6. Bố cục của luận văn
2.2. Phân tích thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên
2.2.3. Phân tích tiêu chuẩn đánh giá
Đầu mỗi kì sản xuất, dựa trên nhu cầu đặt hàng, dự báo nguyên vật liệu và năng lực sản xuất hiện tại, ban lãnh đạo phòng sẽ đề ra mục tiêu và kế hoạch sản
xuất. Kế hoạch sản xuất sẽ đƣợc chia thành các lô hàng với nội dung và thời hạn hoàn thành cụ thể. Ứng với mỗi lơ hàng sẽ có hồ sơ lơ (xem phụ lục 4) trong đó ghi chi tiết các thơng số về sản phẩm, số lơ, định mức. Hồ sơ lơ này sau đó đƣợc giao cho các tổ sản xuất để ghi chép báo cáo. Mỗi ngày, các thông số về khối lƣợng nguyên liệu đã sử dụng đầu vào, khối lƣợng thuốc để lại và khối lƣợng hoàn tất đƣợc tổ viên ghi chép lại vào sổ theo dõi. Tổ trƣởng có trách nhiệm kiểm tra và tính ra mức tiêu hao nguyên liệu đã sử dụng để điền vào hồ sơ lơ, đồng thời giải thích và đính kèm phiếu báo cáo sự cố nếu có. Cuối mỗi tuần quản đốc sẽ tập hợp các hồ sơ lô này để đánh giá kết quả thực hiện công việc của xƣởng, đồng thời gửi báo cáo (xem phụ lục 5) cho thƣ ký tổng giám đốc, sau đó thƣ ký sẽ tổng hợp thành một bản báo cáo chung và trình cho ban lãnh đạo. Vào đầu mỗi tháng ban lãnh đạo sẽ họp cùng với quản đốc các phân xƣởng để đánh giá kết quả thực hiện công việc của khối sản xuất. Theo đó nhân viên các tổ trong xƣởng Beta- Lactam, Nonbeta, Tiêm- Dƣợc liệu sẽ đƣợc đánh giá dựa trên tiêu chuẩn sau:
- Tiến độ sản xuất.
- Tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao so với định mức.
- Mức độ sai phạm phát sinh.
Riêng đối với xƣởng Cơ điện, do không sản xuất trực tiếp, nhân viên chỉ đƣợc đánh giá dựa trên tiêu chí: mức độ sai phạm phát sinh.
Hiện tại ứng với nhiệm vụ công việc khác nhau của từng tổ vẫn chƣa có bảng mơ tả cơng việc cụ thể cho nhân viên, mà các nhân viên mới vào, chƣa có kinh nghiệm sẽ chủ yếu đƣợc hƣớng dẫn trực tiếp từ tổ trƣởng và các nhân viên có kinh nghiệm lâu năm. Đồng thời, với các tiêu chuẩn hiện tại đang đƣợc áp dụng, có thể thấy khối sản xuất chỉ mới sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá chung cho từng tổ, chỉ dựa trên các thông số cơ bản mà chƣa có các tiêu chuẩn riêng để đánh giá đƣợc đầy đủ, phù hợp hơn với nhiệm vụ công việc của nhân viên trong từng tổ khác nhau. Ví dụ ở tổ dập viên, bao viên các tiêu chuẩn chƣa thấy đo lƣờng đƣợc năng suất cho từng sản phẩm; còn đối với tổ pha chế, các thông số pha chế đã đƣợc quy định theo công thức với thời gian cụ thể, cho nên vấn đề năng suất không quan
Tiêu chuẩn đánh giá đƣợc xây dựng phù hợp với các nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc. Trung bình: 2.38 Độ lệch chuẩn: 0.89 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 0 12 38 45 19 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
trọng bằng vấn đề làm lại, tiêu hao nguyên vật liệu. Đối với xƣởng cơ điện còn cần thêm các tiêu chuẩn đo lƣờng các yếu tố khác nhƣ chi phí phát sinh khi có sai phạm.
Kết quả khảo sát thực tế cũng cho thấy số lƣợng nhân viên đồng ý về tính phù hợp giữa tiêu chuẩn đánh giá với các nhiệm vụ trong bảng mô tả công việc chỉ dừng lại ở 12 ngƣời, 38 ngƣời có thái độ trung lập và có đến 64 ngƣời (chiếm 56.14%) không đồng ý về phát biểu này. Điểm trung bình cho phát biểu này là 2.4. Điều này cho thấy các tiêu chuẩn hiện tại mà khối sản xuất xây dựng chƣa phù hợp, gắn kết đƣợc với các nhiệm vụ khác nhau cho từng tổ.
Hình 2.12: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 5 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Trong những năm qua, ban lãnh đạo khối sản xuất thƣờng xuyên đề cập trong các cuộc họp về mục tiêu mà ban lãnh đạo chú trọng là đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, nâng cao năng lực sản xuất và đồng thời giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên có thể thấy các tiêu chuẩn đánh giá hiện tại chƣa phù hợp với mục tiêu của khối sản xuất mà ban lãnh đạo đề ra. Các tiêu chuẩn này chỉ mới dựa trên một số thơng số chính nhƣ tiến độ sản xuất, tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao và mức độ sai phạm phát sinh, mà chƣa đi vào đo lƣờng các mục tiêu mấu chốt nhƣ chất lƣợng sản phẩm, năng suất cho từng sản phẩm, các vấn đề phát sinh chi phí nhƣ số lần làm lại, thời gian cho việc gián đoạn sửa chữa, tai nạn lao động chƣa đƣợc chú trọng và đề ra. Thực tế khảo sát cũng cho thấy chỉ có 24 nhân viên đồng ý, và có
Tiêu chuẩn đánh giá đo lƣờng đƣợc mục tiêu của khối sản xuất ở đầu kỳ. Trung bình: 2.80 Độ lệch chuẩn: 1.01 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 8 16 44 37 9 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Tiêu chuẩn đánh giá có chú trọng đánh giá kết quả thực hiện cơng việc. Trung bình: 3.2 Độ lệch chuẩn: 0.9 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 5 41 44 20 4 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
đến 46 nhân viên cho rằng các tiêu chuẩn đánh giá không đo lƣờng đƣợc mục tiêu của khối sản xuất ở đầu kỳ. Các mức độ đồng ý cũng dao động lớn khi những nhân viên ở tổ này hoàn toàn đồng ý (mức độ 5) với phát biểu và ngƣợc lại (mức độ 1).
Hình 2.13: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 6 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Các tiêu chuẩn hiện tại nhìn chung có chú trọng đánh giá đƣợc kết quả thực hiện công việc. Tuy nhiên thông tin về kết quả chƣa thực sự đầy đủ. Cụ thể dựa vào các thông số báo cáo, cấp quản lý chỉ mới biết đƣợc lô sản xuất đạt hay chƣa so với định mức, có theo đúng tiến độ không, mà chƣa thấy đƣợc các thông số khác nhƣ chất lƣợng sản phẩm, năng suất cho từng sản phẩm. Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, số điểm trung bình của việc tiêu chuẩn đánh giá chú trọng đến kết quả thực hiện cơng việc nằm ở mức trung bình 3.2 điểm trong đó có 46 ngƣời đồng tình.
Hình 2.14: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 7 về tiêu chuẩn đánh giá
Tiêu chuẩn đánh giá có chú trọng đánh giá phƣơng pháp và kỹ năng làm việc của anh/chị. Trung bình: 1.79 Độ lệch chuẩn: 0.77 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 0 3 15 51 45 0 10 20 30 40 50 60
Theo công tác đánh giá hiện tại, kỹ năng và phƣơng pháp làm việc của ngƣời nhân viên chƣa đƣợc chú trọng đánh giá. Các tiêu chuẩn hiện tại không thể hiện đƣợc sự khác nhau giữa phƣơng pháp và kỹ năng ứng với từng nhân viên khác nhau, chƣa chỉ rõ ra đƣợc đâu là nhân viên nhiệt huyết và thiếu trách nhiệm, đâu là nhân viên có kỹ năng cao, đâu là một nhân viên nào có phƣơng pháp làm việc hiệu quả. Đối với tiêu chuẩn Mức độ sai phạm phát sinh, chỉ tới khi phát sinh sự cố, sai phạm nghiêm trọng ảnh hƣởng đến tiến độ sản xuất mới đƣợc ghi chép vào báo cáo. Mỗi khi phát sinh sự cố, ngƣời nhân viên trình bày lý do và cấp quản lý dựa theo đó để nhận xét. Do đó kết quả báo cáo phụ thuộc nhiều vào nhận định của từng nhà quản lý về mức độ nghiêm trọng của sai phạm và mối quan hệ với ngƣời nhân viên đó.
Kết quả khảo sát cũng phản ánh phần nào thực trạng ấy khi số điểm trung bình cho yếu tố tiêu chuẩn đánh giá chú trọng và phƣơng pháp và kỹ năng thực hiện công việc chỉ ở mức 1.79. Độ lệch chuẩn 0.77 cho thấy mức thống nhất ý kiến giữa các nhân viên khá cao.
Hình 2.15: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 8 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Nhìn chung ngoại trừ tiêu chuẩn về sai phạm phát sinh chƣa có thơng số đo lƣờng cụ thể, chủ yếu dựa vào các báo cáo ghi chép và nhận định của nhà quản lý nhƣ tác giả đã phân tích ở trên nên cịn mơ hồ, chƣa dễ dàng đo lƣờng chính xác
Tiêu chuẩn đánh giá dễ dàng đo lƣờng đƣợc. Trung bình: 3.78 Độ lệch chuẩn: 0.74 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 15 65 28 6 0 0 10 20 30 40 50 60 70
đƣợc. Các tiêu chuẩn đánh giá cịn lại đều có thể đo lƣờng dựa trên các con số cụ thể là khối lƣợng nguyên liệu đầu vào và đầu ra, thời gian. Do đó các tiêu chuẩn này thỏa đƣợc tiêu chí SMART. Kết quả khảo sát cho thấy các nhân viên cũng đồng tình với ý kiến này với điểm trung bình 3.78 điểm.
Hình 2.16: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 9 về tiêu chuẩn đánh giá
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Nhận xét chung:
Các tiêu chuẩn đánh giá chƣa thực sự phản ánh đúng kết quả thực hiện của nhân viên gắn với mục tiêu của khối sản xuất ở đầu kỳ cũng nhƣ trong bảng mô tả cơng việc. Bên cạnh đó, các tiêu chuẩn đánh giá đƣợc xây dựng trên 3 chỉ tiêu chính là: Chỉ số về tiến độ sản xuất, Tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao so với định mức, Mức độ sai phạm phát sinh cho thấy có đề cập đến cả về phƣơng pháp, kỹ năng thực hiện công việc và kết quả công việc, nhƣng chƣa thực sự chú trọng và đánh giá chi tiết. Nhìn chung, việc xây dựng lại các tiêu chuẩn đánh giá công việc là một trong những vấn đề cấp bách cần phải giải quyết trong khuôn khổ đề tài này.
2.2.4. Phân tích hoạt động trao đổi thơng tin trong q trình đánh giá
Vào mỗi đầu kì, cấp quản lý sẽ phổ biến cho nhân viên cấp dƣới về kế hoạch sản xuất trong kì và các tiêu chuẩn đánh giá: thời gian cần hồn thành lơ hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu cho phép và các yêu cầu khác ứng với các lơ hàng đặc biệt nếu có. Tuy nhiên việc phổ biến đƣợc thực hiện tƣơng đối đơn giản và một chiều, quản đốc xƣởng phổ biến cho các tổ trƣởng, các tổ trƣởng phổ biến lại cho nhân viên trong tổ. Nhân viên sẽ dựa vào hồ sơ lô sản xuất mà tiến hành. Chỉ khi lô hàng
Cấp quản lý thƣờng xuyên trao đổi với anh/chị về tiêu chuẩn đánh giá. Trung bình: 2.92 Độ lệch chuẩn: 1.01 Hồn tồn đồng ý Đồng ý Bình thƣờng Khơng đồng ý Hồn tồn khơng đồng ý 9 16 56 23 10 0 10 20 30 40 50 60
sản xuất có sự cố gì quan trọng, tổ trƣởng mới phải họp lại và trao đổi với nhân viên trong tổ của mình, cịn bình thƣờng ngƣời nhân viên cứ mặc định theo nhiệm vụ đƣợc giao mà tiến hành. Tổ trƣởng khơng trao đổi gì thêm với nhân viên và ngƣời nhân viên cũng khơng trình bày thắc mắc nếu có.
Kết quả khảo sát tại cho thấy chỉ có 21.9% nhân viên đồng ý, 49% có thái độ trung lập và 29.1% nhân viên không đồng ý trong việc trao đổi thông tin thƣờng xuyên về tiêu chuẩn đánh giá giữa các cấp quản lý và nhân viên.
Nhƣ vậy, việc trao đổi thông tin chỉ dừng lại ở mức chấp nhận đƣợc với điểm trung bình 2.92 và độ lệch chuẩn tƣơng đối cao ở mức 1.01. Điều này còn cho thấy hoạt động trao đổi tiêu chuẩn đánh giá đƣợc thực hiện không đồng đều giữa các tổ, có những nhân viên ở tổ này hoàn toàn đồng ý rằng cấp quản lý thƣờng xuyên trao đổi với họ và những nhân viên ở tổ khác thì ngƣợc lại.
