3.1.1. Quan điểm phát triển của công ty
Trước hết, để có cơ sở đầy đủ cho việc hoạch định mục tiêu định hướng phát triển trong những năm tiếp theo, Công ty TNHH Alberta đã xác định một số quan điểm phát triển như sau:
Giữ vững định hướng phát triển của doanh nghiệp, đặt mục tiêu chất lượng lên hàng đầu.
Phát triển cơng ty theo hướng hiện đại hóa khoa học và công nghệ tiên tiến. Luôn coi trọng yếu tố con người, có kế hoạch dài hạn để phát triển nguồn nhân lực.
Đẩy mạnh kinh doanh phục vụ cho nhu cầu trong nước và cả xuất khẩu ra nước ngoài.
Những quan điểm này không chỉ là cơ sở để công ty hoạch định chiến lược phát triển trong những năm tới mà còn là tư tưởng chỉ đạo xun suốt q trình phát triển của cơng ty.
3.1.2. Mục tiêu phát triển
Mục tiêu chất lượng
Mở rộng kênh phân phối, xây dựng hệ thống đại lý bán buôn tại khu vực Hà Nội và các tỉnh lân cận.
Giải quyết kịp thời những thắc mắc, khiếu nại để thỏa mãn tốt nhất yêu cầu của khách hàng.
Giữ ổn định thị trường, tìm kiếm thêm khách hàng mới.
Phấn đấu để có một đội ngũ nhân sự chất lượng bao gồm các yếu tố: Chuyên nghiệp – Sáng tạo – Hiệu quả - Trung thực – Sáng tạo.
Mục tiêu số lượng.
Phấn đấu tăng số lượng bán ra của các loại sản phẩm dầu nhờn hóa học tự hủy có lợi cho mơi trường. Đồng thời, phấn đấu mở rộng thị phần trong thị trường Việt Nam và mở rộng thị trường ra các khu vực lân cận.
Tiếp tục phát huy lợi thế cho các khách hàng, doanh nghiệp công nghiệp và khai thác thêm các kênh bán lẻ dầu nhớt khác.
Phấn đấu đạt doanh thu hằng năm từ 2022 trên 16 tỷ đồng.
Lợi nhuận sau thuế hằng năm phấn đấu giữ vững từ 2028 trên 8 tỷ đồng.
3.1.3. Định hướng phát triển của công ty trong tương lai
Năm 2020, nền kinh tế thế giới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng đã gặp nhiều khó khăn, thách thức ngay từ đầu năm, dự báo sẽ ảnh hưởng nặng nề đến nền kinh tế toàn cầu do Đại dịch Covid-19 đang diễn biến hết sức phức tạp và nguy hiểm. Do vậy, Hội đồng quản trị Công ty đã đánh giá những thuận lợi và khó khăn, đồng thời đề ra những định hướng chiến lược phát triển và mục tiêu trong thời gian tới như sau:
Trước hết, chiến lược của công ty là đưa doanh nghiêp ngày càng tăng trưởng phát triển bền vững, khẳng định được vị thế trên thị trường Việt Nam. Giữ vững định hướng phát triển của doanh nghiệp là đặt mục tiêu chất lượng lên hàng đầu. Xây dựng các kế hoạch toàn diện và tổ chức thực hiện tốt 100% các hoạch đã duyệt, hồn thành tốt các kế hoạch ln chuyển hàng hố của công ty.
Nhập khẩu dầu nhớt là hoạt động mũi nhọn, có vị thế quan trọng trong quá trình kinh doanh của công ty vậy nên cần có những định hướng phát triển cụ thể trong tương lai để nâng cao hiệu quả hoạt động này cụ thể là: Nâng cao tổng doanh số nhập khẩu của công ty lên so với năm hiện tại, đẩy mạnh phát triển dầu Texas vào thị trường Việt Nam, đồng thời đa dạng thêm nhiều loại dầu khác nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường,....
Hoàn thiện cơ sở vật chất, đề ra các chiến lược kinh doanh nâng cao năng lực cạnh tranh. Cải tiến quy trình chăm sóc khách hàng nhằm mang đến những trải nghiệm và hài lòng nhất khi sử dụng sản phẩm.
Mở rộng thị trường tiêu thụ, phân phối trên mọi tỉnh của mọi miền đất đất nước. Đặc biệt mở rộng mạng lưới dầu tại các thị trường trọng điểm: Hải Phịng, Hồ Chí Minh, Hà Nội. Đồng thời, mở rộng thêm thị phần, dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đẩy mạnh kinh doanh phục vụ cho nhu cầu trong nước và cả xuất khẩu ra nước ngoài.
Mở rộng thị trường kinh doanh với mọi hình thức liên doanh, liên kết nhằm khai thác tối đa hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ cho công tác kinh doanh. Liên kết thêm với nhiều đối tác nước ngồi để có chiến lược nhập khẩu các mặt hàng dầu một cách tối ưu nhất.
Phát triển công ty theo hướng hiện đại hóa khoa học và công nghệ tiên tiến. Luôn coi trọng yếu tố con người, có kế hoạch dài hạn để phát triển nguồn nhân lực. Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, năng động sáng tạo để mọi nhân viên có thể phát huy hết khả năng của mình.
Tăng cường cơng tác quản lý và quản trị cơng ty. Tiếp tục hồn thiện hệ thống các quy chế quản lý nội bộ Công ty đảm bảo công tác lãnh đạo, điều hành sản xuất kinh
doanh theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo việc làm và đời sống cán bộ cơng nhân viên, bảo đảm lợi ích của các nhà đầu tư. Tiếp tục đẩy mạnh công tác quản lý tài chính theo đúng tinh thần cơng khai, minh bạch,đáp ứng các quy định của nhà nước.
Những quan điểm này không chỉ là định hướng phát triển trong tương lai mà còn là tư tưởng chỉ đạo xuyên suốt q trình phát triển của cơng ty.
3.2. Một số giải pháp nhằm thực hiện tốt quy trình nhập khẩu của cơng ty
Từ tình hình thực tế của Cơng ty TNHH Alberta Việt Nam và dựa vào những đánh giá ở trên, cơng ty cần có những giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn quy trình nhập khẩu để từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và vị thế cạnh tranh trên thị trường trong nước, đẩy mạnh doanh số giúp công ty ngày càng lớn mạnh, cụ thể:
3.2.1. Chú trọng đầu tư các hoạt động chiến lược, xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp về nghiên cứu thị trường
Ban lãnh đạo cần lập một phòng ban chuyên về nghiên cứu diễn biến tình hình thị trường, lập kế hoạch nhập khẩu hàng hoá. Cụ thể, đội ngũ thuộc phòng ban cần đảm bảo những kiến thức và kỹ năng về: Nghiên cứu thị trường, cơ cấu hàng hố nhập khẩu của cơng ty, đối thủ cạnh tranh, nghiên cứu các thủ tục và luật pháp quốc tế. Thực hiện thành thạo các phương pháp, kỹ thuật dự báo, mở rộng các kênh thu nhận thông tin từ nhiều nguồn để có những đánh giá chính xác và nhanh chóng nhất. Ln cập nhật nhu cầu của các khách hàng cũ cũng như thị hiếu của người tiêu dùng về các sản phẩm dầu nhờn trên thị trường. Đồng thời, xác định nhu cầu mua hàng theo từng thời điểm, từng thời kì, từng tháng, từng quý, từng năm. Thông qua các hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, phân chia thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh để đưa ra các phương hướng, chiến lược kinh doanh hiệu quả phù hợp với từng giai đoạn biến động khác nhau. Với giải pháp này, sẽ giúp cơng ty nhập khẩu một lượng hàng hố phù hợp với nhu cầu tiêu dùng trong nước hiện tại.
Việc xây dựng thêm đội ngũ chuyên về nghiên cứu thị trường, đúng chuyên mơn giúp cho bước đầu nghiên cứu trong quy trình nhập khẩu được phát huy hiệu quả, tiền đề cho các khâu sau diễn ra đúng và suôn sẻ hơn, tập trung vào nghiên cứu thị trường và nắm bắt, cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng nhất. Bên cạnh đó, cũng phần nào giải quyết được lượng công việc quá tải cho nhân viên phòng nhập khẩu.
3.2.2. Sắp xếp, phân bổ hợp lý các phịng ban và nâng cao trình độ nhân viên
Sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên và giữa các bộ phận trong công ty cũng là điều vô cùng quan trọng để tạo nên một quy trình nhập khẩu trơn tru, hiệu quả. Các phịng ban: Từ tổng giám đốc, phòng nhập khẩu đến phòng kinh doanh hay phịng kế tốn đều phải trao đổi và phối hợp nhịp nhàng, từ việc nghiên cứu thị
trường, lên kế hoạch nhập khẩu, theo dõi quy trình đến việc thanh tốn tiền hàng nhập. Và để có sự phối hợp nhịp nhàng đó, cần có sự sắp xếp, phân bổ rõ ràng từng hạng mục công viêc, tương ứng với các mốc thời gian hồn thành u cầu. Bên cạnh đó, các nhân viên cần tiếp thu, học hỏi nâng cao chuyên môn, trang bị kiến thức, hiểu được vai trò, nhiệm vụ của mình cũng như hiểu được các khâu trong toàn bộ quy trình nhập khẩu để tất cả cùng làm việc, thống nhất và mang lại hiệu quả cho quy trình nhập khẩu của cơng ty.
3.2.3. Đàm phán, ký kết và soạn thảo hợp đồng thương mại chặt chẽ
Đối với đàm phán và kí kết hợp đồng, trước hết cơng ty cần có cái nhìn tổng quan về văn hoá, đặc điểm của đối tác. Cần hiểu và nắm bắt mong muốn của nhà cung cấp thơng qua việc tìm hiểu các điều lệ, luật pháp, văn hố nước bạn, tìm hiểu về hướng kinh doanh và phong cách làm việc của cơng ty bạn để có thể chuẩn bị những hướng giải quyết cho buổi đàm phán, ký kết được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và mang về những ưu thế tốt nhất đối với mình. Ngồi ra, trong quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng nên chú ý đưa ra điều khoản thoả thuận ràng buộc đối tác nước ngoài cung cấp về việc giao hàng đúng thời hạn như kèm theo các điều kiện phụ phạt hợp đồng nếu hàng không được giao đúng hạn hoặc các hình thức bù trừ khác hoặc thơng báo với Ngân hàng trì hỗn việc thanh tốn. Trong q trình đàm phán, thời gian và chi phí mua hàng là hài yếu tố quan trọng cần được ưu tiên, thoả thuận tốt được hai điều khoản này sẽ giúp tối đa hoá được giá trị của công ty.
Đối với việc soạn thảo hợp đồng sau khi đàm phán kết thúc, công ty cần nắm rõ quyền hạn, nghĩa vụ các bên để chủ động hơn khi thực hiện hợp đồng. Cụ thể, cán bộ nhân viên chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng cần có chun mơn, kỹ năng trong việc đọc và nghiên cứu các điều lệ đê hiểu rõ hơn về các điều khoản quy định trong hợp đồng hợp tác hai bên. Đặc biệt, cần đảm bảo các bên tôn trọng lẫn nhau và thực hiện hợp đồng nghiêm túc.
Bên cạnh đó, để đảm bảo hợp đồng khơng bị sai sót, bất lợi, cơng ty có thể thuê một bên pháp luật để kiểm tra mọi điều khoản trong hợp đồng là hợp lý và khơng có bất kì lỗi nào. Các hợp đồng nên được ký bằng văn bản, trong quá trình soạn hợp đồng cần chú ý các điều khoản thật chặt chẽ. Hợp đồng được gửi qua cho đối tác cần có chữ ký xác nhận nhằm tạo pháp lý hợp pháp trong các trường hợp bất lợi phát sinh sau này.
3.2.4. Hoàn thiện khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ các thủ tục khai báo hải quan quan
Chứng từ là phần quan trọng trong công tác giao nhận. Nếu chứng từ bị sai hay thiếu sót thì nhân viên giao nhận khơng thể hồn thành nhiệm vụ của mình. Vì vậy cơng ty cần đề cao, trước hết là việc chuẩn bị chứng từ cho lơ hàng đầy đủ và
chính xác nhất. Khi đã chuẩn bị đầy đủ, cần đưa lại cho từng thành viên thuộc bộ phận kiểm tra kỹ lưỡng, già sốt lại các thơng tin đã đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng nhập khẩu hay chưa.
Bên cạnh đó, cơng ty cần hoàn thiện các thủ tục đóng thuế kịp thời và đúng thời gian quy định để tránh tình trạng hàng về vị chậm trễ.
3.2.5. Hoàn thiện các thủ tục khai báo hải quan
Việc làm thủ tục hải quan là một khâu vô cùng quan trọng trong quản lý ở các cửa khẩu. Tờ khai hải quan là một giấy tờ mang tính pháp lý, do vậy cần đảm bảo mọi thông tin về hàng nhập khẩu được ghi trên tờ khai phải chính xác. Do vậy, địi hỏi người khai hải quan phải kiểm tra thật kỹ, nếu có phát hiện sai sót cần phải thơng báo ngay cho các bộ phận liên quan để kịp thời xư lý. Đồng thời, người khai hải quan cần có kinh nghiệm để xử lý các tình huống phát sinh theo cách nhanh nhất, tránh gây nên những chi phí khơng đáng có và có thể mất thời gian rất lâu để bổ sung làm chậm q trình thơng quan hàng hóa.
Ngày nay, việc khai báo hải quan điện tử vừa giảm bớt các thủ tục phức tạp hơn so với khai báo truyền thống, vừa giúp công ty rút ngắn thời gian làm việc. Tuy nhiên, việc bộ phận nhân viên mới chưa quen với việc khai báo trên phần mềm hải quan điện tử. Do vậy, bộ phận quản lý cần bắt đầu tiến hành thực nghiệm ngay để nắm rõ cách thực hiện, tìm ra những khó khăn cũng như cách khắc phục trong việc khai báo hải quan điện tử. Sau khi đã hiểu và khai thác hết chức năng cảu phần mềm, giải quyết được những vấn đề gặp phải, sẽ triển khai một cách cụ thể đến từng nhân viên trong việc khai báo hải quan điện tử để mọi người thành thạo hơn trong việc khai báo bằng phần mềm hải quan điện tử.
Chuẩn bị các thủ tục thông quan và nhận hàng khi hàng vừa cập bến, chuẩn bị container để vận chuyển hàng về kho, tránh để lưu hàng tại cảng gây tốn kém chi phí. Nói chung, đối với khâu này đặc biệt quan trọng, địi hỏi người khai hải quan phải có sự kiểm tra sắp xếp nhịp nhàng để tồn bộ q trình được thực hiện trong thời gian ngắn nhất.
3.2.6. Chú trọng đầu tư vào việc thuê phương tiện vận chuyển và bảo hiểm hàng hoá hàng hoá
Trong tương lai, lượng khách hàng và lượng hàng nhập khẩu ngày càng tăng, công ty nên đầu tư dần thêm về phương tiện vận tải để chủ động hơn trong việc vận chuyển hàng từ kho cũng như vận chuyển hàng tới khách hàng.
Vì là mặt hàng dầu nhờn nên chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển. Với thời tiết, khí hậu trên biển có thể thay đổi bất thường, công ty nên mua bảo hiểm
hàng hố hoặc nên tập trung và đẩy mạnh kí kết các hợp đồng mà công ty đối tác chịu trách nhiệm mua bảo hiểm hàng hố trong đó để tránh rủi ro trong các tình huống khơng mong muốn xảy ra với mình, đặc biệt với các lơ hàng dầu nhờn có giá trị lớn, việc mua bảo hiểm là cực kì quan trọng.
3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình nhập khẩu của cơng ty
3.3.1. Kiến nghị với cơng ty
Để khắc phục tình trạng bị động trong vấn đề vận tải hàng nhập khẩu thì cơng ty nên chuẩn bị phương tiện vận tải riêng của công ty đủ cho những lô hàng vừa hoặc nhỏ, phương tiện vận tải nên được nâng cấp. Ngồi ra cho những lơ hàng lớn, phức tạp thì cơng ty cần phải có sự hợp tác với các bên cung cấp dịch vụ vận tải và Logistics uy tín trên thị trường để tăng sự chủ động và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu từ đó sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí vận chuyển, kho bãi, …
Nắm bắt các thơng tin có liên quan đến giá cả, xu hướng biến động của thị trường đối với mặt hàng dầu nhớt, đặc biệt là đánh giá khả năng cung cấp của các đối tác nước ngoài với mục đích là lựa chọn nguồn cung ứng dầu nhớt tốt nhất đem lại hiệu quả tối đa cho Công ty và các đơn vị đặt hàng.
Phân tích và tìm hiểu về đối tác và đối thủ cạnh tranh trong hoạt động nhập khẩu dầu nhớt. Có được những thơng tin về đối thủ cạnh tranh sẽ đảm bảo việc cơng ty có một vị trí tốt trên thị trường. Nó cũng đồng thời giúp cơng ty linh hoạt và đáp ứng nhanh với những thay đổi của thị trường để từ đó có phương án cho chiến lược nhập kh’ẩu hàng hoá.
Khi tiến hành ký kết các hợp đồng nhập khẩu dầu nhớt, công ty cũng phải chú ý quan tâm đến các điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt là các điều khoản thời gian