Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng

1.3 .Quy trình nhập khẩu hàng hóa

1.3.3. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng

Giao dịch

Doanh nghiệp cần phải tìm hiểu rất kỹ về nhà xuất khẩu trước khi tiến hành giao dịch, tìm hiểu về tình hình hoạt động kinh doanh sản xuất trong những năm gần, uy tín của họ trên thị trường,… Họ cần phải so sánh về giá cả, chất lượng, chính sách hỗ trợ và quan trọng nhất là uy tín, vị thế của họ trên thị trường.

Sau khi doanh nghiệp chọn được nguồn cung ứng hàng hóa sẽ tiến hành liên hệ với nhà xuất khẩu. Doanh nghiệp có thể giao dịch trực tiếp hoặc thơng qua trung gian để trao đổi các thông tin liên quan.

Một số hình thức giao dịch cơ bản :

- Giao dịch qua bên trung gian : bên trung gian sẽ đứng ra để thiết lập mối quan hệ giữa người mua và người bán.

Đàm phán

Trong q trình mua bán, đàm phán là khơng thể thiếu. Lúc này nhà xuất khẩu sẽ cố gắng đàm phán để có thể mua hàng với mức giá thấp nhất, yêu cầu nhà xuất khẩu đảm bảo về chất lượng, đưa ra thỏa thuận về bảo hiểm…Mọi thông tin cần phải được thông suốt, được sự đồng ý cả đơi bên thì mới có được mối quan hệ đối tác lâu dài. Họ có thể tiến hành đàm phán thơng qua các hình thức như thư tín, điện thoại hay gặp mặt trực tiếp.

Ký kết hợp đồng

Sau khi đã đạt thỏa thuận, hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng sẽ phải thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của các bên. Hai bên sẽ phải thực hiện đúng, đủ những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng. Bên bán sẽ đảm bảo về hàng hóa và giao hàng đúng hẹn, bên mua sẽ nhận hàng và thanh tốn nếu hàng hóa đủ số lượng và đạt chất lượng. Trong hợp đồng thường sẽ có những nội dung sau :

- Tên hàng

- Chất lượng hàng hóa - Giá cả

- Cách thức giao hàng

- Điều kiện thanh toán của bên mua cho bên bán

- Bao bì sản phẩm đảm bảo thơng tin, nội dung của sản phẩm - Nghĩa vụ kiểm tra hàng hóa

- Điều khoản về miễn trách nhiệm hoặc bất khả kháng - Điều khoản về khiếu nại

- Điều khoản về trọng tài - Bảo hiểm

Điều kiện để hợp đồng có hiệu lực :

- Các bên đều có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự - Hợp đồng phải được thể hiện dưới dạng văn bản

- Hợp đồng được thành lập và ký kết dựa trên sự tự nguyện của cả hai bên - Nội dung hợp đồng không được vi phạm điều cấm của luật hoặc trái đạo đức xã hội - Tuân thủ theo luật pháp của mỗi bên

1.3.4. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Sơ đồ 1.1 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Nguồn : Tự tổng hợp

Giấy phép nhập khẩu là biện pháp để nhà nước quản lý xuất nhập khẩu. Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu khác nhau đối với hàng hóa thuộc các nhóm khác nhau và thường mất từ 7-10 ngày. Chính vì vậy doanh nghiệp cần phải căn chỉnh sao cho hạn chế được chi phí phát sinh do chậm giấy phép.

Mở thư tín dụng LC

Nếu hợp đồng quy định thanh tốn bằng phương thức tín dụng chứng từ thì nhà nhập khẩu phải mở LC ở ngân hàng khi có thơng báo từ bên bán. Thời gian mở LC phụ thuộc vào thời hạn giao hàng, nếu trong hợp đồng khơng quy định thì thơng thường thời gian này là khoảng 15-20 ngày trước thời hạn giao hàng.

