hiểu các điều lệ, luật pháp, văn hố nước bạn, tìm hiểu về hướng kinh doanh và phong cách làm việc của công ty bạn để có thể chuẩn bị những hướng giải quyết cho buổi đàm phán, ký kết được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và mang về những ưu thế tốt nhất đối với mình. Ngồi ra, trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng nên chú ý đưa ra điều khoản thoả thuận ràng buộc đối tác nước ngoài cung cấp về việc giao hàng đúng thời hạn như kèm theo các điều kiện phụ phạt hợp đồng nếu hàng không được giao đúng hạn hoặc các hình thức bù trừ khác hoặc thơng báo với Ngân hàng trì hỗn việc thanh tốn. Trong q trình đàm phán, thời gian và chi phí mua hàng là hài yếu tố quan trọng cần được ưu tiên, thoả thuận tốt được hai điều khoản này sẽ giúp tối đa hố được giá trị của cơng ty.
Đối với việc soạn thảo hợp đồng sau khi đàm phán kết thúc, công ty cần nắm rõ quyền hạn, nghĩa vụ các bên để chủ động hơn khi thực hiện hợp đồng. Cụ thể, cán bộ nhân viên chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng cần có chun mơn, kỹ năng trong việc đọc và nghiên cứu các điều lệ đê hiểu rõ hơn về các điều khoản quy định trong hợp đồng hợp tác hai bên. Đặc biệt, cần đảm bảo các bên tôn trọng lẫn nhau và thực hiện hợp đồng nghiêm túc.
Bên cạnh đó, để đảm bảo hợp đồng khơng bị sai sót, bất lợi, cơng ty có thể thuê một bên pháp luật để kiểm tra mọi điều khoản trong hợp đồng là hợp lý và khơng có bất kì lỗi nào. Các hợp đồng nên được ký bằng văn bản, trong quá trình soạn hợp đồng cần chú ý các điều khoản thật chặt chẽ. Hợp đồng được gửi qua cho đối tác cần có chữ ký xác nhận nhằm tạo pháp lý hợp pháp trong các trường hợp bất lợi phát sinh sau này.
3.2.4. Hoàn thiện khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ các thủ tục khai báo hải quan quan
Chứng từ là phần quan trọng trong công tác giao nhận. Nếu chứng từ bị sai hay thiếu sót thì nhân viên giao nhận khơng thể hồn thành nhiệm vụ của mình. Vì vậy cơng ty cần đề cao, trước hết là việc chuẩn bị chứng từ cho lơ hàng đầy đủ và
chính xác nhất. Khi đã chuẩn bị đầy đủ, cần đưa lại cho từng thành viên thuộc bộ phận kiểm tra kỹ lưỡng, già sốt lại các thơng tin đã đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng nhập khẩu hay chưa.
Bên cạnh đó, cơng ty cần hồn thiện các thủ tục đóng thuế kịp thời và đúng thời gian quy định để tránh tình trạng hàng về vị chậm trễ.
3.2.5. Hoàn thiện các thủ tục khai báo hải quan
Việc làm thủ tục hải quan là một khâu vô cùng quan trọng trong quản lý ở các cửa khẩu. Tờ khai hải quan là một giấy tờ mang tính pháp lý, do vậy cần đảm bảo mọi thông tin về hàng nhập khẩu được ghi trên tờ khai phải chính xác. Do vậy, địi hỏi người khai hải quan phải kiểm tra thật kỹ, nếu có phát hiện sai sót cần phải thông báo ngay cho các bộ phận liên quan để kịp thời xư lý. Đồng thời, người khai hải quan cần có kinh nghiệm để xử lý các tình huống phát sinh theo cách nhanh nhất, tránh gây nên những chi phí khơng đáng có và có thể mất thời gian rất lâu để bổ sung làm chậm q trình thơng quan hàng hóa.
Ngày nay, việc khai báo hải quan điện tử vừa giảm bớt các thủ tục phức tạp hơn so với khai báo truyền thống, vừa giúp công ty rút ngắn thời gian làm việc. Tuy nhiên, việc bộ phận nhân viên mới chưa quen với việc khai báo trên phần mềm hải quan điện tử. Do vậy, bộ phận quản lý cần bắt đầu tiến hành thực nghiệm ngay để nắm rõ cách thực hiện, tìm ra những khó khăn cũng như cách khắc phục trong việc khai báo hải quan điện tử. Sau khi đã hiểu và khai thác hết chức năng cảu phần mềm, giải quyết được những vấn đề gặp phải, sẽ triển khai một cách cụ thể đến từng nhân viên trong việc khai báo hải quan điện tử để mọi người thành thạo hơn trong việc khai báo bằng phần mềm hải quan điện tử.
Chuẩn bị các thủ tục thông quan và nhận hàng khi hàng vừa cập bến, chuẩn bị container để vận chuyển hàng về kho, tránh để lưu hàng tại cảng gây tốn kém chi phí. Nói chung, đối với khâu này đặc biệt quan trọng, đòi hỏi người khai hải quan phải có sự kiểm tra sắp xếp nhịp nhàng để tồn bộ q trình được thực hiện trong thời gian ngắn nhất.