2.2.3 .Thị trường nhập khẩu
2.3. Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng Container đường biển của Công
Công Ty CP Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu thực phẩm Sao Mai
Công ty CP Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu thực phẩm Sao Mai là công ty thương mại, dịch vụ chun nhập khẩu các lơ hàng từ nước ngồi của các đối tác quen thuộc về Việt Nam và phân phối hàng cho các cơ sở, công ty theo Hợp đồng đã ký kết từ trước. Việc mua bán này được thực hiện trên cơ sở mua bán hàng ba bên giữa công ty CP Thương Mại & Xuất Nhập Khẩu thực phẩm Sao Mai, đối tác là người bán hàng cho công ty- công ty America Indochina management (AIM) và một bên thứ ba là nhà sản xuất- đối tác của AIM. Như thường lệ, công ty Cp Sao Mai ký cam kết cung cấp thịt Ba chỉ Bò Mỹ cho siêu thị BigC tại Tp.Thanh Hóa, cơng ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với AIM và thực hiện việc đưa hàng hóa về Việt Nam. Cụ thể trình tự các bước tiến hành khai quan và giao nhận hàng hóa cho lơ hàng nhập này được công ty Cp Sao Mai thực hiện như sau:
22.250% 20.630% 16.090% 11.710% 9.330% 6.080% 5.010% 4.120% 2.780% 2% Tỉ trọng Mỹ Úc Pháp Newzealand Anh NaUy Nhật Bản Hàn Quốc Thái Lan Các nước khác
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Cơng ty CP TM & XNK thực phẩm Sao Mai
Bảng 2.8: Phân công trách nhiệm các bộ phận trong quy trình xuất nhập khẩu
Trình tự thực hiện Bộ phận thực hiện
Lập kế hoạch nhập khẩu Phòng Xuất nhập khẩu
Đàm phán và ký kết hợp đồng Phòng Sale & Marketing / Giám đốc
Thực hiện hợp đồng Phòng Xuất nhập khẩu
Thực hiện thủ tục thanh toán Phịng kế tốn
Thanh lý hợp đồng Người chịu trách nhiệm ký hợp đồng (Phòng Sale & Marketing / Giám đốc)
Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu
2.3.1 Lập kế hoạch nhập khẩu
Ban quản lý công ty lệnh cho nhân viên phòng Xuất nhập khẩu tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin, số liệu về thị trường, so sánh, phân tích những số liệu đó và rút ra kết luận. Dựa trên những kết luận này, phòng Xuất nhập
khẩu sẽ tiến hành lập kế hoạch nhập khẩu, trình ban quản lý công ty ký duyệt. Nội dung thông tin cần thu thập gồm:
- Tình hình cung – cầu hàng hóa trên thị trường: Các nhà cung ứng đang hoạt động trên thị trường và nhu cầu hiện tại, tiềm năng của mặt hàng đó trong tương lai, từ đó xác định được tình hình cạnh tranh cũng như cơ hội tại thị trường trong nước.
- Giá cả hàng hóa: việc xác định giá cả hàng hóa là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp
- Ngoài ra, cần nghiên cứu một số yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty trên thị trường như: quan hệ chính trị, văn hóa, pháp luật, chính sách kinh tế, thuế nhập khẩu, ...
2.3.2. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Hiện nay, hình thức nhập khẩu chính tại Cơng ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu thực phẩm Sao Mai là nhập khẩu trực tiếp.
Việc đàm phán ở Công ty CP Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu thực phẩm Sao Mai khá đơn giản nên được thực hiện bởi nhân viên phòng Sale & Marketing. Phương thức đàm phán chủ yếu là qua điện thoại và thư thương mại. Ngoài ra, cơng ty cịn sử dụng fax hoặc email như một phương tiện để chuyển nội dung những bức thư một cách thường xuyên, rất ít khi đàm phán trực tiếp. Trừ những lô hàng lớn, phức tạp, có giá trị lớn thì chính Giám đốc sẽ đứng ra đàm phán trực tiếp.
2.3.3. Thực hiện hợp đồng
2.3.3.1. Nhận và kiểm tra chứng từ từ nhà xuất khẩu:
Sau khi ký được hợp đồng cam kết cung cấp hàng hóa cho khách hàng tại Việt Nam và đồng thời ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng với America Indochina Management (AIM), hàng sẽ được nhà máy trên cở sở nhận được yêu cầu sản xuất hàng của AIM sẽ tiến hành sản xuất hàng và chuẩn bị hàng xuất theo như yêu cầu. Sau khi hàng hóa đã được giao lên tàu, Cơng ty America Indochina Management (AIM) sẽ chuẩn bị một bộ chứng từ gửi cho công ty CP Sao Mai để chuẩn bị cho công tác nhập hàng.
Bộ chứng từ này gồm:
Hóa đơn thương mại
Packing list
Vận đơn đường biển
Giấy chứng nhận xuất xứ Form D
Khi nhận được các chứng từ này nhân viên XNK của công ty Cp Sao Mai sẽ kiểm tra lại bộ chứng từ thật kỹ cả về mặt nội dung lẫn hình thức, kiểm tra tính hợp lệ,
hợp pháp của chứng từ. Kiểm tra thật kỹ hợp đồng là cơ sở để kiểm tra các chứng từ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói…, nếu phát hiện có sai sót trên hồ sơ chứng từ nhân viên sẽ phải báo ngay lại với nhà xuất khẩu để kịp thời điều chỉnh, tu sửa chứng từ cho hợp lý.
Việc kiểm tra được thực hiện như sau: Kiểm tra Tên nhà xuất khẩu, tên người nhận hàng, tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thông tin về lô hàng như số ký, số kiện, số khối, trên Vận đơn đường biển cùng các thơng tin tương tự trên hóa đơn, packinglist, giấy chứng nhận xuất xứ để đảm bảo tính thống nhất về nội dung thông tin trên các chứng từ này.
Hiệu quả: Việc kiểm tra này sẽ giúp thuận lợi hơn trong quá trình tiến hành
khai quan cho lơ hàng, tránh trường hợp sai xót của BCT làm ảnh hưởng đến thời gian làm hàng, tránh phải mất chi phí lưu hàng tại bãi, cảng lâu hơn khi đã khai hàng vì phải mất thời gian chỉnh sửa lại chứng từ.
Việc kiểm tra các chứng từ một cách cẩn thận là một địi hỏi thiết yếu, nó giúp nhân viên nắm bắt thật kỹ về lơ hàng mình đang đảm nhiệm, tránh được những sai sót và giúp bảo vệ được quyền lợi của chính mình khi có những vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, điều này cịn giúp nhân viên biết được bộ chứng từ mình cần phải chuẩn bị cho lơ hàng này là gì, cần bổ sung những chừng từ gì cho hợp lệ và định hướng truớc được cơng việc mình phải làm. Càng định hướng trước các cơng việc phải làm thì sẽ sắp xếp hợp lý các cơng việc nhằm cắt giảm được chi phí và thời gian trong làm hàng. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ xong và nhận thấy các chứng từ khơng có gì sai sót, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành lập bộ hồ sơ chuẩn bị cho việc làm thủ tục hải quan.
2.3.3.2. Nhận giấy thông báo hàng đến:
Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày, hãng tàu sẽ gửi một thơng báo hàng đến (cịn gọi là giấy báo nhận hàng- Arrival Notice) đến cơng ty trên đó ghi rõ thơng tin về lơ hàng, tên tàu vận chuyển, số chuyến và kể cả các chi phí cần phải nộp cho hãng tàu. Nhận được giấy thơng báo hàng đến này, nhân viên phịng XNK cần đôn đốc chuẩn bị các chứng từ cần thiết để chuẩn bị công tác làm hàng.
2.3.3.3. Lấy lệnh giao hàng và làm phiếu cược container
Bộ hồ sơ để đổi Lệnh giao hàng:
- Giấy giới thiệu của công ty CP Sao Mai: 01 bản,
- Thông báo hàng đến: (Notice of Arrival hoặc Arrival Notice) 01 bản.
- Vận đơn đường biển (trong trường hợp lô hàng đang sử dụng vận đơn gốc): 1 bản gốc
Quá trình lấy Lệnh giao hàng:
Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến từ hãng tàu, công ty CP Sao Mai cần kiểm tra ngày tàu đến, tên tàu, số vận đơn, tên cảng dở hàng, số cont, số seal và các khoản chi phí phải đóng cho hãng tàu… và lập một bộ hồ sơ đầy đủ như trên xuất trình cho đại lý hãng tàu để lấy Lệnh giao hàng.
Sau khi chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, để tiết kiệm thời gian và chi phí, nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh giao hàng trước khi làm thủ tục hải quan. Nhân viên giao nhận mang theo giấy thông báo hàng đến (A/N), vận đơn gốc (trong trường hợp lô hàng sử dụng vận đơn gốc thì phải mang vận đơn gốc này đến để đổi lệnh. Trường hợp lô hàng sử dụng vận đơn express hay vận đơn giao ngay thì bộ chứng từ đổi lệnh không cần cung cấp vận đơn này), cùng một giấy giới thiệu của Công ty đến Đại lý hãng tàu để lấy lệnh. Đồng thời điền đầy đủ thông tin như tên công ty, địa chỉ, số container, tên tàu vận chuyển…vào phiếu cược container và đóng dấu giao thẳng để mượn vỏ container khi chở hàng về kho riêng.
Sau khi được cấp Lệnh, công ty cần kiểm tra đây có phải là Lệnh gốc hay không, các nội dung trên Lệnh như ngày tàu đến, tên tàu, số vận đơn, tên cảng dở hàng, số cont, số seal đã chính xác chưa, nếu có sai xót thì ngay lập tức yêu cầu hãng tàu điểu chỉnh lại cho phù hợp với vận đơn để tránh khó khăn trong việc nhận hàng sau này.
Nhân viên nộp các loại phí được yêu cầu như phí chứng từ, phí lưu kho, phí đặt cọc mượn vỏ, tiền vệ sinh container, phí xếp dỡ (THC- Terminal Handling Charge), phí phụ trội hàng nhập (CIC- Container Imbalance Charge) và lấy hóa đơn, nhận 4 bản lệnh giao hàng, đồng thời nộp lại cho Đại lý hãng tàu một lệnh giao hàng có chữ ký xác nhận của nhân viên giao nhận đã nhận đủ lệnh.
Nội dung lệnh giao hàng:
DELIVERY ORDER (D/O)
Lô hàng theo vận đơn số(consigned under B/L): KLSE0026090
Tên tàu (Carried on the Vessel), số chuyến: SPAARNE TRADER V.243 Cảng đi: PORT KLANG- Cảng đến: HO CHI MINH CITY, VICT ETA: 24/12/2020
Số cont, số kiện, trọng lượng/thể tích:1 Cont 40’HC GESU5254635; 157 thùng; 3,013.908KGS/41.510 CBM
2.3.3.4. Thực hiện thủ tục Hải quan
Sơ đồ 2.3. Tóm tắt quy trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử
2.3.3.4.2 Quy trình thực hiện thủ tục Hải quan:
* Chuẩn bị bộ hồ sơ khai quan:
Bộ chứng từ để nhân viên giao nhận làm thủ tục Hải Quan và trình tự sắp xếp các chứng từ như sau (nếu thứ tự không đúng Hải quan sẽ trả lại):
Phiếu tiếp nhận hồ sơ: 01 bản.
Giấy giới thiệu của Công ty CP Sao Mai
Tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu: 02 bản gốc
Tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu: 02 bản gốc
Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản gốc và 01 bản sao.
Phiếu đóng gói (Packing List): 01 bản gốc và 01 bản sao.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 01 bản sao.
DOANH NGHIỆP HỆ THỐNG CƠNG CHỨC HẢI QUAN
Khai báo thơng tin và truyển dữ liệu Hải
Quan điện tử
Hệ thống tiếp nhận và kiểm tra điều kiện
tiếp nhận
Đủ điều kiện ?
Từ chối, trả về, Nêu lý do
Cấp số tiếp nhận
Thông tin phản hồi
Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai
Cấp số tờ khai
Phân Luồng
Từ chối, trả về, Nêu lý do
Thơng tin phản hồi
Kiểm tra Hồ sơ
Đề xuất chuyển hướng
Có đề xuất?
Đủ điều kiện ?
Lãnh đạo phê duyệt
Kiểm tra thực tế hàng hóa
Xác nhận thơng quan, Kiểm tra và thu thuế,
lệ phí Quản lý, hồn chỉnh hồ sơ Xác nhận hàng qua khu vực giám sát CĨ Khơng
Ngoài ra, tùy trừng hợp cụ thể, bộ hồ sơ hải quan hàng nhập còn được bổ sung thêm một số các chứng từ sau:
Giấy chứng nhận xuất xứ Form D: 01 bản chính, 1 bản sao.
Phiếu đăng ký Kiểm tra chất lượng hàng hóa và Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng.
Sau khi hoàn tất bộ hồ sơ khai Hải Quan, nhân viên làm cơng tác giao nhận sẽ trình ký, đóng dấu và xác nhận các chứng từ bản gốc và bản sao y cần thiết để chuẩn bị cho việc khai quan hàng hóa tại Hải quan cửa khẩu hàng nhập-cảng VICT.
* Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa:
Nhân viên phòng XNK sẽ tiến hành chuẩn bị bộ chứng từ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa với Trung tâm chứng nhận sản phẩm-nơi tiếp nhận đăng kí các lô hàng nhập khẩu được thử nghiệm. Bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa gồm:
Hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa: Các chứng từ cần chuẩn bị
Bản đăng ký kiểm tra chất lượng
Hợp đồng: (phải ghi: số, ngày, tháng, năm)
Danh mục hàng hóa: (phải ghi: số, ngày, tháng, năm)
Hóa đơn: (phải ghi: số, ngày, tháng, năm)
Vận đơn: (phải ghi: số, ngày, tháng, năm)
C/O: (phải ghi: số, ngày, tháng, năm)
Sau khi điền đầy đủ các thơng tin, in 03 bản và ký đóng dấu trước.
Các chứng từ của lô hàng (hợp đồng, danh mục hàng hóa, hóa đơn, vận đơn, C/O) yêu cầu nộp 01 bộ, bản phơ tơ và phải có dấu sao y bản chính của cơng ty, sắp xếp các chứng từ theo thứ tự của danh mục như bản đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa.
Phiếu tiếp nhận hồ sơ: In 02 bản và ký đóng dấu trước. * Khai báo dữ liệu Hải quan điện tử:
Bước 1: Nhập thông tin trên Tờ khai Hải quan điện tử
- Đầu tiên, nhân viên chứng từ đăng nhập vào hệ thống của phần mềm EcusK bằng tên đăng nhập và mặt khẩu của công ty CP Thương Mại và Xuất nhập khẩu thực phẩm Sao Mai được cấp riêng từ trước, đồng thời kết nối với thiết bị chứa chữ ký số như “USB chữ ký số” hay USB Token.
- Chọn chi cục Hải Quan cảng VICT để khai báo dữ liệu.
- Giao diện cửa sổ tờ khai nhập khẩu có 3 Tab: thơng tin chung tờ khai, danh sách hàng khai báo và kết quả xử lý tờ khai.
- Điền đầy đủ thông tin trên Tab thông tin chung tờ khai, những thông tin khai báo tương tự như trên tờ khai giấy sau đó chọn nút “Ghi”.
- Nhập thông tin trên Tab danh sách hàng khai báo. Ở phần này chúng ta sẽ nhập các thông tin như: tên hàng và quy cách phẩm chất, mã số hàng hóa, xuất xứ, đơn vị tính, phần trăm thuế nhập khẩu của loại hàng hóa nhập khẩu… như tờ khai giấy. Hệ thống máy tính sẽ tự động cập nhật quy đổi ra giá CIF, số tiền thuế, trị giá nguyên tệ và trị giá tính thuế.
Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử
- Sau khi nhập đầy đủ và chính xác các dữ liệu vào các Tab, nhân viên chứng từ sẽ truyền mạng cho hải quan bằng cách nhấn vào nút “khai báo”.
- Sau bước nhập vào nút “khai báo” phần mềm khai báo tự động cập nhật và yêu cầu xác nhận chữ ký số để hồn tất việc truyền thơng tin khai báo đến Hải quan.
Bước 3: Nhận kết quả phản hồi về khai báo tờ khai điện tử
- Khi tiếp nhận đựợc thông tin truyền mạng của tờ khai này, hải quan sẽ xử lý tờ khai và trả về kết quả phản hồi. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, công ty tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi.
+ Trường hợp nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc chứng từ khơng rõ ràng thì cơ quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh doanh nghiệp gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới;
+ Trong phần khai báo thủ tục hải quan điện tử có phần scan chứng từ kèm theo. Chỉ khi nào cơ quan Hải Quan yêu cầu doanh nghiệp scan kèm theo thì doanh nghiệp mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai, lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb).
+ Trường hợp chứng từ của doanh nghiệp hợp lệ thì cơ quan Hải Quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai.
Bước 4: Nhận kết quả xử lý tờ khai về phân luồng
- Sau khi có số tờ khai thì doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính : luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ:
+ Nếu tờ khai được phân luồng xanh: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, thông báo thuế, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp và mang tờ khai này ra cơ quan Hải Quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thơng quan hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ đăng ký ký thơng quan hàng hóa.
+ Nếu tờ khai được phân luồng vàng: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử,