Như đó đề cập ở chương II, với quyết định số 1930/ QĐ/ TM- TC ngày 19/ 12/ 1995 của Bộ thương mại, Cụng ty Machhino-Import Hà Nội chớnh thức ra đời. Đến ngày 16/ 7/ 1996, Nhà nước ban hành Quy chế đấu thầu kốm Nghị định 43/ CP là cơ sở phỏp lý đầu tiờn cho hoạt động đấu thầu tại Việt Nam. Nhận thức được tầm quan trọng của phương thức giao dịch mua bỏn Quốc tế này đối với sự phỏt triển của hoạt động ngoại thương của đất nước núi chung và Cụng ty núi riờng trong tương lai, ngày 25/ 11/ 1997 ban lónh đạo Cụng ty Machino-Import đó triệu tập cuộc họp cú sự tham gia của Hội đồng quản trị Tổng cụng ty Mỏy & Phụ tựng để phờ duyệt việc tổ chức, điều hành cụng tỏc đấu thầu trong Cụng ty, cụ thể là thành lập Ban quản lý hoạt
động đấu thầu, đồng thời quỏn triệt đõy sẽ là một hoạt động kinh doanh chủ đạo của Cụng ty thời gian tới.
Chức năng của Ban quản lý hoạt động đấu thầu là giỳp Giỏm đốc cựng cỏc trưởng phũng kinh doanh xem xột tất cả những vấn đề liờn quan tới lĩnh vực đầu thầu ở Cụng ty, đặc biệt là việc ký kết hợp đồng thương mại khi Cụng ty trúng thầu. Nhiệm vụ này rất quan trọng bởi vỡ chỉ một sơ xuất nhỏ trong hợp đồng cũng làm cho Cụng ty thiệt hại hàng trăm triệu đồng. Vỡ vậy, việc soạn thảo hợp đồng phải thật chớnh xỏc, thật chặt chẽ luụn là mục tiờu hàng đầu của Cụng ty. Cũng theo tinh thần cuộc họp trờn, Cụng ty cho phộp cỏc phũng kinh doanh được quyền tiến hành cụng tỏc đầu thầu một cỏch độc lập, tức là từng phũng sẽ chịu trỏch nhiệm về toàn bộ hoạt động đấu thầu của mỡnh từ khõu đầu đến khõu cuối. Họ tự đi tỡm kiếm lấy cỏc dự ỏn, cỏc đối tỏc, tự tham dự cỏc cuộc đấu thầu, rồi đến ký kết và thực hiện hợp đồng, sau đú sẽ hạch toỏn kết quả kinh doanh với Cụng ty. Tuy nhiờn núi như thế khụng cú nghĩa rằng, cỏc phũng kinh doanh cú thể làm bất cứ cỏi gỡ họ muốn mà họ được làm trong phạm vi, quyền hạn kinh doanh của phũng, dưới sự giỏm sỏt, chỉ đạo của ban giỏm đốc Cụng ty. Mọi quyết định cũng như giấy tờ quan trọng phải được Giỏm đốc hoặc cỏc Phú giỏm đốc trực tiếp đồng ý và phờ quyệt.
Do ngay từ đầu làm tốt cụng tỏc tổ chức, điều hành nờn thời gian qua hoạt động đấu thầu đó tỏ ra cú hiệu quả, mang lại cho Cụng ty Machino- Import Hà Nội nhiều mối quan hệ làm ăn mới, doanh thu liờn tục gia tăng, đời sống của cỏn bộ cụng nhõn viờn khụng ngừng được cải thiện, hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp ngõn sỏch cho Nhà nước hàng năm.