C. Mẫu Hợp đồng kinh tế
a. Công tác nắm bắt thơng tin
+ Duy trì quan hệ với các chủ đầu tư đã có cơng trình do cơng ty nhận thầu dù nhu cầu xây dựng là không liên tục.
+ Công ty phải thiết lập 1 hệ thống thông tin đầy đủ về những định hướng chiến lược đầu tư của Nhà nước, của các bộ ngành; các dự án lớn trọng điểm của Nhà nước, tiếp cận các cơ quan lập dự án từ bước nghiên cứu tiền khả thi đến nghiên cứu khả thi.
+ Công ty cần xác định rõ những mặt mạnh mặt yếu của đối thủ để đề ra chiến lược đấu thầu thích hợp. Trong lĩnh vực xây dựng, rào cản về vốn, công nghệ đối với việc thành lập 1 doanh nghiệp mới là rất lớn nên cơng ty ít bị đe doạ về các đối thủ tiềm ẩn mới xâm nhập vào thị trường xây dựng. Các đối thủ chính của cơng ty là những công ty xây dựng trong nước và nước ngồi đã hoạt động lâu năm và có thị phần nhất định.
Các công ty trong nước như:
Tổng cơng ty xây dựng sơng Đà có uy tín và thế mạnh trong xây dựng các
cơng trình nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện, các cơng trình đê đập.
Tổng cơng ty xây dựng Trường Sơn, Tràng An là những Tổng công ty
quân đội có sức mạnh trong vấn đề huy động nhân lực và giá tranh thầu của họ thường hấp dẫn ở 1 số cơng trình do giảm được chi phí nhân cơng.
Các cơng ty xây dựng nước ngồi chủ yếu tham gia đấu thầu và nhận thầu các cơng trình có vốn FDI, ODA, WB, ADB, JBIC.
Các công ty nước ngồi trúng thầu thường là các cơng ty của chính những nước có nguồn vốn đầu tư nói trên hoặc là là các cơng ty xây dựng nước ngoài được chủ đầu tư mời dự thầu. Đây là những cơng ty có tiềm lực mạnh về tài chính, cơng nghệ, tổ chức quản lý và có kinh nghiệm, uy tín lớn. Cơng ty nên mở rộng mối quan hệ với các công ty xây dựng nước ngoài để nhận làm thầu phụ khi tham gia đấu thầu quốc tế nếu như công ty không trúng thầu nhằm học hỏi kinh nghiệm.
Ngồi ra cịn có các doanh nghiệp xây dựng thuộc các Sở xây dựng và ngồi quốc doanh. Các cơng ty này chỉ xuất hiện và cạnh tranh với công ty khi công ty tham gia đấu thầu các cơng trình tại địa phương. Các cơng ty này tuy khả năng về tài chính, cơng nghệ, lao động cịn hạn chế song lại có mối quan hệ chặt chẽ với chủ đầu tư, cơ quan Nhà nước tại địa phương. Do đó cơng ty phải đi nghiên cứu thực tế tình hình tại địa phương nơi sẽ xây dựng cơng trình, tìm hiểu kỹ giá nguyên vật liệu, điều kiện vận
chuyển cung ứng ở địa phương, tăng cường mối quan hệ với chủ đầu tư, chính quyền địa phương hoặc liên doanh với các đơn vị xây dựng địa phương để tham gia đấu thầu nếu thấy xác xuất trúng thầu là thấp.
Cuối cùng công ty phải báo cáo kịp thời những thông tin cập nhật đưa lên lãnh đạo Tổng cơng ty để có phương án triển khai mua sắm máy móc, thiết bị thi cơng, bố trí kế hoạch sản xuất, bố trí lao động 1 cách đầy đủ, hợp lý nhằm giành ưu thế khi tham dự đấu thầu.
+ Giải quyết khiếu nại của khách hàng:
Nhằm nâng cao uy tín cho cơng ty đồng thời tạo dựng lòng tin đối với các đơn vị có dự án giao cho cơng ty thi cơng xây lắp, công ty sẽ tiếp nhận, giải quyết những khiếu nại của các đơn vị về các sản phẩm, dịch vụ do công ty cung cấp.
