6. Bố cục của luận văn
2.2. Phân tích thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
2.2.2. Phân tích quy trình đánh giá
Ngay từ thời kỳ đầu hình thành và phát triển, Cơng ty CDTW25 đã hoạch định về chƣơng trình đánh giá nhân viên và đƣợc điều chỉnh hoàn thiện dựa trên tình hình kinh doanh và phát triển của cơng ty theo từng năm.
Từ thời điểm thành lập đến năm 2010, cơng ty CDTW 25 có quy trình đánh giá đơn giản chỉ với 7 bƣớc:
- Bƣớc 1: Hoạch định chƣơng trình đánh giá nhân viên.
- Bƣớc 2: Phê duyệt chƣơng trình đánh giá nhân viên.
- Bƣớc 3: Chuẩn bị đánh giá.
- Bƣớc 4: Tiến hành đánh giá.
- Bƣớc 5: Báo cáo kết quả đánh giá.
- Bƣớc 6: Thông báo kết quả đánh giá.
- Bƣớc 7: Lƣu hồ sơ.
Năm 2011, nhận thấy những hạn chế về quy trình đánh giá nhƣ: thiếu hoạt động phổ biến chƣơng trình đánh giá nhân viên và hoạt động kiểm tra, xác nhận báo cáo kết quả đánh giá, cơng ty TW25 đã cải tiến quy trình và áp dụng cho đến thời điểm này. Quy trình bao gồm 9 bƣớc nhƣ sau:
BƢỚC 1: Hoạch định chƣơng trình đánh giá nhân viên
BƢỚC 2: Phê duyệt chƣơng trình đánh giá nhân viên
BƢỚC 3: Thơng báo đến tồn thể các phòng ban và nhân viên
BƢỚC 4: Chuẩn bị đánh giá BƢỚC 5: Tiến hành đánh giá
BƢỚC 6: Báo cáo kết quả đánh giá
BƢỚC 7: Kiểm tra và xác nhận
BƢỚC 8: Thông báo kết quả đến các phịng ban có liên quan
BƢỚC 9: Lƣu hồ sơ
Hình 2.6: Quy trình đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên
(Nguồn: Văn phịng cơng ty)
Quy trình đánh giá của cơng ty đƣợc ban hành bằng văn bản cụ thể và áp dụng cho tất cả các phịng ban, trong đó có khối sản xuất.
Kết quả khảo sát thực tế cũng cho thấy hầu hết nhân viên đồng ý rằng khối sản xuất đã quy trình đánh giá kết quả rõ ràng với số điểm trung bình cao 3.78 điểm.
Khối sản xuất có quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc rõ ràng. Trung bình: 3.78 Độ lệch chuẩn: 0.86 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 23 52 30 9 0 0 10 20 30 40 50 60
Quy trình đánh giá kết quả làm việc của bộ phận sản xuất có các bƣớc hợp lý.
Trung bình: 3.74 Độ lệch chuẩn: 0.80
Hình 2.7: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 1 về quy trình đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Có thể nhận thấy các bƣớc của quy trình quản lý tuân theo 4 chức năng của bất kỳ một hoạt động quản trị nào. Đó là Hoạch định-Lãnh đạo-Tổ chức-Kiểm tra, đảm bảo các bƣớc đƣợc thực hiện một cách hợp lý. Trong đó, Bƣớc 1 thuộc về chức năng “Hoạch định”. Bƣớc 2, 3 thuộc về chức năng “Lãnh đạo”, Bƣớc, 4,5,6 thuộc về chức năng “Tổ chức”, và Bƣớc 7,8,9 thuộc chức năng “Kiểm tra”. Với việc thực hiện đầy đủ 4 chức năng của quản trị, quy trình đánh giá của cơng ty CDTW25 đƣợc đánh giá là hợp lý.
Thực tế khảo sát cũng cho thấy các bƣớc của quy trình đánh giá đƣợc nhân viên đánh giá mức độ hợp lý cao, có tới 75 ngƣời đồng ý với phát biểu này.
Hình 2.8: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 2 về quy trình đánh giá
Quản đốc xƣởng Báo cáo Tổ trƣởng Nhân viên Quản đốc xƣởng Tổ trƣởng Nhân viên Quản đốc xƣởng Tổ trƣởng Nhân viên Đánh giá hàng tuần Đánh giá hàng tháng, năm
Quy trình đánh giá đƣợc ban hành và phổ biến rộng rãi cho nhân viên ngay khi nhân viên mới đƣợc bổ nhiệm vị trí hay phân cơng lại công việc. Bất kỳ sự thay đổi nào cũng đƣợc bộ phận nhân sự thông báo bằng email cho các phòng ban liên quan. Đối với khối sản xuất, quy trình đƣợc ban lãnh đạo phổ biến cho các quản đốc xƣởng. Quản đốc xƣởng phổ biến xuống từng tổ trƣởng và các nhân viên trong tổ của mình. Bên cạnh đó, khối sản xuất cịn có sơ đồ chỉ rõ cho nhân viên biết đâu là đối tƣợng đƣợc đánh giá và đâu là ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá, phạm vi và kỳ hạn đánh giá.
