1.4.2 .Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất vầ tổ chức quản lý sản xuất ở Công ty xây dựng
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất ở công ty:
Công ty tổ chức quản lý theo một cấp. Đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung của cơng ty. Giúp việc Cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc và các phòng ban chức năng theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty: Sơ đồ:
Error: Reference source not found GIÁM ĐỐC PGĐ phụ trách kinh doanh PGĐ vật tư PGĐ phụ trách kỹ thuật Phòng Phòng Phòng Phòng Phịng Phòng Phịng
Trong bộ máy quản lý, mỗi phịng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Hiện nay, số cán bộ công nhân viên trong cơng ty là 297 người, trong đó nhân viên quản lý là 45 người.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn ở Cơng ty xây dựng số 8 Thăng Long:
Tổ chức bộ máy kế tốn trong điều kiện thủ cơng hay sử dụng máy vi tính đều phải căn cứ vào việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mơ, trình độ tin học của đơn vị để lựa chọn mà thực hiện quy định chức vụ, trách nhiệm cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế tốn, trong đó nhấn mạnh vấn đề quản trị người dùng.
Hiện nay, bộ máy kế tốn của Cơng ty được tố chức theo hình thức kế tốn tập trung. Theo hình thức này, phịng kế tốn trung tâm của đơn vị thực hiện toàn bộ cơng tác kế tốn từ việc thu thập, lập chứng từ kế toán đến việc xử lý, kiểm tra, phân loại chứng từ vàp máy, thực hiện hệ thống hố thơng tin kế tốn trên máy với chương trình cài đặt.
Tại các bộ phận trực thuộc khơng tổ chức bộ máy kế tốn, chỉ bố trí nhân viên kế tốn thu thập tổng hợp chứng từ, định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm xử lý vào ngày 25 hàng tháng.
Sơ đồ:
Error: Reference source not found
Bộ máy kế tốn của cơng ty cịn giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt động kinh tế từ đó đề ra các giải pháp tài chính kịp thời phục vụ cho hoat động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả.
Tổ chức bộ máy kế tốn trong điều kiện sử dụng máy vi tính nên Cơng ty cũng đã tạo và phân quyền truy cập cho người sử dụng vào từng nhóm đã được định nghĩa sẵn. Với việc quản lý và sử dụng này thì việc phân cơng trách nhiệm của những người kế tốn từng phần hành là rất rõ ràng.
2.2. Tình hình thực tế về tổ chức cơng tác kế tốn ở Cơng ty xây dựng số Thăng Long: Thăng Long:
2.2.1. Giới thiệu chung về phần mềm kế tốn mà Cơng ty đang áp dụng:
Khi áp dụng phần mềm kế toán, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người thì tất cả các yếu tố của hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại được tích hợp với nhau, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thơng tin kế tốn là cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thơng tin. Nói cách khác, việc ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn chính là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình kế tốn đã được thiết kế. Như vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn chính là việc nâng cao hiệu suất cơng tác kế tốn thơng qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Như vậy có thể thấy máy vi tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế tốn trong việc tính tốn, xử lý và cung cấp thông tin kế tốn; việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế toán là cần thiết. Nhận thức được vị trí, vai trị của việc ứng dụng thơng tin kế tốn, năm 2000 công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để phục vụ cho cơng tác hạch tốn, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi cơng hồn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế tốn khơng phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ cơng. Do đó, thơng tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ
các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế tốn khơng nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái.
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà cơng ty sử dụng có thể mô tả như sau:
Sơ đồ:
Error: Reference source not found
Quy trình xử lý hệ thống hố thơng tin trong kế tốn trên máy vi tính được hiểu như sau:
Thơng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung
nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan
Chứng từ gốc Máy vi tính Mã đối tượng kế tốn Nội dung nghiệp vụ
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan,
bảng kê
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS
Bút toán
kết chuyển
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra
hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CADS được làm tự động thơng qua các bút tốn kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút tốn kết chuyển tồn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thơng tin đầu ra: Kế tốn có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái
tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút tốn kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động.
2.2.2. Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long:
Công ty xây dựng số 8 Thăng Long là môt đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Cơng ty có những đặc thù riêng. Để xây dựng các cơng trình Cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu. Các loại nguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách. Có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng (Gồm xi măng trắng và xi măng thường), có loại là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào sử dụng ngay mà không phải qua chế biến như cát, sỏi, đá… và có những loại cịn là sản phẩm của ngành nơng lâm như gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… Có những loại vật liệu đã qua chế biến ở dạng cấu kiện như cửa, lan can…
Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau. Có những loại vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có loại lại sử dụng rất ít như đinh, đỉa… Hầu hết các loại vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấu thành nên cơng trình do vậy chi phí ngun vật liệu chiếm đến 70 – 80% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản.
Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau. Cơng ty có thể mua ngay tại các của hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn. Một số loại vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… song có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và khơng bảo quản trong kho mà phải để ngồi trời (vì khối lượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến q trình thi cơng và giá thành. Vì vậy Cơng ty cần phải có biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại vật liệu.
2.2.3. Yêu cầu quản lý của Công ty:
Do đặc điểm vật liệu của Công ty như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặt số lượng cũng như giá trị vật liệu thì việc tổ chức quản lý vật liệu của Công ty là rất cần thiết và quan trọng. Hiện nay, Công ty quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng.
- Ở khâu thu mua: Để có vật liệu phục vụ cho cơng việc xây dựng
thì các đội viết đơn xin mua vật liệu gửi lên phòng vật tư. Sau khi đựoc xét duyệt thì nhân viên của Cơng ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tận kho hoặc chân cơng trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp. Mặt khác, hàng tháng Cơng ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thi công khơng bị gián đoạn.
- Ở khâu bảo quản: Với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng
đội sản xuất nên cơng ty chỉ bố trí một hệ thống kho tàng nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi công từng cơng trình. Mỗi cơng trình đều có kho và được mã hố chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm.
Kế tốn nguyên vật liệu là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch tốn, đối chiếu ghi sổ ngun vật liệu ở cơng ty. Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại vật tư và giúp Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp
lý trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các cơng trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư.
- Ở khâu dự trữ và sử dụng: Công ty sử dụng vật liệu theo đúng các
định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu.
2.2.4. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty:2.2.4.1. Phân loại: 2.2.4.1. Phân loại:
Nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại như sau:
+ Nguyên vật liệu chính:
Để tiến hành xây dựng các cơng trình, Cơng ty phải sử dụng một số lượng lớn các loại vật liệu khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho q trình thi cơng cấu thành nên thực thể của cơng trình thì đều được gọi chung là nguyên liệu, vật liệu và hạch toán vào TK 1521. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình phần mềm CADS bằng việc mã hố theo tên nguyên vật liệu. Ví dụ: - Xi măng PC 30 : XM30 - Xi măng PC 40 : XM 40 - Đá hộc : DAHOC - Thép tròn trơn : THEPTT - Thép tròn gai : THEPTG - Cát : CAT
- Sub base : SUBASE
- Base : BASE
- Dây thép : THEPD
+ Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi cơng ơng trình như Dầu Diezen, Xăng A92 …. Và được hạch toán vào TK 1523.
+ Phụ tùng sửa chữa thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc và phương tiện vận tải như xăm, lốp, hộp số, bình ắc quy…
2.2.5.2. Đánh giá nguyên vật liệu:
Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc giá gốc
- Nguyên tắc thận trọng
- Nguyên tắc nhất quán
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư. Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
Ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngồi hay đội sản xuất tự mua. Ngồi ra, Cơng ty còn nhập kho do thu hồi phế liệu. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau:
+ Nhập do mua ngồi:
Cơng ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu và tính ln vào đơn giá mua hàng. Vì thế, khi vật liệu về nhập kho, kế tốn tính ngay được giá thực tế của số vật liệu đó:
Trị giá vốn thực Số lượng Đơn giá mua
tế nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x ghi trên hoá đơn
nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT)
VD: Căn cứ vào hố đơn GTGT số 027738 của Xí nghiệp đá Xuân Thuỷ bán 1.431 kg đá cấp phối B (loại II):
Giá chưa có thuế : 129 471 428 Thuế GTGT là : 6 473 571 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ : 28 620 000 Thuế GTGT của chi phí vận chuyển: 1 431 000
=> Như vậy, giá thực tế nhập kho của đá là: 165 995 999 + Nhập phế liệu thu hồi:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá của các nguyên vật liệu có thể sử dụng được, có thể bán được hoặc giá ước tính được.
Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của Công ty nhiều nhưng nguyên vật liệu mua về thường xuất thẳng cho các đội sản xuất vì vậy Cơng ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập cho đến khi xuất. Do đó Cơng ty sử dụng giá thực tế xuất kho mà cụ thể là phương pháp đơn giá thực tế đích danh.
2.2.5. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế tốn ngun vật liệu của Cơng ty: Cơng ty:
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng…
Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán CADS đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan.
+ Danh mục tài khoản:
Khi sử dụng phần mềm kế tốn CADS, doanh nghiệp thực hiện cơng việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho cơng tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản”. Sau đó kế tốn sẽ khai báo các thơng tin về tài khoản: Mã tài khoản, mã cơng trình, sản phẩm, tài khoản này có hay khơng theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản…
Để theo dõi tình hình nhập, xuất ngun vật liệu của cơng ty, kế tốn sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK1524. Ngồi ra kế tốn còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK