II. THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY HÀN
2. Nội dung của hoạt động nhập khẩu thiết bị máy hàn cắt công
2.3 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy hàn cắt công nghiệp
Công ty thường nhập khẩu mặt hàng thiết bị máy hàn cắt theo giá FOB do đó cơng ty TNHH Ngọc Linh sẽ mua bảo hiểm cho mặt hàng thiết bị máy hàn cắt công nghiệp và thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa về nước mình. Cơng tác tiến hành thực hiện hợp đồng như sau:
* Xin giấy phép nhập khẩu
Quy định của chính phủ về mặt hàng thiết bị máy hàn cắt công nghiệp nhập khẩu là doanh nghiệp nhập khẩu không cần xin giấy phép nhập khẩu. Do đó, cơng ty chỉ cần làm thủ tục hải quan cho lô hàng thiết bị máy hàn cắt tại cảng Hải Phòng, Cảng Tân Sơn Nhất, cảng Đà Nẵng, hay cảng TP.Hồ Chí Minh.
* Chuẩn bị hàng nhập khẩu
Một mặt doanh nghiệp sẽ hối thúc đối tác đẩy nhanh công tác chuẩn bị hàng để giao hàng cho công ty đúng tiến độ, đủ về số lượng, kịp thời tránh tình trạng hàng về muộn làm chậm trễ q trình giao hàng cho khách hàng của cơng ty. Mặt khác, công ty chuẩn bị nhân viên giao nhận, các tài liệu, hồ sơ có liên quan đến việc nhận hàng, chuẩn bị phương tiện vận chuyển, công tác kho bãi chứa hàng khi hàng về đến công ty.
* Bước đầu thực hiện thủ tục thanh toán
Tùy theo phương thức thanh tốn đã quy định trong hợp đồng nhập khẩu mà cơng ty sẽ thực hiện thủ tục thanh toán khác nhau.
- Với hợp đồng thanh tốn bằng L/C:
Cơng ty cử nhân viên đến ngân hàng viết đơn xin mở L/C. Tại đây, nhân viên sẽ điền các thông tin cần thiết vào mẫu đơn in sẵn của ngân hàng. Thường thì cơng ty mở L/C ở Ngân hàng HABU BANK, TECHCOM BANK. Công việc tiếp theo là công ty ký quỹ mở L/C theo quy định của ngân hàng. Nộp và xuất trình hợp đồng nhập khẩu gốc, phải nộp một phần tiền vào ngân hàng và ngân hàng sẽ kiểm sốt bộ chứng từ. Cơng ty sẽ nhận lại bộ chứng từ khi thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn số tiền cịn nợ ngân hàng.
- Hợp đồng thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền (T/T):
Công ty cử nhân viên đến ngân hàng HABU BANK, hay ngân hàng TECHCOM BANK để làm thủ tục chuyển tiền trả người bán.
Tại đây, nhân viên điền đầy đủ thông tin trong hồ sơ xin chuyển tiền có sẵn của ngân hàng và xuất trình các tài liệu giấy tờ là: lệnh chuyển tiền, hợp đồng nhập khẩu, nộp trước một phần tiền nhất định để đặt cọc tại ngân hàng.
* Thuê phương tiện vận tải
Do công ty nhập khẩu các thiết bị máy hàn cắt công nghiệp theo điều kiện FOB, nên công ty sẽ chủ động thuê phương tiện vận chuyển hàng từ
nước xuất khẩu về cảng Việt Nam. Thơng thường thì cơng ty sẽ ủy thác việc thuê phương tiện vận tải cho Công ty Forwarding company đây là đơn vị chuyên giao nhận vận tải tức là nhận hàng từ nước xuất khẩu và đặt tàu hộ mình. Đối với một số thiết bị máy hàn cắt có trọng lượng bé thì cơng ty tự thuê phương tiện vận chuyển là máy bay.
* Mua bảo hiểm cho thiết bị máy hàn cắt nhập khẩu
Hàng hóa nhập khẩu được vận chuyển từ nước này sang nước kia không tránh khỏi hư hỏng do điều kiện mơi trường bên ngồi tác động. Do đó để giảm thiểu tổn thất cho các thiết bị máy hàn cắt thì cơng ty đã tiến hành mua bảo hiểm cho mặt hàng đó tại cơng ty Bảo hiểm Bảo Việt.
* Làm thủ tục hải quan cho lô hàng thiết bị máy hàn cắt nhập khẩu Công ty trước khi nhận hàng nhập khẩu từ kho ở cảng Hải Phòng, cảng Đà Nẵng, cảng Tân Sơn Nhất cần phải tiến hành khai báo hải quan cho lơ hàng đó.
