CHƯƠNG 2 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS
2.3. Tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty
2.3.3.1. Các báo cáo của công ty:
Là cơng ty có 100% vốn nước ngồi, do đó ngồi hóa đơn GTGT, các chứng
từ khác trong cơng ty đều do công ty tự in gồm 2 ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt. Những chứng từ này vẫn đảm bảo các quy định về biểu mẫu theo quy định của Bộ Tài Chính.
Thực hiện tính tốn và kết chuyển dữ liệu tự động các báo cáo tài chính, báo
cáo thuế định kỳ: hàng tháng, quý, năm theo đúng yêu cầu của Cơ quan Thuế.
In ấn hệ thống sổ sách kế tốn theo quy định của Bộ Tài Chính và theo u
cầu đặc thù của cơng ty.
Hệ thống báo cáo quản trị chi tiết và đầy đủ, được thiết kế theo nhiều kiểu
khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định của cấp quản lý.
Trừ báo cáo tài chính in theo định kỳ, các báo cáo khác phần lớn đều có thể
Kế tốn các khoản phải trả tại cơng ty TNHH Cogniplus Interiors
Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng
thức Excel, HTML, đưa lên websitek, văn bản dạng text hay nhị phân tùy nghi sắp xếp theo yêu cầu người dùng.
Các báo cáo tài chính cơng ty lập hàng tháng, quý, năm ban hành theo yêu
cầu quyết định số 48/2006 - BTC
- Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02-DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Mẫu số B03-DN
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09-DN
2.3.3.2.Các chứng từ đang sử dụng cho khoản phải thu KH và phải trả NB:
Chứng từ Người lập Người duyệt Mục đích sử dụng
Hợp đồng với người bán
Phòng thu mua TGĐ, KH Ràng buộc pháp lý để thực hiện HĐ, là chứng từ gốc để ghi nhận chi phí (CP) và phải trả người bán
Đơn hàng Phòng thu mua TGĐ, KH Chứng từ gốc để ghi nhận CP và khoản phải trả người bán
Bảng báo giá
Nhà cung cấp, nhà thầu phụ
KH Xác định về giá cả của từng loại hàng cần sử dụng cho cơng trình, căn cứ để làm bảng quyết tốn. Bảng so
sánh giá
Phịng dự tốn KH, TGĐ So sánh giữa giá của nhà cung cấp và giá dự tốn của cơng ty đối với từng mặt hàng sử dụng cho CT Bảng nghiệm thu Phòng quản lý dự án Quản lý công trường
Xác định về khối lượng, chất lượng của hạng mục CT đã hồn thành căn cứ làm bảng quyết tốn HĐGTGT đầu vào Nhà cung cấp, nhà thầu phụ KT trưởng bên cung cấp Là căn cứ để xác định chi phí phát sinh cho cơng trình.
Giấy đề nghị TT Kế tốn phải trả, phòng thu mua KT trưởng, TGĐ
Là cơ sở để lên kế hoạch các khoản phải trả trong tuần.
Kế toán các khoản phải trả tại công ty TNHH Cogniplus Interiors Ùy nhiệm
chi
Kế toán phải trả KT trưởng, TGĐ
Là chứng từ gốc và căn cứ để xác định số tiền đã trả cho NB
Phiếu chi Kế toán phải trả KT trưởng, TGĐ
Là chứng từ gốc để căn cứ ghi chi phí và xác định số tiền đã trả . Hợp đồng với KH Phòng Marketing TGĐ, KH Ràng buộc pháp lý để thực hiện HĐ, là chứng từ gốc để đòi nợ KH và ghi nhận DT. Yêu cầu thanh toán
Kế toán phải thu TGĐ Giấy yêu cầu, nhắc nhở KH thanh toán số % giá trị HĐ khi đến hạn HĐGTGT
đầu ra
Kế toán phải thu KT trưởng, TGĐ
Ghi nhận DT đã cung cấp cho KH. Biên bản
điều chỉnh HĐ(nếu có)
Kế tốn phải thu KT trưởng Điều chỉnh thơng tin sai sót nhỏ ghi trên HĐ.
BB hủy HĐ(nếu có)
Kế tốn phải thu KT trưởng Là chứng từ gốc để kê khai thuế về việc hủy bỏ khơng sử dụng HĐ Bảo lãnh
của NH
Kế tốn phải thu Ngân hàng, TGĐ
Theo yêu cầu của chủ đầu tư nhằm đảm bảo quyền lợi của chủ đầu tư. Giấy báo có Ngân hàng Ngân hàng Ghi nhận khoản tiền tăng thêm từ
tiền gửi NH do KH thanh toán.
2.3.3.2. Sổ sách kế tốn cơng ty đang sử dụng:
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái
- Sổ tài sản cố định - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết khách hàng - Sổ chi tiết nhà cung cấp - Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng bằng tiền mặt và ngoại tệ
2.3.4. Chính sách kế tốn khác:
- Niên độ kế tốn từ: 01/01 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VND
- Phương pháp hạch toán HTK: kê khai thường xuyên - Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng - Hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Chế độ kế tốn áp dụng ở Cơng ty theo Quyết định số 15/2006 QĐ – BTC Ban hành ngày 20/03/2006
CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS
3.1. Sơ lược về đặc điểm kinh doanh của công ty:
Công ty Cogniplus Interiors cung cấp dịch vụ trang trí nội thất, tư vấn thiết kế trong các lĩnh vực: văn phòng làm việc, nhà xưởng, nhà máy, phòng trưng bày, nhà hàng khách sạn, căn hộ cao cấp…
Trong ngành xây dựng nói chung và ngành trang trí nội thất nói riêng, để có thể ký kết hợp đồng, thực hiện công việc, trước tiên phải tham gia đấu thầu. Sau khi đấu thầu xong việc thảo luận các điều kiện thực hiện hợp đồng và chọn nhà cung cấp vật liệu cần thiết cho cơng trình được chọn lựa kĩ càng. Chính vì vậy điều kiện thanh tốn giữa KH với cơng ty cũng như giữa cơng ty với nhà cung cấp được cân
nhắc rất kỹ. Đối với kế toán phải thu cũng như phải trả nhiệm vụ chính là nắm bắt được các điều kiện thanh toán trong hợp đồng.
Các dạng hợp đồng mà công ty thực hiện với khách hàng: Hợp đồng tổng hợp
Hợp đồng thi công Hợp đồng thiết kế
Dựa trên giá trị các dạng hợp đồng đã ký với KH và để tiện theo dõi công nợ phải thu việc thanh tốn được chia thành các dạng chính sau:
Thanh toán theo phần trăm giá tri hợp đồng dựa trên tiến độ cơng việc. Ví dụ: 30/30/45/5: Cơng trình Everich Coffee Shop
50/45/5: Cơng trình Foodcourt Kumho 20/30/30/15/5: Cơng trình Antara
Ngồi ra có một số trường hợp đặc biệt tùy từng KH và từng cơng trình điều khoản thanh tốn được quy định rõ ràng trong hợp đồng về thời gian bên KH sẽ thanh tốn tiền trong cơng ty. Đây là hợp động mà KH sẽ thanh tốn cho cơng ty đúng vào ngày ghi trên hợp đồng nhưng sẽ có những điều khoản rất chặt chẽ về tiến độ thi công và điều khoản phạt
Ví dụ: cơng trình Vista
Dựa trên các điều khoản thanh toán và điều khoản bảo hành trong hợp đồng với khách hàng, mà công ty thực hiện ký kết các dạng hợp đồng và chọn điều khoản thanh toán với NB như sau:
Hợp đồng cung cấp và thi công: đối với loại hợp đồng này nhà thầu phụ
là những đơn vị quen thuộc đã hợp tác lâu dài với cơng ty và thơng thường q trình thanh tốn được chia làm 3,4 đợt (có thể nhiều hơn tùy theo giá trị hợp đồng) và có điều khoản bảo hành kèm theo
Ví dụ: hợp đồng với cơng ty TNHH Cơ điện lạnh Thành Tâm vừa cung cấp thiết bị và thi cơng cơng viêc điện cơng trình Goldora Villa
Hợp đồng chỉ thi công: là hợp đồng ký với những đội thi công, họ chỉ
cung cấp nhân công, công ty Cogniplus cung cấp vật tư. Đối với hợp đồng này việc thanh tốn thường được chia làm 2,3 đợt và có điều khoản bảo hành kèm theo
Ví dụ: hợp đồng với công ty đội Nguyễn Ngọc Phương thi công cơng trình Goldora Villa
Hợp đồng chỉ cung cấp vật tư: đối với hợp đồng này nhà cung cấp có thể là bạn hàng thân thiết hoặc một đơn vị mới tùy tính chất cơng việc và theo đó các đợt thanh tốn cũng phụ thuộc vào đó. Nhà cung cấp cũ việc thanh tốn thường được chia thành 3 đợt và có điều khoản bảo hành, nhà cung cấp mới việc thanh toán được chia thành 2 đợt hoăc đặc biệt hơn là 100% trước khi giao hàng.
Ví dụ: hợp đồng với cơng ty cổ phần Vinagres cung cấp gạch cho cơng trình Coffee Bean in Kumhoo
3.2. Khoản phải trả người bán tại công ty:
3.2.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán:
3.2.1.1. Nội dung hạch toán:
Người bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân cơng, dịch vụ…. để thực hiện cơng trình nào đó theo u cầu của công ty. Tại công ty ngồi khoản phải trả người bán cho cơng trình cịn có khoản phải trả người bán cho văn phịng cơng ty thuộc các chi phí như điện, nước, văn phịng phẩm…
Tại cơng ty các khoản phải trả người bán cho cơng trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đưa vào các khoản chi phí thích hợp
Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt.
Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng.
Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân công thi cơng cơng trình theo u cầu của C+
Ngồi việc phân loại người bán cịn phân loại các giai đoạn thực hiện cơng trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh tốn sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một cơng trình
Giai đoạn triển khai thiết kế
Giai đoạn thi cơng và nghiệm thu cơng trình
3.2.1.2. Ngun tắc hạch tốn:
Giới thiệu cơng việc của kế tốn phải trả theo chương trình ISO:
Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh tốn khác nhau vì vậy kế tốn phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi cơng để nắm được tiến trình cơng việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học.
