III. Trình tự tổ chức đấu thầu xây lắp
4. Trình tự dự thầu xây lắp của các doanh nghiệp
xây dựng
Cùng với quá trình đấu thầu do chủ đầu t tổ chức thì các nhà thầu (các đơn vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Trình tự dự thầu xây lắp các doanh nghiệp xây dựng đợc tiến hành theo các bớc sau:
Bớc 1: Tìm kiếm thông tin về cơng trình cần đấu thầu
Đây đợc coi là bớc đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng bởi lẽ nó chính là bớc để ngời bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cận đợc với ngời mua (chủ dự án) từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phơng thức đấu thầu. Các nhà đầu t (các đơn vị xây lắp) có thể tìm kiếm thơng tin về cơng trình cần đấu thầu dựa trên các luồng thông tin chủ yếu sau:
- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phơng tiện thông tin đại chúng.
- Th mời thầu do bên mời thầu gửi tới.
- Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ cơng nhân viên của nhà thầu.
Tóm lại, thơng qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt đợc những thông tin cần thiết ban đầu về cơng
trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đa ra quyết định có hay khơng dự thầu. Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh đợc việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế.
Bớc 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có)
Trong trờng hợp cơng trình cần đấu thầu đợc bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển.
Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ đợc tiếp tục tham gia dự thầu ở bớc tiếp theo.
Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bớc này là vợt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt đợc các đối thủ cùng vợt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thơng tin về họ làm căn cứ để đa ra đợc chiến lợc tranh thầu thích hợp trong bớc tiếp theo.
Bớc 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Sau khi nhận đợc 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là cơng việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng đợc các yêu cầu của bên mời thầu hay không.
Tiếp theo, nhà thầu tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, đợc khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện tr- ờng, các khu vực xung quanh để có tất cả các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi công cơng trình. Nhà thầu phải chịu các chi phí cho
việc đến thăm hiện trờng. Trong bớc này, nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng nh kinh tế đi khảo sát hiện trờng. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm đợc thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng nh nắm đợc tình hình thị trờng nơi đặt thi công, đặc biệt là thị trờng các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi cơng cơng trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu.
Sau khi nắm chắc các thông tin về các phơng diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu.
Nội dung của hồ sơ dự thầu xây lắp bao gồm:
1. Các nội dung về hành chính, pháp lý
a. Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của ngời có thẩm quyền)
b. Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.
c. Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có).
d. Văn bản thoả thuận liên doanh (trờng hợp liên doanh dự thầu).
đ. Bảo lãnh dự thầu.
2. Các nội dung về kỹ thuật
a. Biện pháp và tổ chức thi cơng đối với gói thầu. b. Tiến bộ thực hiện hợp đồng.
c. Đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật t, vật liệu xây dựng.
d. Các biện pháp đảm bảo chất lợng.
3. Các nội dung về thơng mại, tài chính
a. Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết
b. Điều kiện tài chính(nếu có) c. Điều kiện thanh tốn.
Bớc 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu
Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngồi, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao".
Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định.
Bớc 5: Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu)
Sau khi nhận đợc thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thơng báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thơng thảo hoàn thiện và ký hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp
cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mơ của hợp đồng và đợc nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì.