2.2.3 .Thị trường nhập khẩu
3.2. Một số kiến nghị và giải pháp giúp thực hiện tốt hơn quy trình nhập khẩu hàng
3.2.1. Đối với Công ty
3.2.1.1.Giải pháp trong khâu thực hiện thủ tục Hải quan tại cửa khẩu
- Chuẩn bị bộ chứng từ hồn chỉnh, sắp xếp theo đúng trình tự được yêu cầu, các chứng từ phải khớp nhau về thông tin.
- Thời gian mở tờ khai và kiểm hóa phụ thuộc rất nhiều vào mức độ chấp hành pháp luật của doanh nghiệp cũng như được xem xét về quá trình khai báo thủ tục Hải quan có thường xuyên và có thực hiện tốt thủ tục Hải quan, thái độ của nhân viên đảm nhận nhiệm vụ đi khai quan cho các lơ hàng, do đó cơng ty cần nghiêm chỉnh chấp hành tốt pháp luật, các quy định của nhà nước cũng như ln có thái độ hợp tác trong q trình khai quan để tạo dựng được lịng tin với Hải quan thì các bước thực hiện thủ tục hải quan tại của khẩu sẽ được tiến hành rất nhanh chóng.
- Các lô hàng nhập về của công ty đa phần là hàng phải xin kiểm tra chất lượng nhà nước, xin kiểm dịch do đó hàng thường xuyên bị kiểm hóa, trong trường hợp này nhân viên phịng xuất nhập khẩu cần sắp xếp cho hạ container, chuyển về bãi kiểm hóa càng sớm càng tốt, sắp xếp thời gian kiểm hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho Cán bộ kiểm hóa sao cho việc kiểm hóa được diễn ra nhanh chóng.
Sau khi hồn tất kiểm hóa, cơng ty cần niêm phịng hàng hóa lại để bảo đảm an tồn cho hàng hóa của mình, nên mua seal của hãng tàu, tránh mua các ổ khóa thơng thường sẽ khơng đảm bảo được độ chắc chắn.
- Đối với các mặt hàng nhập khẩu của công ty cần đăng ký kiểm tra chất lượng trước khi thông quan, chắc chắn sẽ phải cung cấp Mẫu cho các cơ quan chức năng có
liên quan để kiểm tra, do đó để rút ngắn thời gian làm hàng phải chờ đợi để lấy Mẫu khi kiểm hóa, cơng ty cần chuẩn bị trước các loại Mẫu này (có thể là một Mẫu nhỏ yêu cầu nhà sản xuất đặt sẵn vào Cont khi đóng hàng hoặc chuyển phát nhanh Mẫu về cho cơng ty), khi kiểm hóa chỉ cần xuất trình Mẫu theo đúng hàng hóa nhập khẩu sẽ giảm thiểu được thời gian hơn.
3.2.1.2.Giải pháp trong khâu truyền dữ liệu:
- Trong khâu khai báo Hải quan điện tử, chú ý để tránh cung cấp thiếu hoặc sai thơng tin, cần rà sốt lại các thơng tin đã nhập trước khi truyền dữ liệu đến Hải quan, vì mỗi lần khai sửa đổi, bổ sung tờ khai sẽ phải chờ đợi khá lâu để nhận được các phản hồi từ phía Hải quan do sau khi khai lại phải qua các cán bộ công chức kiểm tra và đề xuất Lãnh đạo Chi cục phê duyệt (không phải do hệ thống tự động làm). Mỗi lần gửi yêu cầu hủy khai báo hay sửa tờ khai thì thơng thường khả năng bị phân luồng đỏ cho các tờ khai này khá cao, điều này làm ảnh hưởng đến thời gian làm hàng sau này, do đó cần thật sự lưu ý vấn đề này trong quá trình truyền dữ liệu điện tử.
- Chú ý đặt biệt ở mục chi cục hải quan cần khai báo và cửa khẩu nhập hàng, nếu chọn sai dữ liệu trong hai mục này công ty sẽ mất thêm thời gian làm văn bản hủy và liên hệ trực tiếp với cán bộ Hải quan tại chi cục hải quan này đề xin hủy tờ khai truyền sai nói trên.
3.2.1.2 Giải pháp trong khâu nhận và kiểm tra chứng từ:
- Cần đảm bảo hơn nữa tính nhanh chóng trong cơng tác chuẩn bị chứng từ, đảm bảo tính thận trọng và nghiêm ngặt trong khâu kiểm tra chứng từ, điều chỉnh chứng từ. Ngay khi hàng hóa được giao lên tàu, cần theo dõi để yêu cầu người xuất khẩu cung cấp chứng từ bản nháp qua email để hai bên cùng kiểm tra đối chiếu với thực tế hàng hóa được giao. Việc điều chỉnh, thay đổi các chứng từ tốt nhất là nên thực hiện hoàn tất trước khi tàu về đến Việt Nam. Các chứng từ gốc cần được kiểm tra kỹ trước khi cấp bản gốc và yêu cầu nhà xuất khẩu gửi chuyển phát nhanh đến công ty càng sớm càng tốt, đảm bảo khi hàng đến thì chúng ta có ngay bộ chứng từ hồn chỉnh để làm thủ tục khai quan cho hàng hóa.
