1.4.2 .Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
2.2. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn ở Cơng ty xây dựng số Thăng
2.2.1. Giới thiệu chung về phần mềm kế tốn mà Cơng ty đang áp dụng:
Khi áp dụng phần mềm kế toán, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người thì tất cả các yếu tố của hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại được tích hợp với nhau, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thơng tin kế tốn là cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thơng tin. Nói cách khác, việc ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn chính là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình kế tốn đã được thiết kế. Như vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế tốn chính là việc nâng cao hiệu suất cơng tác kế tốn thơng qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Như vậy có thể thấy máy vi tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế tốn trong việc tính tốn, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn; việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn là cần thiết. Nhận thức được vị trí, vai trị của việc ứng dụng thơng tin kế tốn, năm 2000 công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để phục vụ cho cơng tác hạch tốn, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi cơng hồn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế tốn tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế tốn khơng phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ cơng. Do đó, thơng tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ
các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế tốn khơng nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái.
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà cơng ty sử dụng có thể mơ tả như sau:
Sơ đồ:
Error: Reference source not found
Quy trình xử lý hệ thống hố thơng tin trong kế tốn trên máy vi tính được hiểu như sau:
Thơng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung
nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan
Chứng từ gốc Máy vi tính Mã đối tượng kế tốn Nội dung nghiệp vụ
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan,
bảng kê
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS
Bút toán
kết chuyển
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra
hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CADS được làm tự động thơng qua các bút tốn kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút tốn kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thơng tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái
tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế tốn sử dụng bút tốn kết chuyển tự động.