1.4.2 .Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
1.5. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng máy vi tính
+ Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, khơng cần nhầm lẫn các đối tượng trong q trình xử lý thơng tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán.
Việc xác định các đối tượng cần mã hố là hồn tồn tuỳ thuộc vào u cầu quản trị của doanh nghiệp. Thông thường trong cơng tác kế tốn ngun vật liệu, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá:
- Danh mục tài khoản ( TK 152, 111, 331, 621…)
- Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hoá. - Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp). ………………….
+ Khai báo, cài đặt:
Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này. Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hố ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thơng qua việc cài đặt những thơng số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định).
+ Chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ kế tốn là khâu đầu tiên của cơng tác kế tốn nhằm cung cấp thơng tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thơng tin kế tốn cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy. - Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan như: Kế tốn tổng hợp, kế tốn chi phí và giá thành… Cuối cùng, chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nguyên vật liệu để tiến hành nhập liệu.
+ Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong phầm mềm kế toán thường cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết. Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp. Tuỳ theo phuơng pháp kế toán KKTX và KKĐK mà ta có hệ thống tài khoản tương ứng. Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được hạch toán
tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem, in sổ sách kế tốn, người sử dụng có thể "lọc" theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
+ Trình tự kế tốn:
Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm. Để tăng cường tính tự động hố có thể đặt sẳn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục. Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế tốn vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất vật liệu. Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại kho và phịng kế tốn rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ ghi song song mà phòng và ở kho có máy tính nối mạng.
Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.
Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thì chương trình phải tự động tính giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình qn gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước… Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặc các mục đích khác nhưng thơng thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất kho để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu. Do đó, khi xuất vật liệu phải chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sản xuất. Khi đó chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK621, ghi Có TK152, kế tốn chỉ nhập số chứng từ phiếu xuất, tên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thơng báo số lượng tồn kho có đủ xuất hay khơng và tính ra giá vốn để điền vào bút tốn. Chi phí vật liệu là khoản phí vật liệu trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi
xuất vật liệu cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành.
Đối với vật liệu xuất bán, ngồi việc phản ánh doanh thu cịn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phép chứng từ hố đơn bán hàng đặt sẳn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán. Những bút tốn phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số lượng đã giảm. Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hoá đơn bán hàng (giá vốn tự động hoặc giá vốn thủ cơng), hàng hố (giá bán trong danh mục, giá bán thủ công), phiếu xuất chuyển kho…
Như vậy, với phần hành vật liệu chương trình kế tốn phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho từng mặt hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác. Việc áp dụng phần mềm cho phép kế tốn có thể biết số lượng tồn kho của theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế tốn sau:
- Hình thức kế tốn nhật ký chung. - Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế tốn nhật ký chứng từ. - Hình thức kế tốn nhật ký sổ cái.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hố thơng tin kế tốn xác định hình thức kế tốn. Trên cơ sở hệ thống sổ kế tốn tổng hợp, trình tự hệ thống hố thơng tin tương ứng với từng hình thức kế tốn đã đựơc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh
nghiệp, các chương trình phần mềm kế tốn sẽ được thiết kế để xử lý hệ thống hố thơng tin kế tốn tự động trên máy theo đúng yêu cầu. Hệ thống các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đựơc thiết lập trên máy về cơ bản điều dựa trên những mẩu sổ sách đã được quy định sẳn. Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác.
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU Ở CƠNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG