2.1. Quá trình hình thành phát triển và đặc điểm hoạt động kinh doanh của
2.1.1.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty
Lĩnh vực kinh doanh
Công ty TNHH Aiden Việt Nam hiện nay hoạt động trong lĩnh vực sản xuất với các ngành cụ thể như sau:
- Sản xuất bảng mạch in PCB, các sản phẩm điện và điện tử. - Sản xuất các bộ phận, chi tiết linh kiện điện và điện tử.
- Thiết kế, lập các bản vẽ thiết kế và dữ liệu CAD, CAM cho khuôn của các sản phẩm bằng nhựa và kim loại.
- Sản xuất, gia công và lắp ráp các linh kiện ô tô.
- Gia công các bộ phận, chi tiết linh kiện điện và điện tử.
Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Công ty TNHH Aiden Việt Nam có bộ máy quản lý được tổ chức bao gồm: - Ban giám đốc - Các phòng ban chức năng: Phịng hành chính Phịng tài chính – kế tốn Phịng kế hoạch Phịng mua hàng
Phòng quản lý chất lượng (QA) Phòng kho - vật tư
Phịng sản xuất
Mỗi phịng ban có một chức năng khác nhau, nhưng lại có mối quan hệ tác nghiệp, đối chiếu với nhau. Cụ thể là:
Ban giám đốc:
- Có trách nhiệm lập báo cáo tài chính hàng năm, phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ của công ty trong năm, phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành và các quy định pháp lý liên quan.
- Là người đại diện pháp luật của công ty, điều hành và chịu trách nhiệm về mọi mặt về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với các phòng ban xây dựng phương hướng, kế hoạch, phương án kinh doanh, mở rộng hay thu hẹp sản xuất và các chủ trương lớn của công ty.
- Tổ chức, bố trí bộ máy điều hành, sử dụng lao động hợp lý cho từng phịng ban.
- Xem xét các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNV. Phịng hành chính:
- Thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thơng tin trong công ty. Quy chuẩn các văn bản của công ty yêu cầu các bộ phận chỉnh sửa các văn bản cho đúng quy định trước khi trình ký Ban giám đốc.
- Nghiên cứu tư vấn, xây dựng, phát triển và sắp xếp tổ chức bộ máy của cơng ty trình Tổng giám đốc phê duyệt. Xây dựng trình Tổng giám đốc phê duyệt kế hoạch về lao động, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng CBCNV, đề xuất,
sắp xếp, điều động, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ, kiểm tra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong tồn cơng ty.
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với CBCVN: đào tạo bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ, trợ cấp khó khăn, chế độ bảo hiểm xã hội.
- Tổ chức tuần tra canh gác hàng ngày, phối hợp với các cơ quan chức năng xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật, nội quy của cơng ty.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao. Phịng tài chính – kế tốn:
- Quản lý tồn bộ hoạt động tài chính - kế tốn của cơng ty theo đúng chế độ kế toán và đúng pháp luật.
- Theo dõi tình hình thực hiện các biến động các loại tài sản, hàng tồn kho, tình hình tài chính, cơng nợ, phải thu phải trả của công ty.
- Chủ động khai thác các nguồn vốn đảm bảo nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Cung cấp các thông tin tài chính đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý và tham mưu cho Giám đốc cơng ty. Kế Tốn Trưởng là người trực tiếp dưới sự quản lý của Giám đốc.
Phòng kế hoạch:
- Xây dựng, tìm kiếm khách hàng.
- Thiết lập nguồn cung ứng vật liệu ổn định.
- Dự báo, dự đốn thị trường để có kế hoạch kinh doanh hợp lý.
- Thu thập thông tin phản hồi của thị trường về các sản phẩm dịch vụ của công ty cũng như của các đối thủ cạnh tranh.
Phịng mua hàng
- Tìm kiếm các nhà cung cấp vật liệu uy tín và chất lượng.
- Quản lý các Nhà cung ứng theo qui trình của cơng ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển.
- Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tồn Cơng ty.
- Soạn thảo các Hợp đồng kinh tế ký kết với các Nhà Cung ứng. Phòng quản lý chất lượng:
- Trực tiếp kiểm tra chất lượng của sản phẩm trong các cơng đoạn sản xuất có đạt u cầu, định mức đã xây dựng.
- Tiếp nhận công nghệ sản phẩm mới thông qua quy trình đào tạo nghiêm ngặt ở nước ngoài cũng như trong nước, lên kế hoạch đánh giá cho sản phẩm mới.
- Thu thập và tổ chức họp để đưa ra nguyên nhân và giải pháp cho các vấn đề phát sinh nhằm cải tiến chất lượng.
- Tiếp nhận phàn nàn từ phía khách hàng, phối hợp với các phòng ban để đưa ra hướng giải quyết.
Phòng kho - vật tư:
- Quản lý tồn bộ vật tư, hàng hố luân chuyển qua công ty, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Mở sổ sách, theo dõi, ghi chép, đảm bảo tính chính xác, hàng tuần tập hợp, cập nhật, phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi kèm.
- Hàng tháng kiểm kê, đối chiếu số liệu tồn kho với thủ kho, bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan.
- Kiểm tra việc mua bán, tình hình dự trữ vật tư, cơng cụ dụng cụ, giá vật tư theo giá thị trường, đề xuất xử lý số liệu vật tư chênh lệch, thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất và các nguyên liệu, vật tư có số lượng lớn bị tồn kho
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán tiền lương
Kế toán bán hàng Kế toán kho
lâu ngày, ngăn ngừa sử dụng vật tư, công cụ dụng cụ sai quy định của công ty.
- Kiểm tra, giám sát quản ký các đơn vị sử dụng các loại vật tư, thiết bị nêu trên để có biện pháp thu hồi khi sử dụng khơng đúng mục đích, gây lãng phí, thất thốt.
Phịng sản xuất:
- Lập kế hoạch sản xuất ngắn và dài hạn cho tồn bộ hoạt động sản xuất của cơng ty.
- Lập kế hoạch tuyển cơng nhân cho các phịng ban sản xuất. - Quản lý giám sát hoạt động sản xuất trong các phân xưởng. - Lập kế hoạch xuất hàng.
Sơ đồ 1: bộ máy kế tốn cơng ty:
Kế toán trưởng:
Là người có năng lực điều hành và tổ chức, tham mưu cho Ban Giám đốc về các chính sách Tài chính - Kế tốn của cơng ty, ký duyệt các tài liệu kế toán, phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện chủ trương về chuyên môn, đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những cơng việc chun mơn có liên quan tới các bộ phận chức năng.
Bộ phận kế tốn tiền lương:
Tính tốn và phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương, thanh tốn các khoản trích BHXH, BHYT và KPCĐ cho các đơn vị BHXH và cơng đồn cấp trên.
Bộ phận kế tốn bán hàng:
Có nhiệm vụ tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn của thành phẩm, thanh tốn cơng nợ với khách hàng và hạch toán kết quả lãi, lỗ về tiêu thụ sản phẩm trong các kỳ.
Bộ phận kế toán kho:
Kiểm nhận hàng nhập kho về số lượng, chủng loại; bố trí chỗ để nguyên phụ kiện hợp lý; kiểm kê nguyên phụ kiện , thành phầm tồn kho theo kế hoạch.
Bộ phận kế toán tổng hợp:
Tổng hợp số liệu kế toán từ các bộ phận kế tốn khác để tính chi phí, giá thành và xác định kết quả kinh doanh, hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán, kiểm tra số liệu, thống kê tổng hợp số liệu kế tốn và lập báo cáo tài chính.