Ở mỗi cơng trình số lượng cơng việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của cơng trình nhưng dù thực hiện cơng trình nào thì kế tốn phải trả cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu).
Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế. Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Cơng đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế
Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận Giai đoạn 2: triển khai thiết kế
Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Cơng đoạn 2: hồn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá cơng trình
Cơng đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của cơng trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của cơng trình
Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH. Công đoạn 1: ký hợp đồng với
Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án Cơng đoạn 3: u cầu KH thanh tốn tiền đợt 1 Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án
Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án
Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án
Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Trong công đoạn này có sự tham gia của Kế tốn phải trả như sau:
Ghi chú sơ đồ : (1) hồ sơ đã hợp lệ
Giai đoạn 5: thi cơng cơng trình
Cơng đoạn 1: phịng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của cơng trình Cơng đoạn 2: bên thi cơng tiến hành cơng việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần
Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, thanh toán cho nhà thầu cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế tốn phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp theo tiến độ thực hiện
Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm cơng việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong cơng đoạn này có thể KH
Phịng thu mua Lập Hợp đồng, Đơn hàng, Đề nghị thanh toán đợt 1 => bản gốc (1) Kế toán phải trả (1) Lập UNC
KT trưởng kiểm tra Tổng giám đốc
Giám đốc tài chính
Chi . Lưu bản
gốc
Phòng thu mua hoặc Phòng dự án
(1)
Kế toán phải trả
KT trưởng kiểm tra Giám đốc tài chính Tổng giám đốc Chi . Lưu bản gốc Lập UNC Lập đề nghị thanh toán đợt 2
yêu cầu thực hiện thêm một số cơng việc vì vậy sẽ phát sinh thêm đơn hàng mới với nhà thầu, nhà cung cấp như sau:
Giai đoạn 6: nghiệm thu cơng trình
Cơng đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường
Công đoạn 3: quyết tốn cơng trình với KH
Cơng đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán Giai đoạn 7: kết thúc dự án
Công đoạn 1: nghiệm thu lập, bảng quyết tốn cơng trình với nhà thầu phụ, nhà cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế tốn phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp khi nhận được bảng quyết tốn
Cơng đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ cơng trình Cơng đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành
Phòng thu mua Nhận bảng nghiệm thu từ Phòng dự án lập bảng quyết tốn (1) Kế tốn phải trả (1) Nhận Hóa đơn lập UNC Chi và lưu Kế tốn trưởng Giám đốc tài chính Tổng giám đốc KH yêu cầu
thêm cơng việc
Phịng thu mua Kế toán phải trả
KT trưởng GĐ tài chính Tổng GĐ (1 ) (1) Lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh tốn đợt 1=>bản gốc Chi và lưu Lập UNC Phịng Marketing P. thu mua
Cơng đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành cơng trình
Cơng đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh tốn khoản tiền bảo hành
Trên là quy trình thanh tốn cho nhà cung cấp, nhà thầu cơng trình trong cơng ty cịn khoản thanh tốn cho nhà cung cấp thuộc chi phí quản lý
Tại C+ tất cả các chứng từ, sổ sách được thiết kế và ghi tự động trên phần mềm và tự in theo Tiếng Anh và Tiếng Việt ( trừ HĐGTGT) vì vậy quy trình thực hiện này cũng được xem là quy trình ghi sổ tại cơng ty
Các bước thực hiện công việc của kế tốn phải trả tại cơng ty:
Hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và trang trí nội thất nên các khoản phải trả chiếm khối lượng lớn công việc nên kế tốn phải trả trong cơng ty phải hồn thành khối cơng việc khổng lồ vì vậy cần có quy trình hợp lý. Quy định thanh tốn của phịng Kế tốn:
Các phòng ban phải gửi đề nghị thanh tốn hoặc thơng tin thanh toán bằng email nội bộ trước ngày thứ Hai nhằm mục đích:
Kế tốn phải trả lập kế hoạch thanh toán trong ngày thứ Hai hàng tuần Kế tốn trưởng dựa trên tình hình thu khách hàng và tình hình thi cơng của tất cả các CT đang thi cơng để xem xét việc thanh tốn cho phù hợp
Gửi Giám đốc tài chính duyệt kế hoạch
Kế toán phải trả tiến hành các bước thanh toán tiếp theo
Các khoản thanh toán gửi về sau ngày thứ Hai sẽ chuyển sang kế hoạch thanh toán của tuần sau
Kế tốn phải trả (1) Nhận Hóa đơn lập UNC Chi và lưu Tổng giám đốc Giám đốc tài chính Kế tốn trưởng Các phịng ban có
yêu cầu chi
(1)
Lập đề nghị thanh toán
Quy định trên nhằm kiểm sốt được dịng tiền Thu/Chi và đảm bảo được tình hình thi cơng ngồi cơng trình
Cách lưu hồ sơ thanh toán: Hồ sơ được lưu theo phân loại nghiệp vụ