a. Quản lý tiền thu
Số tiền BHXH mà BHXH huyện Khoỏi Châu thực hiện thu được từ các đơn vị sử dụng lao động hàng tháng được chuyển về tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh tại kho bạc nhà nước tỉnh và tài khoản tại ngân hàng nông nghiệp thành phố theo đúng trình tự thủ tục quy định. Đơn vị không được tự ý sử dụng tiền vào các mục đích khác.
Hàng quý, BHXH huyện thực hiện quyết toán số tiền 2% các đơn vị SDLĐ giữ lại để chi trả kịp thời cho 03 chế độ theo quy định, xác định số dư thừa, thiếu, đồng thời gửi thông báo quyết toán cho bộ phận thu để thực hiện thu kịp thời số tiền NSDLĐ chưa chi hết vào tháng đầu của quý sau.
b. Thông tin báo cáo.
Trong những năm qua, BHXH huyện Khoỏi Châu đã thực hiện tốt công tác thông tin báo cáo về tình hình thu, nộp BHXH của các đơn vị với cơ quan BHXH tỉnh.
Báo cáo số liệu hàng tháng và quyết toán hàng quý.
- Khóa chốt số liệu: Chậm nhất ngày mồng 10 tháng sau, BHXH huyện thực hiện khóa chốt số liệu của tháng trước.
- Kết chuyển dữ liệu: Ngày 15 hàng tháng, BHXH huyện chuyển dữ liệu thu, cấp sổ-thể tháng trước lên FTP chuyển về BHXH tỉnh.
- Quyết toán quý: Hàng quý,BHXH huyện thực hiện Restore dữ liệu vào máy tính xách tay mang về BHXH tỉnh và quyết toán theo lịch đính kèm
Thực hiện tổng hợp báo cáo tình hình thu BHXH bắt buộc theo mẫu 09, 10, 11 - TBH định kỳ tháng trước ngày 22 hàng tháng, báo cáo quý trước ngày 20 tháng đầu quý và báo cáo năm trước ngày 25/1 năm sau.
c. Quản lý hồ sơ, tài liệu
Căn cứ hồ sơ đăng ký của các đơn vị tham gia BHXH trên địa bàn huyện, BHXH huyện Khoỏi Chõu đó được BHXH tỉnh trang bị cho tủ đựng hồ sơ và lưu trữ hồ sơ qua các năm.
và đóng dấu vào số quy định trên sổ BHXH đồng thời đóng dấu giáp lai vào sổ BHXH, BHXH Khoỏi Chõu sẽ giao sổ cho người sử dụng lao động và các cơ quan BHXH đối chiếu, kiểm tra mỗi khi thực hiện các chế độ BHXH đảm bảo nguyên tắc cú đúng cú hưởng. BHXH Khoỏi Chõu chỉ quản lý sổ BHXH khi người lao động ngừng đóng BHXH khi thôi việc, hưởng trợ cấp 1 lần, hưởng hưu trí hoặc tử tuất. BHXH huyện không trực tiếp quản lý sổ BHXH mà giao cho người sử dụng lao động quản lý. BHXH huyện chỉ kiểm tra đột xuất hay thường xuyên để nắm được tình hình quản lý sổ BHXH ở các đơn vị có những điều chỉnh khi có sai phạm.
Quá trình lưu trữ, quản lý hồ sơ hiện nay cũng đang được từng bước thực hiện thông qua các phần mềm quản lý.