CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP
3.1 Biện pháp 1: Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng từ:
từ:
Với sự đẩy mạnh của tốc độ vận tải, đặc biệt là việc sử dụng phương tiện chuyên chở bằng Container ngày càng nhiều. Đơi khi trong q trình chuẩn bị Cơng ty cần lưu ý người nhập khẩu giục người xuất khẩu gửi toàn bộ các chứng từ đã được yêu cầu trong hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải một cách nhanh chóng.
a. Nguyên nhân của những sự chậm trễ:
Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng có thể do năng lực cơng tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ:
- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu.
- Các sai sót về những thơng tin giữa các chứng từ.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan.
- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng. - Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ...
b. Khắc phục những chậm trễ sai sót:
Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết cơng việc chứng từ.
Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hố giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phịng Kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho ngời nhập khẩu. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một cơng đoạn chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là:
Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ cơng việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một cơng đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ cơng việc.
Ví dụ: Trong cơng tác chuẩn bị có 2 cơng đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan, Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan.
- 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ nh tờ khai, Packing list.
- 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan. 2 cán bộ nhân viên này ln có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết ... công việc luôn luôn là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên
trong Phịng sẽ ln có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận đợc nhiều thương vụ trong cùng 1 thời gian.
Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thơng tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn.
Trong q trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hố” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan.
Với kinh nghiệm của mình thì Cơng ty đã giải quyết được những vướng mắc khó khăn trong những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng có lẽ sự phục vụ giá trị nhất của Cơng ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh vực thơng tin liên lạc và những mối quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, Cơng ty có thể giải quyết kịp thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì người nhập khẩu sẽ khơng có được những mối quan hệ như thế và thường thấy khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết.
Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó là vấn đề lưu chuyển và lu trữ chứng từ.
Trong q trình giao nhận Cơng ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng.
Trong quá trình chuẩn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến Công ty. Các chứng từ khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ.
Đồng thời với q trình tập trung hồn thành bộ chứng từ thì Cơng ty cần bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ của Cơng ty được tốt thì Cơng ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm:
- Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hố hoặc theo chủ hàng.
- Có thể trong cùng một thời gian Cơng ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh
hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy vi tính, máy qt (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn.
- Cơng ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác.
Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Cơng
ty nên hồn thiện hơn nữa cơng tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn.
3.2 Biện pháp thứ 2 :HỒN THIỆN CƠNG TÁC VẬN CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU CHO CHỦ HÀNG
Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này Cơng ty cần phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an tồn cho hàng hố cũng như tiến độ thời gian giao hàng.
a. Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hố cần vận chuyển:
Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hố cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như khơng nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ. Đối với những mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bơng vải sợi, ngun phụ liệu... thì những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hố này dễ nhận biết. Việc dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hố đó thì nó sẽ dễ bị hư hỏng, biến chất, có thể khơng sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hố đã được thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc về Công ty, do vậy Công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, không những thế đơi khi cịn xảy ra tranh chấp và Cơng ty cịn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của Cơng ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh.
Ví dụ: Đối với loại hàng hố đơng lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay đối với một số lọai hàng hố tươi sống khác khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu để đảm bảo cho hàng hố khơng bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem khi hàng hố chở trên tàu ngồi biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ lại khơng cao thì hàng hố được giữ ở mức a0C chẳng hạn nhng khi vào bờ thì hơi nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên do thời tiết nắng nóng, liệu khi đó hàng hố vẫn giữ ở mức a0C đó thì vẫn đảm bảo cho hàng hố khơng? đối với các loại hàng hố
tơi sống nghĩa là chúng cịn dưỡng khí hút CO2 và nhả khí O2 ,vì vậy điều kiện nhiệt độ cũng như giữ cho vi khuẩn không xâm nhập là hết sức quan trọng để đảm bảo hàng hố khơng bị giảm chất lợng và đợc phép lưu thông trên thị trường. Hay đối với các loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện là nh thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hố đó xe đ- ược phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hố sẽ khơng bị vỡ...c sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì khơng phải là việc khó khăn. Ngồi ra có nhiều mặt hàng trong quá trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển nếu không được thực hiện đúng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định đối với
Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hố để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức q trình chun chở sẽ đảm bảo cho Cơng ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng NK, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc.
b. Chuẩn bị nhân công, kho b i ph ương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển
Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.
c. Tổ chức quá trình vận chuyển:
Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác u cầu thì Cơng ty khơng phải đã hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khẩu Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của Cơng ty cùng áp tải hàng hố trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho ngời vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Cơng ty để thơng báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Cơng ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó.
Trong q trình vận chuyển cán bộ áp tải hàng phải yêu cầu ngời vận tải thực hiện nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hố để giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra.
d Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu:
Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này. Khi hàng hoá đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải
hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lợng chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã uỷ thác cho Cty. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để Cơng ty địi tiền cước phí giao nhận của ngời uỷ thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người uỷ thác sau đó nộp lại cho Cơng ty.
- Trong q trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này cịn tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa Cơng ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác xem việc dở hàng khỏi phương tiện vận tải là do người nhập khẩu làm hay Công ty tự làm.
Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì Cơng ty mới thực sự hồn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hố.
Tóm lại, cơng tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần khơng nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ uỷ thác giao nhận của Cơng ty. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong tồn bộ quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng Container nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của cơng tác này thì Cơng ty sẽ khơng đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng uỷ thác. Và nếu không may xảy ra rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị khơng tốt của Cơng ty thì Cơng ty cịn phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu trong khi giá trị của một lô hàng nhập khẩu khơng phải là nhỏ. Khi đó có thể làm cho Cơng ty bị thua lỗ nặng và giảm đi uy tín vốn có trong kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu của mình.
Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK
Tr
ương hợp 1:
Kiểm tra tại cảng. Công TY Nhận hàng từ tàu Đưa container về bãi Rút hàng ra khỏi cont để Đóng lại hàng vào cont Xếp cont lên p.tiện Tổ chức q
cảng kiểm hố vận tải nội địa trình vận tải Giao trả container rỗng cho hãng tàu Giao trả hàng cho chủ hàng NK Tr ường hợp 2
Hàng hoá qua kho: Kiểm hoá tại kho hoặc tại điểm nhận hàng của ngời NK.
Công TY Nhận hàng từ tàu Đưa containe r về bãi cảng V.chuyển container về kho riêng Rút hàng ra khỏi cont để kiểm hóa Đóng lại hàng vào container Xếp cont lên p.tiện vận tải nội địa Giao trả container rỗng cho hãng tàu Giao trả hàng cho chủ hàng NK Tổ chức quá trình vận tải
PHỤ LỤC
Bảng 4: Tổng kết tài sản, nguồn vốn của công ty năm 2007
ĐẦU NĂM CUỐI NĂM
Số tiền (VND) TT% Số tiền (VND) TT% A. TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 9.242.257.068 77,4 4.115.461.974 28.56 I- TIỀN 1.141.379.782 9,56 1.526.080.931 10.59 1.Tiền 1.141.379.782 9.56 1.526.080.931 10.59 2. Các khoản
tương đương tiền
II- CÁC KHOẢN PHẢI THU 7.721.788.200 64.66 2.292.508.435 15.9 1. Phải thu khách hàng 1.286.080.848 10.77 2.075.503.111 14.41 2. Phải thu khác 6.300.849.798 53.89 20.365.000 1.49 III- HÀNG TỒN KHO 1. NVL tồn kho