CHƯƠNG 2 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS
3.2. Khoản phải trả người bán tại công ty:
3.2.2.1. Hồ sơ chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ:
Ủy nhiệm chi (UNC): chữ ký của KTT và TGĐ
Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-03: thanh toán cho nhà cung cấp thuộc DN) với đầy đủ chữ ký của người viết đề nghị (nhân viên phòng nhân sự), người kiểm tra (TP nhân sự), ký chi TGĐ
CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS AC01-03 ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
239 Điện Biên Phủ, F.6, Q.3, TP.HCM PAYMENT REQUEST
Họ & tên người đề nghị thanh toán (Requested by): Nguyễn Thanh Bình......................... Bộ phận (Deparment): HR.................................................................................................... Tên cơng trình (Project name): ............................................................................................
STT No
Invoice Nội dung (Description) Số tiền
(Amount)
Ghi chú (Note)
Số (No) Ngày (Date)
01 054160 13/06/2011 Hải Phú Express 188.486 ……………
Tổng cộng (Total) 188.486
Ngày (date) 17 tháng (month) 06 năm (year) 2011
Người đề nghị thanh toán Người kiểm tra Tổng giám đốc (Requested by) (Verifief by) (Genreral Director)
Hình 3.2: Giấy Đề nghị thanh tốn mẫu AC01-03
Đề nghị thanh toán (mẫu AC01-09: thanh toán cho người bán thuộc CT): đầy đủ chữ ký người lập, người kiểm tra (TP. Thu mua, TP. Dự tốn, KT trưởng), ký chi TGĐ
Hình 3.3: Giấy đề nghị thanh tốn khoản tiền đặt cọc mẫu AC01-09
Hình 3.4: Hóa đơn GTGT
Bảng báo giá: được xác nhận bởi đơn vị cung cấp dịch vụ (là cơ sở xác định giá đơn vị các hạng mục cung cấp). Xem Phụ luc
Bảng so sánh giá: được xác nhận bởi TP thu mua, TP quản lý dự án, Trưởng ban kiểm sốt giá (giữa giá dự tốn của cơng ty và giá của nhà cung cấp, giá nhà cung cấp phải nhỏ hơn hoặc giá dự tốn của cơng ty). Xem Phụ lục
Đơn hàng: đầy đủ chữ ký của người đặt hàng (nhân viên phịng thu mua), TP thu mua, trưởng ban kiểm sốt giá của công ty, TGĐ và chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Xem Phụ lục
Hợp đồng : có đủ chữ ký của người đại diện pháp luật của 2 bên tham gia HĐ (thông thường tại công ty những đơn hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng để ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên). Xem Phụ lục
Bảng nghiệm thu hoặc biên nhận giao hàng: chữ ký của TP. PM hoặc Phiếu giao nhận (Delivery Note): được xác nhận bởi 2 bên đơn vị bán hàng và TGĐ C+ (là cơ sở chứng minh việc giao nhận giữa 2 bên). Xem Phụ lục
Bảng quyết toán là cơ sở biết được số tiền cần thanh toán nên cần các chữ ký của: nhân viên lập bảng, TP thu mua, xác nhận của nhà cung cấp và ký duyệt của trưởng ban kiểm soát giá. Xem Phụ lục
Bảng hồn thành khối lượng cơng việc: được phịng PM thực hiện là cơ sở thanh tốn cho đội thi cơng trong q trình thực hiện cơng việc. Xem Phụ lục