Người phụ trách liên quan của công ty để giải quyết những đề nghị, sự phàn nàn và không đồng ý của khách hàng là trưởng các phịng/Xí nghiệp/Đội trực thuộc cơng ty hoặc người được uỷ quyền. Việc giải quyết khiếu nại sẽ được Giám đốc công ty hoặc người phụ trách liên quan phân công.
Đối với các khiếu nại thuộc trách nhiệm của cơng ty, xí nghiệp, đội trực thuộc thì người phụ trách liên quan phải xác định được nguyên nhân, lập báo cáo khiếu nại theo mẫu để giải quyết hoặc trình Giám đốc cơng ty quyết định hướng giải quyết nếu vượt quá thẩm quyền hoặc khiếu nại có liên quan đến các quy định của pháp luật. Người phụ trách liên quan thông báo cho khách hàng về cách thức, thời gian giải quyết và theo dõi đảm bảo việc giải quyết được thực hiện 1 cách kịp thời, đảm bảo thoả mãn các yêu cầu đã thoả thuận với khách hàng.
Nếu khiếu nại khơng thuộc trách nhiệm của cơng ty, xí nghiệp, đội trực thuộc hoặc khơng có căn cứ thì người phụ trách liên quan sẽ trao đổi, làm rõ về khiếu nại đó với khách hàng và kết quả ghi theo mẫu.
Phòng quản lý thi công sẽ giải quyết các khiếu nại về: Thời gian thi công, nghiệm thu, bàn giao; sự phù hợp của chất lượng cơng trình, của các quy trình kỹ thuật và của thiết kế cơng trình.
Khiếu nại có liên quan tới nội dung và thời gian thanh quyết tốn và các cơng việc khác trong phạm vi quản lý của phòng thuộc trách nhiệm của phịng kỹ thuật giám đốc cơng ty xem xét, giải quyết khiếu nại liên quan đến những bộ phận hoặc ngoài khả năng giải quyết của người phụ trách liên quan.
Nếu không giải quyết các khiếu nại của khách hàng hoặc có giải quyết nhưng không rõ ràng hoặc chỉ coi việc giải quyết khiếu nại là hình thức thì cơng ty có thể bị huỷ Hợp đồng xây dựng, uy tín cơng ty sẽ gảm sút.
* Mẫu:
Tổng công ty Xây dựng Hà Nội
Công ty xây dựng số 4
Báo cáo số:.....................
Báo cáo giải quyết khiếu nại của khách hàng
Ngày:.................
Phòng/Bộ phận:................................................................................................................. Khách hàng:....................................................................................................................... Người phụ trách:................................................................................................................ Nội dung khiếu nại:............................................... Tên người viết:................................ Ngày:.............................................. Ký:.................................................. Nguyên nhân:........................................................ Tên người viết:................................
Ngày:.............................................. Ký:..................................................
Biện pháp giải
quyết:.............................................
Tên người viết:................................ Ngày:.............................................. Ký:.................................................. Hành động phòng ngừa:........................................ Tên người viết:................................
Ngày:.............................................. Ký:.................................................. Theo dõi hành động khắc phục phịng ngừa:........ Tên người viết:................................
Ngày:.............................................. Ký:.................................................. + Cơng ty phải chọn những cán bộ ngồi chun mơn nghiệp vụ thành thạo cịn phải có những tư chất như: năng khiếu nói chuyện, khả năng ứng xử, khả năng nhạy cảm xét đốn có những hiểu biết xã hội và có kinh nghiệm tiếp xúc để giải quyết những khiếu nại của khách hàng, để đàm phán ký kết hợp đồng.
Người giao tiếp của công ty phải nắm bắt được ý đồ của khách hàng bằng việc trao đổi trực tiếp hỏi khách hàng hay bằng các cơng văn, thư từ, fax, internet,... Tiếp đó phải nghiên cứu ý đồ của khách hàng tức là đặt lên bàn cân những yêu cầu lợi ích và sự trả giá của khách hàng với khả năng và lợi ích của cơng ty với ngun tắc chấp nhận 1 lợi ích chung từ 2 phía. Sau đó, phải thuyết phục khách hàng. Người giao tiếp của cơng ty phải có những lý lẽ, chứng cứ tài liệu, số liệu để làm cho khách hàng hiểu được những yêu cầu bất hợp lý mà họ cho là hợp lý. Quyết định chấp nhận và ký kết hợp đồng là công việc cuối cùng ở giai đoạn giao tiếp ban đầu của khách hàng với công ty.