2.2 Thực trạng về qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK FCL/FCL
2.2.2 Qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK đường biển theo
phương thức FCL/FCL tại công ty Vinatrans Đà Nẵng
Hiện tại đối với việc cung ứng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL thì cơng ty đóng nhiều vai trị khác nhau
2.2.2.1 Khi cơng ty đóng vai trị là đại lý cho hãng tàu 2.2.2.1.1 Sơ đồ
2.2.2.1.2 Nội dung thực hiện
(1) Người gửi hàng điền vào booking note rồi gửi cho hãng tàu yêu cầu vận chuyển những cont hàng nguyên đến Cảng Việt Nam.Khi Hàng được giao cho đại lý hãng tàu tại CY ở cảng đi thì 1 vận đơn B/L được cấp phát cho người gửi (2) Đại lý ở cảng đi chuyển những cont nguyên lên tàu để vận chuyển đến cảng Singapor sau đó thơng báo và gửi 1 bản fax manifest 1để mô tả về chi tiết của lô hàng cho đại lý tại Singapor.Sở dĩ tàu mẹ Hapag Lloy phải cập cảng ở Singapor (cảng trung chuyển) là vì ở Việt Nam vẫn chưa có cảng biển nào đủ khả năng tiếp ứng tàu mẹ.
(3) Đại lý ở Singapor lại tiếp tục đưa những cont nguyên lên tàu Feeder đây là loại tàu nối hay tàu chạy nhánh chuyên chạy từ cảng trung chuyển đến cảng Việt Nam .Thường thì khi người gửi book hàng đại lý ở cảng đi đã lo liệu , sắp xếp chỗ trên tàu Feeder ,điều này có thể hiện trên vận đơn.Tàu Feeder nhận chở hàng từ Singapor về Việt Nam có trách nhiệm thơng báo cho bộ phận hàng nhập Vinatrans những chi tiết về lô hàng sắp đến Khi tàu sắp đến cảng Việt Nam thì tàu sẽ gửi 1 thơng báo hàng sắp đến (NOA).Tiếp đó Vinatrans gửi 1 manifest 2
Đường đi của hàng hóa: Đường đi của chứng từ: Người gửi hàng nước ngoài B/L (1) Đại lý cảng đi Hapag Lloy Đại lý tại Singapor Tàu Feeder Vinatrans Người nhận Hàng B/L Manifest 1 Manifest 2 cont B/L lấy D/O cont Manifest 2 cont cont cont cont (2) (3) (4) (5)
cho tàu Feeder để làm thủ tục Hải Quan.Sau khi tàu Feeder cập cảng thì tiến hành giao cont cho Vinatrans
(4) Trong thời gian hàng được vận chuyển từ cảng đi cho tới cảng cuối cùng thì đồng thời người gửi hàng sẽ chuyển bộ chứng từ về hàng hoá cho người nhận.Khi nhận được những chứng từ cần thiết thì người nhận cầm B/L xuất trình cho Vinatrans để nhận lệnh giao hàng D/O.
(5) Người nhận hàng mang D/O đến cảng ,nộp các phí có liên quan và nhận cont hàng
2.2.2.1.3 Tình hình thực hiện qui trình:
Hiện tại Vinatrans đang làm đại lý cho 2 hãng tàu đó là Hapag Lloy ( của Đức ) và Zim Line (của Isarel).Sau đây là tình hình thực hiện qui trình giao nhận hàng NK FCL tại Vinatrans với tư cách là đại lý của hãng Tàu Hapag Lloy
B1: Đầu tiên Vinatrans truy cập internet để xem xét tình hình lơ hàng nhập sắp
đến.Với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin chỉ cần user và password ,Vinatrans có thể truy cập mạng nội bộ của Hapag Lloy đã lưu thơng trên tồn cầu nhờ đó có thể chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin về những lơ hàng nhập.Có thể biết được hàng hố đang ở đâu , đang trên tàu nào chuyến nào sẽ cập cảng nào vào lúc nào ,ngày giờ có thể dự đốn trước, khối lượng lô hàng là bao nhiêu ,chủ những lô hàng này là những ai ...
B2:Trong thời gian này khi nhận được manifest do đại lý tại Singapor gửi đến thì
Vinatrans tiến hành lập hồ sơ kiểm tra ngày tàu về và trước khi tàu cập cảng 1 ngày thì gửi manifest (bằng fax) cho hãng tàu để tàu Feeder có thể khai báo hải quan khi cập cảng Đà Nẵng.Nên yêu cầu confirm về việc đã nhận chứng từ này,ghi lại tên ngươi nhận để tránh việc đổ trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.Tránh trường hợp chậm manifest xảy ra sẽ gây nhiều rắc rối và mất nhiều chi phí .Đồng thời gửi thơng báo tàu đến cho chủ hàng thực sự của lô hàng( bằng fax và gọi điện xác nhận lại việc thơng báo đó ) trước ngày tàu vào 1 ngày chậm nhất là ngay ngày tàu vào .
B3: Sau khi cập cảng tàu Feeder nhận manifest 2 (Manifest là bản liệt kê chi tiết
hàng hóa.trong manifest nó thể hiện lô hàng,số container, số bill, sô tham chiếu,số seal… mơ tả về hàng hóa .nêu rõ cảng xếp ,cảng dở,tàu nối,số chuyến tàu nối…… v.v.v .. Ngồi ra nó cịn thể hiện các loại phí,tổng số tiền cước phí, những phí gì là trả trước,phí gì trả sau….)do Vintrans gửi thì tiến hành khai báo hải quan ,Feeder chỉ khai báo chung chung ,đó là loại hàng gì, hàng khơ hay hàng rời….,hàng đó có nguy hiểm ko? .cịn những chi phí liên quan đến cảng thì được thanh tốn theo từng tháng, từng qui’ hay theo năm tùy theo hợp đồng giữa Tàu Feeder và cảng.
B4: Khi nhận được thông báo tàu cập cảng, Vinatrans đến và xuất trình giấy giới
thiệu của công ty tại hãng tàu để nhận lênh giao hàng (D/O).Sau khi lấy được lệnh giao hàng từ tàu thì cơng ty gửi 1 thơng báo cho người nhận đến nhận hàng .
Lúc này Hãng tàu kiểm tra giấy giới thiệu, u cầu đại lý đóng các phí liên quan và phát hành D/O cho Vinatrans. Đúng lí ra phải thanh tốn những chi phí liên quan , như về phí tàu, phí chứng từ, phí D/O v.v.. tuy nhiên những chi phí này sẽ được tàu mẹ thanh toán cho Feeder theo Hợp đồng trước đó.
B5: Trong thời gian hàng được vận chuyển từ cảng đi cho tới cảng cuối cùng thì
đồng thời người gửi hàng sẽ chuyển bộ chứng từ về hàng hoá cho người nhận.Khi nhận được những chứng từ cần thiết thì người nhận cầm B/L xuất trình cho Vinatrans để nhận lệnh giao hàng D/O.
Đại lý Vinatrans kiểm tra B/L và u cầu chủ hàng đóng các phí liên quan ( như phí D/O, vệ sinh container cho hãng tàu.thường phí D/O là 100.000 đ/bill; vệ sinh cont là 20.000 vnd/cont 20’, 40.000 vnd/cont40’;nếu hàng hóa là máy móc thì phí vệ sinh cont là 200.000-300.000 vnd)
- Và phát hành D/O cho chủ hàng, gồm 1 lệnh của Feeder và 3 lệnh của Vinatrans
- Đồng thời cấp giấy mượn Container nếu chủ hàng muốn đưa Container về kho riêng để làm hàng.Để có thể mượn được cont thì người nhận hàng phải viết đơn xin mượn cont và phải đặt tiền cược, thông thường tiền cược là từ 800.000- 1.000.000 vnd/cont tuy nhiên nó cịn tùy thuộc vào sự thân quen của khách hàng đối với công ty.
B6: Khi lấy được lệnh giao hàng Chủ hàng cầm các chứng từ có liên quan xuống
Cảng làm thủ tục nhận hàng.Các chứng từ liên quan gồm có giấy phép XNK,B/L, HĐ mua bán, giấy chứng nhận xuất xứ ,giấy phép hành nghề kinh doanh,hóa đơn,v.v….
Tùy trường hợp,nếu chủ hàng ủy thác cho Vinatrans làm dịch vụ trọn gói hay làm từng dịch vụ riêng lẻ như khai thuê hải quan ,vận chuyển hàng “door to door” thì Vinatrans mới làm tuy nhiên thơng thường thì chủ hàng sẽ tự làm các bước còn lại
Phần khai thuê hải quan và vận chuyển hàng “door to door” đến khách hàng sẽ được trình bày ở phần sau.
2.2.2.2 Khi cơng ty đóng vai trị lại đại lý của công ty giao nhận quốc tế2.2.2.2.1 Sơ đồ 2.2.2.2.1 Sơ đồ
2.2.2.2.2 Nội dung thực hiện
(1) Người gửi giao cont và nhận House B/L từ Công ty giao nhận quốc tế (2) Công ty giao nhận giao cont cho người chuyên chở 1 và nhận B/L 1 đồng
thời chuyển B/L 1 đó cho đại lý tại Việt Nam để có thể nhận hàng.Người chuyên chở 1 có trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về cảng tại Việt Nam (3) Khi Người chuyên chở cập cảng Đà Nẵng sẽ thông báo cho
Vinatrans ,Vinatrans sẽ xuất trình B/L 2 và nhận cont
(4) Trong thời gian hàng hố được vận chuyển từ cảng đi ở nước ngồi đến Việt Nam thì người xuất khẩu sẽ gửi cho Người Nhập khẩu tại Việt Nam các chứng từ hàng hoá kèm theo House B/L
(5) Người Nhập khẩu xuất trình House B/L và nhận cont
2.2.2.2.3 Tình hình thực hiện
Hiện tại Vinatrans có làm đại lý cho một số cơng ty giao nhận như sau: công ty giao nhận Kuehne + Nague; cty giao nhận Panalpina, công ty giao nhận Kintestu world Express;Freight Link Express….
B1: Đầu tiên Công ty giao nhận quốc tế và Vinatrans Đà Nẵng làm 1 Hợp đồng đại lý, yêu cầu Vinatrans Đà Nẵng tiến hành nhận lô hàng nhập khẩu tại cảng Đà Nẵng. Đồng thời gửi cho Vinatrans B/L để có thể nhận cont hàng hoá từ người chuyên chở mà cơng ty giao nhận quốc tế đã kí hợp đồng vận chuyển . Tiếp đó Vinatrans sẽ thường xuyên theo dõi thông tin về chuyến hàng thông qua đại lý của hãng tàu. Người gửi hàng ở nước ngồi Cơng ty giao nhận quốc tế Người chuyên chở Vinatrans B/L cont House B/L cont B/L B/L cont cont House B/L House B/L
Đường đi của hàng hoá : Đường đi của chứng từ :
(1) (2) (3) (5) Người Nhập khẩu VN (4)
B2: Khi Người chuyên chở cập cảng Đà Nẵng sẽ fax cho Vinatrans 1 bảng thông báo. Vinatrans xuất trình B/L và nhận D/O.
B3:Trong thời gian đó Vinatrans gửi thơng báo cho chủ hàng thực sự, yêu cầu chủ hàng đến nhận hàng.
B4: Vinatrans giao cont cho chủ hàng khi họ xuất trình House B/L tại CY
B5: Nếu khách hàng yêu cầu cung cấp các dịch vụ khác thì Vinatrans mới làm như dịch vụ vận tải nội địa….
B6: Tiến hành xem xét khiếu nại nếu xảy ra tổn thất hàng hoá .
B7: Thanh lý các chi phí có liên quan: u cầu người Nhập khẩu phải trả những khoản chi phí có liên quan như: phí D/O; phí khai thuê hải quan,…
2.2.2.3 Khi cơng ty đóng vai trị là người vận chuyển 2.2.2.3.1 Sơ đồ 2.2.2.3.1 Sơ đồ
2.2.2.3.2 Nội dung thực hiện
(1) Người gửi hàng ở nước ngoài cont hàng và nhận House B/L từ đại lý của Vinatranss ở nước ngoài
(2) Đại lý của Vinatrans ở nước ngoài giao cont cho người chuyên chở 1 để vận chuyển về cảng tại Việt Nam và nhận B/L do Người chuyên chở cấp phát. Đồng thời gửi B/L cho Vinatrans tại Đà Nẵng
(3) Khi nhận được thơng báo tàu đến, Vinatrans xuất trình B/L tại đại lý của Hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, mang D/O đến cảng để nhận cont hàng hoá Người gửi hàng nước ngoài Đại lý của Vinatrans ở nước ngoài Người chuyên chở 1 Vinatrans Người Nhập khẩu VN cont House B/L cont B/L cont B/L cont House B/L House B/L B/L
Đường đi của hàng hoá : Đường đi của chứng từ : (1)
(2)
(3) (4)
(4) Trong thời gian hàng hoá được vận chuyển từ cảng đi cho đến Việt Nam thì người Xuất Khẩu gửi các chứng từ có liên quan đến hàng hố kèm theo House B/L cho người Nhập khẩu ở Việt Nam
(5) Khi người Nhận hàng xuất trình House B/L thì Vinatrans tiến hành giao cont tại CY.Tiến hành giám định hàng tổn thất ( nếu có).
(6) Sau khi hồn tất việc giao cont cho người chủ thực sự của lơ hàng thì tiến hành thanh lý hợp đồng
2.2.2.3.3 Tình hình thực hiện
B1: Khi nhận được yêu cầu của Khách hàng nước ngồi về việc giao nhận lơ hàng Nhập khẩu về Việt Nam thì Vinatrans Đà Nẵng kí 1 Hợp đồng đại lý với đại lý của Vinatrans ở nước của người xuất khẩu.Yêu cầu đại lý của Vinatrans tiến hành nhận lô hàng trên đê vận chuyển về Việt Nam.
B2: Kí Hợp đồng vận chuyển với người chuyên chở , yêu cầu vận chuyển lô hàng trên về Việt Nam. Tiếp đó gửi các thơng tin về người chun chở cho đại lý ở nước ngồi để đại lý giao nhận có thể tự truy cập để biết ngày giờ tàu xuất phát. B3: Khi đại lý của Vinatrans giao cont cho người chuyên chở thì sẽ nhận được B/L do họ cấp phát.Trong lúc hang hóa được vận chuyển về Việt Nam thì đại lý gửi B/L đó cho Vinatrans.
B4: Khi tàu sắp cập cảng thì đại lý của hãng tàu sẽ thông báo cho Vinatrans thời gian dự kiến tàu đến để Vinatrans chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
B5: Nhận được thơng báo Vinatrans xuất trình B/L cho đại lý hãng tàu để nhận D/O,đồng thời đóng phí phát hành D/O,phí lưu cơng lưu bãi v.v…
B6: tùy theo điệu kiện giao hàng mà Vinatrans sẽ giao cont hàng cho người Nhập khẩu tại cảng hay tại Kho của khách hàng ( theo phương thức door to door).nếu giao tại kho của khách hàng thì Vinatrans cịn phải làm thêm các dịch vụ như khai thuê hải quan ,vận tải nội địa…..
B7: sau khi giao hàng xong cho người nhập khẩu thì tiến hành thanh lý hợp đồng ( nếu khơng xảy ra các trường hợp khiếu nại tổn thất)
Các khoản mà Vinatrans phải thu là: tiền cước vận chuyển + Tiền phát hành D/O +Tiền khai thuê Hải quan, Thuế, vận tải nội địa, tiền lưu cont lưu bãi, tiền vệ sinh cont….
2.2.2.4 Khi cơng ty đóng vai trị là người được chủ hàng ủy thác2.2.2.4.1 Sơ đồ 2.2.2.4.1 Sơ đồ
2.2.2.4.2 Nội dung thực hiện
(1) Người gửi hàng điền vào booking note rồi gửi cho công ty giao nhận quốc tế yêu cầu vận chuyển những cont hàng nguyên đến Cảng Việt Nam.Khi Hàng được giao cho công ty giao nhận ở cảng đi thì 1 vận đơn Through B/L được cấp phát cho người gửi
(2) Có 2 trường hợp xảy ra:
TH a>: Cơng ty giao nhận quốc tế kí HĐ vận tải với người chuyên chở 1 yêu cầu người chuyên chở này vận chuyển lô hàng này đến cảng Singapor.Người chuyên chở cấp cho công ty giao nhận B/L1.
Khi tàu đến Singapor ,đại lý của công ty giao nhận quốc tế tại Singapor xuất trình B/L1 do cơng ty giao nhận gửi đến để nhận cont .Tiếp đó đại lý tại Singapor sẽ tiếp tục đưa hàng lên tàu người chuyên chở 2và nhận B/L 2 do họ cấp phát.(Đây là người đã kí HĐ vận tải với cơng ty giao nhận quốc tế nhận vận
Người Nhập khẩu VN
Đường đi của hàng hóa: Đường đi của chứng từ: cont Người gửi hàng nước ngồi Cơng ty giao nhận quốc tế Đại lý tại Singapor Người chuyên chở 1 Vinatrans Người chuyên chở 2 Through B/L B/L 1 cont B/L 1 cont B/L1 cont B/L 2 B/L 2 cont B/L 2 HĐ Through B/L cont Through B/L (1) (2a) (2a) (2b) (3) (4) Đại lý công ty giao nhận cont Through B/L (5)
chuyển lô hàng này từ Singapor về Viêt Nam.).Sau khi cont hàng được đưa lên tàu của người chuyên chở 2 thì đại lý tại Singapor tiến hành gửi B/L2 cho Đại lý giao nhận ở Viêt Nam
TH b>:Cơng ty giao nhận quốc tế chỉ kí HĐ vận chuyển với 1 người chuyên chở để yêu cầu người này vận chuyển cont hàng từ cảng đi đến cảng Viêt Nam( không cần biết có phải đi qua bất kì cảng trung chuyển nào hay khơng).Khi hàng hố được đưa lên tàu người chuyên chở sẽ cấp phát cho công ty 1 B/L.Khi tàu cập cảng Viê t Nam thì đại lý của cơng ty giao nhận quốc tế ở Việt Nam xuất trình B/L để nhận hàng
(3) Trong thời gian hàng hoá đươc vận chuyển từ cảng đi đến cảng dở cuối cùng thì người gửi hàng cũng tiến hành gửi các chứng từ hàng hố có liên quan kèm theo Through B/L để người nhận hàng có thể nhận hàng
(4),(5) Người nhận hàng ủy thác Vinatrans đứng ra nhận lô hàng NK này. Vinatrans xuất trình Through B/L để lấy lệnh giao hàng . Vinatrans tiến hành lập tờ khai hàng NK, xuất trình bộ chứng từ và làm thủ tục Hải quan cho lô hàng.Nhận hàng và giao hàng cho Người Nhập khẩu
2.2.2.4.3 Tình hình thực hiện
B1: Đầu tiên Vinatrans tiếp nhận sự ủy thác của người NK Viêt Nam tiến hành nhận lô hàng Nhập khẩu
B2:Khi nhận được thông báo tàu sắp cập cảng thì khẩn trương đẩy nhanh quá trình tiếp nhận bộ chứng từ hàng hố có liên quan.Nếu q trình tiếp nhận các chứng từ hàng hố diễn ra chậm sẽ ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng
B3: Khi nhận được thơng báo hàng về Vinatrans xuất trình through B/L + các chứng từ liên quan cho đại lý của công ty giao nhận quốc tế tại Việt Nam.Đại lý kiểm tra, u cầu Vinatrans nộp các phí có liên quan đồng thời cấp Lệnh Giao