Phản hồi
Ban lãnh đạo khối sản xuất
Kết quả
Hình 2.9. Sơ đồ đối tƣợng và phạm vi đánh giá của nhân viên khối sản xuất
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2014)
Đối với đánh giá hàng tuần, đối tƣợng đƣợc đánh giá là tổ trƣởng và nhân viên các tổ sản xuất trong phân xƣởng. Ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá là quản đốc xƣởng. Đối với đánh giá hàng tháng, đối tƣợng đƣợc đánh giá là các quản đốc xƣởng và nhân viên từng xƣởng của khối sản xuất. Ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá là ban lãnh đạo khối sản xuất và các quản đốc xƣởng. Đối với đánh giá hàng năm, đối tƣợng đƣợc đánh giá là tất cả nhân viên của khối sản xuất.
Khối sản xuất có phổ biến quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc cho anh/chị biết. Trung bình: 3.57 Độ lệch chuẩn: 0.83 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 13 51 38 12 0 0 10 20 30 40 50 60
Thực tế khảo sát cũng cho thấy đa số các nhân viên đồng ý rằng mình đã đƣợc khối sản xuất phổ biến về quy trình đánh giá, số điểm trung bình cho yếu tố này cũng nằm ở mức cao với 4.46 điểm.
Hình 2.10: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 3 về quy trình đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Chƣơng trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc có thời gian đánh giá định kỳ theo tuần, tháng, và năm. Điều này giúp các cấp quản lý đánh giá đƣợc năng lực nhân viên chặt chẽ và xuyên suốt quá trình làm việc.
Đánh giá hàng tuần đƣợc thực hiện theo cấp xƣởng sản xuất. Mục tiêu đánh giá chú trọng vào kết quả tình hình hoạt động sản xuất hàng tuần. Giúp các quản đốc nắm bắt đƣợc kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của các tổ trong xƣởng.
Đánh giá hàng tháng đƣợc thực hiện theo cấp khối sản xuất. Mục tiêu đánh
giá chú trọng vào kết quả hoạt động của các xƣởng trong tháng vừa qua. Làm cơ sở đề xuất chỉ tiêu, phƣơng hƣớng hoạt động trong thời gian tiếp theo và xét lƣơng hiệu quả cho nhân viên.
Đánh giá hàng năm đƣợc thực hiện theo cấp khối sản xuất. Mục tiêu đánh
giá chú trọng vào tổng kết hoạt động của khối sản xuất trong năm vừa qua, xét chức danh thi đua cho các tổ và mức lƣơng, thƣởng cuối năm cho nhân viên.
Quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của khối sản xuất đƣợc thực hiện định kỳ Trung bình: 3.9 Độ lệch chuẩn: 0.72 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 22 61 29 2 0 0 10 20 30 40 50 60 70
Đại đa số nhân viên đƣợc khảo sát cũng đồng ý rằng quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của phịng đƣợc thực hiện định kỳ.
Hình 2.11: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 4 về quy trình đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Nhận xét chung:
Nhìn chung, quy trình đánh giá kết quả thực hiện cơng việc hiện tại đƣợc nhân viên đánh giá là rõ ràng, hợp lý, đƣợc ban hành và phổ biến rộng rãi cũng nhƣ thời gian đánh giá đƣợc thực hiện định kỳ một cách đều đặn. Điều này cho thấy sự chú trọng của ban lãnh đạo khối sản xuất đến cơng tác đánh giá và xem đó là cơng việc quan trọng cần thực hiện thƣờng xuyên.
Theo kết quả khảo sát cho thấy mức điểm trung bình đánh giá cho các yếu tố thuộc hạng mục quy trình đánh giá khá cao, từ 3.5 đến 3.9. Nhƣ vậy, những cải tiến của quy trình đánh giá đến hiện nay đƣợc nhân viên đánh giá tốt và cần tiếp tục duy trì các ƣu điểm của quy trình đánh giá này.
Tuy nhiên, do trải qua nhiều bƣớc và có mức tƣơng tác cao giữa các bộ phận, giữa các cấp quản lý và nhân viên xƣởng nên năng lực quản lý của bộ phận nhân sự cần nâng cao để đƣa ra báo cáo kết quả báo cáo đúng thời gian, kịp thời khắc phục những hạn chế nếu có trong q trình làm việc.