1.4.2 .Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
3.2. Nguyên tắc và yêu cầu của việc hoàn thiện:
Nguyên t ắc
Ngun tắc hồn thiện cơng tác kế tốn nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Thăng Long số 8 là dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, phát hiện những ưu, nhược điểm từ đó tìm ra phương pháp hồn thiện.
u cầu:
- Tơn trọng ngun tắc, chế độ kế tốn. Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp khả năng so sánh, đối chiếu và thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
- Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: yêu cầu này thể hiện tính thích ứng, phù hợp cho mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế hình thức sở hữu và có thể kế tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tính kịp thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thích hợp, sát đúng với thực tế và tương lai của đơn vị. Tính đầy đủ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định một cách tồn diện, thích hợp.
- Tính khả thi: Là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, nó thể hiện tính có thể thực hiện được. Bởi vậy, để đạt được yêu cầu này cần phải thực hiện tốt các yêu cầu trên.
3.3. Phương pháp hồn thiện cơng tác kế tốn NVL ở cơng ty XD số 8 Thăng Long
Ý kiến 1. Phân loại nguyên vật liệu và xây dựng dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang xếp hầu hết các loại nguyên vật liệu vào nhóm gọi là nguyên liệu, vật liệu. Điều này gây khơng ít khó khăn trong việc quản lý và kế tốn ngun vật liệu. Việc phân loại như vậy thì đơn giản nhưng chưa khoa học, chưa thể hiện rõ đặc điểm công dụng của từng loại nguyên vật liệu.
Đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học trong cơng tác kế tốn, thì việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu là rất cần thiết.
Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Hệ thống các danh điểm vật tư có thể được xác định theo nhiều
cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lắp. Do công ty thuộc ngành xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu có thể được chia thành nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều thứ. Vì vậy, Cơng ty có thể dùng ký hiệu, tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu thứ vật tư.
Tồn bộ ngun vật liệu của Cơng ty hiện nay có thể được phân chia thành 5 loại:
- Nguyên vật liệu chính: là tồn bộ những ngun vật liệu chính, chủ
yếu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong ngun vật liệu chính có thể chia thành nhóm: Nhóm xi măng. Nhóm thép. Nhóm cát. Nhóm sỏi. .......
- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất
như que hàn, vôi, ve ...
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá
trình thi cơng cơng trình: xăng, dầu Diezien…
- Phụ tùng sửa chữa thay thế: là nhưng chi tiết phụ tùng dùng để sửa
chữa thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải: săm, lốp...
- Vật liệu khác: ngoài các vật liệu kể trên.
Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên thì tài khoản 152 được tổ chức như sau:
TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
TK 1522 Vật liệu phụ
TK 1523 Nhiên liệu
TK 1528 Vật liệu khác
Trong từng loại nguyên vật liệu gồm các nhóm nguyên vật liệu. Do vậy, TK cấp 2 có thể chi tiết thành tài khoản cấp 3
VD:
TK 1521 – 01 : Xi măng
TK 1521 – 02 : Thép
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Kí hiệu
Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm vật
liệu
1521 NL, VL chính
1521 – 01 152 – 01 Xi măng Kg
1521 – 01 HT Xi măng Hoàng Thạch Kg
1521 – 01 NS Xi măng Nghi Sơn Kg
1521 – 01 PT Xi măng Phú Thịnh Kg 1521– 02 Thép Kg 1521– 02 TT06 Thép tròn trơn 6 Kg 1521–02 TT08 Thép tròn trơn 8 Kg 1521 – 02 TG Thép tròn gai Kg ........... 1521– 03 Cát m3 1521 – 03 CĐ Cát đen m3 1521 – 03 CV Cát vàng m3
Ý kiến 2. Để phục vụ tốt hơn cho q trình thi cơng, Cơng ty nên dự trữ nguyên vật liệu
Thực tế, ở Công ty hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất thi cơng, phịng vật tư thiết bị lập kế hoạch thu mua. Kế hoạch thu mua được lập trên cơ sở
kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, phòng vật tư - thiết bị chưa lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu mà khâu dự trữ nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình sản xuất. Để q trình sản xuất diễn ra liên tục thì Cơng ty phải có mức dự trữ hợp lý. Nếu mức dự trữ quá lớn gây ra ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, bảo quản và Cơng ty khơng tính đến chi phí cơ hội của việc sử dụng ngun vật liệu thì chi phí để có được nguyên vật liệu rất lớn. Ngược lại, nếu mức dự trữ nguyên vật liệu quá thấp thì khi nguyên vật liệu trên thị trường trở nên khan hiếm hoặc giá cả tăng thì sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất trong kỳ. Vì vậy, Phịng vật tư - thiết bị cần nghiên cứu và dự đoán trước sự biến động về cung, cầu, giá cả trên thị trường để đưa ra những biện pháp thích hợp, cụ thể khi dự trữ nguyên vật liệu. Chẳng hạn khi lập dự tốn chi phí ngun vật liệu cho một cơng trình, kế tốn thấy ngun vật liệu phục vụ cho q trình thi cơng có khả năng khan hiếm hoặc giá cả có xu hướng tăng. Lúc này, phòng vật tư - thiết bị sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với khối lượng nhiều hơn mức bình thường vì giá cả tăng, nguồn cung cấp khan hiếm không ổn định. Thực hiện tốt phương hướng này, Cơng ty cần có cơ chế quản lý tài chính phù hợp. Đồng thời cơ quan chủ quản Nhà nước cần xây dựng được định mức dự trữ phù hợp.
Ý kiến 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Để phục vụ cho việc đối chiếu, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn Cơng ty nên tách một chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu thành 2 chứng từ ghi sổ. Như vậy, tình hình nhập, xuất ngun vật liệu của Cơng ty sẽ được kế toán nguyên vật liệu phản ánh trên 4 chứng từ ghi sổ.
- 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài. + 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu từ nguồn khác.
- 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho q trình thi cơng.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ cho đối tượng khác.
VD: Từ CTGS số 0161, ta có thể lập chứng từ ghi sổ số 0161 phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ trực tiếp cho thi công, và chứng từ ghi ghi sổ số 0162 phản ánh việc xuất nguyên vật liệu cho các đối tượng khác.
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 31/07/2004 SốCTGS: 0161
Trích yếu TK đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Ngun liệu, vật liệu 1521 1.029.120.448 Chi phí ngun vật liệu trực
tiếp 621:CTA03 1.029.120.448
Cộng 1.029.120.448 1.029.120.448
NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG
CƠNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SốCTGS: 0162
Trích yếu TK đối ứng Số tiền TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có Nguyên liệu, vật liệu 1521 14.105.000 Xuất xăng A92 phục vụ quản 621:CTA03 14.105.000
lý đội cơng trình
Cộng 14.105.000 14.105.000
Ý kiến 4. Thực hiện cơng tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
Trong giá thành sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy, một sự thay đổi nhỏ của khoản chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
Để đạt được mục tiêu lợi nhuận thì biện pháp khơng thể thiếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Muốn vậy, Cơng ty phải quan tâm đến cơng tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng ngun vật liệu. Cơng ty sẽ bắt đầu từ nguồn từ việc nghiên cứu tìm hiểu nguồn cung cấp nguyên vật liệu đến việc thu mua nguyên vật liêu, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu như thế nào nhằm xác định Cơng ty có năng động trong việc thu mua nguyên vật liệu hay không. Và thực tế nguồn cung cấp nguyên vật liệu có đảm bảo được đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại, quy cách khơng. Mặt khác cơng tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn phải quan tâm đến việc dự trữ nguyên vật liệu, xem xét mức dự trũ hiện tại có đảm bảo cho q trình sản xuất trong một thời gian nhất định hay khơng từ đó xác định mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý tránh tình trạng ứ đọng hay khơng cung cấp đủ cho cơng trình.
Cơng việc của kế tốn là cần phải xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, xem xét sự biến động của khoản này giữa kế hoạch với thực tế sản xuất từ đó tìm ra những nguyên nhân của sự biến động mức tiêu hao là do giá cả thay đổi hay do tính chất khan hiếm của ngun vật liệu đó trên thị trường... Trên cơ sở những phân tích Cơng ty sẽ đánh giá được việc sử dụng nguyên vật liệu vào q trình thi cơng là lãng phí hay tiết kiệm, đồng thời đưa ra biện pháp xử lý thích hợp.
- Phân tích tình hình cung cấp ngun vật liệu:
Để phân tích tình hình cung cấp NVL có đảm bảo cho nhu cầu sử dụng hay khơng, Cơng ty có thể lập bản phân tích tình hình cung cấp ngun vật liệu theo bảng sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG ỨNG NVL
STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ %
A B C 1 2 3 = 2 - 1 4 = (3/1)
1 Nhựa đường kg 35 000 37 850 2 850 8,14
2 Đá cấp phối loại 1 m3 200 166 - 34 - 17
...
Căn cứ vào tỷ lệ % và số chênh lệch tuyệt đối trong bảng Công ty sẽ thấy được những NVL nào đã cung cấp hoàn thành kế hoạch, chưa hồn thành kế hoạch.... từ đó Cơng ty sẽ có kế hoạch thu mua cho kỳ sau tốt hơn, tránh tình trạng ứ động hay khơng đáp ứng nhu cầu sản xuất.
- Phân tích tình hình dự trữ.
Xem xét tình hình dự trữ NVL có đảm bảo cho q trình thi cơng hay khơng Cơng ty có thể dùng bảng phân tích dự trữ như sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NVL STT Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng Xuất Hệ số (H) A B C 1 2 3=(2+1) 4 5=(3/4) 1 Cát vàng m3 0 159 159 159 1 2 Đá dăm cấp phối loại 1 m3 0 1 266 1 266 1 266 1 3 Xi măng kg 0 113 000 113 000 111 898 1,01
Thông qua hệ số Cơng ty sẽ biết được tình hình dự trữ NVL hiện tại như thế nào. Phân tích tình hình giá cả, sự biến động để có kế hoạch thu mua, dự trữ phù hợp.
- Phân tích tình hình sử dụng ngun vật liệu:
Để phân tích tình hình sử dụng ngun vật liệu trong doanh nghiệp ta có thể sử dụng bảng sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH SỬ DỤNG
STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ %
A B C 1 2 3=(2-1) 4=(3/1) 1 Gỗ ván Tấn 5 6 1 20 2 Ống cống bêtông loại 2 Cái 500 500 0 0 3 Thép tròn Cây 7 000 7 263 263 3,76
Căn cứ vào tỷ lệ phần trăm và số chênh lệch, Công ty sẽ biết tình hình sử dụng NVL. Tuy nhiên, với trường hợp sử dụng vượt qua mức kế hoạch thì Cơng ty phải xem xét số vượt mức đó là do vượt kế hoạch sản xuất hay sử dụng lãng phí để từ đó có biện pháp xử lý.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Cơng ty xây dựng số 8 Thăng Long em nhận thấy rõ được tầm quan trọng và sự ảnh hưởng to lớn của công tác kế tốn ngun vật liệu tới q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Hạch tốn ngun vật liệu là cơng cụ đắc lực giúp cho lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình và chỉ đạo sản xuất cũng như việc lập kế hoạch thu muc, sử dụng và chi tiêu ngun vật liệu thích hợp từ đó có ý nghĩa quyết định đến việc hạ giá thành cơng trình, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Như vậy, có thể thấy tổ chức kế tốn ngun vật liệu đóng vai trị rất quan trọng là nhu cầu tất yếu của công tác quản lý. Cơng tác kế tốn ngun vật liệu cần phải được quan tâm đúng mức, ln được hồn thiện và đổi mới.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các Cơ chú, Anh chị trong phịng Tài chính - Kế tốn và giáo viên hướng dẫn em đã có được những kiến thức thực tế nhất định về q trình kế tốn trong doanh nghiệp sản xuất, đã nêu lên những ưu điểm, tồn tại trong công tác quản lý, hạch tốn ngun vật liệu ở Cơng ty và mạnh dạn đề xuất những ý kiến với mong muốn cơng tác quản lý và hạch tốn ngun vật liệu của Cơng ty khơng ngừng hồn thiện và ngày càng phát huy được những mặt mạnh, hạn chế được những khuyết điểm của mình.
Tuy nhiên, do trình độ và thời gian thực tập cịn nhiều hạn chế, công tác quản lý hạch tốn ngun vật liệu là một cơng tác phức tạp nên bản luận văn này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu và chắc chắn cồn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý kiến cảu thầy cơ giáo và các cơ chú trong phịng Tài chính - Kế tốn để đề tài được hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ chi dẫn tận tình của cán bộ phịng Kế tốn Cơng ty xây dựng số 8 Thăng Long và đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Đình Đỗ đã trong thời gian qua đã tạo điều kiện cho em hoàn thành luận văn này.
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU...........................................................................................................1
CHƯƠNG I :.............................................................................................................3
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.................................................................3
1.1.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiêp sản xuất:.....................................................................................................................3
1.1.1.Vị trí, vai trị của ngun vật liệu trong q trình sản xuất:.............................3
1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:.....................................................................4
1.1.3.Nhiệm vụ của kế toán:......................................................................................5
1.2.Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:..................................................6
1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu:................................................................................6
1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu:.................................................................................8
1.2.2.1.Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu:...........................................................8
1.2.2.2.Đánh giá vật liệu:...........................................................................................9
1.2.2.2.1. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:....................................9
1.2.2.2.2. Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:..........................................10
1.3.Tổ chức hạch toán chi tiết:................................................................................12
1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng:.............................................................................12
1.3.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết:.............................................................13
1.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song:.................................................................13
1.3.2.2. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:...............................................15
1.4.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu:...................................................17
1.4.1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho:.....................................17
1.4.2.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX:......18
1.4.2.1. Tài khoản sử dụng:.....................................................................................18
1.4.2.2. Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu:...............................................19
1.4.2.3. Phương pháp kế toán xuất (giảm) nguyên vật liệu:....................................22