1.4.2 .Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
2.2.10. Kiểm kê nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long:
Để xác định tồn kho nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu của các cán bộ liên quan. Công ty xây dựng số 8 Thăng Long tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu vào ngày 31/12 hàng năm.
Ban kiểm kê của Công ty bao gồm: - Chủ tịch hội đồng kiểm kê
- Phó chủ tịch hội đồng kiểm kê: Kế tốn trưởng - Uỷ viên: Thường là trưởng ban liên quan
Ban kiểm kê có trách nhiệm đưa ra kết quả kiểm kê và quyết định xử lý. Sau đây là trích bảng kiểm kê ngun vật liệu của kho Cơng trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku:
CHƯƠNG III
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN NVL Ở CÔNG TY XD SỐ 8 THĂNG LONG
3.1. Đánh giá thực trạng về tổ chức cơng tác kế tốn NVL ở Cơng ty XD số 8 Thăng Long.
Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh không ngừng vươn lên, cố gắng học hỏi, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng cơng trình, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định Nhà nước đặt ra.
Kết quả đạt được ngày hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực tồn Cơng ty, đặc biệt là vai trị tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty. Cùng với sự lớn mạnh của đơn vị hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế tốn đã khơng ngừng hồn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Với đội ngũ cán bộ trẻ, phịng tài chính kế tốn giàu kinh nghiệm, có năng lực tận tụy với nghề đã góp phần tích cực trong cơng tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ, tồn diện tài sản của cơng ty, cung cấp thơng tin kịp thời, hữu ích phục vụ cho cơng tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo.
Qua thời gian thực tập tại công ty với đề tài: “Tổ chức cơng tác kế tốn
ngun vật liệu ở công ty xây dựng số 8 Thăng Long”, em có một số nhận xét
sau:
3.1.1. Ưu điểm:
3.1.1.1. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
- Tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ vừa, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính tốn hiện đại. Mơ hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống
nhất đối với công tác kiểm tra, xử lí và cung cấp thơng tin cho ban lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
- Hình thức kế tốn trên máy là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế tốn áp dụng thích hợp với việc tổ chức kế tốn trên vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Mặt khác Cơng ty là doanh nghiệp có quy mơ vừa, có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ nên việc áp dụng hình thức kế tốn này là rất tiện ích cho việc theo dõi và quản lý tình hình sản xuất kinh doanh.
3.1.1.2. Ứng dụng phần mềm kế toán CADS trong cơng tác kế tốn
Bắt đầu từ năm 2000, Cơng ty đã thực hiện tổ chức kế tốn trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế tốn CADS mà Tổng công ty xây dựng Thăng Long đã quy định cho các thành viên. So với các thành viên khác trong Tổng công ty, Công ty là một trong những thành viên đã áp dụng thành công phần mềm này. Việc ứng dụng tin học trong công tác đã tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích. Mặt khác, nó giúp cho cơng tác nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý, kiểm sốt nội bộ công ty.
3.1.1.3. Vận dụng phương thức khốn trong cơng tác xây lắp phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay
Sau khi ký hợp đồng xây dựng, Cơng ty tiến hành giao khốn cho các đội theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Việc vận dụng phương thức khoán sản phẩm làm cho các cơng trường, các đội thi cơng có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, đảm bảo kinh doanh có lãi. Cơ chế khốn gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, từng đội thi cơng, khuyến khích vật chất trong lao động. Mặt khác, nó mở rộng quyền tự chủ về mặt hạch tốn kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức lao động hợp lý.
3.1.1.4. Áp dụng tốt quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp chính ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp
Hiện nay, tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính của Công ty về cơ bản đã đáp ứng được
nhu cầu hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, tuân thủ quy định của chế độ kế tốn và quy chế quản lý tài chính doanh nghiệp.
3.1.1.5. Về hệ thống kho
Cơng ty đã tổ chức mỗi đội cơng trình một kho giúp cho việc thu mua, dự trữ, bảo quản được thuận lợi. Các kho thường nằm ngay cơng trình nên dễ dàng cho việc xuất vật liệu đưa vào sử dụng thi cơng. Từ đó giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt hơn.
3.1.1.6. Về kế tốn chi tiết
Cơng ty tổ chức cơng tác hoạch tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm vật liệu và đặc điểm ngành xây dựng.
