tại công ty xây dựng Sông Đà II
Biện pháp 1: Vận dụng phơng pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu
Nh đã phân tích ở phần thực trạng xác xuất trúng thầu của công ty trong những năm qua với các cơng trình cơng ty đã tham gia đấu thầu cha cao lắm. Khi tham gia tranh thầu cơng ty sẽ phải chi phí một khoản tiền cho mua hồ sơ dự thầu, tiếp thị ngoại giao.... Nếu thắng thầu sẽ giải quyết đợc việc làm và có thể thu đợc một khoản lợi nhuận. Ngợc lại sẽ
mất tồn bộ chi phí đã bỏ ra trong giai đoạn làm hồ sơ dự thầu.
Để tránh đợc phải bỏ ra những khoản chi phí khơng đáng mất trên và nâng cao khả năng lợng hoá tối đa khi phân tích và đa ra quyết định tranh thầu, cơng ty nên áp dụng giải pháp dùng chỉ tiêu tổng hợp để ra quyết định tranh thầu. Nội dung của giải pháp này bao gồm các vấn đề sau:
1) Xác định danh mục các chỉ tiêu ảnh hởng đến khả năng thắng thầu của công ty
Việc đầu tiên là công ty phải căn cứ vào kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành để xác định một danh mục chỉ tiêu đặc trng cho những nhân tố có ảnh hởng đến khả năng thắng thầu. Các chỉ tiêu này càng sát với chỉ tiêu xét thầu càng tốt. Số lợng chỉ tiêu là tuỳ ý, nhng tối thiểu phải bao quát đợc đầy đủ các chỉ tiêu thờng dùng để dánh giá hồ sơ dự thầu, phải tính đến tình hình cạnh tranh của các đối thủ, phải chú ý tránh trùng lặp chỉ tiêu và phải xác định đúng những nhân tố thực sự có ảnh hởng. Khơng đa vào bảng danh mục những chỉ tiêu khơng có ảnh hởng, hoặc ảnh hởng rất ít (khơng đáng kể ) đến khả năng thắng thầu của công ty. Chỉ tiêu đa ra chi tiết, cụ thể bao nhiêu, thì cho kết quả chính xác bấy nhiêu.
2) Xây dựng thang điểm
Các chỉ tiêu đã lựa chọn sẽ đợc phân tích theo trạng thái tơng ứng với từng bậc trong thang điểm. Có nhiều loại thang điểm. Yêu cầu của các thang điểm là đảm bảo tính
chính xác, khơng gây phức tạp cho tính tốn. Có thể sử dụng thang điểm 3 bậc, 5 bậc hoặc 9 bậc. Thang điểm 3 bậc đợc chia thành 3 mức điểm là 4, 2, 0 tơng ứng với trạng thái của từng chỉ tiêu là tốt, trung bình, kém. Thang điểm 5 bậc đợc chia thành 5 mức điểm là 4, 3 2, 1, 0 tơng ứng với 5 trạng thái của từng chỉ tiêu là rất tốt, tốt, trung bình, yếu, kém. Thang điểm 9 bậc có các mức điểm là 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1, 0.
Nh vậy, ở mỗi thang điểm đều có các mức tối đa tơng ứng với trạng thái tốt nhất và mức điểm tối thiểu tơng ứng với trạng thái tồi nhất của các chỉ tiêu. Việc sử dụng thang điểm nào là phù thuộc vào sự lựa chọn của công ty.
3) Xác định tầm quan trọng (trọng số) của từng chỉ tiêu.
Trong số các chỉ tiêu đã đợc lựa chọn để đa vào tính tốn thì rõ ràng mỗi chỉ tiêu có một mức độ ảnh hởng riêng đến khả năng thắng thầu của công ty. Do vậy, công ty phải sử dụng kinh nghiệm của bản thân, những quy định của pháp luật và quy chế đấu thầu hiện hành, những thông lệ và tiêu chuẩn thờng đợc dùng để đánh giá hồ sơ dự thầu, kết hợp với việc sử dụng phơng pháp chuyên gia để đánh giá mức độ ảnh hởng của từng chỉ tiêu. Tầm quan trọng của các chỉ tiêu (đợc gọi là trọng số) có thể đợc thể hiện bằng 1 nếu thể hiện bằng số thập phân và bằng 100% nếu thể hiện bằng %.
Việc xác định danh mục các chỉ tiêu, xác định trọng số và xây dựng thang điểm nh trên, công ty chỉ phải làm một lần và đợc dùng ổn định cho một khoảng thời gian khi
mà các điều kiện và môi trờng hoạt động kinh doanh của cơng ty cha có sự biến động.
4) Tính tốn chỉ tiêu tổng hợp cho gói thầu cụ thể
Khi xuất hiện một gói thầu cụ thể, cơng ty cần khẩn tr- ơng nghiên cứu hồ sơ mời thầu, nghiên cứu gói thầu, phân tích mơi trờng đấu thầu, đánh giá khả năng của mình đối với gói thầu và dự đốn các đối thủ cạnh tranh để xác định trạng thái của từng chỉ tiêu trong bảng danh mục và số điểm tơng ứng với từng trạng thái đó. Cuối cùng tính tốn ra chỉ tiêu tổng hợp theo công thức sau :
TH= (1)
Trong đó : TH: Chỉ tiêu tồng hợp
n : Số các chỉ tiêu trong danh mục Ai : Điểm số của chỉ tiêu thứ i
Pi :Trọng số của chỉ tiêu thứ i
5) Đánh giá khả năng thắng thầu và ra quyết định
Khả năng thắng thầu đợc đo bằng tỷ lệ % theo công thức sau:
K = (2)
Trong đó:
K: Khả năng thắng thầu tính bằng %
TH: Điểm tổng hợp đợc tính theo cơng thức (1) M : Mức điểm tối đa trong thang điểm đợc dùng
Nếu tất cả các chỉ tiêu đều ở trạng thái trung bình, thì khả năng thắng thầu sẽ là 50% thì doanh nghiệp khơng nên tham gia tranh gói thầu đó
Ví dụ: Với các cơng trình chun về sửa chữa và nâng cấp cơng trình trong nớc. Đây là những cơng trình có giá trị đấu thầu nhỏ, thời gian thi công ngắn. Ta xây dựng một danh mục các chỉ tiêu và thang điểm 5 bậc nh sau:
TT Các chỉ tiêu Thang điểm và trạng thái
4 3 2 1 0
1 Mục tiêu lợi nhuận Rất
thấp Thấp TB Cao Rất cao 2 Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 3 Mức độ quen thuộc và gói
thầu Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 4 Khả năng đáp ứng về tiến độ thi công Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 5 Khả năng đáp ứng về năng lực thi công Rất cao Cao TB Thấp Rất thấp 6 Đánh giá về đối thủ cạnh tranh Rất yếu Yếu TB Mạnh Rất mạnh
Trọng số của từng chỉ tiêu nh sau:
TT Chỉ têu Trọng số % 1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
Mức độ quen thuộc với gói thầu Khả năng đáp ứng tiến độ thi công Khả năng đáp ứng về năng lực thi công 30 20 15 5 10 20
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
Trên cơ sở danh mục các chỉ tiêu và thang điểm cũng nh trọng số về các chỉ tiêu trên ta đi vào phân tích một ví dụ cụ thể: “sửa chữa nâng cấp trờng tiểu học Thái Thịnh – Quận Đống Đa”, địa điểm xây dựng tại Hà Nội; pháp nhân đấu thầu “ Công ty” giá trị đấu thầu 1.173.000.000 đồng
TT Chỉ tiêu Trạng thái Điểm Trọn g số Kết quả 1 2 3 4 5 6
Mục tiêu lợi nhuận
Khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
Mức độ quen thuộc với gói thầu Khả năng đáp ứng tiến độ thi công
Khả năng đáp ứng năng lực thi công
Đánh giá về đối thủ cạnh tranh
TB Rất cao TB Cao Rất cao Mạnh 2 4 2 3 4 1 0,3 0,2 0,15 0,05 0,1 0,2 0,6 0,8 0,3 0,15 0,4 0,2 Tổng số điểm 2,45
Khả năng thắng thầu đối với gói thầu này . 100 = 61, 25%. Với kết quả tính tốn, Cơng ty nên tham gia tranh thầu với gói thầu này và thực tế cơng ty đã trúng thầu cơng trình này và ký hợp đồng ngày 1/9/2000
Nh vậy, phơng pháp này đã lợng hoá đợc sự ảnh hởng của các nhân tố cần xem xét và cho phép công ty đáp ứng yêu cầu phản ứng nhanh khi ra quyết định tranh thầu. Đây
là phơng pháp có tính khả thi rất cao. Phơng pháp vừa dùng cho việc ra quyết định trớc khi lập phơng án và chiến lợc tranh thầu, vừa dùng cho việc ra quyết định trớc khi nộp hồ sơ dự thầu. Khi sử dụng phơng pháp này cần lu ý rằng, tính đúng đắn của quyết định đợc đa ra phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích và xác định chính xác trạng thái của từng chỉ tiêu, cũng nh tầm quan trọng của nó. Để tránh việc bỏ lỡ cơ hội hoặc gây thiệt hại do việc đa ra quyết định sai Cơng ty cần có biện pháp đảm bảo độ tin cậy của thơng tin và phân tích cẩn thận trạng thái của các chỉ tiêu ngay từ vòng ra quyết định thứ nhất.
Biện pháp 2: Tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty cho phù hợp với yêu cầu của thị trờng
Nh đã phân tích ở phần thực trạng, cơng ty cha tổ chức đợc bộ phận chuyên trách làm công tác dự thầu dẫn đến sự phân tán trong quản lý và các cán bộ tham gia thực hiện những khâu quan trọng trong việc lập hồ sơ dự thầu phải kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau. Điều đó có ảnh hởng khơng tốt tới hiệu quả cơng tác đấu thầu nói chung cũng nh chất lợng hồ sơ dự thầu và tồn bộ q trình đấu thầu nói riêng. Để đấu thầu và thắng thầu có hiệu quả thì việc tổ chức lại bộ máy đấu thầu là điều kiện hết sức quan trọng.
1) Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của công ty. a. Ngun tắc tập chung chun mơn hố
Yêu cầu của chủ đầu t, sự nghiêm ngặt của các nhà t vấn đánh giá hồ sơ dự thầu và đặc biệt là các yêu cầu về chất lợng, hiệu quả của việc xây dựng hồ sơ dự thầu có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi địi hỏi cơng
ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chun mơn hố.
b. Nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa tổ chức đấu thầu của công ty với các lực lợng chun mơn hố tại các xí nghiệp thành viên.
Cơng ty là đơn vị trung tâm điều hành mọi cơng việc chung cịn các xí nghiệp trực thuộc đợc phân bổ trên hầu hết các địa phơng. Các cơng trình dự án đầu t, xây dựng trải rộng trên địa bàn rộng, trong cùng một thời điểm, cơng ty có thể phải tham gia đấu thầu nhiều gói thầu. Hơn nữa, chi phí phục vụ cơng tác đấu thầu khơng nhỏ, nhất là các chi phí khảo sát hiện trờng, tìm nguồn ngun vật liệu, giao dịch với chính quyền địa phơng... Nguyên tắc này cho phép công ty sử dụng chuyên gia, lực lợng chuyên môn kỹ thuật nằm tại các xí nghiệp để tận dụng các u thế của họ và tiết kiệm chi phí.
c. Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp xây dựng. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp khơng chỉ tìm hiểu đối thủ, quyết định tham gia đấu thầu gói thầu nào, mà điều vô cùng quan trọng là phải giữ bí mật nội dung của hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi công bố thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng nh sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ đợc lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất đã đợc kiểm tra.
- Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ đợc quyết định sát với thời điểm nộp hồ sơ dự thầu cho chủ đầu t.
- Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải đợc lựa chọn kỹ, là những ngời gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của công ty.
d. Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
Việc luân phiên này sẽ đảm bảo việc bổ sung kiến thức thực tiễn cho cán bộ chuyên gia đấu thầu.
2) Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của cơng ty
a. Đợc đào tạo chính quy và đào tạo lại cho phù hợp với thực tiễn.
Đấu thầu xây dựng là tổng hoà của các lĩnh vực quản lý kinh tế và kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự cạnh tranh gay gắt của các nhà thầu quốc tế và những quy định chặt chẽ của t vấn giám sát, mặt khác công nghệ xây dựng ngày nay thay đổi về cơ bản. Trong khi đó, các chuyên gia có kinh nghiệm nhất của cơng ty đợc đào tạo trớc những năm 90 theo các cơng trình cũ, do đó cần phải đợc đào tạo. Số
Chuyên gia đấu thầu
Chuyên gia kỹ s điều
kỹ s, chuyên gia mới ra trờng tuy đợc đào tạo chính quy nhng lại cha có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu kiến thức từ thực tiễn của nhà trờng đào tạo cha theo kịp diễn biến thực tế của quá trình cạnh tranh gay gắt trong thị trờng xây dựng, do đó cần tiếp tục đợc đào tạo lại.
b. Năng động, chính xác phù hợp với thị trờng
Quá trình đấu thầu nh một cỗ máy hoàn chỉnh chạy hết cơng suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy, các chuyên gia đợc lựa chọn phải bảo đảm yêu cầu này.
c. Chuyên sâu một công việc và hiểu biết nhiều lĩnh vực trong hoạt động xây dựng, hoạt động đấu thầu, triển khai các dự án
Hoạt động đấu thầu là một dây truyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những yêu cầu chun sâu riêng. Do đó, việc bố trí các chun gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lợng cơng việc.
3) Hình thành tổ chức đấu thầu xây lắp của Công ty Tổ chức đấu thầu xây lắp của Cơng ty cần đợc hình thành một cách trực tiếp, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có phó giám đốc chuyên trách về dự án đấu thầu thông qua một đầu mối tập trung là phòng dự án đấu thầu. Việc bố trí, sắp xếp các nhóm chun gia trong phịng dự án đấu thầu của cơng ty bao gồm :
Nhóm chuyên gia về thị trờng
Chịu trách nhiệm nghiên cứu về thị trờng, có rất nhiều loại thị trờng nghiên cứu nh :Thị trờng công việc(thị trờng đầu vào ); Thị trờng đối tác; Thị trờng vật liệu ; Thị trờng thiết bị thi cơng ; Thị trờng lao động....
Nhóm chuyên gia về kinh tế
Chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung kinh tế các dự án đấu thầu. Thông thờng, nội dung kinh tế là yếu tố cơ bản đầu tiên và cuối cùng quyết định sự thành cơng của q trình đấu thầu xây lắp (Do họ là ngời quyết định các yếu tố liên quan đến giá bỏ thầu, thậm chí cả vấn đề lợi nhuận cũng nh hiệu quả các dự án ứng dụng sau này )
Nhóm chuyên gia về kỹ thuật - cơng nghệ thi cơng
Nhóm này tập trung giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công nghệ của hồ sơ dự thầu, đòi hỏi phải là các chuyên gia đợc đào tạo chuyên sâu và thông qua thực tiễn chỉ đạo thi cơng tại các cơng trình xây dựng, tốt nhất là các chuyên gia đã từng tham gia các dự án thi công theo tiêu chuẩn quốc tế.
PGĐ Giám Đốc PGĐ PGĐ Dự án Các phịng chức năng có liên quan Phịng dự án đấu thầu Các phịng chức năng có liên quan Nhóm chuyên viên thị tr ờng Nhóm chuyên viên kinh tế Nhóm chun viên văn phịng phiên dịch Nhóm chun viên về thiết bị thi cơng thí Nhóm chun viên về kỹ thuật công nghệ thi
Sơ đồ tổ chức bộ máy đấu thầu
Nhóm chun gia về thiết bị thi cơng
Thiết bị thi công là yếu tố rất quan trọng đối với việc thi cơng các cơng trình xây dựng. Chi phí máy thi cơng th- ờng chiếm từ 15% đến 25% giá thành xây dựng cơng trình. Thiết bị thi công không những có ảnh hởng đến chiến lợc đấu thầu về mặt giá thành xây dựng mà còn ảnh hởng đến năng lực, uy tín, của nhà thầu cũng nh ảnh hởng đến kỹ thuật, cơng nghệ, phơng án thi cơng. Nhóm chun gia về thi cơng chịu trách nhiệm về việc lựa chọn loại thiết