Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của KBNN tỉnh Nghệ AnPhòng
3.2.1. Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch thanh tra
Kế hoạch thanh tra là điều kiện pháp lý để thực hiện quá trình thanh tra, là công cụ để người ký quyết định quản lý hoạt động của đoàn thanh tra hoặc thanh tra viên.
Lập kế hoạch thanh tra đối với KBNN các huyện: căn cứ vào các báo cáo kết quả khảo sát, thu thập thông tin về KBNN các huyện và định hướng nội dung thanh tra của KBNN Trung ương; Phòng Thanh tra tiến hành lập kế hoạch thanh tra chi tiết; Kế hoạch thanh tra KBNN huyện gồm những nội dung cơ bản: mục đích, yêu cầu cuộc thanh tra Kho bạc; nội dung thanh tra tập trung vào các hoạt động nghiệp vụ chủ yếu và thường xuyên của KBNN các huyện như công tác quản lý NSNN tại các KBNN huyện; công tác kiểm soát thu chi NSNN; công tác quản lý tài chính nội bộ; kiểm soát thanh vốn XDCB... trong đó có nội dung trọng tâm, trọng điểm; thời kỳ cuộc thanh tra, thời hạn thanh tra; kế hoạch chi tiết cho từng nội dung thanh tra, trong đó nêu rõ: những công việc cần làm, phương pháp tiến hành thời gian triển khai, kết thúc; nhân sự đoàn thanh tra, phân công nhiệm vụ cho các thành viên đoàn thanh tra.
Tuy nhiên trong những năm qua việc xây dựng kế hoạch thanh tra còn những tồn tại sau: cán bộ làm công tác Thanh tra chưa được quyền truy cập để khai thác các số liệu trên các chương trình, nhằm thu thập số liệu, nắm bắt quá trình phát sinh tại mỗi đơn vị trực thuộc nhằm thu thập số liệu, nắm bắt quá trình phát sinh tại mỗi đơn vị trực thuộc do vậy, việc xây dựng kế hoạch kiểm tra còn mang tính dàn đều trong tất cả các đơn vị trực thuộc, thiếu trọng tâm, trọng điểm đối với đơn vị được kiểm tra, chủ yếu dựa vào định hướng kiểm tra của KBNN Trung ương; một số cuộc thanh tra kế hoạch được lập chi tiết cho quá nhiều nội dung bên cạnh đó thời gian tối đa cho một cuộc thanh tra là 5 ngày nên đã gây khó khăn cho cán bộ thanh tra.
Sau khi xây dựng kế hoạch thanh tra và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết cho quá trình thanh tra, Trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm tới KBNN huyện về chương trình buổi công bố quyết định thanh tra; tổ chức họp đoàn thanh tra để quán triệt kế hoạch thanh tra đã được phê duyệt, nội quy quy chế đoàn thanh tra; bàn các biện pháp cụ thể để tổ chức thực hiện kế hoạch; giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên đoàn thanh tra; Chuẩn bị đầy đủ văn bản về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức liên quan đến nội dung thanh tra; Căn cứ nhiệm vụ được giao, từng thành viên trong đoàn thanh tra xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết của mình, trình trưởng đoàn phê duyệt trước khi triển khai thanh tra. Kế hoạch phải nêu rõ nội dung công việc, phương pháp tiến hành loại nghiệp vụ KBNN, thời gian thực hiện.
Khi tiến hành thanh tra tại KBNN huyện; cán bộ thanh tra sử dụng các phương pháp thanh tra nhằm thu thập đầy đủ các bằng chứng có độ tin cậy cao và có giá trị chứng tỏ cho việc sai phạm tại các KBNN các huyện làm để làm cơ sở cho lập báo cáo kết quả thanh tra; trong thực tiễn, đoàn thanh tra, các thành viên đoàn thanh tra sử dụng đồng thời các phương pháp chủ yếu sau: phương pháp khai thác tài liệu, số liệu (các số liệu về báo cáo thu, chi, sổ chi tiết, cân đối tài khoản); phương pháp kiểm kê (kiểm kê tiền mặt hoặc kiểm kê công cụ, vật tư văn phòng...); phương pháp thanh tra chọn mẫu (chọn mấu những chứng từ có nội dung chi giá trị lớn để thanh tra); phương pháp phân tích; phương pháp so sánh đối chiếu (đối chiếu kiểm kê thực tế và sổ chi tiết, bảng cân đối tài khoản; đối chiếu giữa báo cáo và cân đối tài khoản...) từ đó, phát hiện, làm rõ các vấn đề, sự việc, sai sót liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ KBNN.
Trong những năm qua, công tác thanh tra trong hệ thống KBNN Nghệ An được triển khai trên tất cả các mặt hoạt động nghiệp vụ, đặc biệt tập trung vào những lĩnh vực chủ yếu có liên quan đến việc quản lý tiền, tài sản như: công tác quản lý quỹ NSNN, quản lý vốn tiền mặt, tài sản; kiểm soát chi NSNN; kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB; chương trình mục tiêu; phát hành, thanh toán trái phiếu, tín phiếu, chi trả công trái; quản lý kinh phí nội bộ; tiếp công dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trong hệ thống KBNN cụ thể:
Nội dung thanh tra chi tiết về công tác kho quỹ là: Kiểm quỹ đột xuất, đối chiếu số liệu kiểm tra thực tế với số liệu trên sổ kế toán và sổ kho quỹ, tìm rõ nguyên nhân xử lý kịp thời những khoản chênh lệch thừa, thiếu (nếu có) theo quy định. thanh tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với sổ quỹ, nhật ký quỹ; việc chấp hành quy trình thu, chi tiền mặt, việc kiểm đếm, đóng bó, niêm phong và bảo quản các loại tiền; việc chấp hành chế độ: kiểm quỹ cuối ngày, ra vào kho, bảo quản chìa khoá kho, két, kiểm kê kho, giấy tờ có giá cuối tháng, cuối năm theo quy định; Việc mở, ghi chép các loại sổ kho quỹ.
Nội dung thanh tra chi tiết về công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB, vốn CTMT là: thanh tra quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký và trả kết quả việc thực hiện theo Quy chế một cửa; thanh tra việc tiếp nhận và sử dụng kế hoạch vốn theo các nguồn vốn đầu tư; thanh tra hồ sơ pháp lý, hồ sơ thanh toán của dự án; thanh tra quy trình tạm ứng, thanh toán tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành; thanh tra việc kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án.
Nội dung thanh tra chi tiết về công tác quản lý tài chính nội bộ là: thanh tra việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí khoán, kinh phí quản lý theo kế hoạch; kinh phí XDCB và kinh phí mua sắm tài sản tại KBNN tỉnh; Tình hình triển khai thực hiện mua sắm, việc chấp hành trình tự, thủ tục trong mua sắm, sửa chữa tài sản; Việc chấp hành các tiêu chuẩn, định mức chi tiêu tài chính nội bộ; Kiểm tra các khoản thu nhập phát sinh từ hoạt động nghiệp vụ KBNN, việc chấp hành chế độ nộp Kho bạc Nhà nước cấp trên; Tình hình công nợ, tiết kiệm và phân phối, sử dụng các quỹ của đơn vị; Việc thực hiện chế độ chứng từ kế toán, hạch toán kế toán, báo cáo kế toán và lưu trữ chứng từ kế toán.
Nội dung thanh tra chi tiết về công tác kế toán quản lý quỹ NSNN là: việc hạch toán kế toán; việc kiểm soát chi NSNN; việc chấp hành chế độ chứng từ kế toán…
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động thanh tra đối với một số nội dung chính
(Đơn vị: số đợt được Thanh tra)
STT Nội dung Thanh tra Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
1 Công tác kế toán 35 37 40
2 Công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB; chương trình mục tiêu
40 38 52
3 Công tác quản lý tài chính, tài
sản nội ngành 32 37 45
4 Công tác an toàn kho quỹ 58 57 60
(Nguồn: KBNN Nghệ An)
Thông qua công tác thanh tra đã phát hiện kịp thời những tồn tại, sai sót các hoạt động nghiệp vụ như:
Công tác an toàn Kho quỹ: Một số đơn vị chưa mở sổ theo dõi các loại công cụ hỗ trợ; không thực hiện ký đầy đủ vào sổ ra vào kho; việc ghi chép trên sổ ra vào kho không logic với sổ bàn giao chìa khóa kho; không thực hiện kiểm quỹ nội bộ những ngày có phát sinh trong năm 2010, không niêm phong quỹ nội bộ khi thực hiện gửi kho; thực hiện kiểm kê kho nhưng không theo dõi trên sổ ra vào kho; chênh lệch giữa kiểm kê thực tế với sổ kế toán nội bộ đối với ấn chỉ do kế toán nội bộ không hạch toán đối với ấn chỉ giấy báo liên kho bạc...
Công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư, vốn CTMT: Một số đơn vị lưu hồ sơ thừa so với quy định; thanh toán chi phí tư vấn khảo sát thiết kế thiếu Quyết định chỉ định thầu...
Công tác kế toán quản lý quỹ NSNN: Một số đơn vị chưa thực hiện đối chiếu đầy đủ tài khoản tiền gửi với các đơn vị giao dịch; Hồ sơ kiểm soát chi: Một số khoản mua sắm không lưu hợp đồng; không có quyết định chỉ định đơn vị cung cấp
hàng hoá; Quyết định chỉ định thầu ký sau Hợp đồng kinh tế; Thiếu bảng kê chứng từ chi đối với các khoản chi ngân sách cấp xã; hạch toán sai mục lục ngân sách nhà nước…
Công tác quản lý tài chính nội bộ: Chi bồi dưỡng độc hại và phụ cấp độc hại kho quỹ đơn vị thực hiện chi khoán theo tháng mà không chi theo ngày làm việc thực tế; không có bảng chấm công kèm theo; Một số khoản chi sử dụng sai nguồn kinh phí; Một số khoản chi mua vật tư không có dự trù được lãnh đạo phê duyệt; Một số chứng từ hạch toán sai mục lục ngân sách nhà nước...
Thông qua thanh tra đã tham mưu cho Lãnh đạo xử lý kịp thời các sai sót trong hoạt động nghiệp vụ. Kết quả thanh tra đã giúp cho Lãnh đạo KBNN các cấp có những đánh giá tổng quát về chất lượng hoạt động nghiệp vụ, qua đó có biện pháp chấn chỉnh kịp thời các sai phạm. Các tồn tại, sai sót trong hoạt động nghiệp vụ đã được KBNN huyện được kiểm tra khắc phục kịp thời.