2.2 Thực trạng về qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK FCL/FCL
2.2.3.1 Tiếp nhận bộ chứng từ nhận hàng Nhập Khẩu:
Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động NK vì nó là cơ sở để làm các thủ tục như: thủ tục Hải quan, thủ tục với Cảng, với đại lý hãng tàu, đồng thời nó cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng NK và cũng là cơ sở để ngời NK thanh tốn cho ngời XK.
Đối với Cơng ty Vinatrans , khi nhận được sự uỷ thác của chủ hàng NK, Cơng ty sẽ tự hồn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng.
Với những loại hàng hố có hạn ngạch hoặc chịu sự quản lý của các Bộ chuyên ngành thì người NK phải xin được giấy phép NK sau đó trao lại cho Cơng ty để đưa vào bộ chứng từ làm thủ tục khai thuê Hải quan, Còn nếu người NK uỷ thác tồn bộ q trình NK hàng hố cho Cơng ty thì Cơng ty sẽ có thể phải trực tiếp xin được giấy phép NK cho chủ hàng NK.
Khác với hoạt động XK, người XK phải trực tiếp lập các chứng từ như: Hoá đơn thương mại (Invoice), bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List), xin giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)... từ khi đóng hàng vào Container và gửi hàng cho người vận tải thì trong hoạt động NK, Cơng ty (và cả người NK) sẽ không trực tiếp lập các chứng từ như trên mà gián tiếp lập các chứng từ đó thơng qua bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ người XK.
Cơng việc cịn lại của Công ty là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua Ngân hàng, sau khi chủ hàng NK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền ( nếu thanh toán bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK và lập lại những chứng từ cần thiết bằng tiếng Việt để làm thủ tục Hải quan và thủ tục nhận hàng với Cảng.
Bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ phía người XK gồm có: - Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Hoá đơn thương mại (Invoice)
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List) - Phiếu gửi hàng.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dùng cho hàng hố được tính thuế ưu đãi)
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu có) - Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có).
Khi nhận được bộ chứng từ nói trên,cán bộ giao nhận của Cơng ty sẽ tiến hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đó khi nhận được thơng báo tàu đến và thông báo nhận hàng (Notice of Arrival và Shiping Advice), cán bộ giao nhận của Công ty sẽ lấy giới thiệu từ Ban giám đốc Công ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho cán bộ giao nhận của Công ty 3 bản lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) khi cán bộ giao nhận của Cơng ty xuất
trình vận đơn gốc (Bill of Lading of Original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu của Cơng ty.
Khi đã có đầy đủ những chứng từ nói trên, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương Cơng ty sẽ hồn thành bộ chứng từ để làm thủ tục Hải quan.
2.2.3.2 Dịch vụ khai thuê Hải quan
Khai báo Hải quan là một cơng đoạn trong q trình làm thủ tục cho hàng hoá XNK, tuỳ thuộc vào chủ hàng mà Cơng ty có thực hiện việc khai th hải quan hay khơng. Thơng thường thì chủ hàng giao cho Cơng ty làm trọn gói các dịch vụ, nhưng cũng có trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục Hải quan thì Cơng ty chỉ thực hiện các cơng việc cịn lại.
Việc khai thuê Hải quan được thực hiện một cách chặt chẽ. Tuy người khai thuê Hải quan được uỷ quyền hoặc có giấy giới thiệu đúng dưới danh nghĩa là một doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh XNK, nhưng nếu người khai th khơng có giấy chứng nhận cơng nhận có đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do Tổng cục Hải quan cấp thì người khai thuê Hải quan cũng không được phép thực hiện việc khai báo thủ tục Hải quan.
Thủ tục Hải quan được tiến hành qua các bước sau:
1) Điền vào tờ khai Hải quan theo mẫu. Hồn thành bộ chứng từ và tính thuế cho hàng NK.