Thuê phương tiện vận tải

Chi phí thuê phương tiện vận tải sẽ dựa trên điều kiện giao hàng mà hai bên đã thỏa thuận. Nhà nhập khẩu sẽ phải chịu chi phí thuê phương tiện vận tải nếu hợp đồng theo tập quán thương mại Incoterms 2010 nhóm E, F: EXW, FCA, FAS. Ngồi ra họ

Thuê phương tiện vận tải Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) Kiểm tra bộ chứng từ Mua bảo hiểm hàng hóa Làm thủ tục Hải quan Thanh tốn và nhận bộ chứng từ Nhận hàng Kiểm tra hàng Khiếu nại (nếu có) Mở thư tín dụng LC (nếu thanh toán bằng LC)

sẽ phải chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan để đưa hàng hóa về cơng ty. Nhà nhập khẩu nên kiểm tra số cont/seal để tránh tình trạng bị thất thốt hàng.

Mua bảo hiểm hàng hóa

Nhập khẩu hàng từ nước ngồi, qng đường vận chuyển sẽ rất dài đồng nghĩa với việc rủi ro trong quá trình vận chuyển sẽ rất cao. Doanh nghiệp nên dựa vào đặc tính của hàng hóa, qng đường di chuyển, phương thức vận tải để lựa chọn bảo hiểm cho phù hợp. Nhà nhập khẩu sẽ phải mua bảo hiểm trong trường hợp điều kiện giao hàng là EXW, FOB, C&F, FCA.

Kiểm tra bộ chứng từ

Các chứng từ xuất nhập khẩu là bắt buộc để phục vụ quá trình làm hải quan. Cơng ty sẽ phải dựa theo lịch trình cũng như thời gian tàu chạy để chủ động yêu cầu deadline cho chứng từ để tránh tình trạng tàu đã về Việt Nam nhưng chứng từ, chứng nhận của lơ hàng vẫn chưa hồn tất dẫn đến trì hỗn thời gian lấy hàng và phát sinh thêm chi phí. Sau khi nhận bản nháp thì cần kiểm tra đúng đủ tất cả mọi thông tin để tránh rắc rối từ phía Hải quan hay cơ quan Nhà nước. Nhà nhập khẩu thường sẽ phối hợp chặt chẽ với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ.

Làm thủ tục Hải quan

* Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi làm thủ tục Hải quan nhập khẩu. Hồ sơ Hải quan bao gồm :

- Hợp đồng thương mại - Hóa đơn thương mại - Vận đơn

- Chi tiết đóng gói

- Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ

* Khai thông tin nhập khẩu và truyền tờ khai Hải quan

- Trước khi tiến hành khai báo Hải quan, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số và đăng ký tài khoản trên phần mềm ECUS5 VNACCS của Tổng cục Hải quan. Sau đó sẽ điền thông tin vào tờ khai. Doanh nghiệp cần chú ý điền đúng, đủ các thơng tin để tránh lãng phí thời gian.

- Khi tờ khai đã được truyền đến hệ thống của phần mềm ECUS5 VNACCS, nếu thơng tin đầy đủ, chính xác thì hệ thống sẽ tự động phản hồi cho người khai hải quan.

- Hệ thống sẽ tự động kiểm tra về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu doanh nghiệp đang trong tình trạng nợ xấu, kinh doanh thua lỗ… thì sẽ không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ tự động phản hồi lại cho người khai hải quan.

- Mối tờ khai sẽ được khai tối đa 50 loại hàng nếu nhiều hơn thì sẽ phải thực hiện trên nhiều tờ khai và sẽ được liên kết với nhau.

* Phân luồng hàng hóa

Phân luồng là một thủ tục, công cụ và hình thức với mục đích giúp Hải quan giám sát, kiểm tra, quản lý hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam, có ý nghĩa quan trọng giúp Hải quan thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý pháp luật về thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu. Hơn nữa còn nâng cao ý thức, trách nhiệm của doanh nghiệp trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Sau khi tờ khai được truyền đi, hệ thống sẽ căn cứ vào đó và phân luồng như sau :

Sơ đồ 1.2. Quy trình cơ bản sau khi phân luồng tờ khai

Nguồn : Hải quan Việt Nam

Hệ thống kiểm tra thanh tốn

thuế Thơng quan tờ khai nếu hợp lệ (đã nộp thuế) Chuyển sang luồng đỏ nếu có dấu hiệu vi phạm Thơng quan tờ khai nếu hợp lệ (đã nộp thuế) Kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa Hệ thống kiểm tra thanh toán thuế Nộp hồ sơ để

Hải Quan kiểm tra tại chi cục

Thông quan tờ khai nếu hợp lệ (đã nộp thuế) Luồng xanh Thông quan Luồng đỏ Luồng vàng

Luồng xanh sẽ được áp dụng đối với doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ về hàng hóa. Các hàng hóa được đi đều đặn vào luồng xanh có thể kể đến như : vải may mặc, nông sản, linh kiện máy... Ngoài ra doanh nghiệp sẽ không cần phải nộp thuế, hệ thống sẽ tự động cấp phép thông quan.

Trong trường hợp tờ khai được phân vào luồng vàng, các công chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ nhưng khơng kiểm tra chi tiết hàng hóa. Hồ sơ hợp lệ sẽ lập tức được thông quan.

Nếu phân luồng hải quan thuộc luồng đỏ thì đây là luồng có mức độ kiểm tra gắt gao nhất, phải làm nhiều thủ tục và đi kèm là rất nhiều chi phí. Cụ thể cơng chức Hải quan sẽ phải kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra chi tiết thực tế lô hàng như sau:

- Kiểm tra không quá 5% lơ hàng : nhằm mục đích đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật Hải quan của chủ hàng. Nếu khơng sai phạm thì việc kiểm tra sẽ kết thúc cịn nếu có sẽ tiếp tục kiểm tra để xác định, đánh giá mức độ sai phạm.

- Kiểm tra không quá 10% lơ hàng : Đây là những hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế tuy nhiên nếu Hải quan phát hiện có dấu hiệu vi phạm nên sẽ tiến hành kiểm tra. Nếu khơng vi phạm sẽ kết thúc cịn nếu có sẽ tiếp tục kiểm tra để xác định, đánh giá mức độ sai phạm.

- Kiểm tra tồn bộ lơ hàng được áp dụng với trường hợp chủ hàng đã có quá nhiều lần vi phạm pháp luật Hải quan.

Ngồi ra đối với những tờ khai có sửa đổi, bổ sung thì tờ khai này sẽ chỉ được phân vào luồng vàng, đỏ chứ không được phân vào luồng xanh.

Thanh toán và nhận bộ chứng từ

Sau khi nhận được giấy báo hàng, nhà nhập khẩu cần kiểm tra thông tin như cảng đến, ngày hàng đến, số cont/seal, các chi phí xem có khớp với thỏa thuận. Sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng, nhà nhập khẩu có trách nhiệm thanh tốn cho nhà xuất khẩu và ngân hàng sẽ giao bộ chứng từ cho người nhập khẩu.

Nhận hàng

Để nhận hàng, nhà nhập khẩu sẽ cần chủ động trong một số công việc như : - Ký hợp đồng ủy thác cho hãng vận tải về việc nhận hàng như đã thỏa thuận. - Cung cấp những giấy tờ liên quan đến việc nhận hàng : vận đơn, lệnh giao hàng,... tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan vận tải.

- Liên tục cập nhật tiến độ giao nhận hàng hóa để có những biện pháp đơn đốc, đảm bảo tiến độ cơng việc.

- Thanh tốn cho hãng vận tải các khoản chi phí liên quan. Sau đó sẽ triển khai chuyển hàng hóa về kho.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu:

Hàng khơng phải lưu kho tại cảng:

Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu. - Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải giao cho cảng một số chứng từ:

 Bảng lược khai hàng hóa (2 bản)  Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan – 2 bản)  Chi tiết hầm hàng (2 bản)

 Chi tiết hàng quá khổ quá tải (nếu có)

- Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu.

- Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:

 Biên bản giám định hầm tàu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm bảo lưu trách nhiệm của tàu về những tổn thất xảy ra sau này.

 Biên bản dỡ hàng (COR) đối vơi tổn thất rõ rệt.

 Thư dự kháng (LR – letter of Reservation) đối với tổn thất khơng rõ rệt.  Bảng kết tốn nhận hàng với tàu (ROROC)

 Biên bản giám định .

 Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập).

 Khi dở hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đưa vào kho riêng để mời hải quan kiểm hóa. Nếu hàng khơng có niêm phong kẹp chì thì phải có hải quan áp tải về kho.

- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập.

- Vận chuyển hàng về kho hoặc phân phối ngay hàng hóa.

Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng:

Cũng như đối với hàng hóa xuất khẩu, trình tự nhận hàng gồm các bước sau: - Cảng nhận hàng từ tàu.

- Cảng dỡ hàng và nhận hàng từ tàu

- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận cùng người giao nhận. - Đưa hàng về kho bãi cảng.

- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng. Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao ba bản lênh giao hàng cho người nhận hàng.

- Chủ hàng nộp phí chứng từ, phí lưu kho, đặc cọc mượn vỏ hoặc tiền đặc cọc vệ sinh (nếu cần), phí xếp dỡ và lấy hóa đơn.

- Chủ hàng mang lệnh giao hàng cùng hóa đơn và phiếu đóng gói đến văn phịng quản lý tàu tại cảng để xác nhận vào lệnh giao hàng và tìm vị trí hàng.

- Chủ hàng mang bộ chứng từ này đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ lại một bản lệnh giao hàng và làm hai phiếu xuất kho cho chủ hàng.

- Làm thủ tục hải quan.

- Xuất trình và nộp các giấy tờ:

 Tờ khai hàng nhập khẩu.

 Giấy phép nhập khẩu.

 Bảng kê chi tiết.

 Lệnh giao hàng của người vận tải.

 Hợp đồng mua bán ngoại thương.

 Một bản chính và một bản sao vận đơn.

 Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch (nếu có).

 Hóa đơn thương mại.

- Hải quan sẽ kiểm tra chứng từ và hàng hóa, tính và thơng báo thuế.

- Chủ hàng kí nhận vào giấy thơng báo thuế (có thể nộp thuế trong vịng 30 ngày) và xin hoàn thành thủ tục hải quan.

- Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hai quan” chủ hàng có thể mang hàng ra khỏi cảng và chuyên chở về kho riêng.

Đối với hàng nhập khẩu vận chuyển bằng Container:

 Nhập nguyên container (FCL):

- Khi nhận được thông báo hàng đến do hãng tàu gửi thì chủ hàng mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan hoặc giấy ủy quyền (nếu có) đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.

- Chủ hàng mang lệnh giao hàng đến hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hóa (có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ đúng hạn nếu không sẽ bị phạt).

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng mang bộ chứng từ nhận hàng cùng lệnh giao hàng đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận lệnh giao hàng.

- Lấy phiếu giao nhận cotainer (EIR) và nhận hàng.

- Nhân viên giao nhận sẽ giao phiếu EIR cho tài xế xe được ra khỏi cảng.

 Đối với hàng lẻ (LCL):

- Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy lệnh giao hàng. Sau đó nhận hàng tại CFS qui định và làm các thủ tục như trên.

- Hồ sơ xin xuất kho gồm:

 Một tờ khai hải quan (bản sao) và bản gốc để xuất trình

 Một giấy giới thiệu

 Một vận đơn (bản sao, có đóng dấu của hãng tàu)

 Một lệnh giao hàng

 Phiếu xuất kho.

Kiểm tra hàng

Khi nhận hàng, nhà nhập khẩu cần kiểm tra kỹ chất lượng, số lượng hàng của mình. Nhà nhập khẩu hồn tồn có quyền khiếu nại và yêu cầu bồi thường nếu hàng hóa được giao khơng đúng như thỏa thuận giữa hai bên. Với mỗi loại hàng hóa thì sẽ có những cách kiểm tra hàng riêng. Đối với thực phẩm thì sẽ liên quản đến độ tươi ngon, chất phụ gia,... Đối với thiết bị máy móc thì sẽ cần kiểm tra kỹ các linh kiện, dù chỉ 1 chi tiết gặp trục trặc cũng sẽ dẫn đến hỏng toàn bộ thiết bị nên khâu kiểm tra