3.1.1.7. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
Trong các phương pháp đánh giá giá trị nguyên vật liệu xuất kho thì phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp đảm bảo sự chân thực của thông tin kế tốn hàng tồn kho nói riêng cũng như thơng tin về lãi lỗ, tình hình tài chính doanh nghiệp nói chung. Tuy nhiên, trên thực tế có ít doanh nghiệp áp dụng được phương pháp này vì nó địi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ nguyên vật liệu theo từng lô hàng, mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu lớn. Nhưng do Cơng ty có đặc điểm khi mua ngun vật liệu về thường là xuất thẳng đến đội thi công, PXK được lập cùng PNK nên việc theo dõi lô hàng cả về số lượng và giá trị là hồn tồn có thể thực hiện được. Vì thế, Cơng ty sử dụng đơn giá thực tế đích danh khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho là hợp lý.
3.1.2. Nhược điểm
3.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Để xây dựng, hồn thiện một cơng trình Cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại. Mỗi loại có tính chất, cơng dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau do vậy muốn quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch tốn chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay, các nguyên vật liệu mà cấu thành nên thực thể sản phẩm Công ty đều xếp vào một loại là nguyên liệu, vật liệu. Việc phân loại này làm ảnh hưởng
đến cơng tác xác định chi phí của từng loại nguyên vật liệu trong tổng chi phí, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị nguyên vật liệu.
3.1.2.2. Xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu
Thực tế ở Công ty chưa xây dựng định mức, dự trữ nguyên vật liệu. Mặc dù, trong nền kinh tế thị trường việc cung cấp các loại nguyên vật liệu rất thuận tiện. Song nó cũng đầy biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, cũng như tiến độ thi cơng cơng trình. Nếu cơng ty khơng xây dựng định mức dự trữ ngun vật liệu thì cơng việc sẽ bị đình đốn khi nguyên vật liệu trở nên khan hiếm hay khi giá cả đột biến tăng, điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp.
3.1.2.3. Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu
Như đã trình bày ở chương 2, Công ty sử dụng 2 CTGS phản ánh việc nhập và một chứng từ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu như hiện nay là chưa phù hợp. Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng nhiều nhất nhưng bên cạnh đó cịn xuất dùng cho nhiều mục đích khác như phục vụ cơng tác quản lý... Bởi vậy, Công ty nên tách chứng từ phản ánh việc xuất thành một chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất dùng trực tiếp cho thi cơng các cơng trình và một chứng từ ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác.
3.1.2.4. Cơng tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng ngun vật liệu ở Công ty
Qua thời gian thực tập tại Công ty, em thấy Công ty chưa coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng ngun vật liệu. Việc phân tích này, sẽ giúp cho Cơng ty tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng tới việc thu mua nguyên vật liệu, đặc biệt là khoản chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Từ đó có biện pháp khắc phục và tìm hướng đi mới trong quản lý doanh nghiệp.
3.2. Nguyên tắc và yêu cầu của việc hoàn thiện:
Nguyên t ắc
Ngun tắc hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Thăng Long số 8 là dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, phát hiện những ưu, nhược điểm từ đó tìm ra phương pháp hồn thiện.
u cầu:
- Tơn trọng ngun tắc, chế độ kế tốn. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp khả năng so sánh, đối chiếu và thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
- Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: yêu cầu này thể hiện tính thích ứng, phù hợp cho mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế hình thức sở hữu và có thể kế tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tính kịp thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thích hợp, sát đúng với thực tế và tương lai của đơn vị. Tính đầy đủ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định một cách tồn diện, thích hợp.
- Tính khả thi: Là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, nó thể hiện tính có thể thực hiện được. Bởi vậy, để đạt được yêu cầu này cần phải thực hiện tốt các yêu cầu trên.
3.3. Phương pháp hồn thiện cơng tác kế tốn NVL ở cơng ty XD số 8 Thăng Long
Ý kiến 1. Phân loại nguyên vật liệu và xây dựng dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang xếp hầu hết các loại nguyên vật liệu vào nhóm gọi là nguyên liệu, vật liệu. Điều này gây khơng ít khó khăn trong việc quản lý và kế tốn ngun vật liệu. Việc phân loại như vậy thì đơn giản nhưng chưa khoa học, chưa thể hiện rõ đặc điểm công dụng của từng loại nguyên vật liệu.
Đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học trong cơng tác kế tốn, thì việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu là rất cần thiết.
Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Hệ thống các danh điểm vật tư có thể được xác định theo nhiều
cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lắp. Do công ty thuộc ngành xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu có thể được chia thành nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều thứ. Vì vậy, Cơng ty có thể dùng ký hiệu, tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu thứ vật tư.
Tồn bộ ngun vật liệu của Cơng ty hiện nay có thể được phân chia thành 5 loại:
- Nguyên vật liệu chính: là tồn bộ những ngun vật liệu chính, chủ
yếu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong ngun vật liệu chính có thể chia thành nhóm: Nhóm xi măng. Nhóm thép. Nhóm cát. Nhóm sỏi. .......
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất
như que hàn, vôi, ve ...
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình thi cơng cơng trình: xăng, dầu Diezien…
- Phụ tùng sửa chữa thay thế: là nhưng chi tiết phụ tùng dùng để sửa
chữa thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải: săm, lốp...
- Vật liệu khác: ngoài các vật liệu kể trên.
Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên thì tài khoản 152 được tổ chức như sau:
TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
TK 1522 Vật liệu phụ
TK 1523 Nhiên liệu
TK 1528 Vật liệu khác
Trong từng loại nguyên vật liệu gồm các nhóm nguyên vật liệu. Do vậy, TK cấp 2 có thể chi tiết thành tài khoản cấp 3
VD:
TK 1521 – 01 : Xi măng
TK 1521 – 02 : Thép
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Kí hiệu
Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm vật
liệu
1521 NL, VL chính
1521 – 01 152 – 01 Xi măng Kg
1521 – 01 HT Xi măng Hoàng Thạch Kg
1521 – 01 NS Xi măng Nghi Sơn Kg
1521 – 01 PT Xi măng Phú Thịnh Kg 1521– 02 Thép Kg 1521– 02 TT06 Thép tròn trơn 6 Kg 1521–02 TT08 Thép tròn trơn 8 Kg 1521 – 02 TG Thép tròn gai Kg ........... 1521– 03 Cát m3 1521 – 03 CĐ Cát đen m3 1521 – 03 CV Cát vàng m3
Ý kiến 2. Để phục vụ tốt hơn cho q trình thi cơng, Cơng ty nên dự trữ nguyên vật liệu
Thực tế, ở Công ty hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất thi cơng, phịng vật tư thiết bị lập kế hoạch thu mua. Kế hoạch thu mua được lập trên cơ sở
kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, phòng vật tư - thiết bị chưa lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu mà khâu dự trữ nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình sản xuất. Để q trình sản xuất diễn ra liên tục thì Cơng ty phải có mức dự trữ hợp lý. Nếu mức dự trữ quá lớn gây ra ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, bảo quản và Cơng ty khơng tính đến chi phí cơ hội của việc sử dụng ngun vật liệu thì chi phí để có được nguyên vật liệu rất lớn. Ngược lại, nếu mức dự trữ nguyên vật liệu quá thấp thì khi nguyên vật liệu trên thị trường trở nên khan hiếm hoặc giá cả tăng thì sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất trong kỳ. Vì vậy, Phịng vật tư - thiết bị cần nghiên cứu và dự đoán trước sự biến động về cung, cầu, giá cả trên thị trường để đưa ra những biện pháp thích hợp, cụ thể khi dự trữ nguyên vật liệu. Chẳng hạn khi lập dự tốn chi phí ngun vật liệu cho một cơng trình, kế tốn thấy ngun vật liệu phục vụ cho q trình thi cơng có khả năng khan hiếm hoặc giá cả có xu hướng tăng. Lúc này, phòng vật tư - thiết bị sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với khối lượng nhiều hơn mức bình thường vì giá cả tăng, nguồn cung cấp khan hiếm không ổn định. Thực hiện tốt phương hướng này, Cơng ty cần có cơ chế quản lý tài chính phù hợp. Đồng thời cơ quan chủ quản Nhà nước cần xây dựng được định mức dự trữ phù hợp.
Ý kiến 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Để phục vụ cho việc đối chiếu, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn Cơng ty