1) Khai báo thủ tục Hải quan (xuất trình bộ chứng từ)
1) Hải quan kiểm tra bộ hồ sơ và ra thông báo thuế (8 tiếng đồng hồ) 1) Hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực tế với khai báo.
1) Thơng quan cho hàng nhập khẩu (trong vịng 2 ngày nếu kiểm tra tồn bộ) hoặc trong vịng 1 ngày nếu kiểm tra đại diện).
Tờ khai Hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở để Hải quan kiểm tra, đối chiếu giữa khai báo với thực tế về tên hàng, phẩm cấp hàng, số lượng, trọng lượng hàng... để từ đó xác định hàng hố thuộc đối tượng chịu thuế hay được miễn thuế, đồng thời nó cũng là cơ sở để Hải quan giám sát khi hàng nhập khẩu qua biên giới.
Trong tờ khai Hải quan , Công ty ghi rõ đầy đủ mọi chi tiết liên quan đến lơ hàng NK, gồm 38 mục, trong đó 29 mục ở mặt trước và 9 mục ở mặt sau. Người khai thuê Hải quan (Công ty) phải điền vào 27 mục ở mặt trước, mục 25, 29 và 9 mục ở mặt sau do Hải quan ghi, Hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ Hải quan sau khi đã đối chiếu xác nhận việc khai báo là hợp lệ và đầy đủ các chứng từ kèm theo (phù hợp với từng loại hình NK).
- Tờ khai hải quan hàng NK (2 tờ)
- Bản kê chi tiết hàng hoá (2 tờ gồm :1 gốc + 1 bản sao) - Hoá đơn (1 tờ gốc)
- Hợp đồng mua bán ngoại thương (1 bản sao) - Vận đơn (1 bản sao)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc), (chỉ cần cho những loại hàng được tính thuế suất ưu đãi)
- Giấy phép XNK (chỉ cần cho những loại hàng hố có hạn ngạch và chịu sự quản lý của Bộ chuyên ngành)
- Giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra của cơ quan chun ngành (nếu có), ví dụ: văn hố phẩm đã qua Sở văn hố thơng tin.
- Giấy phép ngành nghề kinh doanh.
Nếu một lơ hàng NK có từ 4 mặt hàng trở lên thì cán bộ lập chứng từ của Công ty phải lập thêm phụ lục tờ khai, đóng dấu giáp lai với bản chính.
Khi cán bộ của Cơng ty xuất trình bộ hồ sơ Hải quan, cơng chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra xong công chức Hải quan trực tiếp kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực hiện đúng với thời gian như người khai đã đăng ký kiểm tra. Việc kiểm tra hàng hoá chỉ được tiến hành sau khi lô hàng NK đã được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đã đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối khơng được kiểm hố hàng hoá xong rồi mới đăng ký tờ khai. Chỉ được kiểm tra lơ hàng ở cửa khẩu hoặc địa điểm ngồi khu vực cửa khẩu đã được Hải quan qui định nhằm giám sát an tồn cho lơ hàng. Trong q trình làm thủ tục Hải quan, nếu do lỗi vô ý dẫn đến các công văn giấy tờ bị sai (số seal, số Container bị viết nhầm), gặp trường hợp này, cán bộ của Công ty không tự ý sửa chữa mà phải lập tức thông báo cho Hãng tàu để họ tiến hành kiểm tra số seal, số Container đúng thực tế và làm công văn cam kết sai số seal, số Cont’ gửi đến cơ quan Hải quan. Khi có cơng văn này Hải quan sẽ giải quyết theo luật định.
Sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, cơng chức Hải quan sẽ đóng dấu”đã hồn thành thủ tục Hải quan” vào tờ khai Hải quan hàng NK và cán bộ của Công ty sẽ nộp lệ phí Hải quan.
Nếu như hàng hố được kiểm hố ở khu vực ngồi cửa khẩu theo sự cho phép của Hải quan, thì cơ quan Hải quan sẽ giao cho cán bộ của Công ty bộ hồ sơ Hải quan và thông báo thuế để cán bộ Cơng ty xuất trình cho Hải quan giám sát cửa khẩu cho kiểm hoá và thơng quan cho hàng hố đúng như trong tờ khai.
