2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khNu thực tế tại công ty cổ phần vận tải và
2.3.3. Các bước khai báo hải quan
2.3.3.1. Mở tờ khai
Với vai trò và tư cách của người làm dịch vụ khai thuê, nhân viên giao nhận của công ty sẽ tiến hành đi mở tờ khai tại Chi cục Hải quan thuộc cục Thành Phố Hồ
Chí Minh.
●Bộ hồ sơ khai hải quan bao gồm:
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
- Hai tờ khai hàng hóa xuất khNu (mẫu HQ/2009-TKDTXK). - Hóa đơn thương mại (Invoice ): 1 bản chính.
- Phiếu đóng gói (Packing list): 1 bản chính.
- Hợp đồng thương mại (Purchase contract): 1 bản chính.
Quy trình sẽ được tiến hành như sau:
SVTH: Phạm Thị Kim Oanh Page 41 - Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng kí tên và đóng dấu xác nhận.
- Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan, hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ
sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì khơng. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay khơng và xem hàng xuất khNu có thuộc danh mục hàng kiểm hóa hay khơng.
- Nếu hàng hóa thuộc danh mục hàng kiểm hóa phải mang đi kiểm hóa. Từ 22/8, việc phân luồng hàng hóa xuất nhập khNu và kiểm tra hải quan được thống nhất thực hiện theo Quyết định 1807/QĐ-TCHQ và Thông tư 100/2010/TT- BTC.
o Hàng hóa luồng 1 gồm hàng hóa nhập khNu là tài liệu, chứng từ thương mại, hàng hóa được hưởng chế độ ưu đãi miễn trừ theo quy định của pháp luật, hàng hóa khơng phải nộp thuế.
o Luồng 2 gồm hàng hóa nhập khNu phải nộp thuế, có giá trị khai báo đến 1 triệu đồng. Nhóm hàng hóa luồng 1 và luồng 2 được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
o Hàng hóa luồng 3 bao gồm hàng hóa nhập khNu phải nộp thuế, có giá trị khai báo trên 1 triệu đồng đến 10 triệu đồng sẽ thực hiện kiểm tra thực tế 100% hàng hóa bằng máy soi hàng.
o Luồng 4 bao gồm hàng hóa nhập khNu thuộc danh mục quản lý chuyên ngành, hàng hóa nhập khNu có điều kiện, hàng hóa nhập khNu phải nộp thuế có giá trị khai báo trên 10 triệu đồng, hàng hóa nhập khNu là mặt hàng thuộc diện kiểm tra trọng điểm theo quy định của cơ quan quản lý Nhà nước chuyên ngành. Hàng hóa luồng 4 thực hiện kiểm tra thực tế 100% bằng biện pháp thủ cơng.
2.3.3.2. Đóng hàng vào container
Hàng nguyên container (FCL- Full Container Load)
Hàng nguyên container là lô hàng của người gửi hàng có khối lượng tương
SVTH: Phạm Thị Kim Oanh Page 42 (Ví dụ cụ thể về lơ hàng xuất khNu trong phần phụ lục đính kèm)
Phúc Tâm là công ty được Brighter Tomorrow ủy thác là người gửi hàng nên phải làm những việc sau:
- Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng, sau khi đã nhận hàng từ Brighter Tomorrow về kho.
- Ðóng hàng vào container kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container. - Ðánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở.
- Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khNu.
- Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container ở Tân Cảng, đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp.
- Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên (phí th container, đầu kéo, phí thủ tục hải quan…)
Hàng lẻ (LCL- Less Than Container Load)
LCL là những lơ hàng đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container. Khi gửi hàng, nếu hàng khơng đủ để đóng ngun một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ.
Quy trình đóng hàng lẻ:
- Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khNu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. - Sau khi có Booking note, tiến hành giao hàng ra cảng (nơi đóng container consol). - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD
- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hoá và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng nhận giấy nhận hàng hãng vận tải để đổi lấy vận đơn.
SVTH: Phạm Thị Kim Oanh Page 43 - Tập hợp bộ chứng từ để thanh tốn.
2.3.3.3. Kiểm hóa hàng xuất
Nhân viên giao nhận mang phiếu tiếp nhận tờ khai và biên lai ghi lệ phí hải quan
đến bộ phận đăng kí kiểm hố để cán bộ kiểm hố vào sổ, đồng thời đăng ký thời
gian và địa điểm kiểm hố, thường thì tiến hành kiểm hố ngay trong ngày khai hải quan.
Tỷ lệ kiểm hóa của lơ hàng phụ thuộc vào: Loại hàng, hồ sơ của doanh nghiệp, các văn bản pháp lý liên quan đến hàng xuất khNu vào thời điểm hiện hành.
- Mức a: kiểm tra tồn bộ lơ hàng. - Mức b: kiểm tra thực tế 10 % lô hàng. - Mức c: kiểm tra thực tế 5 % lơ hàng.
Quy trình kiểm hóa như sau:
Dựa vào số tờ khai ghi trên phiếu tiếp nhận xác định nhân viên kiểm hóa, gặp trực tiếp và mời xuống địa điểm để kiểm tra, nếu đã nộp lệ phí hải quan thì giao lại biên lai cho cán bộ kiểm hóa để kẹp vào hồ sơ.
