Nguồn: Phịng Tổ chức Hành chính
Nhận xét:
Nhìn vào bảng biểu cho thấy số lượng CBNV công ty đã tuyển qua các năm
không đều đặn, mức độ tuyển dụng cầm chừng. Số lượng lao động giảm đều qua các năm, nguyên nhân là do thị trường bất động sản biến động và khơng ổn định,
gây ảnh hưởng nhiều đến tình hình tài chính trong nội bộ doanh nghiệp, bên cạnh
đó một số ít nhân lực giảm do yếu tố khách quan về địa lý và yêu cầu trong học tập.
Tuy nhiên, nguồn nhân lực qua các năm nhìn chung khơng chênh lệch là mấy,
vẫn giữ mức độ trung bình. Điều này cho thấy dù có sự khó khăn và khủng hoảng
chung trong thị trường bất động sản trong nước nhưng công ty vẫn đảm bảo các chế
độ cho người lao động khơng chỉ là lợi ích mà cịn là sự gắn bó và cống hiến hết
mình nhằm giữ vững cơ cấu hoạt động trong nội bộ ln bền vững.
Hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH BĐS Trần Thái
GVHD: ThS. Nguyễn Hoàng Long SVTH: Vũ Th ị Mỹ Linh - Trang 49
Tất cả các cá nhân, bộ phận tham gia quá trình tuyển dụng đều phải thực hiện theo đúng quy trình này, cụ thể như sau:
Phịng Tổ chức Hành chính:
Đánh giá nguồn nhân lực hiện tại của phịng ban đang có nhu cầu tuyển dụng để xác định rõ tính xác thực.
Kể từ khi nhận được phiếu yêu cầu tuyển dụng, Phịng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm đáp ứng đủ người trong khoảng thời gian sau:
- Nhân viên văn phòng, nhân viên bán thời gian, bảo vệ, lao động phổ thơng:
Trong vịng 20-30 ngày.
- Quản lý cấp trung (Trưởng, phó phịng): Trong vịng 30-60 ngày.
- Quản lý cấp cao (Tổng Giám đốc – Phó Tổng Giám đốc): Trong vịng 45-90
ngày.
Các phịng ban khi có nhu cầu tuyển dụng:
Chịu trách nhiệm về yêu cầu tuyển dụng mà bộ phận đề xuất.
Cung cấp đầy đủ các thơng tin cần thiết về vị trí cần tuyển ở mức độ chính xác và phù hợp nhất, tham khảo ý kiến từ phía Phịng Tổ chức Hành chính.
Phối hợp với Phịng Tổ chức Hành chính sắp xếp thời gian phỏng vấn thích hợp và nhanh chóng nhất.
Chủ tịch Hội đồng thành viên và Tổng Giám đốc: Là người có quyền hạn cao
nhất trong việc xét duyệt yêu cầu tuyển dụng.
Quy trình tuyển dụng:
- Kế hoạch tuyển dụng: 15 ngày trước năm/quý mới
15 ngày trước năm/q mới: Các phịng ban trong tồn cơng ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm/quý tới với các chi tiết cụ thể nhất, gửi bản Kế hoạch tuyển dụng về P. TC-HC. Các phòng ban chịu trách nhiệm về bản kế hoạch tuyển dụng đã đưa ra. Dựa theo kế hoạch tuyển dụng mà các bộ phận cung cấp, P. TC- HC có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế. Bản kế hoạch tuyển dụng và tất cả các biểu mẫu liên quan đến
Hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH BĐS Trần Thái
GVHD: ThS. Nguyễn Hoàng Long SVTH: Vũ Th ị Mỹ Linh - Trang 50
tuyển dụng được lưu file cứng tại P. TC-HC, file mềm được lưu trên mạng nội bộ của
công ty.
- Yêu cầu tuyển dụng:
Các Phịng ban khi có nhu cầu tuyển dụng đột xuất hoặc dựa vào kế hoạch tuyển dụng đầu năm/quý của TGĐ sẽ gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng về P. TC-HC, ít nhất 30 ngày trước cho vị trí cần tuyển.
Phiếu yêu cầu tuyển dụng phải được điền đầy đủ thơng tin và phải có chữ ký xác nhận của Trưởng phòng và P. TGĐ Bộ phận.
Đối với các văn phịng hoặc chi nhánh ở xa, Trưởng phịng có thể gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng qua email trước, phiếu yêu cầu tuyển dụng phải có xác nhận bằng tên của Trưởng phịng bên dưới. Trong vịng 1 tuần sau đó, phiếu u cầu tuyển dụng có chữ ký của Trưởng phòng và P. TGĐ Bộ phận phải được gửi đến P.TC-HC thì quy trình tuyển dụng mới đúng trình tự.