- Việc kiểm tra tồn bộ thơng tin trên giấy thông báo hàng đến cũng rất được lưu ý bởi xác định được ngày tàu cập cảng để sắp xếp thời gian cho các công việc tiếp theo, nhằm đảm bảo việc khai báo Hải quan được sớm hơn, tránh để hàng về quá lâu, phải lưu kho bải tại Cảng một thời gian mới thực hiện việc khai quan sẽ làm tốn rất nhiều chi phí cũng như kéo dài thời gian giao hàng cho khách hàng. Một điều nữa là, việc lập chứng từ của các hãng tàu khơng thể tránh khỏi các sai sót, thơng tin trên giấy thơng báo hàng đến có thể sẽ sai lệch so với thực tế như ghi nhầm tên cảng đến, ghi sai số vận đơn v.v…., do đó, ngay khi nhận được Giấy thơng báo hàng đến cần rà sốt các
thơng tin lại một các kỹ lưỡng nhằm kịp thời điều chỉnh và không làm ảnh hưởng đến các khâu khai báo thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa sau này.
3.2.1.4.Giải pháp trong khâu giao nhận hàng hóa về kho riêng:
- Cơng ty có thể thực hiện việc cắt giảm chi phí cho vận chuyển hàng hóa bằng cách lựa chọn các nhà vận chuyển một cách tối ưu, có sự so sánh và chọn lọc.
- Vì phải th ngồi kho để chứa hàng, hàng năm chi phí cho việc thuê kho này là khá cao, trong khi lượng hàng mà công ty nhập về là thường xuyên và với số lượng khá lớn do đó cơng ty cần xem xét, cân đối lại chi phí để quyết định xem có nên mở rộng quy mơ của cơng ty với việc mua lại hay xây dựng một kho chứa hàng nhằm tiết kiệm chi phí thuê hàng năm quá lớn, đồng thời chủ hơn trong công tác cung ứng hàng trên thị trường.
- Đối với những lô hàng giao nguyên Container, tức công ty cần thực hiện bước mượn container để chở hàng về kho, ngay sau khi nhận được cont hàng, cần nhanh chóng tiến hành việc dỡ hàng khỏi cont, điều này một phần cũng chịu sự ảnh hưởng bởi việc sắp xếp trước vị trí, khu vực để hàng trong kho làm sao để ngay khi hàng đến là có thể dỡ hàng, tránh tình trạng để xe cont phải chờ. Sau đó, cần nhanh chóng trả cont về bãi quy định trên giấy mượn cont. Vì nếu cont được trả quá ngày quy định trên phiếu cược cont thì sẽ phải trả các chi phí lưu giữ theo mức: Hàng nội địa: 70.000VNĐ/ngày/cont20’ và 140.000VNĐ/ngày/cont40’.
3.2.1.5.Một số giải pháp khác đối với Công ty:
- Mở rộng mạng lưới giao dịch mua bán, đặt biệt là trong quá trình kinh doanh, công ty chú trọng phát triển mảng hàng nhập khẩu, nhưng do việc phải mua đồng ngoại tệ để thanh toán cho đối tác nước ngoại nhưng lại không thu về bất kỳ đồng ngoại tệ nào, điều này làm mất cân bằng cán cân ngoại tệ tại công ty, đây cũng là lý do khiến cho việc chênh lệch tỷ giá đã làm cho chi phí tài chính tăng khá cao trong thời gian qua, làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp, do đó cơng ty có thể chú trọng mở ra ngành hàng xuất khẩu dù khơng phải là chủ lực nhưng cũng sẽ góp một phần khơng nhỏ đến cán cân thanh toán và lợi nhuận thu về của doanh nghiệp.
- Cơng ty nên mở rộng thêm phịng ban kinh doanh xuất nhập khẩu để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nhằm xây dựng bộ phận nhân viên làm thủ tục hải quan thông hiểu và nắm bắt rõ luật lệ, luôn cập nhật thông tin và các văn bản luật có liên quan đến hoạt động nhập khẩu của một cách kịp thời.
- Thu hút nhân viên giỏi, lao động giỏi, có kiến thức và kinh nghiệm, xây dựng các chương trình đào tạo thuần hoặc gời nhân viên đi tham gia các khóa đạo tạo ở bên ngoài nhằm nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên đặt biệt là trong ngành xuất nhập khẩu nhằm nhằm phục vụ cho hoạt động nhập khẩu của công ty một cách tốt nhất.
-Phân công nhiệm vụ rõ ràng một cách chun mơn hóa trong quy trình thực hiện việc khai quan và giao nhận hàng hóa, đây là yếu tố giúp sắp xếp cơng việc một cách logic, có trật tự và khoa học nhằm giảm bớt được chi phí và thời gian trong tồn bộ quy trình.