1.3 .Quy trình nhập khẩu hàng hóa
2.1. Giới thiệu chung về Công Ty CP Thương mại & Xuất nhập khẩu Thực Phẩm
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban
2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty.
Phó Giám đốc Bộ phận kế tốn tài chính Bộ phận kinh doanh Bộ phận nhân sự Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận Sale & Marketing
2.1.3.2.Chức năng các phòng ban
Ban giám đốc: Giám đốc (CEO): Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của
công ty và pháp luật hiện hành, có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của công ty,là người đưa ra các quyết định về các chủ trương,chính sách, mục tiêu chiến lược hoạt động của công ty. Cơ quan đầu não của công ty thực hiện chức năng quản trị, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật. Tổ chức điều hành công tác dịch vụ theo hướng có lợi cho cơng ty trong hiện tại và tương lai.
- Tổ chức họp định kỳ các phòng ban để nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh, đường lối hoạt động, kịp thời hỗ trợ các phòng ban đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Phê duyệt tất cả các qui định áp dụng trong nội bộ công ty.
- Là người giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về kinh doanh, đầu tư của công ty.
- Giám đốc trực tiếp kí các hợp đồng và quyết định tồn bộ giá cả mua bán hàng hóa vật tư thiết bị tại cơng ty.
- Giám đốc có quyền quyết định các chỉ tiêu về tài chính. - Trực tiếp giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty.
- Lường trước nguy cơ và đưa ra chiến lược hoạt động tài chính nhằm tối đa hố lợi nhuận cho cơng ty trên nguồn lực có sẵn và nguồn lực huy động bên ngoài nhờ vào sự hỗ trợ từ phịng kế tốn.
Dưới giám đốc là phó giám đốc và 5 bộ phận, phịng ban:
Bộ phận kế tốn, tài chính: Thực hiện nhiệm vụ hạch toán, quản lý và tổ chức
thực hiện công tác kế tốn trong tồn cơng ty. Theo dõi và thanh tốn cơng nợ, phải thu phải trả tính và thanh tốn tiền lương hàng tháng cho nhân viên. Lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm. Tiến hành việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp báo cáo, lên kế hoạch về tình hình tài chính nhằm giúp Ban giám đốc đưa ra những phương án tối ưu nhất trong hoạt động. Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, các nguyên tắc kế toán…
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty.
- Thiết lập, mở rộng và khai thác các mối quan hệ với các Định chế tài chính, Quỹ đầu tư trong nước.
- Thu xếp nguồn vốn ngắn, trung và dài hạn cho các đơn hàng theo dự án khi xác nhận được đơn hàng theo dự án của nhân viên kinh doanh mang về cho công ty.
- Xây dựng và theo dõi kế hoạch dòng tiền cho các đơn hàng, đặc biệt là những đơn hàng lớn.
- Tham mưu cho Giám Đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kì trong hoạt động kinh doanh của cơng ty.
- Hợp tác, trao đổi thơng tin, cơng việc với các phịng ban khác trong cơng ty trong q trình thực hiện nhiệm vụ được giao sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lí năng động, hữu hiệu.
- Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định và thơng tư có liên quan đến ngành nghề hoạt động của công ty.
- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, luật khuyến khích đầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lí tài chính do nhà nước ban hành nhằm áp dụng đối với công ty.
- Tối ưu hố dịng tiền bằng việc kiểm sốt nguồn cơng nợ, nguồn thu, chi. - Nghiên cứu các biện pháp giảm giá bán và giảm chi phí hoạt động trong cơng ty. - Thẩm định các bản quyết toán lãi lỗ hàng tháng, hàng quý và hàng năm của công ty.
- Kiểm tra bảng cân đối kế tốn do phịng kế toán lập ra.
- Giám sát phê duyệt việc mua bán hàng hóa trong trong q trình kinh doanh. - Ghi chép số liệu, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn tại công ty.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn của công ty; phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hiện tượng gây lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của công ty.
- Phổ biến các chính sách, chế độ quản lí tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khác khi cần thiết.
- Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính; cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan có liên quan theo chế độ báo cáo tài chính, chế độ kế toán hiện hành.
- Thực hiện các chức năng khác khi được Giám đốc giao hoặc các bộ phận khác cần sự hỗ trợ. Các nhiệm vụ được bổ sung hoặc điều chỉnh từng giai đoạn tuỳ theo nhu cầu công việc.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám Đốc công ty.
Bộ phận kinh doanh: Giữ trách nhiệm nghiên cứu đưa ra kế hoạch kinh doanh
mối tham mưu giúp việc cho Phó giám đốc cơng ty trong lĩnh vực tìm kiếm khách hàng tiêu thụ sản phẩm của công ty và phát triển thị trường trong nước và quốc tế các sản phẩm của Công ty.
- Tổ chức xây dựng, quản lý và phát triển hệ thống tiêu thụ sản phẩm của công ty; - Xây dựng và thực hiện hợp đồng tiêu thụ sản phẩm;
- Tổ chức giao và nhận tiền thanh toán với khách hàng,
- Thu thập, phân tích thơng tin thị trường, xây dựng chính sách, chế độ giá, phân phối sản phẩm trên thị trường;
- Xây dựng chiến lược phát triển công ty;
- Lập kế hoạch tiêu thụ, đề xuất kế hoạch sản xuất sản phẩm;
- Tổ chức quản lý, bảo vệ tài sản, tiền vốn của công ty giao cho bộ phận;
- Tổ chức giao và nhận hàng theo yêu cầu của khách hàng, kinh doanh vận tải (phượng tiện lái xe và dịch vụ);
- Kinh doanh vận tải ( phương tiện và dịch vụ lái xe ).
Bộ phận nhân sự: Thực hiện công tác nhân sự, hợp đồng lao động, thực hiện
các nội quy, quy định của công ty. Lên kế hoạch và triển khai các công tác về tuyển dụng, đào tạo nhân viên, luân chuyển công tác, sắp xếp kỳ nghỉ phép hàng năm.
Phòng tổ chức nhân sự, hành chính có 02 chức năng chính
- Chức năng về nhân sự và tiền lương: Phòng chuyên mơn có chức năng làm đầu mối tham mưu giúp việc cho Phó giám đốc cơng ty trong lĩnh vực quản lý, hoạch định các chính sách phát triển nguồn nhân lực. Các cơng tác chủ yếu của phịng bao gồm:
+ Thực hiện các công tác về tổ chức - lao động - tiền lương + Thực hiện công tác Đảng vụ, thanh tra
+ Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng
- Chức năng quản trị hành chính: Phịng chun mơn có chức năng làm đầu mối tham mưu giúp việc cho Phó giám đốc cơng ty trong lĩnh vực đảm bảo tốt môi trường làm việc và đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. Các công tác chủ yếu của phòng bao gồm:
+ Thực hiện cơng tác hành chính - quản trị;
+ Thực hiện cơng tác an tồn lao động và vệ sinh công nghiệp,
Bộ phận sale & marketing: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tiếp thị dịch
vụ và chăm sóc khách hàng. Cụ thể là chào giá sản phẩm và dịch vụ, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty và hỗ trợ sáng tạo để thiết kế để sáng tạo ra sản phẩm mới. Thường xuyên liên lạc với khách hàng để giải quyết
- Hỗ trợ phịng kinh doanh tìm hiểu nhu cầu mua hàng và định hướng khách hàng vào các dịng sản phẩm của cơng ty đang phân phối; thuyết phục khách hàng mới mua sản phẩm của công ty.
- Thu thập và phân tích các dữ liệu, thơng tin về cung cầu và biến động giá cả của thị trường bất động sản; các kế hoạch, hoạt động, tài liệu về Sales – Marketing của đối thủ cạnh tranh.
Bộ phận xuất nhập khẩu: Thực hiện các thủ tục để nhận hàng nhập khẩu.
- Định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu cho công ty - Nghiên cứu và tìm kiếm thị trường
- Lập phương án kinh doanh
- Tiếp cận, đàm phán và kí kết hợp đồng
- Điều hành việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
- Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Cơng ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm. Soạn thảo hồ sơ làm bộ chứng từ khai quan và các công văn, các chứng từ cần thiết khác phục vụ cho công tác khai quan và giao nhận hàng hóa.
- Thường xuyên theo dõi nắm bắt các thông tin về xuất nhập khẩu và những thay đổi của Nhà nước về thuế, chính sách xuất nhập khẩu, hồ sơ, chứng từ, cơng văn có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
- Theo dõi quá trình làm hàng, phối hợp với phịng kinh doanh có liên quan đến lơ hàng để giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện việc khai quan và giao nhận hàng hóa.
- Triển khai các hoạt động khai thủ tục hải quan, đăng ký kiểm dịch, kiểm tra chất lượng nhà nước, trực tiếp ra Cảng làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận chuyển, quản lý việc trung chuyển hàng hóa từ Cảng về đến kho hoặc chân cơng trình theo u cầu của phịng kinh doanh.
- Lưu trữ chứng từ khai báo hải quan, là cơ sở cho việc kiểm tra sau thông quan của hải quan khi cần thiết.
- Đảm bảo cho việc giao hàng diễn ra đúng thời gian, đúng tiến trình như đã ký kết với khách hàng
- Cung cấp thông tin về công nợ, thu chi cho bộ phận kế toán theo dõi về mặt tài chính, quản lí lưu trữ hồ sơ ngiệp vụ: Đảm bảo đầy đủ thông tin về bất kỳ lô hàng nào.