II. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY HÀN
2. Nội dung của hoạt động nhập khẩu thiết bị máy hàn cắt công
2.2 Tiến hành giao dịch, đàm phán và ký hợp đồng nhập khẩu
Do khoảng cách về vị trí địa lý do vậy cơng việc giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng chủ yếu được thực hiện trên internet, qua email, qua điện thoại, máy fax…
* Với các đối tác là người nước ngoài - Giao dịch và đàm phán
Trước khi tiến hành giao dịch đàm phán với đối tác mà công ty sẽ nhập khẩu thì cơng ty sẽ lựa chọn thời gian giao dịch đàm phán và người tham gia vào quá trình đàm phán. Đó là người có trình độ kỹ thuật chun mơn cao, có kỹ năng làm việc sáng tạo, hiểu ngơn ngữ giao tiếp từ phía đối tác… Tùy thuộc vào việc giao dịch với đối tác thuộc thị trường nào thì cơng ty sẽ có sự lựa chọn người tham gia khác nhau. Với đối tác là người Mỹ thì họ coi trọng thời gian, họ biết đàm phán như thế nào để giành phần thắng cho cả hai bên, khơng thích lời lẽ rườm rà, yêu cầu cao về thời gian giao hàng, thanh toán… Người Pháp rất coi trọng đối tác làm ăn, tôn trọng đối tác biết ngôn ngữ của họ.
Việc giao dịch thường diễn ra trên mạng tức là công ty sẽ vào trang web của đối tác để xem xét những mặt hàng thiết bị máy hàn cắt thơng qua các hình ảnh với đặc điểm và công dụng mà đối tác cung cấp. Hoạt động này sẽ tiết kiệm chi phí về đi lại, tiết kiệm về thời gian tuy nhiên sẽ khó khăn khi cơng ty khơng biết được biểu hiện của đối tác trong giao dịch và đàm phán.
Cùng với sự quan sát hình ảnh mặt hàng có được các thơng tin về mặt hàng đó cơng ty sẽ tiến hành trao đổi thỏa thuận về giá cả, điều kiện mua
hàng, địa điểm giao hàng, bao bì thường cơng ty ghi trong hợp đồng là đóng gói bao bì theo tiêu chuẩn quốc tế, phương thức thanh toán đối với hợp đồng mua với số lượng lớn thì thanh tốn bằng L/C, với hợp đồng nhỏ thì thực hiện thanh tốn bằng T/T…
- Hợp đồng nhập khẩu
Kết thúc giao dịch đàm phán hai bên sẽ ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng bằng văn bản được soạn thảo bằng tiếng anh, bên bán sẽ gửi fax tới cơng ty. Nhân viên ở phịng xuất nhập khẩu sẽ xem xét các điều khoản trong hợp đồng và xin ý kiến của giám đốc nếu đồng ý sẽ tiến hành ký và gửi cho người bán. Các điều kiện mua bán được thỏa thuận ở quá trình giao dịch và đàm phán sẽ được quy định trong hợp đồng như: giá cả của từng loại thiết bị hàn cắt, phương thức thanh toán, đồng tiền thanh toán…
* Với các đối tác là các khách hàng nội địa
Với những khách hàng trong nước, đây là thị trường mà công ty thực hiện hoạt động tiêu thụ hàng nhập khẩu của mình. Cơng tác giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán diễn ra đơn giản hơn. Với những hợp đồng có giá trị lớn thì hai bên gặp nhau trao đổi và ký kết hợp đồng. Với những hợp đồng có giá trị nhỏ thì cơng ty khơng lập hợp đồng mà thực hiện mua bán tại công ty.