Hình 2.17: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 10 về trao đổi thông tin
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Q trình thu thập thơng tin phục vụ cho việc đánh giá đƣợc thực hiện nhƣ sau: mỗi ca, nhân viên chạy máy điền khối lƣợng bán thành phẩm nhận vào, cuối ca đem cân và điền khối lƣợng thành phẩm và nguyên liệu đã sử dụng vào sổ theo dõi. Sau khi sản xuất xong một lô hàng, tổ trƣởng có trách nhiệm kiểm tra và điền vào hồ sơ lô các thông tin về khối lƣợng thành phẩm, bán thành phẩm cũng nhƣ nguyên vật liệu đã sử dụng để sản xuất lơ hàng đó. Quản đốc xƣởng theo dõi tiến độ hàng tuần, khi phát sinh sai sót sẽ truy trong các hồ sơ này để xác định các đối tƣợng có
trách nhiệm. Theo quan điểm của tác giả nội dung của báo cáo trong hồ sơ lô chƣa cung cấp đƣợc đủ thông tin để cấp quản lý đánh giá khi chỉ đƣợc ghi chép các thông số về mức tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất. Thông tin cũng không đƣợc thu thập kịp thời vì đến cuối lơ hàng, cấp quản lý mới kiểm tra và điền vào hồ sơ lô. Cấp quản lý cũng không ghi nhận những điểm nổi bật của nhân viên trong quá trình làm việc.
Nhận định này đƣợc thể hiện rõ hơn qua kết quả khảo sát, phần lớn nhân viên không đồng ý với việc cấp quản lý có thu thập đầy đủ thơng tin để đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của mình.
Cấp quản lý thu thập đƣợc đấy đủ thông tin để đánh giá kết quả làm việc của anh/chị. Trung bình: 2.64 Độ lệch chuẩn: 0.93 Hồn tồn đồng ý 3 Đồng ý 15 Bình thƣờng 46 Khơng đồng ý 38 Hồn tồn khơng đồng ý 12 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50
Hình 2.18: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 11 về trao đổi thông tin
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Ứng với mỗi lô hàng, quản đốc xƣởng sẽ phân chia khối lƣợng công việc cho các tổ dựa trên kinh nghiệm về năng suất sản suất của các tổ trƣớc đó và nguồn lực hiện tại của các tổ. Các tổ trƣởng sẽ phân bổ và đốc thúc nhân viên trong tổ của mình để kịp tiến độ lơ hàng, hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Tuy nhiên hoạt động này chỉ dừng lại ở mức phân bổ thời gian, nguồn lực cho từng ca sản xuất mà chƣa có sự đào tạo, hƣớng dẫn ngƣời nhân viên làm thế nào để có thể thực hiện một cách tốt nhất các kế hoạch đề ra. Kết quả khảo sát cũng cho thấy phần lớn nhân viên không đồng ý với việc cấp quản lý có đào tạo, hƣớng dẫn mình thực hiện các kế hoạch đề ra ở đầu kỳ với điểm số trung bình chỉ đạt 2.36 điểm.
Cấp quản lý có đào tạo, hƣớng dẫn anh/chị thực hiện các kế hoạch đề ra ở đầu kỳ để đảm bảo đạt tiêu chuẩn đánh giá.
Trung bình: 2.36 Độ lệch chuẩn: 0.81 Hồn tồn đồng ý 0 Đồng ý 9 Bình thƣờng 38 Khơng đồng ý 52 Hồn tồn khơng đồng ý 15 0 10 20 30 40 50 60
Hình 2.19: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 12 về trao đổi thông tin
(Nguồn: Kết quả tổng hợp và xử lý do tác giả thực hiện)
Theo quan sát của tác giả, trong quá trình làm việc cấp quản lý chƣa thƣờng xuyên quan sát nhân viên làm việc, chỉ khi sai sót hay sự cố đã phát sinh tổ trƣởng mới ghi vào hồ sơ, và sau đó quản đốc xƣởng mới truy ngƣợc lại hồ sơ này. Cấp quản lý cũng không thƣờng xuyên hỗ trợ, đƣa ra những chỉ dẫn nhân viên trong quá trình làm việc giúp nhân viên tránh những sai sót có thể xảy ra. Kết quả khảo sát cũng cho thấy phần lớn nhân viên không cho rằng cấp quản lý chƣa thực sự hỗ trợ, chỉ dẫn mình giải quyết những vấn đề trong quá trình làm việc với điểm số trung bình thấp 2.33 và độ lệch chuẩn 0.86.
Cấp quản lý có hỗ trợ, chỉ dẫn anh/chị giải quyết những vấn đề trong quá trình làm việc. Trung bình: 2.33 Độ lệch chuẩn: 0.86 Hồn tồn đồng ý 0 Đồng ý 11 Bình thƣờng 34 Khơng đồng ý 51 Hồn tồn khơng đồng ý 18 0 10 20 30 40 50 60
Hình 2.20: Biểu đồ kết quả khảo sát phát biểu 13 về trao đổi thông tin
Cấp quản lý thƣờng xuyên phản hồi sau quá trình làm việc.