2.2 Thực trạng về qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK FCL/FCL
2.2.3.3 Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu
Công Nhận Xếp hàng Đưa hàng Lưu kho Tổ chức quá Giao hàng Giao trả (1)
Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK (1) Nếu hàng hóa phải lưu kho của cơng ty
(2) Nếu hàng hố khơng phải lưu kho của cơng ty
Để Cảng có thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cán bộ giao nhận của Công ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao hàng của đại lý hãng tàu đến văn phòng quản lý tàu tại Cảng để xác nhận lệnh giao hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cán bộ giao nhận của Cơng ty phải xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao hàng (D/O) cho feeder để nhận hàng.
Trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của Cơng ty cùng với cán bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng (COR: cargo on receipt), thư dự kháng, biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC: report on receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn report)... các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới có thể khiếu nại các bên liên quan địi bồi thường tổn thất.
Đối với hàng hố nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thì khơng cần lập biên bản giám định hầm hàng. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp bắt buộc phải lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số hàng hoá yêu cầu phải đợc bảo quản trong một điều kiện môi trờng nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đơng lạnh là hai trờng hợp điển hình, bởi vì đối với hai loại hàng hố này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu không sẽ rất nhanh chóng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nó, ví dụ: Hàng rau quả tươi sống tức là cịn dưỡng khí, hút CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất hay mùi và khí nóng. Sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt không đến “nhiệt độ tới hạn” gần với những điểm đông kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thì những tế bào sống bị huỷ hoại không cứu chữa được nữa và hàng hố bị hư hỏng hồn tồn. Do vậy trong những trường hợp yêu cầu bắt buộc đặt ra là phải giám định hầm hàng để xác định xem hàng hố có được bảo quản theo đúng qui định khơng và khi dỡ hàng này cũng cần phải có một qui trình bảo quản hợp lý.
Khi nhận hàng từ tàu, nếu như cán bộ của Công ty bằng kinh nghiệm của mình phát hiện tình trạng bên ngồi của Container khơng tốt (container bị móp méo, thủng) có thể gây ảnh hưởng đến hàng hố bên trong Container, lúc đó cán bộ giao nhận của Cơng ty phải lập biên bản xác định tình trạng bên ngồi khơng
tốt của Container (hoặc Container bị hư hỏng) và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu, đại diện Cảng ký xác nhận. Trong trường hợp này khi tiến hành dỡ hàng ra khỏi Container, Công ty phải mời đại diện hãng tàu giám sát quá trình rút hàng. Nếu xảy ra trường hợp hàng hố bị hư hỏng, đổ vỡ, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ phải lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu ký xác nhận để có thể xác định trách nhiệm thuộc về người vận tải hay do người XK đóng hàng khơng đúng qui định. Biên bản này sẽ là cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại bồi thường các bên liên quan.
Cùng với quá trình rút hàng từ Container thì cán bộ giao nhận của Công ty phải mời công chức Hải quan đến để giám sát quá trình dỡ hàng kiểm tra số seal, số container và kiểm hố hàng hố. Thơng thường hàng hố được rút ra khỏi Container tại Cảng (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giám sát quá trình dỡ hàng. Kết thúc q trình kiểm hố, cơng chức Hải quan sẽ hồn thành các thơng tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoá... Nếu hàng hoá thừa hay thiếu so với tờ khai thì cán bộ giao nhận của Cơng ty phải lập biên bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tính lại thuế cho lơ hàng, khi đó cơng chức Hải quan sẽ tính lại thuế cho lơ hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tính lại thuế của cơ quan Hải quan” (từ mục 32 đến mục 36). Sau đó cơng chức Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thơng quan cho hàng NK.
Ngồi ra có một số trường hợp được đề nghị đem cả Container về kho riêng để kiểm hố, khi đó Cơng ty phải mời cơng chức Hải quan áp tải hàng hoá đến địa điểm kiểm hố, mọi chi phí đi lại cho cơng chức Hải quan, Công ty hoặc chủ hàng sẽ phải chịu, tuỳ theo thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác. Tuy nhiên đối với bất cứ loại hàng hố nào thì Cơng ty cũng nên thương lượng với chủ hàng NK rút hàng và kiểm hố tại Cảng, bởi vì khi đó sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn, đó là chi phí nâng hạ vận chuyển Container về kho riêng giao trả Container rỗng cho đại lý hãng tàu.
