Mức Chiết khấu Giá trị đơn hàng
1 0% Dưới 100 triệu đồng
2 3% Từ 100 triệu đến 300 triệu đồng
3 5% Từ 300 triệu đồng đến 500 triệu đồng
4 7% Từ 500 triệu đồng đến 1 tỷ đồng
5 9% Trên 1 tỷ đồng
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Mức chiết khấu sẽ là cơ sở trong quá trình thương thảo hợp đồng với khách hàng. Giá trị chiết khấu sẽ được giảm trừ vào giá trị đơn hàng theo hình thức giảm giá bán, tuy nhiên nếu khách hàng có u cầu thì giá trị chiết khấu sẽ được tính đồng thời vào
việc giảm giá bán và vào hoa hồng cho các cá nhân tham gia vào q trình giao dịch. Qua đó sẽ làm cho sản phẩm hơn trong việc quyết định mua hàng của khách. Mức chiết khấu này chỉ áp dụng cho các đơn hàng có giá trị lớn nên sẽ không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung của các đại lý. Nếu các đại lý giới thiệu khách hàng đến với công ty, công ty sẽ chi thêm hoa hồng cho đại lý với những giao dịch thành công.
Các doanh nghiệp thực hiện các dự án lớn luôn quan tâm nhiều đến phương thức thanh toán trong hợp đồng giao dịch. Họ thường khơng thể chủ động hồn tồn nguồn tài chính khi chủ đầu tư chậm thanh toán hoặc chậm cho tạm ứng để họ thực hiện dự án. Do đó các khách hàng này ln có xu hướng muốn kéo dài thời hạn thanh toán hợp đồng. Thời hạn thanh tốn tồn bộ hợp đồng mà cơng ty hiện đang áp dụng là 20 ngày kể từ khi công ty giao hàng đầy đủ. Để tạo thuận tiện cho khách hàng, ngoài việc đặt cọc để thực hiện giao dịch thì cơng ty có thể cho phép khách hàng thanh toán thành các đợt nhỏ trong khoảng thời gian là 30 ngày. Nếu như khách hàng có nhu cầu kéo dài thời gian thanh tốn trên 30 ngày, cơng ty sẽ áp dụng mức giá sản phẩm cao hơn thông thường. Mức chênh lệch giá sẽ do phịng kinh doanh tính tốn trên cơ sở lãi suất ngân hàng tại thời điểm thực hiện giao dịch.
3.2.3. Giải pháp về phân phối
Hệ thống phân phối hợp lý, thuận tiện cho tiêu thụ cuối cùng sẽ làm cho sản phẩm lưu thông thơng suốt, nhanh chóng, dễ xâm nhập thị trường. Xây dựng được các trung gian tốt sẽ làm cho các đối thủ cạnh tranh sẽ khó xâm nhập hơn. Để khắc phục những hạn chế nêu ở mục 2.4.3, trên cở sở quy trình bán hàng hiện tại tác giả xây dựng quy trình bán hàng, trả hàng mới và đưa ra giải pháp phát triển kênh phân phối
3.2.3.1.Quy trình bán hàng và trả hàng
Xây dựng qui trình làm việc, loại bỏ những thủ tục hành chính khơng cần thiết, quy định cụ thể trách nhiệm của từng phòng ban để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Đồng thời sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơng ty. Quy trình bán hàng và trả hàng mới như sau:
Khách hàng Cung ứng / sản xuất
Kho / điều vận
Kinh doanhGiám đốc Kế tốn
1 Tiếp nhận thơng tin Đặt hàng
2
Bảng báo
giá Báo giá, thương thảo
3 Phê duyệt Không duyệt Duyệt 5 Thực hiện sản xuất 4 Hợp đồng (đơn hàng) 8 6 7
Xuất khoQuyết tốn/xuất hóa đơn Lệnh xuất hàng 9 Theo dõi nợ công 10 Tiếp nhận và xử lý 11 Nhập kho Đề nghị trả hàng hàng trả Giảm trừ cơng nợ Bảng 3.6: Quy trình bán hàng, trả hàng đề xuất
Diễn giải quy trình bán hàng
Bước 1: Phịng Kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng bằng văn bản hoặc bằng email, điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp nhưng sau đó phải thể hiện bằng văn bản để làm cơ sở cho triển khai hợp đồng.
Bước 2: Phòng Kinh doanh gửi báo giá cho khách hàng bằng văn bản hoặc bằng email, điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp trên cơ sở bảng giá chung của cơng ty. Phịng Kinh doanh lập chiết khấu cho sản phẩm dựa trên thông tin trên mẫu thông tin trước khi ký hợp đồng, các định mức của phòng kỹ thuật cung cấp, giá nguyên vật liệu từ bộ phận mua hàng. Thương thảo mức chiết khấu với khách hàng cũng sẽ được thực hiện tại bước này. Hình thức thương thảo có thể qua điện thoại, email hoặc có thể trao đổi trực tiếp tại văn phịng, cửa hàng của khách hàng
Bước 3 : Ban Giám đốc hợp đồng kiểm tra mức và phê duyệt mức chiết khấu dành cho khách hàng. Nếu Ban Giám đốc khơng đồng ý, phịng kinh doanh sẽ tiếp tục thương thảo ở bước 2.
Bước 4: Phòng kinh doanh căn cứ kết quả phê duyệt ở bước 3 để soạn thảo hợp đồng kinh tế. Sau khi đã thống nhất với khách hàng được nội dung hợp đồng với khách hàng, Ban Giám đốc sẽ ký hợp đồng và sau đó chuyển cho khách hàng ký hoặc hai bên gặp gỡ trực tiếp để cùng ký kết tại văn phòng, cửa hàng của khách hàng.
Đối với những hợp đồng nguyên tắc được ký mỗi năm, phòng Kinh doanh chỉ căn cứ trên đơn đặt hàng của khách hàng để tiến hành sản xuất theo đơn hàng chứ không cần lập hợp đồng. Và những thông tin về số lượng, đơn giá (nếu thay đổi), thông tin sản phẩm được thể hiện trên đơn đặt hàng.
Bước 5: Sau khi hợp đồng được ký kết, Phịng Kinh doanh cập nhật ngay thơng tin của hợp đồng vào hồ sơ để làm cơ sở làm lệnh xuất hàng với khối lượng đã ký kết. Đồng thời sẽ gửi thông tin đơn hàng cho đội cung ứng để thực hiện sản xuất theo các yêu cầu của đơn hàng.
Bước 6: Phòng Kinh doanh sẽ lập hồ sơ bán hàng và lệnh xuất. Căn cứ vào Hợp đồng, phụ lục Hợp đồng, Phòng Kinh doanh sẽ đề nghị khách hàng thanh tốn tồn bộ tiền hàng hoặc thanh toán đặt cọc một phần theo điều khoản đã ký trong Hợp đồng.
Bước 7: Đội Điều vận ở kho bãi dựa vào các thông tin từ hồ sơ bán hàng, kiểm tra hàng hóa tại các kho và lập kế hoạch giao hàng. Ngay khi giao hàng xong theo từng đợt hoặc từng lô hàng, đội Điều vận sẽ lập biên bản giao nhận hàng hoá thực tế với khách hàng. Biên bản giao nhận phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các Bên liên quan. Biên bản giao nhận là bằng chứng xác định khối lượng thực tế giao nhận để làm căn cứ làm quyết toán.
Bước 8: Dựa trên hồ sơ bán hàng và biên bản giao nhận, phịng kế tốn sẽ thực hiện quyết tốn và xuất hóa đơn bán hàng. Đồng thời phịng kế tốn cũng sẽ thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng, thanh lý hợp đồng với khách hàng và lưu hồ sơ.
Bước 9: Phịng kế tốn sẽ theo dõi tình hình nợ cơng của khách hàng và sẽ định kỳ lập báo cáo với ban giám đốc.
Diễn giải quy trình trả hàng
Bước 10: Phịng kinh doanh tiếp nhận yêu cầu trả hàng từ khách hàng. Kiểm tra lý do yêu cầu trả hàng từ phía khách hàng đưa ra và lập phiếu nhâp hàng để Ban Giám đốc phê duyệt.
Nếu sản phẩm không đúng quy cách kỹ thuật hoặc các lỗi từ phía nhà sản xuất, thì phía cơng ty sẽ chịu tất cả các chi phí nhập hàng vào kho. Nếu một phần lý do trả hàng xuất phát từ phía khách hàng thì cả 2 bên sẽ dựa trên hợp đồng đã ký kết để thương thảo việc trả hàng.
Bước 11: Kho bãi tiếp nhận đơn nhập trả hàng từ phía phịng kinh doanh và triển khai nhân sự để nhập hàng về kho, đồng thời sẽ chuyển phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận của thủ kho về phịng kế tốn để giảm trừ cơng nợ cho khách hàng.
Quy trình mới kỳ vọng sẽ giảm bớt các thủ tục không cần thiết, quy định cụ thể hơn trách nhiệm của các phịng ban, qua đó sẽ rút ngắn thời gian thương thảo và thực hiện hợp đồng. Đồng thời quy định cụ thể hơn cho các trường hợp yêu cầu trả hàng của khách, qua đó có thể giảm thiểu việc khơng hài lịng của khách hàng.
3.2.3.2.Phát triển kênh phân phối
Khắc phục những hạn chế trong kênh phân phối, công ty Minh Quyền cần xây dựng và phát triển kênh phân phối theo các tiêu chí sau:
• Xây dựng hệ thống kênh phân phối 1 cấp độ, bám sát với khách hàng. Đông thời tiến hành kinh doanh bán hàng trực tiếp, kinh doanh dự án, kinh doanh xuất khẩu
• Hồn thiện Tiêu chí lựa chọn thành viên kênh phân phối, quy chế Đại lý/Cửa hàng, vùng trọng điểm.
• Quy hoạch hệ thống kho hoàn chỉnh đáp ứng nhanh chóng đơn hàng cho khách. Xác định hệ thống các chi nhánh và kho bãi.
• Thiết lập chính sách hỗ trợ các thành viên trong kênh.
• Xây dựng kênh thơng tin 2 chiều giữa khách hàng và Cơng ty để dễ kiểm sốt hoạt động kênh phân phối
a.Hồn thiện kênh phân phối
Mơ hình kênh phân phối của công ty Minh Quyền trong tương lai vẫn sẽ giữ cấu trúc như hiện tại (Hình 2.2). Tuy nhiên, các hoạt động chức năng trong kênh phân phối sẽ được tổ chức lại nhằm vào 2 thị trường chính: trong nước và xuất khẩu
Thị trường trong nước
• Tổng phân phối trực tiếp từ cơng ty
• Đại lý: Trực tiếp phân phối sản phẩm của cơng ty. Đại lý có thể trực tiếp chịu trách nhiệm thi công, tư vấn và thiết kế cơng trình, nhà trực tiếp cho khách hàng theo chương trình tư vấn, đào tạo và chuyển giao từ cơng ty.
Thị trường nước ngồi
• Đối tác nhập khẩu trực tiếp: xuất hàng trực tiếp cho các đối tác đặt hàng. • Chú trọng một số quốc gia lân cận: Campchia, Lào, Thái Lan,.. có thể xúc tiến
mở kênh phân phối trực tiếp.
Công ty sẽ sử dụng đa dạng kênh phân phối: Bán hàng trực tiếp qua nhân viên kinh doanh, kênh phân phối trực tiếp, bán hàng dự án và xuất khẩu nước ngoài,…tạo ra sự đa dạng kênh bán hàng và đẩy mạnh doanh thu bán hàng cũng như phát triển kênh phân phối. Cụ thể như sau:
Chính sách Chiết khấu phân phối
• Xây dựng chính sách giá bán, phân phối và có chính sách chiết khấu hấp dẫn, hợp lý giúp kích thích các nhà phân phối, đại lý tham gia nhập hàng và phân phối, thúc đẩy bán hàng
• Các chương trình hỗ trợ, tư vấn chuyên nghiệp cũng sẽ giúp các nhà phân phối, đại lý thuận lợi trong công việc tư vấn khách hàng và phát triển sản phẩm
Kinh doanh bán hàng trực tiếp
• Sử dụng đội ngũ nhân viên bán hàng trực tiếp của công ty để mở thị trường, tiếp cận và chăm sóc khách hàng
• Ngân sách và tổ chức nhân sự kinh doanh có trưởng bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý nhân sự và tiến hành kinh doanh.
Kinh doanh dự án
• Tập trung vào các dự án có liên quan từ chính phủ, các tỉnh và địa phương có liên quan trong các cơng trình có khả năng ứng dụng sản phẩm Ván ép rơm và thi cơng.
• Các dự án cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, cơng cộng có khả năng sử dụng Ván ép rơm thay thế cho các vật liệu khác.
• Các dự án An sinh - xã hội.
Kinh doanh xuất khẩu
• Khai thác thế mạnh trực tiếp từ kinh nghiệm, quan hệ cũng như uy tín của chủ dự án đã tạo dựng với các đối tác nước ngoài. Và đặc biệt đã có nhiềuđơn hàng từ trước đã được làm việc và giao dịch.
• Thế mạnh từ các đối tác đầu tư, quan hệ thị trường
• Chiến lược đầu tư mở rộng thị trường trong các nước khu vực tiểu vùng sông Mê Kong: Campuchia, Lào, Thái Lan, Mianma,..
Để hệ thống phân phối phát triển bền vững, công ty Minh Quyền cần xây dựng các tiêu chuẩn để lựa chọn thành viên trong hệ thống phân phối, với các tiêu chí như sau:
• Các đại lý, cửa hàng trong có đăng ký kinh doanh hợp pháp, có đủ điều kiện kinh doanh do nhà nước qui định.
• Có thiện chi, với mong muốn hợp tác lâu dài, cùng nhau hợp tác giải quyết những vấn đề khó khăn phát sinh trong quá trình phân phối, để dễ kiểm soát hoạt động kênh phân phối.
• Các đại lý, cửa hàng có vị trí thuận lợi cho việc đặt các bảng hiệu, bảng quảng cáo, giao thông thuận tiện là các lợi thế được ưu tiên.
b.Bố trí kho bãi
Đáp ứng việc cung cấp hàng kịp thời, không phụ thuộc nhiều vào điều kiện địa lý vùng, công ty nên phát triển thêm hệ thống kho bãi phù hợp. Hệ thống kho phải đảm bảo thuận lợi về giao thông (đường thủy, đường bộ), có bán kính phủ vùng phù hợp, không chồng chéo, đáp ứng nhu cầu trung chuyển ván rơm từ nhà máy đến các kho trung gian hoặc khách hàng.
Căn cứ vào vào nhu cầu phân bón tại khu vực phía nam và tình hình kho bãi hiện hiện có. Trong tương lai gần, công ty cần phát triển thêm 2 kho ( sức chứa 2000 m3 / kho ) tại 2 khu vực: phía Đơng thành phố Hồ Chí Minh ( Thủ đức, quận 9 hoặc quận 2 ) và Bình Dương. Đây là 2 khu vực có hoạt động xây dựng nhộn nhịp và tốc độ phát triển nhanh trong những năm. Trong đó khu vực Đơng thành phố đang phát triển hạ tầng nhanh, lại gần bến cảng Cát Lái nên đặt kho tại khu vực này sẽ thuận tiện cho lưu thông bằng đường bộ lẫn đường thủy, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu trong khu vực và xuất khẩu. Để có thể triển khai nhanh chóng hệ thống kho bãi, cơng ty có thể thuê mặt bằng làm kho chứa. Hiện tại trên thị trường có nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê hệ thống kho bãi. Như vậy tại mỗi khu vực công ty sẽ thuê mỗi kho với diện tích 600m2 . Mức giá tham khảo tại khu vực Đông thành phố là 60.000 đồng/m2, ở Bình Dương là 38.000 đồng/m2.
c.Chuyên chở / vận tải
Vận chuyển ván rơm thành phẩm hầu hết bằng phương tiện đường bộ, phụ thuộc nhiều vào địa điểm giao hàng, mật độ lưu thông của các phương tiệnvà khối lượng vận chuyển. Khi nhiều đơn hàng đến cùng lúc với khối lượng lớn, phương tiện vận tải của cơng ty khó đảm bảo để phục vụ kịp thời yêu cầu khách hàng. Vì vậy cơng ty nên ký hợp đồng thời vụ nhất định với các đơn vị vận tải trong khu vực. Đồng thời mua bản hiểm cho từng lô hàng khi vận chuyển.
d.Trang thông tin trực tuyến
Ngày nay mạng Internet (Định nghĩa Internet, [5]) phát triển mạnh và phổ biến đã trở thành công cụ Quảng cáo, Tiếp thị được nhiều doanh nghiệp khai thác vào hoạt động kinh doanh phân phối cũng như chăm sóc khách hàng một cách có hiệu quả vơ cùng lớn. Việc chú trọng vào trang thông tin trực tuyến và khai thác sức mạnh từ Marketing trực tuyến là một việc không thể thiếu trong chiến lược phát triển chung của của công ty.
Xây dựng một trang thông tin chuyên nghiệp với nội dung cập nhật đầy đủ để quảng bá, cung cấp thông tin cho khách hàng đồng thời cũng là một danh mục sản phẩm trực tuyến giúp khách hàng tìm hiểu, nghiên cứu về các sản phẩm, mẫu mã, các thiết kế.... Đặc biệt là phần thông tin tư vấn và hỗ trợ khách hàng. Xuất khẩu là một thị trường lớn và quan trọng trong chiến lược phân phối sản phẩm. Trang thông tin và internet sẽ trở thành công cụ quan trọng trong việc tiếp cận, giao tiếp với đối tác, khách hàng trên tồn thế giới.
Cấu trúc và nội dung Trang thơng tin trực tuyến (Định nghĩa website,[6]) Sơ đồ gồm: • Trang chủ • Giới thiệu • Sản phẩm • Hình ảnh các thiết kế, nhà mẫu, sản phẩm,… • Dự án
• Tin tức – Sự kiện • Liên hệ
• Quảng cáo, truy cập, hỗ trợ khách hàng • Liên kết website và quảng cáo, thông tin
Quản trị và phát triển nội dung
• Xây dựng nội dung chi tiết giới thiệu công ty, dự án, sản phẩm và dịch vụ • Cập nhật danh mục sản phẩm các mẫu sản phẩm, thiết kế mẫu,nhà mẫu... • Cập nhật tin tức, sự kiện và các thông tin liên quan
e.Ứng dụng thương mại điện tử