- Cơng ty cần phải hồn thành bộ hồ sơ hải quan gồm: chứng từ bắt buộc phải có như (tờ khai hải quan, hợp đồng nhập khẩu, vận đơn, lệnh giao hàng, hóa đơn thương mại, chứng từ nộp thêm (bảng kê chi tiết mặt hàng thiết bị máy hàn cắt công nghiệp, giấy giới thiệu của công ty).
- Công ty kê khai tính các loại thuế ghi trên tờ khai: đối với thiết bị máy hàn cắt cơng nghiệp là 0%, do đó cơng ty sẽ kê khai các khoản thuế đó là thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế VAT, thuế suất ưu đãi kèm theo giấy chứng nhận xuất xứ, tỷ giá tính thuế.
Sau khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ thì cơng ty sẽ nhận được một bộ hồ sơ và nộp các khoản thuế ngay khi thông quan.
* Giao nhận hàng nhập khẩu tại cảng hải quan
Sau khi hải quan kiểm hóa về số lượng ngay tại cảng, cơng ty sẽ thanh tốn các khoản cước phí lưu kho của mặt hàng thiết bị máy hàn cắt tại kho ở
cảng hải quan. Xong mọi thủ tục thì cơng ty sẽ nhận lơ hàng nhập khẩu của mình, đồng thời thơng báo cho các khách hàng của cơng ty đã có đơn đặt hàng trước về việc hàng đã về. Công việc tiếp theo là công ty sẽ thuê phương tiện vận tải chuyển lô hàng nhập khẩu về kho của công ty ở Văn Điển. Cùng với việc cử nhân viên theo sát để kiểm soát hàng trên đường vận chuyển về kho.
* Làm thủ tục thanh tốn
Trước tiên cơng ty và ngân hàng sẽ phối hợp cùng nhau kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu. Cơng ty sẽ cử nhân viên ở phịng tài chính kế tốn và phịng xuất nhập khẩu để cùng ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ vì đây có thể xảy ra các tranh chấp. Nội dung kiểm tra gồm có:
- Lệnh thanh tốn thơng thường sử dụng làm hối phiếu - Chứng từ gửi ngân hàng
- Vận đơn vận tải
- Phiếu đóng gói hàng nhập khẩu
- Giấy chứng nhận về số lượng hàng nhập khẩu - Giấy chứng nhận về xuất xứ hàng nhập
- Chứng từ bảo hiểm theo giá CIF hay CIP
Sau khi kiểm tra nếu thấy khơng có sai xót gì thì cơng ty tiến hành thanh tốn phần tiền cịn lại và nhận chứng từ về.
* Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Trong kinh doanh vấn đề về tranh chấp là điều mà các đơn vị, doanh nghiệp khơng mong muốn có. Đối với cơng ty TNHH Ngọc Linh thì trường hợp khiếu nại chưa từng xảy ra kể từ khi công ty tiến hành hoạt động nhập khẩu với các đối tác nước ngoài. Điều này, thể hiện năng lực về soạn thảo hợp đồng nhập khẩu, thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty trong thời gian qua của công ty tương đối tốt.
2.4 Tiêu thụ thiết bị máy hàn cắt nhập khẩu
Thông thường sau khi đưa hàng về kho của doanh nghiệp thì Cơng ty TNHH Ngọc Linh sẽ thơng báo cho khách hàng có đơn đặt hàng trước đến công ty để nhận hàng về. Khách hàng chủ yếu của công ty là người tiêu thụ cuối cùng chủ yếu là các công ty nhà nước thuộc lĩnh vực đóng tàu và kết cấu thép: cơng ty đóng tàu 189 - Bộ quốc phịng; cơng ty CN tàu thuỷ Nam Triệu; cơng ty đóng tàu Phà rừng; cơng ty đóng tàu Hà Nội… Ngồi ra, khách hàng của công ty là các đơn vị bán lẻ, các trường dạy nghề
Đồng thời công ty sẽ tiến hành các dịch vụ thúc đẩy hoạt động tiêu thụ các thiết bị máy hàn cắt nhập khẩu như: quảng cáo, các dịch vụ hậu mãi, tham gia hội chợ triễn lãm quốc tế, tham gia hoạt động từ thiện…
Các giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp để trao đổi mua bán. Thông thường là gặp trực tiếp tại công ty, khách hàng sẽ được tư vấn về tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị máy hàn cắt, về công nghệ sản xuất, và được các nhân viên kỹ thuật lắp đặt thiết bị máy theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
Đối với trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn thì cơng ty sẽ lập hợp đồng mua bán. Do đó, phương thức thanh tốn, và phương thức vận chuyển hàng thiết bị máy theo quy định trong hợp đồng.
Đồng thời, doanh nghiệp còn tiến hành dịch vụ hậu mãi nhằm đảm bảo cho các sản phẩm của Ngọc Linh ln được bảo trì trong được điều kiện tốt nhất. Điều này, tạo nên uy tín của Cơng ty dưới con mắt khách hàng so với đối thủ cạnh tranh