CHƯƠNG 2 : GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS
3.2. Khoản phải trả người bán tại công ty:
3.2.1.1. Nội dung hạch toán:
Người bán là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế cung cấp vật liệu, nhân công, dịch vụ…. để thực hiện cơng trình nào đó theo u cầu của công ty. Tại công ty ngồi khoản phải trả người bán cho cơng trình cịn có khoản phải trả người bán cho văn phịng cơng ty thuộc các chi phí như điện, nước, văn phịng phẩm…
Tại cơng ty các khoản phải trả người bán cho cơng trình sẽ phân thành các tên gọi khác nhau để tiện trong việc theo dõi và đưa vào các khoản chi phí thích hợp
Nhà thầu phụ: bên bán sẽ thực hiện công việc cung cấp vật liệu lẫn công lắp đặt.
Nhà cung cấp: chỉ cung cấp vật liệu theo đơn đặt hàng.
Đội nhân công: chỉ cung cấp nhân cơng thi cơng cơng trình theo u cầu của C+
Ngồi việc phân loại người bán cịn phân loại các giai đoạn thực hiện cơng trình vì trong từng giai đoạn quy trình thanh tốn sẽ thay đổi; có 3 giai đoạn chính khi thực hiện một cơng trình
Giai đoạn triển khai thiết kế
Giai đoạn thi cơng và nghiệm thu cơng trình
3.2.1.2. Ngun tắc hạch tốn:
Giới thiệu cơng việc của kế tốn phải trả theo chương trình ISO:
Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh tốn khác nhau vì vậy kế tốn phải trả dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi cơng để nắm được tiến trình cơng việc để chuẩn bị cũng như yêu cầu những giấy tờ cần thiết để tiến hành thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học.
Ở mỗi cơng trình số lượng cơng việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của cơng trình nhưng dù thực hiện cơng trình nào thì kế tốn phải trả cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu).
Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế. Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Cơng đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế
Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận Giai đoạn 2: triển khai thiết kế
Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Cơng đoạn 2: hồn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá cơng trình
Cơng đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của cơng trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của cơng trình
Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH. Công đoạn 1: ký hợp đồng với
Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án Cơng đoạn 3: u cầu KH thanh tốn tiền đợt 1 Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án
Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án
Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án
Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Trong cơng đoạn này có sự tham gia của Kế tốn phải trả như sau:
Ghi chú sơ đồ : (1) hồ sơ đã hợp lệ
Giai đoạn 5: thi cơng cơng trình
Cơng đoạn 1: phịng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của cơng trình Cơng đoạn 2: bên thi cơng tiến hành cơng việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần
Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, thanh toán cho nhà thầu cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế tốn phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp theo tiến độ thực hiện
Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong cơng đoạn này có thể KH
Phịng thu mua Lập Hợp đồng, Đơn hàng, Đề nghị thanh toán đợt 1 => bản gốc (1) Kế toán phải trả (1) Lập UNC
KT trưởng kiểm tra Tổng giám đốc
Giám đốc tài chính
Chi . Lưu bản
gốc
Phòng thu mua hoặc Phòng dự án
(1)
Kế tốn phải trả
KT trưởng kiểm tra Giám đốc tài chính Tổng giám đốc Chi . Lưu bản gốc Lập UNC Lập đề nghị thanh toán đợt 2
yêu cầu thực hiện thêm một số cơng việc vì vậy sẽ phát sinh thêm đơn hàng mới với nhà thầu, nhà cung cấp như sau:
Giai đoạn 6: nghiệm thu cơng trình