Một chú ý trong quá trình nhận hàng là:
- Nếu như Công ty chưa sắp xếp được phương tiện vận tải nội địa hoặc hàng hoá đã tháo ra khỏi Container, đã làm thủ tục Hải quan nhưng chưa thể vận chuyển đến cho chủ hàng thì Cơng ty khơng nên tháo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container cịn đang ở bãi Cảng, vì lệ phí lưu Container tại bãi Cảng trong 5 ngày đầu Công ty không phải nộp theo qui định của Cảng, còn từ ngày thứ 6 trở đi phí lưu Container tại bãi Cảng là 5USD cho một Container 20’ và 7USD cho một Container 40’ một ngày đêm, hết tuần đầu tiên số lệ phí trên sẽ bị Cảng phạt gấp đôi và hãng tàu phạt giao Container rỗng chậm trễ. Cịn nếu như hàng
hố đã được rút ra bãi Cảng, nhưng mặc dù hàng hoá đặt tại bãi Cảng trong 5 ngày đầu Công ty vẫn phải chịu chi phí lưu bãi tại Cảng, chi phí này được tính theo tấn hoặc chiếc tuỳ theo từng mặt hàng.
- Vấn đề nghiệm thu hàng NK về số lượng và chất lượng:
+ Số lượng: Phơng pháp nghiệm thu chủ yếu là kiểm đếm (cân, đo, đong, đếm) đại diện:
*) Tính số thùng, kiện pallet đợc đóng theo từng hàng, sau đó tính cho cả Cont.
*) Cân đo đại diện sau đó tính ra số lượng, khối lượng cả Container.
+ Chất lượng: Nếu hàng hoá thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà nước thì chất lượng hàng hoá sẽ được chứng nhận bởi cơ quan giám định như trong hợp đồng mua bán ngoại thương đã chỉ định.
Cịn nếu như hàng hố khơng thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà nước, nhưng nhà NK muốn được nghiệm thu về chất lượng hàng hố thì cán bộ giao nhận của Công ty sẽ tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định chất lợng hàng NK trong quá trình rút hàng ra khỏi Container tại Cảng hoặc địa điểm rút hàng ngoài Cảng được cơ quan Hải quan cho phép. Chất lượng hàng hoá chỉ được xác định bởi cơ quan giám định mà thơi (chi phí giám định do nhà NK chịu)
- Giao hàng cho chủ hàng:
Khi hàng hố đã được thơng quan, Cty sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến cho chủ hàng NK. Đồng thời với quá trình làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ tàu Cảng, Cty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải nội địa để vận tải hàng hoá đến cho chủ hàng. Hiện tại Vinatrans chưa có đội xe vận chuyển hàng Container , tuy nhiên Công ty cũng đảm nhận được dịch vụ này để phục vụ khách hàng nhờ ký được những hợp đồng nguyên tắc có thời hạn lâu dài với một số công ty vận tải lớn như Công ty TNHH Cựu Kim Sơn, Công ty thương mại & dịch vụ vận tải Minh Tồn, Cơng ty TNHH Hồng Đại….. Tuy nhiên cũng vẫn thiếu xe vận chuyển hàng nên hoạt động của đơn vị có nhiều lúc rơi vào thế bị động, nhất là vào mùa cao điểm khi các đội xe đều qua Lào vận chuyển hàng, làm cho thị trường trở nên khan hiếm xe và chỉ còn lại một số lượng xe nhất định phục vụ cho các hãng tàu. Điều này đã làm ảnh hưởng tới kế hoạch tiếp nhận hàng của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty. Mặc khác trong nhiều trường hợp công tác thuê phương tiện vận tải đường bộ chưa được chú trọng đúng mức, Công ty chỉ dựa vào giá cước chuyên chở của các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải đường bộ mà chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của các yếu tố khác như dịch
vụ cung cấp, thời gian vận tải, mức độ an toàn trong quá trình vận tải... để đưa ra quyết định chung.