2.2.3.3 Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu
Công Nhận Xếp hàng Đưa hàng Lưu kho Tổ chức quá Giao hàng Giao trả (1)
Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK (1) Nếu hàng hóa phải lưu kho của cơng ty
(2) Nếu hàng hố khơng phải lưu kho của cơng ty
Để Cảng có thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cán bộ giao nhận của Công ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao hàng của đại lý hãng tàu đến văn phòng quản lý tàu tại Cảng để xác nhận lệnh giao hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cán bộ giao nhận của Cơng ty phải xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao hàng (D/O) cho feeder để nhận hàng.
Trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của Công ty cùng với cán bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng (COR: cargo on receipt), thư dự kháng, biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC: report on receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn report)... các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới có thể khiếu nại các bên liên quan đòi bồi thường tổn thất.
Đối với hàng hố nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thì không cần lập biên bản giám định hầm hàng. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp bắt buộc phải lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số hàng hoá yêu cầu phải đợc bảo quản trong một điều kiện môi trờng nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đông lạnh là hai trờng hợp điển hình, bởi vì đối với hai loại hàng hoá này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu khơng sẽ rất nhanh chóng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nó, ví dụ: Hàng rau quả tươi sống tức là cịn dưỡng khí, hút CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất hay mùi và khí nóng. Sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt không đến “nhiệt độ tới hạn” gần với những điểm đơng kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thì những tế bào sống bị huỷ hoại không cứu chữa được nữa và hàng hố bị hư hỏng hồn tồn. Do vậy trong những trường hợp yêu cầu bắt buộc đặt ra là phải giám định hầm hàng để xác định xem hàng hố có được bảo quản theo đúng qui định khơng và khi dỡ hàng này cũng cần phải có một qui trình bảo quản hợp lý.
Khi nhận hàng từ tàu, nếu như cán bộ của Cơng ty bằng kinh nghiệm của mình phát hiện tình trạng bên ngồi của Container khơng tốt (container bị móp méo, thủng) có thể gây ảnh hưởng đến hàng hố bên trong Container, lúc đó cán bộ giao nhận của Cơng ty phải lập biên bản xác định tình trạng bên ngồi khơng
tốt của Container (hoặc Container bị hư hỏng) và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu, đại diện Cảng ký xác nhận. Trong trường hợp này khi tiến hành dỡ hàng ra khỏi Container, Công ty phải mời đại diện hãng tàu giám sát quá trình rút hàng. Nếu xảy ra trường hợp hàng hoá bị hư hỏng, đổ vỡ, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ phải lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu ký xác nhận để có thể xác định trách nhiệm thuộc về người vận tải hay do người XK đóng hàng khơng đúng qui định. Biên bản này sẽ là cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại bồi thường các bên liên quan.
Cùng với quá trình rút hàng từ Container thì cán bộ giao nhận của Cơng ty phải mời công chức Hải quan đến để giám sát quá trình dỡ hàng kiểm tra số seal, số container và kiểm hố hàng hố. Thơng thường hàng hố được rút ra khỏi Container tại Cảng (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giám sát quá trình dỡ hàng. Kết thúc q trình kiểm hố, cơng chức Hải quan sẽ hồn thành các thơng tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoá... Nếu hàng hố thừa hay thiếu so với tờ khai thì cán bộ giao nhận của Cơng ty phải lập biên bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tính lại thuế cho lơ hàng, khi đó cơng chức Hải quan sẽ tính lại thuế cho lơ hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tính lại thuế của cơ quan Hải quan” (từ mục 32 đến mục 36). Sau đó cơng chức Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thông quan cho hàng NK.