Cán bộ kiểm hóa sẽ tiến hành kiểm tra thực tế lô hàng đối với hồ sơ khai báo về tên hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, thành phần, ký mã hiệu.
Nếu kiểm tra bằng mắt thường mà cán bộ kiểm hóa khơng xác định được đúng tên hàng, phNm chất, quy cách, cơng dụng của mặt hàng thì cán bộ kiểm hóa sẽ trưng cầu giám định đến các cơ quan, tổ chức có chức năng, thNm quyền yêu cầu giám định rõ các yếu tố trên bằng cách lấy mẫu hay mời xuống tận hiện trường.
Về địa điểm kiểm hóa có thể được tiến hành ngay tại nơi làm thủ tục hải quan hay tại kho riêng của doanh nghiệp nếu có sự cho phép của Chi cục hải quan. Sau khi kiểm hóa, nếu khơng thấy có dấu hiệu vi phạm, thì cán bộ kiểm hóa tiến hành đóng dấu, kí tên xác nhận vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa. Trường hợp phát hiện việc khai của người khai là chưa chính xác nhưng khơng nghiêm trọng thì giải thích cho người khai hải quan biết và điều chỉnh tên hàng, áp lại mã số theo đúng quy định. Đối với các trường hợp người khai cố ý khai sai với thực tế
SVTH: Phạm Thị Kim Oanh Page 44 hàng hố thì hải quan sẽ lập biên bản vi phạm và ra quyết định phạt hành chính theo mức độ vi phạm.
Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal (gồm seal Hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.
2.3.3.4. Nhận lại tờ khai
Sau khi hoàn tất mọi thủ tục, người giao nhận dán tem thu lệ phí thủ tục hải quan vào bản lưu hải quan và nộp bản sao giấy nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước (trường hợp phải nộp thuế ngay), sau đó nhận lại tờ khai (bản lưu người khai).
2.3.3.5. Thanh lý hải quan bãi
Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/ seal, tàu/chuyến lên tờ khai chính.
Nhận viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử. Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí.
Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.
2.3.3.6. Vào sổ tàu
Căn cứ vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
Nhân viên giao nhận nộp tờ khai và phiếu xác nhận seal để Hải quan vào sổ tàu. Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khNu tại cảng. Sau đó, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại
không xuất khNu được mặc dù đã thông quan.
2.3.3.7. Phát hành vận đơn
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng.
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất. Công việc cụ thể của nhân viên chứng từ như sau:
SVTH: Phạm Thị Kim Oanh Page 45
•Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hồn tất thủ tục xuất hàng hay chưa.
• Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu.
• Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn. Nội dung vận đơn gồm những chi tiết sau:
- Số vận đơn (B/L no): PFLPKG250313366
- Người gửi hàng(Shipper) : PT TRANS& SERVICES JSC - Người nhận hàng(Consignee) : ABDULLAH BIN SAUFI,
MALAYSIA
- Tên tàu\ số chuyến (vessel/ Voyage) : SIMA SAPPHIRE/ 460R
• Cảng xếp hàng (Port of loading): HO CHI MINH PORT
• Cảng dỡ hàng (Port of discharge): PORT KELANG
• Nơi giao hàng (Place of delivery): PORT KELANG
• Số container/số kẹp chì (container/ Seal no) : THLU
2597011/ PFL001232
• Số lượng container (number of container): 1
• Mơ tả hàng hóa (Descreption of goods): QUẦN ÁO HỒI GIÁO
• Số kiện (number of package): 204
• Trọng lượng hàng cả bì (Gross weight): 6000KGS
Sau khi có đầy đủ những thông tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ ra
một Bill nháp, gởi Bill nháp này cho khách hàng kiểm tra trước, nếu đúng với các chi tiết thì bộ phận chứng từ mới tiến hành phát hành House Bill of Lading (HB/L).
Ở đây, HB/L là bằng chứng cho việc kí kết hợp đồng giao nhận kho vận giữa Phúc
Tâm và Brighter Tomorrow đồng thời cùng bằng chứng cho việcPhúc Tâm đã nhận hàng củaBrighter Tomorrow để gởi đến nơi nhập khNu. Sau đó, Phúc Tâm gửi thơng tin cho hãng tàu yêu cầu phát hành vận đơn cho công ty TNHH Brighter Tomorrow.
SVTH: Phạm Thị Kim Oanh Page 46 Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ
phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất.
Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất trên tờ khai hải quan điện tử.
2.3.3.9. Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán
cước phí và các khoản phí liên quan (Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Sau khi hồn thành xong thủ tục thơng quan và vào sổ người giao nhận phải : Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo đó là 1
bản debit note (giấy báo nợ) « 1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho cơng ty ». Trên đó gồm : các khoản chi phí mà cơng ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác…Sau đó giám đốc ký tên và đóng
dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với debit note quyết toán với khách hàng.
2.3.3.10. Gửi bộ chứng từ cho khách hàng
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất và đã nhận được đầy đủ cước phí và các khoản phụ phí liên quan do Brighter Tomorrow chuyển khoản, nhân viên chứng từ sẽ gửi toàn bộ chứng từ liên quan đến lô hàng quần áo Hồi giáo về 42/27 Đường số 28, P.12, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh cho cơng ty Brighter Tomorrow.
SVTH: Phạm Thị Kim Oanh Page 47