2.3. Thực trạng quy trình nhập khẩu dầu nhờn của công ty TNHH Alberta Việt
2.3.1. Quy trình nhập khẩu dầu nhờn của công ty
2.3.1.1. Sơ đồ quy trình nhập khẩu
Quy trình nhập khẩu một lô hàng quốc tế của công ty Alberta cụ thể gồm 7 bước chính sau đây:
1. Nghiên cứu thị trường 2. Lên phương án kinh doanh 3. Đàm phán, kí kết hợp đồng 4. Lập đơn hàng gửi nhà sản xuất 5. Chuẩn bị nhập hàng
6. Lên kế hoạch vận chuyển và nhập hàng về kho 7. Nhập kho
8. Thủ tục kiểm tra chất lượng Nhà nước. 9. Xuất kho
10. Quản lý kho
Dưới đây là sơ đồ mơ tả quy trình nhập khẩu của cơng ty:
Lập đơn hàng gửi NSX
Chuẩn bị nhập hàng
Lên kế hoạch vận chuyển và nhập hàng về kho Nghiên cứu thị trường Lên phương án kinh doanh Đàm phán, kí kết hợp đồng
Hình 2.6 . Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hố của cơng ty Alberta Nguồn: Phòng mua hàng Nhập kho Làm thủ tục kiểm tra CLNN Xuất kho Quản lý kho
2.3.1.2. Mơ tả chi tiết quy trình nhập khẩu
ước 1: Nghiên cứu thị trường
Trước hết, cần xác định mức độ tiêu thụ dầu nhờn trong nước từ đó xác định nhu cầu thị trường, nhu cầu người tiêu dùng tương ứng với từng mặt hàng cần nhập khẩu.
Bên cạnh đó, cần xác định được giá cá và chất lượng nguồn hàng cần nhập khẩu trên thị trường quốc tế để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
ước 2: Lên phương án kinh doanh
Sau khi nghiên cứu và xác định được nhu cầu của thị trường trong nước cũng như nguồn hàng tại thị trường quốc tế, công ty sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh cụ thể cho từng mặt hàng nhập khẩu.
ước 3: Đàm phán, kí kết hợp đồng
Triển khai các nội dung và tiến hành trao đổi các thơng tin về hàng hố nhập khẩu với nhà cung cấp.
Soạn thảo hợp đồng cùng các điều khoản thống nhất về quyền lợi và nghĩa giữa hai bên.
ước 4: Lập đơn hàng gửi nhà sản xuất
Sau khi hai bên đã kí kết hợp đồng, bộ phận mua hàng sẽ lập đơn hàng cụ thể gửi nhà cung cấp. Các tiêu chí để tính tốn lượng hàng cần đặt:
Lượng hàng dự kiến tiêu thụ trong 3 tháng
Lượng hàng tồn kho đến thời điểm tính tốn
Lượng hàng xuất kho/tháng
Lượng dầu tiêu thụ cố định cho các đội tàu của khách hàng
Hệ số tồn kho an toàn.
Thời gian đặt hàng: Thứ 6 hàng tuần tùy thuộc xác nhận khả năng sản xuất của từng loại hàng và tính chất đặc biệt của đơn hàng. Trường hợp phát sinh sẽ thực hiện ngay khi có cảnh báo mất an toàn trên báo cáo tồn kho.
ước 5: Chuẩn bị nhập hàng:
Sau khi nhà sản xuất xác nhận đơn đặt hàng, đôn đốc nhà sản xuất gửi kế hoạch đóng hàng, sang container và chốt lịch book tàu.
Kiểm tra thông tin bộ chứng từ của lô hàng bản mềm (P/L, Sales Contract, C/I, C/O form D). Đồng thời chuyển tiếp tới công ty dịch vụ hải quan để cùng kiểm tra.
Sau khi có xác nhận của công ty dịch vụ hải quan, gửi email xác nhận về tình trạng chứng từ với nhà sản xuất để nhà sản xuất gửi chuyển phát chứng từ gốc trước ngày hàng cập cảng 2 ngày.
Việc xác nhận chứng từ cần thực hiện ngay trong ngày kể từ khi nhận được email của nhà sản xuất. Chuyển tiếp địa chỉ của công ty dịch vụ hải quan để nhà sản xuất gửi trực tiếp chứng từ gốc.
Liên hệ công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng chuẩn bị nhập. Chứng từ cần đính kèm trong mail mua bảo hiểm là “Commercial Invoice”.
Làm “Đề nghị thanh toán’’ tiền hàng nhập cho nhà sản xuất
Lên số lượng và đặt in tem phụ. Tem phụ phải được gửi đến kho trước ngày hàng nhập kho.
Chuyển tiếp “Giấy báo hàng đến” của hãng tàu cho công ty dịch vụ hải quan. Liên hệ hãng tàu để lấy hóa đơn, làm đề nghị thanh tốn phí chứng từ cho hãng tàu sớm để công ty dịch vụ hải quan lấy được lệnh và tiến hành làm thủ tục thông quan ngay.
Đối với hãng tàu khác: Gửi email tới bộ phận liên quan của hãng tàu (phản hồi lại mail gửi giấy báo hàng đến) về việc cung cấp phí chứng từ hàng nhập để làm đề nghị thanh toán
Đối với hãng tàu MCC- Maersk (hãng tàu lớn trên thế giới vận hành qua hệ thống tự động gần như tất cả đều tự động, bạn có thể tự làm Bill of lading trên hệ thống của hãng tàu): Truy cập trang web theo ID đã được cấp bằng trình duyệt internet explorer https://my.mcc.com.sg/go/myfinance
Sau khi kế tốn hồn tất việc thanh tốn phí chứng từ của lô hàng nhập cho hãng tàu, thông báo tới công ty dịch vụ hải quan để tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
Sau khi công ty dịch vụ hải quan mở xong tờ khai thông báo kết quả phân luồng thì làm đề nghị nộp thuế.
ước 6: Lên kế hoạch vận chuyển và nhập hàng về kho
Lên kế hoạch vận chuyển hàng về kho sau khi nhận được xác báo của công ty dịch vụ hải quan về việc thông quan.
Làm Lệnh nhập kho gửi kho và toàn hệ thống tối thiểu 1 ngày trước ngày nhập kho.
Trong trường hợp có các đơn hàng giao thẳng khơng qua xuất kho, lập lệnh xuất kho đồng thời cùng lệnh nhập kho. Lượng hàng nhập kho sẽ trừ đi lượng hàng giao thẳng.
Gửi email thông báo về việc xuống kho, việc bàn giao hàng nhập và giám sát việc nhập kho.
ước 7: Nhập kho
Nhập mới: Từ danh sách hàng nhập cảng (theo Packing list) và lượng hàng cần giao ngay, lập lệnh Nhập kho với số lượng hàng chuẩn và gửi tới kho.
Nhập hàng đổi trả: Theo phiếu đề nghị nhập kho của phòng bán đã được giám đốc phê duyệt, lập lệnh nhập kho hàng đổi trả và gửi kho.
Nhập hàng điều chuyển nội bộ: Theo tình hình tồn kho của từng kho, theo đề nghị xuất kho điều chuyển nội bộ của phòng bán đã được giám đốc phê duyệt lập phiếu nhập kho cho hàng điều chuyển nội bộ.
ước 8: Thủ tục kiểm tra chất lượng Nhà nước hàng nhập khẩu (đối với hàng hóa phải qua đăng ký kiểm tra chất lượng Nhà nước)
Đầu tiên, chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng:
Vào trang https://vnsw.gov.vn/ để đăng ký kiểm tra chất lượng online, sử dụng ID và mật khẩu được cấp. Trường hợp lỗi trang không đăng ký được: Làm hồ sơ giấy gửi Cục Quản lý chất lượng sản phẩm hàng hóa số 76 Nguyễn Trường Tộ, Trúc Bạch, Ba Đình, Hà Nội. Hồ sơ gồm:
04 đơn đăng ký kiểm tra chất lượng (theo mẫu).
1 bản mơ tả hàng hóa (theo mẫu)
01 bộ chứng từ nhập khẩu: Invoice, Packing List, Sale Contract, Bill of Lading, Certificate of Origin, tờ khai phân luồng. Chứng từ nhập khẩu ký đóng dấu sao y bản chính. Tờ khai phân luồng đóng dấu treo.
Hồ sơ đăng ký chứng nhận chất lượng gửi tới đơn vị có thẩm quyền phát hành giấy chứng nhận chất lượng được Bộ Khoa học công nghệ phê chuẩn. Hồ sơ bao gồm 01 bộ chứng từ nhập khẩu: Invoice, Packing List, Sale Contract, Bill of Lading, Certificate of Origin, tờ khai phân luồng. Tất cả chứng từ này đóng dấu treo.
Tiếp theo, hồn thiện việc đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước: Thời gian hoàn thiện là ngay sau khi có tờ khai phân luồng.
Cuối cùng là lấy mẫu thử:
Đơn vị cấp giấy chứng nhận sẽ cử người đến kho để lấy mẫu đã đựng sẵn trong can nhựa 1.5L sau khi hàng đã thông quan xong và được đưa về kho.
Sau thời gian trên, liên hệ người phụ trách để lấy kết quả test chi tiết và Chứng nhận chất lượng.
Làm đề nghị thanh tốn chi phí test mẫu sau khi nhận được hồ sơ thanh toán.
(9) Xuất kho
Bước 1: Xuất hàng mới, hàng đổi trả khách
Từ đơn đặt hàng của phịng bán, lập Lệnh xuất kho thơng qua kế toán chuyên quản kiểm tra và ký xác nhận sau đó gửi tới kho (bản scan).
Liên hệ nhà vận chuyển, lập kế hoạch vận chuyển đối với khách hàng trực tiếp hoặc khách hàng yêu cầu thu xếp vận chuyển hộ.
Làm đề nghị duyệt phát sinh nếu có chi phí phát sinh ngồi bảng báo giá của nhà cung cấp.
Bước 2: Xuất hàng đổi trả nhà sản xuất:
Sau khi có quyết định đổi trả sản phẩm (bị lỗi, không đúng qui cách sản xuất…) của ban lãnh đạo công ty, gửi email thông báo tới công ty dịch vụ hải quan yêu cầu chào giá và các hướng dẫn thủ tục liên quan cùng các giấy tờ cần chuẩn bị.
Liên hệ hãng tàu để lấy báo giá và lịch tàu.
Trao đổi với công ty dịch vụ hải quan để lên kế hoạch đóng hàng vào container và hạ bãi chờ xuất tàu. Thời gian đóng hàng thường trước ngày xuất tàu 10-12 ngày do hàng cần hạ bãi sớm để làm thủ tục kiểm hóa, giám định và chờ kết quả chứng thư giám định và thông quan hàng xuất.
Lấy thông tin về số container/số seal từ công ty dịch vụ hải quan.
Lập lệnh xuất khẩu đối với hàng cần xuất trả lại; thông báo tới kho và đại diện Công ty để đại diện Công ty tham gia giám sát việc đóng hàng vào container. Niêm phong kẹp chì và báo vận chuyển kéo container hàng về hạ bãi cảng xuất hàng chỉ định.
Bộ chứng từ cần chuẩn bị:
Gửi nhà sản xuất: 3 bộ chứng từ gốc gồm: Packing list, (non) commercial invoice, sales contract cho hàng hóa trả lại. Đóng dấu và xin chữ ký của giám đốc rồi gửi chuyển phát nhanh 2 bộ cho nhà sản xuất và lưu 1 bộ gốc.
Gửi công ty giám định (bản scan): Sales contract; Packing list; B/L
Gửi công ty dịch vụ hải quan (bản gốc): Phiếu xuất kho và nhập kho của hàng trả lại; Giấy nộp thuế của hàng hóa; Chứng từ thanh toán; Sổ kế toán
liên quan đến lượng hàng hóa hồn thuế. Gửi bản scan qua email rồi gửi chuyển phát bản gốc.
Gửi chi tiết làm vận đơn tới hãng tàu. Loại vận đơn yêu cầu là SURRENDERED (Vận đơn xuất trình để thuận tiện cho người gửi hàng và người nhận hàng trong việc giải phóng hàng). Sau khi tàu chạy, nhận vận đơn (lưu trữ lại) và gửi mail cho nhà sản xuất.
Làm đề nghị thanh tốn cước biển, phí chứng từ và các phí khác (nếu có) Lập bảng kê chi phí phát sinh cho hàng xuất trả. Chi phí phát sinh được liệt kê chưa bao gồm VAT.
Gửi bảng kê chi phí phát sinh tới kế toán chuyên quản để kiểm tra rồi trình giám đốc cơng ty phê duyệt. Chi phí phát sinh được duyệt thì gửi email thơng báo tới nahf sản xuất.
Bước 3: Xuất hàng điều chuyển nội bộ:
(10) Điều hành vận tải, giao nhận và quản lý kho
Trước hết, là từ Cảng về Kho :
Đơn vị vận chuyển : công ty dịch vụ hải quan.
Sau khi có thơng báo của cơng ty dịch vụ hải quan về việc hàng hóa đã được thơng quan, kiểm tra lại với kho về năng lực nhập hàng trong thời gian hàng dự kiến và xác nhận lại thời gian vận chuyển container hàng về kho với công ty dịch vụ hải quan.
Tiếp theo là từ kho đến nhà phân phối/khách hàng tiêu thụ:
Đơn vị vận chuyển : do Công ty lựa chọn
Tác nghiệp :
Liên hệ đơn vị vận chuyển và đặt loại xe tương ứng với tải trọng hàng.
Sau khi có xác nhận của đơn vị vận chuyển, thơng báo thời gian xe có mặt ở kho, thời gian và địa điểm giao hàng, đồng thời yêu cầu tổng đài cung cấp thông tin lái xe để điền vào lơ xuất khẩu. Trong trường hợp chưa có thơng tin lái xe ln thì gửi lơ xuất khẩu trước rồi cập nhật thông tin lái xe sau.
Lưu ý : Khi có các đơn hàng cần thu xếp vận chuyển, liên hệ với nhà vận
chuyển trước để chốt thông tin về xe và thời gian xe có thể có mặt rồi mới lập lệnh xuất khẩu và gửi kho.
Khi nhà xe xác nhận, gửi email thông tin chi tiết lại cụ thể các nội dung liên quan đến việc giao hàng :
Thời gian giao hàng (ngày, giờ)
Địa điểm kho lấy hàng
Địa điểm giao hàng
Biên bản giao nhận hàng
Các yêu cầu về chứng từ sau khi giao hàng xong: hóa đơn đỏ, phiếu xuất khẩu, biên bản giao nhận đã có chữ ký của khách hàng, hóa đơn đỏ và bảng kê cước vận chuyển của nhà xe.
Quản lý kho :
Bước 1 : Kiểm kê hàng tồn kho
Thực hiện kiểm kê kho mỗi 3 tháng/lần. Gửi thông báo tới kho về lịch trình kiểm kê. Lên danh sách hàng tồn kho đến thời điểm kiểm kê.
Việc kiểm kê cần thực hiện chi tiết đến từng số lô/số serie của từng sản phẩm. Biên bản kiểm kê cần có xác nhận của thủ kho.
Bước 2 : Đối chiếu số liệu cuối tháng:
Từ ngày 01-05 hàng tháng lập bảng đối chiếu (form) và tiến hành đối chiếu số liệu/chi phí với các nhà thầu phụ: kho và công ty vận tải.
Sau khi 2 bên chốt số liệu, lập đề nghị thanh tốn khi nhận được hóa đơn đỏ của các nhà thầu.
Bước 3: Theo dõi báo cáo và gửi báo cáo hàng ngày tới hệ thống
Báo cáo ngày được lập dựa trên số liệu từ báo cáo của kho. Sau khi nhập xong, cần đối chiếu lại với báo cáo của kho để xem đã khớp số liệu chưa.
2.3.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu của cơng ty 2.3.2.1. Yếu tố khách quan
Phương tiện vận chuyển và các yếu tố cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động nhập khẩu: Hiện tại công ty chưa chủ động về phương tiện vận chuyển nên vẫn phải nhờ
một bên thứ ba vận chuyển, do vậy gây tốn kém một khoản chi phí. Cùng với đó, hệ thống kho bãi ở xa trung tâm Hà Nội, do vậy hàng hoá nhập khẩu về phải lưu trữ tạm ở các kho ở Hải Phịng.
Chính sách luật pháp trong nước và quốc tế: Các chính sách nghiêm ngặt
nhằm kiểm soát hàng hoá nhập khẩu gây ảnh hưởng đến các thủ tục lưu thông hàng hố nhập khẩu, từ đó gây tốn kém thời gian cho cả quy trình nói chung. Bên cạnh đó, cơng ty khơng những phải tuân thủ luật pháp nước xuất khẩu mà còn đảm bảo
luật pháp hà khắc của quốc tế. Do vậy, quy trình nhập khẩu dầu nhờn trên thị trường quốc tế cũng trở nên phức tập và khó khăn hơn.
Thuế nhập khẩu: Để đảm bảo các doanh nghiệp, ngành hàng trong nước phát
triển, phát huy tốt nhất nên mức thuế đối với mặt hàng nhập khẩu thường khá cao và chặt chẽ. Hiện tại mức thuế nhập khẩu đối với các các mặt hàng dầu nhờn, dầu động cơ, dầu bôi trơn đang là 5 – 20%, thuế VAT là 10%. Và việc phải đóng nhiều mức thuế nhập khẩu phần nào cũng gây khó khăn cho cơng ty và q trình nhập khẩu dầu nhờn.
2.3.2.2. Yếu tố chủ quan
Nguồn tài chính: Vì là một cơng ty mới thành lập, nguồn vốn cịn hạn hẹp
khiến quy trình nhập khẩu diễn ra chậm trễ như: đóng thuế chậm. Đơi khi hàng về nhưng chưa kịp đóng thuế nên cũng chưa thể nhận hàng. Thêm vào đó, việc để hàng ở càng sẽ gây tốn kém và mất thêm chi phí kho bãi.
Cách sắp xếp cơng việc và phân bổ các phịng ban: Trong bất kì ngành nghề
nào, lĩnh vực nào cũng ln địi hỏi một hệ thống phịng ban làm việc phù hợp và hiệu quả. Việc sắp xếp và phân bổ công việc đôi khi bị thiếu sự đồng nhất giữa các phòng ban và ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu. Để thực hiện được một quy trình nhập khẩu hồn chỉnh, cần có sự phối hợp ăn ý của rất nhiều bộ phận liên quan trong công ty như: Ban giam đốc, bộ phận nhập khẩu, bộ phận kinh doanh, bộ phận kế tốn,… và các bộ phận này phải có sự gắn kết, phối hợp ăn ý với nhau để có thể