- Kiểm tra và phê duyệt: 03 ngày
P. TC-HC sẽ có sự kiểm tra lại với TGĐ để xem nhu cầu tuyển dụng thực tế tại
thời điểm đó. Nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người thì trình TGĐ duyệt trong
vịng 03 ngày. Nếu thấy khơng cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển
dụng cho phịng ban có nhu cầu tuyển trong vịng 03 ngày. Khi TGĐ và CT. HĐTV đã
phê duyệt, P. TC-HC sẽ tiến hành tìm ứng viên phù hợp. - Chọn nguồn tuyển dụng: 02 ngày
+ Nguồn nội bộ: Sốt xét lại nguồn nhân lực trong cơng ty xem có hồ sơ
nào phù hợp không. Ưu tiên cho ứng viên là nhân viên của cơng ty có đơn xin dự tuyển vào vị trí đăng tuyển. Nhân viên phải gửi đơn dự tuyển cho Trưởng Phòng duyệt trước khi chuyển về P.TC-HC để tham gia quy trình tuyển dụng.
+ Nguồn bên ngoài:
Do mối quan hệ của P. TC-HC.
Do NV trong cơng ty giới thiệu.
Hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH BĐS Trần Thái
GVHD: ThS. Nguyễn Hoàng Long SVTH: Vũ Th ị Mỹ Linh - Trang 51
Đăng thông báo trên trang web của công ty, các trang web tuyển
dụng.
Đối với các vị trí cao cấp, có thể nhờ các cơng ty tư vấn nguồn nhân
lực.
Khi đã chọn được nguồn tuyển dụng và được CT. HĐTV phê duyệt. Phịng TC-
HC sẽ ra thơng báo tuyển dụng.
- Thông báo tuyển dụng: 01 ngày
P. TC-HC ra thông báo tuyển dụng cụ thể như sau:
+ Thông báo cho NV trên email nội bộ của công ty.
+ Thông báo với các nguồn cung ứng lao động bên ngoài và trên các
phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài...).
Nếu nhờ các công ty tư vấn nguồn nhân lực tìm ứng viên, P. TC-HC sẽ thỏa thuận chi phí, các điều khoản,… với cơng ty tư vấn nguồn nhân lực và hai bên sẽ ký kết hợp đồng cung ứng nhân lực.
Nhận và sàng lọc hồ sơ: từ lúc ra thơng báo đến khi có quyết định tuyển chọn. P.
TC-HC nhận và sàng lọc hồ sơ theo phiếu yêu cầu tuyển dụng. Tất cả hồ sơ của ứng
viên đều được P. TC-HC lưu lại. Mỗi đợt nhận và sàng lọc hồ sơ kéo dài từ 3 đến 7 ngày.
- Liên lạc mời phỏng vấn:
Sau mỗi đợt nhận và sàng lọc hồ sơ, P. TC-HC sẽ gửi hồ sơ cho Trưởng phịng đó xét duyệt trước.
Sau khi Trưởng Phòng đã duyệt hồ sơ, P. TC-HC sẽ điện thoại hoặc email cho
ứng viên hẹn thời gian đến phỏng vấn, đồng thời yêu cầu ứng viên cung cấp đầy đủ hồ sơ cá nhân. Một bộ hồ sơ cá nhân đầy đủ cần phải có:
+ Đơn xin việc;
+ Sơ yếu lý lịch có cơng chứng;
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ liên quan có cơng chứng;
+ 01 bản sao chứng minh nhân dân và 1 bản sao hộ khẩu có cơng chứng;
+ 01 giấy khám sức khỏe;
Hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH BĐS Trần Thái
GVHD: ThS. Nguyễn Hoàng Long SVTH: Vũ Th ị Mỹ Linh - Trang 52
Chuẩn bị phòng họp (trà nước,…) và chuẩn bị Đơn dự tuyển, các câu hỏi, bài kiểm tra,… trước khi ứng viên đến.
Sơ vấn:
Khi ứng viên đến phỏng vấn, sẽ được điền vào Đơn dự tuyển. Thời gian điền đơn dự tuyển của ứng viên từ 30 đến 60 phút.
Sau khi ứng viên điền vào Đơn dự tuyển, P. TC-HC sẽ phỏng vấn sơ bộ ứng viên, cho làm bài kiểm tra nếu cần thiết. P. TC-HC sẽ thỏa thuận mức lương với ứng viên. Nếu đạt, P. TC-HC phối hợp cùng Trưởng phòng sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chun mơn. Cịn nếu không đạt P. TC-HC sẽ thông báo loại.
Phỏng vấn chuyên môn:
Thời gian sắp xếp cho ứng viên phỏng vấn chuyên môn không quá 7 ngày kể từ khi sơ vấn. P. TC-HC chuyển những thông tin về ứng viên cho Trưởng phịng có nhu
cầu tuyển dụng trước ngày phỏng vấn chuyên môn 02 ngày.
Nếu tuyển các chức danh nhân viên, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: P. TC- HC, Trưởng phòng.
Nếu tuyển các chức danh quản lý cấp trung và cấp cao, thành viên tham gia phỏng vấn gồm: TGĐ, P. TC-HC, Trưởng phòng/P. TGĐ Bộ phận. Trưởng phòng sẽ là người trực tiếp phỏng vấn chuyên môn các ứng viên, và lựa chọn hình thức phỏng vấn: phỏng vấn miệng, cho làm bài kiểm tra… Trưởng phịng phải thơng báo trước ít nhất 01 ngày cho P. TC-HC để chuẩn bị. Nếu cho ứng viên làm bài kiểm tra, Trưởng
phòng phải gửi bải kiểm tra về cho P. TC-HC ít nhất 01 ngày trước ngày phỏng vấn
chuyên môn.
P. TC-HC sẽ liên lạc ứng viên để mời phỏng vấn (làm giống như bước số 8: Liên
lạc mời phỏng vấn).
Trưởng phịng ghi ý kiến của mình vào Đơn dự tuyển của ứng viên về lý do nhận hoặc không nhận ứng viên.
P. TC-HC sẽ kiểm tra đối chiếu với người sử dụng lao động trước hoặc với
trường học nếu chưa đi làm. Việc kiểm tra đối chiếu có thể thực hiện qua điện thoại với điều kiện người trả lời đúng là người có quyền đưa ra những thơng tin này. Việc kiểm tra đối chiếu là khơng bắt buộc.
Hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH BĐS Trần Thái
GVHD: ThS. Nguyễn Hoàng Long SVTH: Vũ Th ị Mỹ Linh - Trang 53
Quyết định tuyển chọn: 02 ngày
Quyết định tuyển chọn được sự nhất trí của 2 bên: P. TC-HC, Trưởng phòng/P. TGĐ Bộ phận.
CT. HĐTV hoặc TGĐ là người sẽ phê duyệt quyết định tuyển chọn.
Mời cộng tác: 02 ngày
Dựa vào Kết quả phỏng vấn, P. TC-HC sẽ mời các ứng viên đạt yêu cầu qua vịng phỏng vấn chun mơn nhận việc bằng việc ký Thư mời cộng tác. Thư mời cộng tác sẽ do TGĐ ký trong vịng 02 ngày kể từ khi có kết quả phỏng vấn.
Thư mời cộng tác phải được ứng viên ký trước ngày vào làm.
P. TC-HC thơng báo với Trưởng phịng ngày vào làm việc của nhân viên mới
bằng email, sau khi ứng viên đã ký Thư mời cộng tác.
Đối với các ứng viên khơng phù hợp đã được Trưởng phịng/P. TGĐ Bộ phận phỏng vấn, P. TC-HC sẽ gửi Thư cám ơn dự tuyển. Chậm nhất 1 tháng từ khi công ty đã chọn được ứng viên phù hợp.
Chuẩn bị thủ tục cho nhân viên mới: Tiến hành trong vòng 07 ngày trước khi
nhân viên vào nhận việc.
Sau khi ứng viên đã ký Thư mời cộng tác, P. TC-HC tiến hành làm các bước:
Thơng báo cho Trưởng phịng và P. TC-KT về thời gian vào làm việc, mức
lương của nhân viên mới 01 ngày sau khi ký Thư mời cộng tác. Chuẩn bị chỗ ngồi cho nhân viên mới. Lắp đặt máy tính và tạo địa chỉ mail cho nhân viên mới. Phối hợp với Trưởng phòng chuẩn bị các giấy tờ cần ký, cần xem như: Hợp đồng thử việc, phiếu thơng tin nhân viên, chương trình thử việc và chương trình đào tạo hội nhập, đào tạo chuyên môn, bảng phân công công việc, cam kết bảo mật thông tin,…
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về việc đưa ra chương trình thử việc và
chương trình đào tạo chun mơn theo biểu mẫu, chậm nhất là 3 ngày trước khi nhân viên vào thì Trưởng phịng phải gửi về P. TC-HC có đầy đủ chữ ký.
In lưu đồ quy trình kèm chung với hồ sơ ứng viên: lưu đồ sẽ ghi các bước
Hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH BĐS Trần Thái
GVHD: ThS. Nguyễn Hoàng Long SVTH: Vũ Th ị Mỹ Linh - Trang 54
hoàn tất chậm nhất 02 ngày trước khi nhân viên đến nhận việc. Kiểm tra lại toàn bộ các thủ tục đến khi hoàn tất.
Giới thiệu nhân viên mới:
Vào ngày đầu tiên khi nhân viên mới đến nhận việc:
P. TC-HC sẽ tiếp nhận nhân viên mới, hướng dẫn nhân viên làm các thủ tục
nhận việc: điền Phiếu thông tin nhân viên, ký nhận Bảng phân công công việc, bổ sung hồ sơ cá nhân (như: hình, bằng cấp, giấy khám sức khỏe,…)
nếu còn thiếu. Trong bất kỳ trường hợp nào, hồ sơ cá nhân phải được cập
nhật đầy đủ trong vòng 01 tuần kể từ ngày bắt đầu làm việc của nhân viên.
P. TC-HC dẫn nhân viên về phòng làm việc, và dẫn đi giới thiệu với các
phòng ban khác. P. TC-HC gửi email thông báo nhân viên mới cho tồn cơng
ty. Sau khi nhân viên đã hoàn tất các thủ tục, P. TC-HC sẽ gửi 01 Hợp đồng thử việc, 01 Phiếu thông tin nhân viên, các giấy tờ liên quan cho P. TC-KT để làm các thủ tục kế tốn.
Đào tạo, phân cơng cơng việc trong thời gian thử việc:
P. TC-HC phối hợp cùng Trưởng phòng phổ biến sơ đồ tổ chức, tầm nhìn, sứ
mệnh, nội qui, chính sách, quy tắc làm việc … của cơng ty qua buổi đào tạo hội nhập, ngày đầu tiên vào làm của nhân viên. P. TC-HC (Chuyên viên IT) sẽ hướng dẫn nhân viên mới cách thay đổi password của email, các quy định về sử dụng máy tính, hướng
dẫn sử dụng lịch làm việc, tạo yêu cầu hội họp,…
Trưởng phịng có trách nhiệm phân cơng, hướng dẫn cơng việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới.
Trưởng phòng sẽ đưa ra chương trình thử việc và chương trình đào tạo chun
mơn mà nhân viên mới phải thực hiện. Chương trình thử việc sẽ kéo dài từ 01 đến 02
tháng. Nhân viên mới bắt buộc phải hồn thành chương trình thử việc và chương trình
đào tạo đúng hạn thì mới được ký hợp đồng lao động.
Thời gian thử việc áp dụng theo qui định của công ty, từ 01 đến 02 tháng.
Phỏng vấn trong thời gian thử việc:
Trong thời gian thử việc, P. TC-HC sẽ có 01 buổi nói chuyện chính thức với NV để giải đáp những khó khăn, vướng mắc trong thời gian đầu hội nhập với cơng ty.
Hồn thiện cơng tác quản trị nhân sự tại Cơng ty TNHH BĐS Trần Thái
GVHD: ThS. Nguyễn Hồng Long SVTH: Vũ Th ị Mỹ Linh - Trang 55
Đánh giá sau thử việc: trước khi NV hết thời hạn thử việc từ 03 ngày đến 01
tuần.
P. TC-HC có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách NV sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng phòng trước khi hết thời hạn thử việc 01 tuần, gửi email nhắc nhở các Trưởng phòng và nhân viên về các bước sắp tới phải hồn thành trong quy trình tuyển dụng.
Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hồn thành cơng việc của NV mới, Trưởng phòng xác nhận kết quả sau thời gian thử việc bằng Bảng đánh giá sau thời gian thử việc và gửi về P. TC-HC trước khi NV hết thời hạn thử việc 01 tuần. Hoặc nếu trong thời gian thử việc, Trưởng phịng nhận thấy cần có những đề xuất với NV mới, ví dụ: thêm, giảm, chấm dứt thời gian thử việc, thay đổi mức lương với NV,... Trưởng phòng sẽ làm Bảng đánh giá sau thử việc và gửi về P. TC-HC. P. TC-HC đánh giá tác phong, sự tuân thủ nội quy cũng như thái độ làm việc của NV trong thời gian thử việc và xác nhận kết quả vào Bảng đánh giá sau thời gian thử việc. Nếu NV không hồn thành chương trình thử việc, nhưng Trưởng phịng vẫn muốn cho NV thêm một cơ hội làm việc tại cơng ty, Trưởng phịng sẽ ghi ý kiến đề xuất đào tạo vào Bảng đánh giá sau thử việc. P. TC-HC sẽ làm Hợp đồng đào tạo với NV. Sau khi hết Hợp đồng đào tạo sẽ có 01 Bảng đánh giá sau đào tạo tương tự với Bảng đánh giá sau thử việc. Các bước tiếp theo tương tự như bước đánh giá sau thử việc.
Quyết định tuyển dụng/ thôi việc: