2.2 Thực trạng về qui trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng NK FCL/FCL
2.2.3.6 Giám định hàng Nhập Khẩu tổn thất
Trong quá trình giao nhận hàng NK, nếu xảy ra trường hợp đổ vỡ, hư hỏng thì Cơng ty phải tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định mức độ tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định hàng hoá NK bị tổn thất làm cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại đòi bồi thường các bên liên quan đã gây ra tổn thất.
Một thực tế xảy ra là khi Công ty tiến hành mời cơ quan giám định thì khơng phải kết quả giám định của cơ quan giám định mà Cty đã mời sẽ được tất cả các bên liên quan chấp nhận, nhất là cơ quan Bảo hiểm. Khi đó có thể q trình giám định sẽ phải tiến hành lại và nh vậy chủ hàng NK sẽ phải tốn thêm nhiều chi phí như chi phí cho nhân cơng xếp dỡ phục vụ giám định, chi phí cho việc mời cơ quan giám định khác, bên cạnh đó khi giám định hàng hố bị tổn thất thì thời gian sẽ kéo dài và hàng hoá phải lưu kho, lưu bãi Cảng và chi phí lưu kho,lưu bãi tại Cảng sẽ tăng lên.
Ngồi ra q trình kiểm tra giám định hàng hố phải được thực hiện theo đúng qui trình với sự kiểm tra giám sát của các bên liên quan như: chủ hàng NK, đại diện đại lý hãng tàu, đại diện Cảng, cơ quan Hải quan, cơ quan Bảo hiểm. Việc thực hiện tổ chức các bên liên quan phải được thực hiện chặt chẽ theo đúng qui trình và thời gian qui định thì mới có thể giảm được chi phí và có kết quả phản ảnh chính xác để xác định lỗi thuộc về bên nào và ai sẽ là người bồi thường cho số hàng hố bị tổn thất. Nếu cơng tác này được chuẩn bị và thực hiện tốt thì sẽ giúp cho Cty cũng như chủ hàng NK giảm được chi phí và thời gian giám định cũng như việc chủ hàng được bồi thường theo đúng luật định.
Đánh giá chung:
Khi tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu bẳng cont ngun thì Vinatrans có thể thực hiện với nhiều vai trị khác nhau, là đại lý hãng tàu, là đại lý cho công ty giao nhận quốc tế, làm người chuyên chở hay là người được chủ hàng ủy thác làm các dịch vụ khai thuê hải quan, vận tải nội địa v.v….Tuy nhiên trong tât cả những vai trị trên thì vai trị làm đại lý của hãng tàu là phổ biến nhất ở Vinatrans.Với vai trị là đại lý hãng tàu thì qui trình nhận hàng nhập khẩu được thực hiện đơn giản nhất và ít sai sót hay ít gặp khó khăn nhất.Vinatrans chỉ cần lấy bộ hồ sơ từ đại lý của họ ở nước ngoài, gửi hàng giao cho người nhận cùng với giấy ủy quyền nhận hàng.Và thu phí phát hành D/O, phí phạt lưu vỏ cont rút hàng chậm, phí mượn vỏ cont (nếu có)….Ngồi ra có thể thực hiện các dịch vụ cung cấp thêm như khai thuê hải quan,vận chuyển nội địa v.v…..Cịn khi đóng vai trị là người vận chuyển thì gặp nhiều khó khăn hơnvà trách nhiệm cũng nhiều hơn.Lúc đó cơng việc của Vinatrans là nhiều hơn bao gồm nhiều cơng đoạn hơn từ đàm phán kí kết hợp đồng đến tổ chức vận chuyển ,thuê người chuyên chở..v.v. Các phí phải thu cũng nhiều hơn: cước tàu,phí D/O,phí khai thuê HQ, thuế, phí lưu cont,phí vệ sinh cont…….Trên thực tế thì trường hợp đóng vai trị là người vận chuyển hay đóng vai trị là đại lý cơng ty giao nhận quốc tế thì đều ít xảy ra vì số lượng khách hàng cịn rất hạn chế.Ngun nhân là do khả năng cạnh tranh của Vinatrans cịn chưa
cao, trình độ nghiệp vụ chun mơn của nhân viên khơng đồng đều thêm vào đó mức phí đưa ra cịn cao khơng thể canh tranh với các công ty khác.
Những tồn tại: Đối với những Trường hợp phổ biến ở Vinatrans. Đó là khi Vinatrans đóng vai trị là đại lý của hãng tàu và khi đóng vai trị là người được chủ hàng ủy thác
Những tồn tại:
Đối với qui trình 1 tức là khi Vinatrans đóng vai trị là đại lý hãng tàu thì ít khi gặp khó khăn nếu có thì chỉ là do người nhận hàng xuất trình chứng từ chậm phát hành D/O châm; nên dẫn đến việc giao hàng chậm
Còn đối với qui trình 4 khi Vinatrans đóng vai trị là người ủy thác thì gặp nhiều khó khăn hơn .Nhất là trong việc tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ, khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa.
+Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng từ thì chủ yếu là do sự chậm trễ mà nguyên nhân của việc chậm trễ là:
- Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu.
- Các sai sót về những thơng tin giữa các chứng từ.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan.
- Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng. - Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ... +Đối với việc khai báo Hải quan thì gặp những khó khăn sau:
Việc khai báo Hải quan là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của Công ty. Đôi khi có những trở ngại về giấy tờ cần thiết cho việc khai báo Hải quan như;
-Trong bộ chứng từ về hàng hố mà người XK gửi tới khơng có giấy chứng nhận xuất xứ trong khi hàng hoá thuộc diện ưu đãi về thuế quan.
-có sự sai lệch thơng tin giữa các chứng từ-hóa đơn -Hồ sơ chưa hồn chỉnh
-Chủ hàng khai giá thấp hơn giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan trong việc thẩm định giá và đưa ra mức thuế
-Nội dung tên hàng không rõ ràng -Mã áp cho hàng không phù hợp -………
+ Đối với việc vận chuyển nội địa :Phương tiện vận chuyển còn thiếu nên việc cạnh tranh với các đối thủ khác trong lĩnh vực này thường gặp nhiều bất lợi về giá cước cũng như điều động xe, đặc biệt vào mùa cao điểm ( từ tháng 10 đến tháng 3)
Trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa, Công ty chỉ chú trọng đến một vài cơ sở chủ yếu để lựa chọn nh: giá cước, dịch vụ... mà chưa xem xét đúng mức đến các yếu tố tuy khơng mang lại lợi ích trước mắt cho Cơng ty nhưng sẽ mang lại những lợi ích khó nhận thấy ngay như: mức độ an toàn trong vận chuyển, sự linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh về hàng hoá trong khi vận chuyển... cũng như xác định được tầm quan trọng của mỗi yếu tố trong việc ra quyết định chung.
Để cơng tác giao nhận được thực hiện tốt thì Cơng ty cần phải khắc phục những mặt còn tồn tại, đưa ra những phương pháp giải quyết mang tính qui luật chung cho mọi tình huống nhằm nâng cao uy tín, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng.