- Doanh thu hay lợi nhuận mang lại do hoạt động tổ chức hội chợ thương mại Có thể nói rằng, trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh
3.2.3. xuất hoàn thiện quá trình tổ chức hội chợ thương mại ở nước ngoài.
nước ngoài.
Song song với việc tổ chức các hội chợ thương mại ở trong nước, công ty cũng đẩy mạnh việc tổ chức các đoàn tham gia hội chợ thương mại ở nước ngoài. Các hội chợ này giúp cho nhà doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận thị trường nước ngoài đẩy mạnh xuất khẩu. Việc làm đầu mối cho các doanh nghiệp Việt Nam tham gia hội chợ thương mại ở nước ngoài thường tiến hành theo các bước sau :
BH 3.2: Quy trình tiến hành tổ chức hội chợ ở nước ngồi
Với khả năng hiện tại công ty chưa tự đứng ra tổ chức hội chợ thương mại ở nước ngồi do đó, cơng ty cũng chỉ làm đầu mối dẫn các đoàn đi tham gia mà thơi. Tuy nhiên, cơng ty cũng có thể thử kết hợp với các đơn vị tổ chức hội chợ thương mại ở nước ngoài để tổ chức hội chợ thương mại với các chuyên đề về Việt Nam.
Việc tổ chức các đồn đi tham quan khơng phải lúc nào cũng mang lại lợi nhuận mà thậm chí cịn lỗ nhưng cơng ty vẫn phải duy trì để giữ các bạn
Xây dựng thư mời
Trình lên Bộ Thương mại xét duyệt
Gửi thơng tin cho các đơn vị tổ chức ở nước ngoài
Xúc tiến các hoạt động ký kết mua, bán
Công tác sau Hội chợ thương mại
hàng truyền thống của mình và từng bước hồ nhập vào các hoạt động kinh doanh quốc tế. Muốn tổ chức các đồn này cơng ty cần lưu ý:
- Khi nhận được lời mời từ phía nước ngồi, cơng ty ln phải thậm định kỹ các khả năng thu hút các doanh nghiệp Việt Nam tham gia khả năng mang lại lợi nhuận chio cơng ty, dự đốn các vướng mắc có thể gặp phải. Chỉ khi các vấn đề trên có thể giải quyết được thì cơng ty mới có quyết định có tổ chức hay khơng .
- Khi quyết định tham gia công ty phải nghiên cứu kỹ chủ đề của cuộc hội chợ thương mại đó, đề nghị nhà tổ chức cung cấp hoặc tự thu thập thơng tin cần thiết về cuộc hội chợ đó. Từ đó mới xác định được các doanh nghiệp có tiềm năng và tiến hành mời. Cách mời khơng có gì khác đối với các hội chợ trong nước chỉ có điều cơng ty cần cung cấp chính xác hơn, đầy đủ hơn.
- Cũng như các doanh nghiệp nước ngoài tham gia các hội chợ thương mại do mình tổ chức, các cơng ty Việt Nam cịn bỡ ngỡ khi tiếp cận với thị trường nước ngồi. Do đó, khi tổ chức các đồn cơng ty cần cung cấp các dịch vụ trọn gói từ việc lo thủ tục chỗ ăn ở, phiên dịch... tới việc thu thập các thông tin về mơi trường, pháp luật, kinh tế, chính trị, xã hội, thị trường hàng hố cho những người tham gia.
- Trên cơ sở các doanh nghiệp tham gia ,công ty phải yêu cầu nhà tổ chức cung cấp thơng tin về những doanh nghiệp có các lĩnh vực liên quan. Dựa trên dữ liệu này, khi sang trưng bày cơng ty có thể tạo điều kiện cho các doanh nghiệp của mình tiếp xúc với các đối tác nước ngoài, ký kết hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết.
- Trước khi mang hàng đi công ty cần hướng dẫn chi tiết về cách trưng bày gian hàng, cách tổ chức đón tiếp khách tham quan cho các doanh nghiệp tham gia tao nên một nét riêng cho khu trưng bày của đồn Việt Nam. Cơng ty luôn coi sự thành công của các doanh nghiệp tham gia là sự thành cơng của mình có như vậy mới lơi kéo được các doanh nghiệp sẵn sàng tham gia các cuộc hội chợ thương mại ở khắp nơi trên thế giới.
Hội chợ thương mại ở nước ngồi thì được chia làm các khu vực riêng ,mỗi nước ở một chỗ khác nhau nên chương trình hội chợ ta có thể hồn tồn chủ động. Việc xây dựng, trang trí các gian hàng phải thể hiện rõ phong cách Việt Nam. Mục đích của hội chợ thương mại không chỉ nhằm giới thiệu
75
sản phẩm của các doanh nghiệp tham gia trưng bày mà còn nhằm giới thiệu nền kinh tế, văn hoá xã hội của Việt Nam. Do vậy, cơng ty có thể kêu gọi sự ủng hộ của Chính phủ, Ban, ngành có liên quan như: Bộ văn hố, Phịng thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Xen kẽ trong những ngày diễn ra hội chợ nên tổ chức các buổi trình diễn giới thiệu về văn hoá của dân tộc Việt Nam .
Khi tổ chức các đồn bản thân cơng ty cũng nên trưng bày các tài liệu cataloge về các hội chợ thương mại mình đã và sẽ tổ chức tại Việt Nam. Bằng cách này giúp cho cơng ty có thể giới thiệu cho các doanh nghiệp có mặt tại hội chợ sự hiện diện của mình và tử đó thuyết phục họ tham gia hội chợ thương mại do mình tổ chức tại Việt Nam .