Cơng đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường
Công đoạn 3: quyết tốn cơng trình với KH
Cơng đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán Giai đoạn 7: kết thúc dự án
Công đoạn 1: nghiệm thu lập, bảng quyết tốn cơng trình với nhà thầu phụ, nhà cung cấp. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế tốn phải trả thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp khi nhận được bảng quyết tốn
Cơng đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ cơng trình Cơng đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành
Phòng thu mua Nhận bảng nghiệm thu từ Phịng dự án lập bảng quyết tốn (1) Kế tốn phải trả (1) Nhận Hóa đơn lập UNC Chi và lưu Kế tốn trưởng Giám đốc tài chính Tổng giám đốc KH yêu cầu
thêm cơng việc
Phịng thu mua Kế toán phải trả
KT trưởng GĐ tài chính Tổng GĐ (1 ) (1) Lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh tốn đợt 1=>bản gốc Chi và lưu Lập UNC Phòng Marketing P. thu mua
Cơng đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành cơng trình
Cơng đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành
Trên là quy trình thanh tốn cho nhà cung cấp, nhà thầu cơng trình trong cơng ty cịn khoản thanh tốn cho nhà cung cấp thuộc chi phí quản lý
Tại C+ tất cả các chứng từ, sổ sách được thiết kế và ghi tự động trên phần mềm và tự in theo Tiếng Anh và Tiếng Việt ( trừ HĐGTGT) vì vậy quy trình thực hiện này cũng được xem là quy trình ghi sổ tại cơng ty
Các bước thực hiện công việc của kế tốn phải trả tại cơng ty:
Hoạt động trong lĩnh vực thiết kế và trang trí nội thất nên các khoản phải trả chiếm khối lượng lớn công việc nên kế tốn phải trả trong cơng ty phải hồn thành khối cơng việc khổng lồ vì vậy cần có quy trình hợp lý. Quy định thanh tốn của phịng Kế tốn:
Các phòng ban phải gửi đề nghị thanh tốn hoặc thơng tin thanh toán bằng email nội bộ trước ngày thứ Hai nhằm mục đích:
Kế tốn phải trả lập kế hoạch thanh toán trong ngày thứ Hai hàng tuần Kế tốn trưởng dựa trên tình hình thu khách hàng và tình hình thi cơng của tất cả các CT đang thi cơng để xem xét việc thanh tốn cho phù hợp
Gửi Giám đốc tài chính duyệt kế hoạch
Kế tốn phải trả tiến hành các bước thanh toán tiếp theo
Các khoản thanh toán gửi về sau ngày thứ Hai sẽ chuyển sang kế hoạch thanh toán của tuần sau
Kế toán phải trả (1) Nhận Hóa đơn lập UNC Chi và lưu Tổng giám đốc Giám đốc tài chính Kế tốn trưởng Các phịng ban có
u cầu chi
(1)
Lập đề nghị thanh toán
Quy định trên nhằm kiểm sốt được dịng tiền Thu/Chi và đảm bảo được tình hình thi cơng ngồi cơng trình
Cách lưu hồ sơ thanh toán: Hồ sơ được lưu theo phân loại nghiệp vụ kế tốn, năm, tên cơng trình và phân biệt theo màu sắc để nhanh chóng tìm được chứng từ.
Phiếu Chi (Cash Voucher): lưu file bìa cịng màu hồng, theo tháng và năm; đặt tên chỗ lưu này là CTM
Ủy nhiệm chi (Bank Voucher) : lưu file bìa cịng màu xanh dương, theo tháng, năm, tên ngân hàng đặt tên chỗ lưu này là CTNH
Hợp đồng/ Đơn hàng:
Khi đang theo dõi thanh tốn thì được đánh số thứ tự theo quy định số thứ tự đã lập trên Cash Flow(Cashlow là file excel được phịng kế tốn thiết lập với mục đích để theo dõi khoản thu được của KH và theo dõi khoản chi cho nhà cung cấp theo từng cơng trình gồm các cột: No, Descreption, Cash Openning, Time Pay, Cash Ending. Ngoài ra dựa vào bảng này để lập kế hoạch thu chi hàng tuần lập báo cáo doanh thu hàng tháng, quý), lưu vào đúng bìa nhựa đã được đánh cùng số theo như số đã lập trên Cash Flow; đặt tên chỗ lưu này là CTTX
Khi đã thanh tốn hết tồn bộ Đơn hàng, thì tồn bộ hồ sơ được chuyển vào lưu ở bìa cịng màu hồng theo dõi theo Tên cơng trình và năm thực hiện; đặt tên chỗ lưu này là TTX
Hóa đơn treo cơng nợ: được lưu vào file bìa cịng màu xanh đậm theo tháng, năm; đặt tên chỗ lưu này là HĐCN
Khoản phải trả NB giai đoạn triển khai thiết kế.
Đối với những cơng trình có u cầu cao về phần thiết kế Cogniplus tiến hành ký hợp đồng với công ty thiết kế hoặc cá nhân thiết kế bên ngoài. Trong giai đoạn này phát sinh khoản phải trả và được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Phòng thu mua tiến hành thực hiện hợp đồng với công ty thiết kế (cá nhân thiết kế th ngồi), nhận hóa đơn GTGT và lập đề nghị thanh tốn => chuyển hồ sơ qua phịng kế tốn
Bước 2: Kế tốn phải trả kiểm tra tính hợp lệ của các hồ sơ chứng từ sau đó tiến hành lập UNC theo đường dẫn sau: Mở file excel UNC được thiết kế theo biểu mẫu của ngân hàng (Vietcombank là chủ yếu) điền các thông tin sau:
Tên nhà thầu phụ, địa chỉ... Số tài khoản tại ngân hàng Số tiền thanh toán
Chi tiết nội dung thanh tốn (thanh tốn cho cơng việc gì? CT gì?) Bước 3: bộ hồ sơ gửi cho KTT kiểm tra => xét duyệt bởi GĐTC => TGĐ ký chi
Bước 4: nhập dữ liệu vào máy tính:
Nhập hóa đơn vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn mua hàng/ hóa đơn mua hàng/ điền đầy đủ các nội dung:
Ngày, tháng, năm chứng từ
Số chứng từ (03029: hóa đơn thứ 29 trong tháng 3) Tên đơn vị bán hàng
Nội dung hóa đơn (diễn giải ngắn gọn bằng tiếng Anh và tiếng Việt cho thấy hóa đơn mua cho cơng việc gì, cơng trình nào)
In hóa đơn dịch vụ theo thông tin nhập tại phần mềm
Nhập thông tin công ty thiết kế vào Cashlow tại 2 sheet VND và USD với các nội dung sau: Dựa vào Hợp đồng (Đơn hàng) nhập:
Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho cơng trình Tên cơng ty thiết kế
Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị trên đơn hàng Bước 5: gửi ngân hàng chi khoản tiền
Nhập khoản chi vào phần mềm theo đường dẫn: Phiếu chi/ chi ngân hàng/ điền đầy đủ các thông tin:
Số thứ tự chứng từ (VCB57:chi tại ngân hàng VCB khoản chi thứ 57) Ngày tháng năm chứng từ
Thông tin người nhận tiền
Đơn vị nhận khoản thanh toán tương ứng với cơng trình thực hiện
Số tiền thanh tốn
Ngày (tuần), tháng thanh tốn Bước 6: Lưu hồ sơ:
Hóa đơn GTGT + hóa đơn in theo phẩn mềm lưu vào chỗ có tên là HĐDV
Ủy nhiệm chi được đánh số thứ tự theo phần mềm + đề nghị thanh toán kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTNH
Các hồ sơ cịn lại kẹp chung và lưu vào chỗ có tên là CTTX
Khoản phải trả NB giai đoạn thi công và nghiệm thu CT:
Đây là giai đoạn bắt tay thi cơng cơng trình cho đến khi cơng trình hồn thành, trong giai đoạn này các khoản phải trả người bán gồm các khoản sau:
Phải trả cho nhà thầu phụ: đây là người bán vừa cung cấp vật liệu lẫn thi cơng. Việc thanh tốn thường được thanh tốn thành 3, 4 lần ( đợt 1: đặt cọc; đợt 2: hồn thành % cơng việc; đợt 3: khi nghiệm thu, quyết toán; đợt 4: thanh toán khoản tiền bảo hành đến hạn)
Phải trả cho nhà cung cấp: là những người bán chỉ cung cấp vật liệu. Nhà cung cấp được phân thành : nhà cung cấp lâu năm việc thanh toán được chia thành 3, 4 đợt (tương tự như nhà thầu phụ) và nhà cung cấp mới, nước ngồi việc thanh tốn thường là 1 đợt ( 100% trước khi giao hàng)
Phải trả cho đội nhân công: là những người bán chỉ cung cấp nhân cơng thi cơng CT, việc thanh tốn thường được chia thành 3,4 đợt thanh toán ( như với nhà thầu phụ)
Cùng là người bán nên quy trình thực hiện tương tự nhau nhưng cách hạch tốn có chút khác biệt nhằm tạo tính thuận lợi khi xác định chi phí cơng trình. Quy trình thực hiện các khoản chi này sẽ được trình bày thành 4 đợt thanh toán như sau:
Thanh toán đợt 1 hay còn gọi là khoản đặt cọc (deposit):
Đây là khoản phải trả cho nhà thầu (nhà cung cấp, đội nhân công) khi tiến hàng đặt hàng và được quy định ở điều khoản thanh toán trong đơn hàng
Bước 1: phòng thu mua nhận Bảng báo giá, lập Đơn hàng, Hợp đồng, Đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09, Bảng báo giá => gửi bản gốc cho phịng kế tốn
Bước 2: kế tốn phải trả tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ nhận được ( Đề nghị thanh toán: Số tiền thanh toán là giá chưa thuế dựa trên đơn hàng nhân với số % thanh toán ở đợt này.)
Bước 3: nếu hồ sơ hợp lệ tiến hành lập UNC
Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, được GĐTC xét duyệt và ký chi bởi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm:
UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng
Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng đi lệnh
Bước 6: Việc thanh tốn hồn thành KTTT phải làm các cơng việc sau: Nhập UNC vào phần mềm
Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót
Nhập thơng tin nhà thầu phụ vào Cashlow:
Dựa vào Đơn hàng, nhập dữ liệu nhà thầu vào Cashlow các nội dung: . Số thự tự (1,2,3....) đại diện cho cơng trình
. Tên nhà thầu phụ và hạng mục thi công
. Giá trị hợp đồng theo VND và USD dựa vào giá trị ở đơn hàng Dựa vào UNC nhập khoản đã chi vào Cashlow cần nhập đúng
. Nhà thầu nhận khoản thanh toán tương ứng với CT thực hiện . Số tiền thanh toán
. Ngày (tuần), tháng thanh toán Bước 7: Lưu hồ sơ
Ủy nhiệm chi + đề nghị thanh toán lưu tại CTNH
Đơn hàng đánh số thứ tự (đã nhập vào Cashlow) trên đầu, tơ đậm: tên cơng trình, nhà thầu để thuận lợi cho việc lưu trữ và theo dõi phần công việc của
nhà thầu thuộc CT nào ; kẹp chung các hồ sơ cịn lại lưu vào bìa nhựa và phải để đúng số thứ tự đã đánh dấu tại chỗ có tên là CTTX
Thanh tốn theo tiến độ cơng trình:
Việc thanh toán này dựa vào điều khoản thanh toán trong đơn hàng khi nhà thầu phụ (nhà cung cấp, đội nhân cơng) đã hồn thành số % cơng trình
Bước 1:
Đối với nhà thầu phụ và nhà cung cấp: phòng thu mua hoặc quản lý dự án (PM) tiến hành lập đề nghị thanh toán theo mẫu AC01-09 (số tiền thanh toán đợt này: giá chưa thuế x % thanh toán)
Đối với đội nhân cơng phịng PM lập đề nghị thanh tốn và bảng hồn thành khối lượng công việc (Cabinet Delivery Inspection) dựa trên bảng này mà tính số tiền thực trả trong đề nghị thanh toán
=> gửi phịng kế tốn
Bước 2: kế tốn phải trả kiểm tra tính hợp lệ của đề nghị thanh toán (chữ ký xác nhận và số tiền thanh toán)
Bước 3: Kế toán phải trả tiến hành lập UNC (tương tự các lần trước)
Bước 4: gửi bộ hồ sơ cho KTT kiểm tra, xét duyệt bởi GĐTC, ký duyệt chi TGĐ. Bộ hồ sơ gồm:
UNC/ Đề nghị thanh toán Hợp đồng / Đơn hàng
Bảng báo giá/ Bảng so sánh giá Bước 5: gửi ngân hàng chi
Bước 6: nhập dữ liệu:
Nhập UNC vào phần mềm theo đường dẫn: phiếu chi/ chi ngân hàng. Nhập liệu xong tiến hành kiểm tra số dư tại ngân hàng của đơn vị với số dư của đơn vị được ngân hàng cập nhật trên trang web của ngân hàng kịp thời sửa chữa sai sót
Nhập số tiền đã chi vào Cashlow cần chính xác các thơng tin
Nhà thầu nhận khoản thanh tốn tương ứng với cơng trình thực hiện