Ngồi ra có một số trường hợp được đề nghị đem cả Container về kho riêng để kiểm hố, khi đó Cơng ty phải mời cơng chức Hải quan áp tải hàng hố đến địa điểm kiểm hố, mọi chi phí đi lại cho cơng chức Hải quan, Công ty hoặc chủ hàng sẽ phải chịu, tuỳ theo thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác. Tuy nhiên đối với bất cứ loại hàng hố nào thì Cơng ty cũng nên thương lượng với chủ hàng NK rút hàng và kiểm hố tại Cảng, bởi vì khi đó sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn, đó là chi phí nâng hạ vận chuyển Container về kho riêng giao trả Container rỗng cho đại lý hãng tàu.
Một chú ý trong q trình nhận hàng là:
- Nếu như Cơng ty chưa sắp xếp được phương tiện vận tải nội địa hoặc hàng hoá đã tháo ra khỏi Container, đã làm thủ tục Hải quan nhưng chưa thể vận chuyển đến cho chủ hàng thì Cơng ty khơng nên tháo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container cịn đang ở bãi Cảng, vì lệ phí lưu Container tại bãi Cảng trong 5 ngày đầu Công ty không phải nộp theo qui định của Cảng, cịn từ ngày thứ 6 trở đi phí lưu Container tại bãi Cảng là 5USD cho một Container 20’ và 7USD cho một Container 40’ một ngày đêm, hết tuần đầu tiên số lệ phí trên sẽ bị Cảng phạt gấp đôi và hãng tàu phạt giao Container rỗng chậm trễ. Cịn nếu như hàng
hố đã được rút ra bãi Cảng, nhưng mặc dù hàng hoá đặt tại bãi Cảng trong 5 ngày đầu Cơng ty vẫn phải chịu chi phí lưu bãi tại Cảng, chi phí này được tính theo tấn hoặc chiếc tuỳ theo từng mặt hàng.
- Vấn đề nghiệm thu hàng NK về số lượng và chất lượng:
+ Số lượng: Phơng pháp nghiệm thu chủ yếu là kiểm đếm (cân, đo, đong, đếm) đại diện:
*) Tính số thùng, kiện pallet đợc đóng theo từng hàng, sau đó tính cho cả Cont.
*) Cân đo đại diện sau đó tính ra số lượng, khối lượng cả Container.
+ Chất lượng: Nếu hàng hoá thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà nước thì chất lượng hàng hố sẽ được chứng nhận bởi cơ quan giám định như trong hợp đồng mua bán ngoại thương đã chỉ định.
Cịn nếu như hàng hố khơng thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà nước, nhưng nhà NK muốn được nghiệm thu về chất lượng hàng hố thì cán bộ giao nhận của Cơng ty sẽ tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định chất lợng hàng NK trong quá trình rút hàng ra khỏi Container tại Cảng hoặc địa điểm rút hàng ngoài Cảng được cơ quan Hải quan cho phép. Chất lượng hàng hoá chỉ được xác định bởi cơ quan giám định mà thơi (chi phí giám định do nhà NK chịu)
- Giao hàng cho chủ hàng:
Khi hàng hoá đã được thông quan, Cty sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến cho chủ hàng NK. Đồng thời với quá trình làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ tàu Cảng, Cty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải nội địa để vận tải hàng hoá đến cho chủ hàng. Hiện tại Vinatrans chưa có đội xe vận chuyển hàng Container , tuy nhiên Công ty cũng đảm nhận được dịch vụ này để phục vụ khách hàng nhờ ký được những hợp đồng nguyên tắc có thời hạn lâu dài với một số cơng ty vận tải lớn như Công ty TNHH Cựu Kim Sơn, Công ty thương mại & dịch vụ vận tải Minh Tồn, Cơng ty TNHH Hồng Đại….. Tuy nhiên cũng vẫn thiếu xe vận chuyển hàng nên hoạt động của đơn vị có nhiều lúc rơi vào thế bị động, nhất là vào mùa cao điểm khi các đội xe đều qua Lào vận chuyển hàng, làm cho thị